Records Management: Eine Kurzanleitung

Ob Sie ein traditionelles, agiles oder hybrides Projekt verwalten, eines haben alle gemeinsam: die Dokumentation. Projektmanagement erfordert je nach Methodik viel Papierkram, weshalb Records Management so wichtig ist.

Die Datensatzverwaltung hilft Ihnen, Ihr aktuelles Projekt zu kontrollieren und die Weichen für zukünftige Projekte zu stellen. Lassen Sie uns definieren, was Records Management ist, die Rolle eines Records Managers untersuchen und den Lebenszyklus des Records Managements skizzieren. Nach dieser Kurzanleitung können Sie jedes Projekt besser verwalten.

Was ist Records Management?

Records Management ist die Erstellung von Projektaufzeichnungen und deren ordnungsgemäße Pflege und Aufbewahrung. Es handelt sich um einen systemischen Prozess, der Menschen Zugriff auf die Projektaufzeichnungen für die zukünftige Verwendung durch Organisation, Planung und Verfolgung während der gesamten Projektausführung gewährt. Aufzeichnungen sind Dokumente, die die Details beschreiben, die für das Projekt relevant sind und überwacht werden müssen, um das Projekt zu verwalten.

Wenn Sie sich dem Records Management nähern, müssen Sie die Art der Informationen, die aufgezeichnet werden sollen, sowie einen Prozess für die Aufzeichnung von Daten bestimmen. Sie müssen wissen, wie die Aufzeichnungen zu handhaben und zu sammeln sind, sowie den Zeitraum für die Aufbewahrung und Aufbewahrung dieser Aufzeichnungen. Es gibt auch Entsorgungs- oder Schutzaufzeichnungen, die sich auf externe Ereignisse beziehen.

Das Generieren von Projektdatensätzen ist Teil des Datensatzverwaltungsprozesses. ProjectManager ist eine Arbeits- und Projektmanagementsoftware mit Ein-Klick-Berichten, die Projektdaten in Echtzeit erfassen. Generieren Sie Berichte über Kosten, Zeit und vieles mehr. Alle Berichte können gefiltert werden, um nur die Informationen anzuzeigen, die Sie sehen möchten. Diese Berichte können dank unseres unbegrenzten Dateispeichers problemlos mit Stakeholdern geteilt und in der Software gespeichert werden. Beginnen Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

So pflegen Sie Projektaufzeichnungen

Die Erstellung eines Compliance-Anforderungsdokuments ist notwendig, um die Verfahren zu skizzieren, die das Projektteam befolgen muss, um sicherzustellen, dass alle konform sind. Ein Aktenplan ist erforderlich, um zu wissen, welche Art von Aufzeichnungen für das Projekt erforderlich sind. Es sollte eine Methode zum Sammeln veralteter Dokumente aus allen Aufzeichnungsquellen sowie eine Möglichkeit zum Erfassen und Prüfen der Aufzeichnungen geben. Dazu gehört ein System, das die Aufzeichnungen überwachen und darüber berichten kann.

Nicht alle Projektdokumente sind Aufzeichnungen. Aufzeichnungen sind laut Projektmanagement Dokumente, die aufbewahrt werden, um zu zeigen, dass eine bestimmte Aktion durchgeführt wurde. Ein Datensatzverwaltungssystem ist ein Werkzeug, mit dem Sie Datensätze und Nicht-Datensätze, wie z. B. Duplikate und Rohentwürfe, sortieren können. Beispiele für Aufzeichnungen sind Projektanforderungen, Projektumfang, Zeitplan, Budget, Fortschrittsberichte, Verträge usw.

Die Rolle des Datensatzverwalters

Der Aktenverwalter ist eine Projektmanagementposition, und diese Person ist für die Organisation und Verwaltung der physischen und digitalen Unterlagen im Zusammenhang mit dem Projekt verantwortlich. Records Manager sind für die genaue, sichere und effektive Verwaltung der vom Projekt erhaltenen und produzierten Informationen verantwortlich. Nicht alle Projekte haben einen Datensatzmanager und in einigen Organisationen ist der Datensatzmanager auch der Projektmanager. Es könnte auch in die Rolle der Informationswissenschaft oder des Managements, des IT-Managers oder des Managers für regulatorische Angelegenheiten oder des Archivars fallen.

Je nach Projekt und Organisation richtet der Records Manager ein Records Management System ein und überwacht dieses. Sie entwickeln, warten, verifizieren und bewerten auch bestehende Systeme und erstellen nach Bedarf verschiedene Berichte, um das Management des Projekts gründlich aufzuzeichnen.

Ein Datensatzverwalter ist in der Regel der Ansprechpartner für Anfragen und Auskunftsersuchen von internen oder externen Kunden. Sie sind für die Einhaltung der finanziellen, rechtlichen und administrativen Anforderungen und Vorschriften verantwortlich. Es liegt auch in ihrer Verantwortung, Aufzeichnungen zu archivieren oder zu vernichten und sicherzustellen, dass gespeicherte Aufzeichnungen zugänglich sind.

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Zeichnet den Lebenszyklus auf

Der Lebenszyklus von Datensätzen sind die Phasen, die ein Datensatz während seiner Verwaltung während seiner Lebensdauer durchläuft. Es gibt drei Hauptphasen im Lebenszyklus eines Datensatzes: Erstellung oder Erhalt, Verteilung sowie Verwendung und Entsorgung. Die erste Phase ist die Reproduktion oder Produktion aufgezeichneter oder dokumentierter Daten. Zum Beispiel die Erstellung eines Berichts, Budgets oder des Projektumfangs.

Als nächstes folgt die Verteilungs- und Nutzungsphase. Sobald der Datensatz erstellt ist, wird er entweder intern oder extern verteilt. Der Datensatz wird in dieser Phase seines Lebenszyklus häufig verwendet und sollte leicht zugänglich sein. Die Dauer dieser Phase variiert je nach Art des Projekts und kann zwischen Stunden und Jahren liegen.

Die letzte Phase ist eine Disposition, in der Aufzeichnungen vernichtet oder archiviert werden, um sie als historische Daten bei der Planung zukünftiger Projekte zu verwenden, die einen ähnlichen Umfang wie das gerade abgeschlossene haben. In einigen Fällen laufen die Aufbewahrungsfristen inaktiver Aufzeichnungen ab, was das Ende ihres Lebenszyklus signalisiert. An diesem Punkt entscheidet der Aktenverwalter, ob die Akten vernichtet oder archiviert werden.

Klassifizierung von Aufzeichnungen

Aufzeichnungen können auf viele Arten klassifiziert werden, um die Organisation von Aufzeichnungen zu erleichtern. Für unsere Zwecke betrachten wir drei Klassifikationen von Aufzeichnungen, die für physische und digitale Aufzeichnungen gelten.

1. Unternehmensaufzeichnungen: Diese Aufzeichnungen beziehen sich auf alltägliche Geschäftsaktivitäten und sind in den meisten Unternehmen üblich. Sie können alles umfassen, von Teammanagement, Stakeholder-Engagement, Einkäufen, Verkäufen und Verträgen.
2. Branchenaufzeichnungen: Aufzeichnungen dieser Art sind ebenfalls üblich, gelten jedoch nur für eine bestimmte Branche. Im Fall des Projektmanagements handelt es sich um branchenspezifische Aufzeichnungen, die in anderen Unternehmen nicht zu finden sind.
3. Legal Hold Records: Aufzeichnungen, die von Rechtsberatern oder Compliance-Mitarbeitern angeordnet werden und von der Regierung oder dem Unternehmen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen, werden als Legal Holds bezeichnet. Sie beziehen sich auf Probleme im Zusammenhang mit Compliance-Audits oder Rechtsstreitigkeiten.

Siehe auch: Rechtliches Projektmanagement – ​​Eine Kurzanleitung

Verwalten von physischen Aufzeichnungen

Während das Projektmanagement mit den meisten Branchen einen Übergang von physischen zu digitalen Aufzeichnungen teilt, gibt es immer noch physische Aufzeichnungen, die in den meisten Projekten verwaltet werden müssen. Während digitale Dateien möglicherweise einfacher zu teilen und zu speichern sind, können physische Dateien mit den richtigen Tipps zur Dateiverwaltung effektiv verwaltet werden.

Physische Dateien nehmen Speicherplatz in Anspruch und können teuer sein. In einigen Fällen müssen Sie auswählen, welche Dateien Sie speichern. Stellen Sie sicher, dass Sie nichts Überflüssiges oder Unnötiges ablegen. Stellen Sie bei den Datensätzen, die Sie ablegen, sicher, dass sie konsistent in der Benennung sind. Halten Sie gleichgesinnte Dokumente zusammen, z. B. den gesamten Papierkram für ein Projekt. Dadurch wird es einfacher, das zu finden, wonach Sie suchen.

Wenn Sie Ihre Dateien sortieren, möchten Sie sie auch nach fortlaufend und vollständig trennen. Abgeschlossene Projekte können beispielsweise in einer Aktenschrankschublade landen, während noch laufende Projekte in einer anderen gesammelt werden sollen. Erstellen Sie Unterordner, um Ihre Papiere besser zu organisieren, und es schadet nicht, digitale Kopien Ihrer wichtigen Unterlagen zu erstellen, auch wenn Sie physische Aufzeichnungen bevorzugen, nur damit Sie ein Backup haben.

Elektronische Aktenverwaltung

Die Mehrheit der Unternehmen wird jedoch über digitale Dateien verfügen. Wie verwalten Sie Ihre elektronischen Akten? Erstens müssen Sie über ein System verfügen, das regelmäßige Backups durchführt, falls ein technisches Problem Ihre Daten löschen oder beschädigen könnte. Dazu gehört ein Disaster-Recovery-Plan.

Was die Speicherung betrifft, können Sie Ihre Dateien online, Nearline (in einem Dokumentenverwaltungssystem einer Abteilung) oder offline verwalten. Online kann natürlich teuer sein, und die Sicherheit hängt von dem Dienst ab, den Sie verwenden. Wenn Dateien online sind, sind sie sofort von überall aus zugänglich, wo Sie eine Internetverbindung haben, was für die Remote-Arbeit nützlich ist.

Online- und Nearline-Speicher können ein sicherer Ort für die Aufbewahrung Ihrer Unterlagen sein. Offline-Speicherung auf Magnetbändern und optischen Medien kann sich ohne Sorgfalt verschlechtern, und es besteht immer die Gefahr, dass eine Änderung der Technologie dazu führt, dass Ihre Dateien nicht mehr zugänglich sind.

Datensatzverwaltung & ISO

Die ISO, International Organization for Standardization, ist ein globaler Zusammenschluss nationaler Normungsgremien. Es ist eine Nichtregierungsorganisation, die die Standards für viele Länder auf der ganzen Welt umfasst. ISO 15489 Records Management ist der erste globale Standard für Records Management und wurde 2001 veröffentlicht und von über 50 Ländern und über 15 Sprachen übernommen. Die Überprüfung und Konsultation dauerte drei Jahre, und 2016 wurde eine überarbeitete Fassung herausgegeben.

Die Kernkonzepte und -prinzipien des Standards umfassen Aufzeichnungen, Aufzeichnungssysteme, Richtlinien, Verantwortlichkeiten, Überwachung und Schulung für eine effektive Verwaltung von Aufzeichnungen. Es gilt für die Erstellung, Erfassung und Verwaltung von Aufzeichnungen in allen Arten von Unternehmen und Technologien. Es ist auf der ISO-Website erhältlich.

Wie ProjectManager beim Records Management hilft

Wenn Sie nach einem digitalen Tool suchen, das Ihre Projekte organisieren, überwachen und darüber berichten kann, aber auch als unbegrenztes und sicheres Dokumentenverwaltungssystem fungiert, dann brauchen Sie ProjectManager, eine Arbeits- und Projektmanagement-Software. Unser Online-Tool kann die Aufzeichnungen generieren und speichern, die Sie für die Verwaltung Ihres Projekts benötigen, und bei der Planung Ihres nächsten Projekts darauf zugreifen.

Erfassen Sie Zeitpläne und Budgets mit Online-Gantt-Diagrammen

Einige der wichtigsten Aufzeichnungen für Ihr Projekt sind die Pläne, die Ihren Zeitplan und Ihr Budget umreißen. Unsere interaktiven Gantt-Diagramme erleichtern die Organisation Ihrer Arbeit, verknüpfen Abhängigkeiten, um Engpässe zu vermeiden, und legen eine Basislinie fest, um Ihre Projektabweichung in Echtzeit zu messen, während Sie den Plan ausführen. Gantt-Diagramme lassen sich einfach mit dem gesamten Team teilen und zeigen das gesamte Projekt auf einer visuellen Zeitachse, die dann als wichtige Orientierungshilfe bei der Planung Ihres nächsten Projekts gespeichert werden kann.

Verwalten Sie Datensätze in robuster Listenansicht

Das Gantt-Diagramm ist eine der zahlreichen Projektansichten, mit denen Sie Ihre Datensätze mit den gewünschten Tools verwalten können. Es gibt Kanbantafeln, Blatt- und Kalenderansichten. Es gibt sogar eine Listenansicht, die es einfach macht, alle Ihre Projektaufzeichnungen zu erfassen, ihren Status zu sehen, während Sie das Projekt erwarten, und sogar Dateien und Kommentare anzuhängen, um eine bessere Zusammenarbeit mit Teams sowohl im Büro als auch bei der Fernarbeit zu fördern.

Ein zentraler Hub für Ihre Projektunterlagen, der gleichzeitig als Tool dient, mit dem Sie Ihr Projekt verwalten und ausführen, hilft Ihnen, effizienter zu arbeiten. Mit unserer globalen Suchfunktion können Sie schnell und einfach finden, was Sie suchen, nach Dateien, Projekten, Aufgaben und mehr. Erhalten Sie Ergebnisse in Echtzeit, was bedeutet, dass Sie sich ansehen, was gerade passiert, und keine Momentaufnahme der Vergangenheit. Fügen Sie Workflow-Automatisierung, Aufgabengenehmigungen, Ressourcenmanagement und mehr hinzu und machen Sie unsere Software zur zentralen Anlaufstelle für alle Ihre Projektmanagement-Anforderungen.

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