Ressourcenmanagement: Prozesse, Tools und Techniken

Ressourcenmanagement ist einer der wichtigsten Aspekte des Projektmanagements. Zu den Projektressourcen gehören die Rohstoffe, die Ausrüstung und die Humanressourcen, die zur Ausführung der Projektaufgaben erforderlich sind und die alle während eines bestimmten Projekts verwaltet werden müssen.

Was ist Ressourcenmanagement?

Ressourcenmanagement ist der Prozess der Planung, Terminierung und Zuweisung von Ressourcen, um ein Projekt abzuschließen. Projektmanager sind für die Überwachung des Ressourcenmanagementprozesses von Anfang bis Ende verantwortlich. Dazu müssen sie Ressourcenmanagement-Tools und -Techniken verwenden.

Beim Ressourcenmanagement geht es darum, Pläne und Prozesse zu erstellen, um Ressourcen effektiver zu verwalten, und Sie können Tabellenkalkulationen, Dokumente, Projektmanagementsoftware oder eine Kombination der drei verwenden.

Um Ressourcen zu verwalten, müssen Sie deren Leistung während Ihres gesamten Projekts überwachen und nachverfolgen. ProjectManager ist eine Arbeits- und Projektmanagementsoftware mit Echtzeit-Dashboards, mit denen Sie Ihre Projektressourcen überwachen können. Es ist keine Einrichtung erforderlich, und wir erfassen automatisch sechs Projektmetriken und zeigen die Daten in farbenfrohen, intuitiven Diagrammen an. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Ressourcenverwaltungsprozess

Wie oben erwähnt, ist Ressourcenmanagement ein fortlaufender Prozess, der während der Projektplanungsphase beginnt und bis zum Projektabschluss andauert. Dies ist als Ressourcenmanagement-Lebenszyklus bekannt, der aus vier Phasen besteht, die Projektmanager verstehen sollten, um Projektressourcen richtig zu verwalten.

• Ressourcenplanung: Sobald Sie Ihren Projektumfang definiert haben, müssen Sie abschätzen, welche Ressourcen für jede Aufgabe benötigt werden. Vergessen Sie nicht, die Ressourcen zu zählen, die möglicherweise für die Verwaltung von Änderungen und die Implementierung von Risikomanagementstrategien erforderlich sind.
• Ressourcenplanung: Nachdem Ihnen nun Projektressourcen zur Verfügung stehen, müssen Sie sicherstellen, dass diese Ressourcen jederzeit verfügbar sind. Dazu müssen Sie einfach Ihren Ressourcenplan mit Ihrem gesamten Projektplan abgleichen und über eine solide Lieferkette verfügen.
• Ressourcenzuweisung: Die Ressourcenzuweisung ist ein fortlaufender Prozess, der einfach definiert ist als die Auswahl der richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit, um Projektaufgaben zu erfüllen. Beispielsweise gibt es kritische Aufgaben, die bei der Erstellung des Ressourcenplans priorisiert werden müssen.

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Techniken des Ressourcenmanagements

Projektmanager implementieren die folgenden Ressourcenmanagementtechniken, um Ressourcen während der Ausführung eines Projekts zu prognostizieren, zu planen, zuzuweisen, zu nivellieren und zu optimieren.

1. Ressourcenprognose

Projektmanager müssen ihr Bestes geben, um abzuschätzen, welche Ressourcen für ein Projekt benötigt werden und wie diese Ressourcenanforderungen zu den aktuellen Plänen der Organisation passen. Dazu müssen Sie Ihren Projektumfang definieren, um alle Projektaufgaben und ihre erforderlichen Ressourcen zu identifizieren.

2. Ressourcenzuweisung

Die Ressourcenzuweisung besteht aus der Bewertung der verfügbaren Ressourcen, der Kapazität, des Ressourcenplans und der Aufgaben, die erledigt werden müssen, um die Teammitglieder mit den relevantesten Fähigkeiten zu finden und sicherzustellen, dass sie über alle Projektressourcen verfügen, die sie benötigen, wenn sie sie brauchen.

3. Ressourcennivellierung

Der Zweck des Ressourcen-Nivellierens besteht darin, die Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder zu bewerten und Möglichkeiten für eine bessere Ressourcenzuweisung zu finden. Indem Sie genau verstehen, was Ihre Teammitglieder anbieten können, können Sie Aufgaben basierend auf ihren Fähigkeiten zuweisen, um die Ressourceneffizienz zu maximieren.

4. Ressourcennutzung

Eine sorgfältige Ressourcenplanung ist ebenso wichtig wie die Ressourcenverfolgung. Projektmanager müssen die Ressourcennutzung im Auge behalten, um Ressourcen zu erkennen, die nicht effizient genutzt werden. Dann können sie diese Ressourcen einfach neu zuweisen oder Änderungen am Ressourcenmanagementplan vornehmen.

Ressourcenmanagement-Tools

Dies sind die Tools, die Projektmanager verwenden, um Ressourcenmanagementtechniken anzuwenden, um Projektressourcen zu planen und zu überwachen.

Ressourcenmanagementplan

Wie bei jedem anderen Aspekt des Projektmanagements sollten Sie bei der Planung Ihrer Ressourcen zunächst mit einem Ressourcenplan beginnen. Dies ist das Fundament, auf dem Sie Ihren Managementprozess aufbauen. Erstellen Sie eine detaillierte Liste aller Ressourcen, die Sie für den Abschluss des Projekts benötigen. Je detaillierter, desto besser.

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Da dies ein Plan ist, sollten Sie andere in diesen Prozess einbeziehen, da bestimmte Teammitglieder möglicherweise zusätzliche Ressourcen benötigen, als Sie erwarten. Achten Sie darauf, notwendiges und nicht notwendiges Personal und Ausrüstung einzubeziehen. Es ist besser, Gegenstände zu planen und sie letztendlich nicht zu benötigen, als sich, sagen wir, in letzter Minute ein teures Gerät zu besorgen und einen hohen Preis zu zahlen. Kurz gesagt, Ressourcenplanung ist Finanzplanung.

Ressourcenstrukturplan (RBS)

Nachdem Sie nun eine vollständige Liste der Ressourcen haben, die Sie zum Abschließen Ihres Projekts benötigen, möchten Sie sie auf irgendeine Weise ordnen. Sie können Ressourcenhierarchien erstellen, die auch als Ressourcenstrukturplan (oder RBS) bezeichnet werden, je nach Einstellungsorganisation (wie eine Berichtsstruktur oder Teamhierarchie) oder nach Geographie (wie alle Teams oder Geräte, die in Asien oder Afrika benötigt werden).

Diese grundlegenden Hierarchien sollten das Personal und möglichst alle Ressourcen umfassen, für die die Projektmittel ausgegeben werden, aber es liegt an Ihnen, zu definieren, welche Art von Hierarchien für Ihr Projekt relevant sind. Beachten Sie, dass sich ein RSP von einem Projektstrukturplan in einem typischen Projektplan unterscheidet, der die Aufgaben definiert, die mit Kernteilen eines Projekts verbunden sind.

Verantwortungszuordnungsmatrix

Wenn Ihre Ressourcen aufgelistet und organisiert sind, können Sie damit beginnen, Ressourcen zu definieren, die verschiedene Verantwortungsebenen für die Durchführung von Projektaufgaben oder das Gesamtprojekt haben. Dies wird als Verantwortlichkeitszuweisungsmatrix (oder RAM) bezeichnet. Hier können Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten des gesamten Projekts klären.

Sie können dies aufschlüsseln, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, wem diese Aufgabe gehört, wer bei Fragen zur Aufgabe helfen kann und wer über den Fortschritt dieser Aufgabe auf dem Laufenden bleiben muss. Viele RAMs sind einfache Diagramme mit verschlüsselten Buchstaben, die verschiedene Rechenschaftsfunktionen definieren, basierend auf der RACI-Methode. R steht für „Responsible“, A für „Accountable“, C für „Consulted“ und I für „Informed“. Sie können dies nach Person oder Rolle tun, je nach den Anforderungen der Organisation.

Ressourcen-Histogramm

Ein Ressourcenhistogramm kann verwendet werden, um jedem im Projekt, der auf dem Laufenden bleiben muss, einen Überblick über die Ressourcen zu geben. Es ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, die Zuweisung Ihrer Ressourcen anzuzeigen und festzustellen, ob Ressourcen über- oder unterbelegt sind. Sie können sich dann schnell um die überlastete Ressource kümmern und sie bei Bedarf jemandem zuweisen, dessen Arbeitsbelastung geringer ist. In einigen Projektmanagement-Softwaretools ist dies jedoch mehr als eine einfache Ansicht. Dies ist ein Planungstool zur Neuzuweisung von Arbeit basierend auf Verfügbarkeit oder Über- oder Unterzuweisung.

Schlüsselbegriffe des Ressourcenmanagements

Um die Verwaltung von Ressourcen für Projekte besser zu verstehen und zu lernen, wie man einen effektiven Ressourcenplan entwickelt, wollen wir zunächst die verschiedenen Begriffe und Prozesse aufschlüsseln, die häufig mit der Ressourcenverwaltung verbunden sind. Denken Sie daran, dass Ressourcen menschlich oder nicht menschlich sein können, wie z. B. Geräte oder Büroräume. Es ist alles, was Kosten verursacht, um das Projekt abzuschließen.

Ressourcenüberlastung

Überallokation bedeutet einfach, wenn einer Person zu viel Arbeit gegeben wird. Sie können die Arbeit nicht in der von Ihnen geplanten oder zugeteilten Zeit fertigstellen. Dies kann zu Überstunden führen, die sich auf das Budget auswirken, oder ein Projekt blockieren und sogar zum Scheitern bringen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Ressourcen ausgeglichen sind, sodass Sie eine Möglichkeit benötigen, die Arbeitsbelastung Ihres Teams während des gesamten Lebenszyklus des Projekts im Griff zu behalten.

Um genau zu sehen, wie Projektmanagement-Software Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Ressourcen helfen kann, sehen Sie sich das kurze Video unten an. Funktionen wie Gantt-Diagramme, Workload-Kalender, Arbeitszeittabellen und Projektberichte werden kombiniert, um Ihr Ressourcenmanagement zu vereinfachen. Und wenn diese Funktionen online sind, sind alle Ihre Daten in Echtzeit, sodass Ihre Ressourcenaktualisierungen immer aktuell sind. Mehr erfahren:

Ressourcenabhängigkeit

Ressourcenabhängigkeit bezieht sich auf eine Theorie, dass eine Organisation vermeiden sollte, alle Eier in einen Teamkorb zu legen. Das heißt, eine übermäßige Abhängigkeit von einem Team zur Erledigung der Kernaufgaben, insbesondere wenn es sich um ein externes Team handelt, kann zu Arbeitsauslastungsblockaden und Ressourcenknappheit führen. Sie möchten gegen eine ungesunde Abhängigkeit von einem Team oder einer Ressource planen, um die Arbeit zu erledigen.

Sie können dies abmildern, indem Sie die Arbeit auf mehrere Ressourcen verteilen oder Backup-Pläne haben, wenn geplante Geräteressourcen nicht mehr verfügbar sind. Sie möchten auch sicherstellen, dass Ihre Ressourcen nicht durch eine übermäßige Abhängigkeit oder übermäßige Abhängigkeit von einer oder mehreren Ressourcen blockiert werden. Wenn ein Teammitglied zu viele Aufgaben und nicht genug Zeit hat, um sie zu erledigen, könnte es die Arbeit anderer Leute blockieren.

Denken Sie daran, dass nicht jede Ressource nur an Ihrem Projekt arbeitet, ihnen ist möglicherweise andere Arbeit zugewiesen. Sie müssen in der Lage sein, alle ihre Projekte zu überblicken, wenn Sie Ressourcen effektiv verwalten wollen, und hier ist die Ressourcennivellierung praktisch.

Wie ProjectManager beim Ressourcenmanagement hilft

Das Ressourcenmanagement wurde entwickelt, um die Ressourcen in Ihrem Projekt zu verwalten, was einen Einblick in Ressourcenverfügbarkeit, Arbeitsbelastung und mehr erfordert. ProjectManager ist eine Arbeits- und Projektmanagementsoftware, die Ihnen Echtzeitdaten liefert, um aufschlussreichere Entscheidungen bei der Verwaltung von Ressourcen zu treffen.

Planen Sie Ressourcen mit interaktiven Gantt-Diagrammen

Ressourcen und Kosten können mit Aufgaben in unserer Gantt-Diagramm-Projektansicht geplant werden. Sobald Sie eine Basislinie festgelegt haben, können Sie auch den geplanten und den tatsächlichen Fortschritt Ihres Gesamtprojekts einsehen, um sich einen Überblick zu verschaffen, wenn es ein Problem mit den Ressourcen gibt. Der Fortschrittsbalken zeigt Ihnen den Fortschritt einer bestimmten Aufgabe gemäß dem geplanten Aufwand. Wenn Sie Ihren Ausgangswert nicht erreichen, weisen Sie Ihre Ressourcen neu zu, um auf Kurs zu bleiben.

Verwalten Sie die Arbeitsbelastung und halten Sie Teams produktiv

Ihr Team ist Ihre wertvollste Ressource. Sie können die Verfügbarkeit Ihres Teams, seine Arbeitstage, Feiertage und PTO für jeden Ort festlegen, an dem Ihr Team arbeitet. Sobald sie anfangen zu arbeiten, möchten Sie sie nicht ausbrennen oder im Leerlauf lassen. Auf unserer farbcodierten Workload-Seite sehen Sie auf einen Blick, ob Ihre Teammitglieder überlastet oder unterlastet sind. Eine ausgewogene Arbeitsbelastung führt zu einem produktiveren und zufriedeneren Team – und zufriedenere Teams sind produktiver.

Verfolgen Sie Ihre Ressourcen mit Echtzeit-Dashboards und Berichten

Sie haben Ihr Ressourcenmanagement geplant, aber während Sie das Projekt ausführen, müssen Sie diese Ressourcen überwachen. Wenn Sie Ihre Ressourcennutzung nicht im Auge behalten, riskieren Sie, das Budget zu überschreiten oder Fristen zu verpassen. Unser Echtzeit-Dashboard sammelt automatisch Live-Daten und zeigt sie in farbenfrohen Diagrammen an, die sechs Projektmetriken darstellen. Ein Klick und Sie können Berichte erstellen, die tiefer auf Arbeitsaufwand, Zeit, Kosten und vieles mehr eingehen. Alle Berichte können nach Belieben gefiltert und mit Stakeholdern geteilt werden.

Unsere Software hilft Ihnen bei der Planung, Verwaltung und Berichterstattung über Projektressourcen. Sie können Ressourcenkosten zuweisen und nachverfolgen, die Verfügbarkeit Ihres Teams für Aufgaben anzeigen und alles mit Dashboards überwachen, die als sofortige Statusberichte dienen. Holen Sie sich alles, was Sie zum Verwalten von Ressourcen benötigen, an einem Ort.

Wenn Sie Ressourcen für ein Projekt verwalten, müssen Sie viele Dinge in der Luft halten, und dieser Prozess kann kompliziert und verwirrend werden. Mit dem richtigen Online-Tool sind Sie jedoch in der Lage, Ihre Ressourcen mit großer Kontrolle und Genauigkeit zu planen, zu überwachen und Berichte darüber zu erstellen. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software, die Ihnen die Tools zur Verfügung stellt, die Sie benötigen, um Ihr Projekt zum erfolgreichen Abschluss zu führen. Probieren Sie es selbst aus.