Remote-Projektmanagement: Eine Kurzanleitung mit Best Practices

Zu Beginn des Projektmanagements arbeiteten alle physisch zusammen. Aber Arbeitsmanagement ist nicht mehr unter einem Dach. Die Menschen arbeiten heute mehr denn je aus der Ferne.

Remote-Teams sind hybride Teams, die an verschiedenen Standorten mit unterschiedlichen Tools und Fähigkeiten arbeiten. Wie sorgen Projektmanager dafür, dass sie zusammenarbeiten und produktiv bleiben? Remote-Projektmanagement und Projektmanagement-Software, so geht's.

Was ist Remote-Projektmanagement?

Remote-Projektmanagement bedeutet, wie Projektmanager Remote- und Hybridteams verbinden und sicherstellen, dass alle zusammenarbeiten, um die Ziele des Projekts zu erreichen. In diesem Sinne unterscheidet es sich nicht von der Verwaltung eines Projekts, außer dass Sie das Projekt remote ausführen.

Die Verwaltung eines Remote-Teams schafft einzigartige Herausforderungen, die herkömmliche Projektmanager nicht berücksichtigen müssen. Aus diesem Grund verwenden Remote-Projektmanager Online-Projektmanagement-Tools, um physisch weit entfernte Personen virtuell miteinander zu verbinden. Die jüngsten Ereignisse haben bewiesen, dass viele Branchen mit Remote-Projektmanagement überleben und sogar gedeihen könnten.

Im Gegensatz zu anderen Methoden ist das Remote-Projektmanagement flexibel. Es folgt keinen starren Sätzen oder Regeln, obwohl es sowohl mit traditionellen als auch mit agilen Ansätzen praktikabel ist. Es kann sogar ein hybrides Arbeitsmanagement unterstützen, das unterschiedliche Arbeitsstile vereint und kompatibel macht.

ProjectManager verfügt über mehrere Projektansichten und Echtzeitdaten, die hybriden Teams das Gefühl geben, als würden sie zusammenarbeiten, egal wo sie sich befinden. Aufgabenlisten organisieren das Projekt und Ihre individuelle Arbeit, außerdem können Sie Prioritäten festlegen und den Status anzeigen, um zu wissen, ob Sie im Zeitplan liegen. Teams können Aufgaben für eine bessere Zusammenarbeit kommentieren. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus!

Vorteile des Remote-Projektmanagements

Wie die jüngsten Ereignisse gezeigt haben, besteht der Vorteil des Remote-Projektmanagements darin, dass die Lichter an bleiben. Das heißt, viele Unternehmen konnten dank Projektmanagement-Tools, mit denen sie von zu Hause aus arbeiten konnten, weiterhin im Geschäft bleiben. So wichtig das auch ist, es gibt noch andere Vorteile des Remote-Projektmanagements.

Aufgabenmanagement

Remote-Projektmanagement-Tools ermöglichen es Teams, die Verantwortung für ihre Arbeit zu übernehmen, und geben Managern die Transparenz, ihre Arbeit zu überwachen, ohne sich ihnen in den Weg zu stellen. Ein Planungstool kann ihnen Aufgaben mit detaillierten Beschreibungen zuweisen. Anschließend können Teams ihren Rückstand verwalten und Sprints planen. Dies führt zu stärkeren Teams und das schafft eine gute Moral, bessere Bindung und Produktivität.

Kosteneffizient

Wenn Sie ein Remote-Team haben, sparen Sie Geld für Büroflächen und Nebenkosten. Diese Einsparungen können für das Wachstum des Unternehmens oder die Gehälter Ihres Teams verwendet werden. Apropos Teams, auch sie profitieren. Sie müssen kein Geld mehr für das Pendeln ausgeben, sei es für öffentliche Verkehrsmittel oder Benzin und den normalen Verschleiß ihrer Autos.

Work-Life-Balance

Die Arbeit als vollständig entferntes Team oder in einem Hybridmodell kann die Moral steigern. Ein glückliches Team ist ein produktives Team. Was auch immer Sie zwischen Management und Mitarbeitern ausarbeiten, es kommt sicher beiden zugute. Weniger Reisen bedeutet mehr Zeit zu Hause mit der Familie. Dies kann Ihnen auch dabei helfen, Talente weiter entfernt zu rekrutieren, als dies jemals möglich war.

Berichterstattung und Feedback

Das Projektmanagement für Remote-Teams zeichnet sich durch Transparenz durch bessere Berichterstattung über Fortschritt und Leistung aus. Kommunikation ist keine Einbahnstraße, und Feedback von Teams ist auch ein wirksames Mittel, um Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Die Remote-Zusammenarbeit baut stärkere Bindungen auf, und die Berichterstattung ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung.

Herausforderungen des Remote-Projektmanagements

Projektmanagement für Remote-Teams ist kein Allheilmittel. Es gibt Herausforderungen im Projektmanagement und solche, die über das Projektmanagement hinausgehen. Einige Branchen können nicht aus der Ferne arbeiten, selbst wenn sie es wollten. Aber diejenigen, die den Luxus haben, außerhalb der Struktur eines Büros zu arbeiten, können immer noch auf Hürden stoßen, unabhängig davon, mit welcher Projektmanagementmethode sie arbeiten.

Zusammenarbeit

Während es Collaboration-Tools gibt, die Menschen verbinden, behaupten einige, dass die Zusammenarbeit immer besser ist, wenn sich Teams physisch im selben Raum befinden. Text-, Chat- und anderen Messaging-Tools mangelt es an Nuancen und sie können oft verwirrend sein. Die Nutzung einer Sprach- oder Videokonferenz ist eine Lösung, aber auch sie sind nicht dasselbe wie ein Team, das Seite an Seite arbeitet.

Siehe auch: Projektmanagement-Trends 2022: Ein Blick in die Zukunft

Produktivität

Wie Sie vielleicht erraten haben, kann jedes Positive für das Remote-Projektmanagement auch als Negativ betrachtet werden. Beispielsweise kann die Produktivität leiden, wenn Teams von zu Hause aus arbeiten. Es gibt Ablenkungen, die in einem Büro einfach nicht vorkommen, wie Geschirr, Kinder und so weiter.

Teambildung

Es ist einfach, ein Team zu bilden, aber diese Teambindung aufzubauen und Vertrauen zu entwickeln, ist schwierig, selbst wenn sie physisch im selben Raum arbeiten. Dies kann bei hybriden Teams und Kunden exponentiell schwieriger sein, wenn Sie nicht persönlich zusammen sind. Teambuilding kann passieren, aber es könnte schwieriger sein und länger dauern.

Zusammenstellung eines Remote-Projektteams

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Gruppe zusammenzustellen:

1. Wissen Sie, mit welcher Art von Remote-Struktur Sie arbeiten.
2. Finden Sie die richtigen Kandidaten. Natürlich diejenigen, deren Fähigkeiten Ihren Anforderungen entsprechen, aber Sie möchten auch Menschen, die gut kommunizieren und schnell auf Dinge reagieren können.
3. Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien und Erwartungen klar sind, von Arbeitszeiten, Häufigkeit der Check-ins, Zeiterfassung, Ziele, wer für was zuständig ist usw.
4. Bleiben Sie durch virtuelle Meetings, Chats usw. mit dem Team in Kontakt, damit sich die Teams verbunden fühlen.
5. Stellen Sie sicher, dass Sie einen zuverlässigen Kanal haben, den jeder sowohl für direkte Chats als auch für Ankündigungen und Feedback verwendet.
6. Stellen Sie die richtigen Collaboration-Tools bereit, damit das Projektteam unabhängig von seinem Standort zusammenarbeiten kann.
7. Verwenden Sie Verwaltungstools wie Arbeitszeittabellen, um Ihr Team darüber zu informieren, wie viel Zeit es für Aufgaben aufwendet.

Arten von Remote-Projektteams

Es gibt verschiedene Arten von Remote-Teams. Sie müssen entscheiden, was zu Ihrer Unternehmenskultur passt und die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter erfüllt. Im Allgemeinen gibt es drei Arten von Remote-Projektteams. Sie sind wie folgt:

Vollständig entfernt

Wie der Name schon sagt, ist ein vollständig remote arbeitendes Team ein Team, in dem alle von zu Hause aus oder in separaten Büros in der Region oder sogar in verschiedenen Zeitzonen arbeiten.

Hybrid

Das hybride Team ist ein Team, in dem Teammitglieder verteilt sind, einige arbeiten zusammen in einem Büro und andere von zu Hause oder von verschiedenen Büros aus.

Flexibel

Flexible oder Flex-Teams können von zu Hause aus oder im Büro sowie in einem Co-Location-Bereich arbeiten, wie durch eine Vereinbarung zwischen ihnen und dem Management festgelegt.

So verwalten Sie ein Remote-Projektteam

Wenn Sie Ihr Remote-Projektmanagementteam zusammengestellt und seine Arbeitsstruktur definiert haben, beginnt die eigentliche Arbeit.

• Das erste, was Sie tun müssen, ist, die Remote-Teams zu einem Meeting zusammenzubringen und ihnen bei der Projektplanung klare Erwartungen zu stellen. Hoffentlich haben Sie Teammitglieder eingestellt, die in der Lage sind, sich während der Fernarbeit selbst zu verwalten, aber unabhängig davon muss jeder seine Rollen und Verantwortlichkeiten kennen. Eine RACI-Matrix kann helfen.
• Jeder Tag sollte mit dem Check-in beginnen. Die Leute können erklären, was sie getan haben und was sie im Laufe des kommenden Tages zu tun erwarten. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass jeder seine Aufgaben versteht. Die Kommunikationswege sollten offen bleiben, aber ein tägliches Standup-Meeting ist ein guter Anfang.
• Während Sie Selbststarter, Teamplayer und unabhängige Teammitglieder haben möchten, die sich selbst verwalten können, erfordert das Projekt dennoch Prozesse, um die Arbeit zu verwalten und die Produktivität hoch zu halten. Welche Methodik Sie bevorzugen oder für das Projekt richtig ist, ist in Ordnung, aber stellen Sie sicher, dass jeder im Team weiß, was es ist, wie es funktioniert und wie oft von ihm erwartet wird, dass es seinen Status aktualisiert.
• Sie werden Ihre Remote-Teams unterstützen wollen. Wenn es keine ständige persönliche Interaktion wie in einem Büro gibt, können sich Teammitglieder isoliert und verlassen fühlen. Das führt zu schlechter Moral und unzufriedenen Teammitgliedern, was Sie nicht wollen. Finden Sie Wege, um mit ihnen in Kontakt zu bleiben, seien es wöchentliche Einzelgespräche oder andere Möglichkeiten, um sie wissen zu lassen, dass sie gehört werden.
• Schließlich benötigen Sie ein hybrides Arbeitsmanagement-Tool, das Teams unabhängig von ihrem Standort, ihrem Qualifikationsniveau oder ihrer Abteilung verbindet, damit sie sich mit anderen vernetzen und mit den Tools arbeiten können, die sie benötigen, um die Arbeit zu erledigen. Cloudbasierte Arbeitsmanagement-Tools helfen dabei, die Barrieren der Entfernung zu überwinden, also suchen Sie nach einem, das flexibel genug ist, um Projektmanagern und Teammitgliedern zu dienen.

Beste Remote-Projektmanagement-Tools

Es gibt viele Remote-Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Einige sind besser als andere darin, hybride Teams zu verbinden und ein produktiveres Arbeitsmanagement zu ermöglichen. Hier ist eine kurze Liste einiger der besseren Tools für das Remote-Projektmanagement, mit denen Sie hybride Teams für ein produktives Arbeitsmanagement verbinden können.

Projektmanager

ProjectManager ist ein Cloud-basiertes Tool, das das Remote-Projektmanagement mit Echtzeitdaten, Dateifreigabe, Kommentaren auf Aufgabenebene und der Möglichkeit, jeden im Projektteam zu markieren und ins Gespräch zu bringen, erleichtert. Sie können Aufgaben zuweisen und Benachrichtigungen per E-Mail und auch im Tool verwalten, um alle auf dem Laufenden zu halten.

Mehrere Wege zur Arbeit

Es gibt mehrere Projektansichten, die es jedem ermöglichen, so zu arbeiten, wie er möchte. Manager können im Voraus strukturierte Pläne mit Projektplanungstools wie einem Online-Gantt-Diagramm erstellen, das den kritischen Pfad filtert und Basislinien festlegt, sodass bei der Ausführung des Projekts der geplante und der tatsächliche Aufwand nachverfolgt werden können. Gantt-Pläne können dann mit Stakeholdern und dem gesamten Team geteilt werden.

Leistungsstarke Funktionen für die Zusammenarbeit im Team

Teams können an Aufgabenlisten arbeiten, die mehr tun, als nur Arbeit zu sammeln. Sie zeigen Priorität, Status, können Dateien an Aufgaben anhängen, Kommentare hinzufügen und vieles mehr. Es gibt auch Kanban-Tafeln zur Visualisierung des Arbeitsablaufs und eine Kalenderansicht. Alle Projektansichten werden gleichzeitig aktualisiert, sodass niemand jemals mit alten Daten arbeiten muss.

Echtzeitdaten

Projektmanager können den Fortschritt und die Leistung überwachen, unabhängig davon, wo und wann ihre Teams arbeiten. Echtzeit-Dashboards erfordern keine zeitnahe Konfiguration. Sie sammeln automatisch Projektdaten, analysieren die Zahlen und zeigen Diagramme und Grafiken an, die Projektabweichungen, Kosten und mehr zeigen. One-Click-Reporting geht noch tiefer in die Daten ein und kann gefiltert und mit Stakeholdern geteilt werden.

Locker

Slack ist ein Kommunikationstool, das Teams verbindet. Sie können spezifische Kanäle für Teams, Abteilungen usw. erstellen. Es gibt Einzelchats sowie Video- und Sprachkonferenzen. Es ist ein großartiges Tool, um alle am selben Strang zu ziehen, auch wenn sie sich noch nie persönlich getroffen haben.

Google-Arbeitsplatz

Google Workplace ist ein Tool, das Teams bei der Zusammenarbeit unterstützt. Es gibt eine Reihe von Apps, die alle in Verbindung halten, wie Gmail, Google Kalender, Meet und Drive, die kostenlose Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationssoftware enthalten, die von Teams geteilt und verwendet werden können.

Trello

Trello ist eine Möglichkeit, Projekte zu verwalten und Teams bei der Zusammenarbeit zu unterstützen. Es verwendet ein Kanban-Board-Modell für die Aufgabenverwaltung und lässt sich in andere Apps integrieren. Wenn Sie nach einer reinen Kanban-Lösung suchen, ist dies möglicherweise das richtige Tool für Sie.

Best Practices für das Remote-Projektmanagement

Einige Projektmanagement-Tipps, die Sie beachten sollten, sind, dass Sie unabhängig davon, ob Sie vollständig remote oder hybrid vorgehen, transparent sein müssen, wenn Sie die Ziele des Projekts und den Prozess angeben, den Sie verwenden werden. Dies hält die Teams auf dem gleichen Stand wie Sie und hilft, sie zu motivieren. Es schadet nicht, jeden Tag mit einem Standup-Meeting zu beginnen, wenn die Tagesordnung für den bevorstehenden Arbeitstag klar festgelegt ist.

Statusberichte sind das Lebenselixier des Remote-Projektmanagements. Teams müssen Projektmanager auf dem Laufenden halten und Projektmanager müssen in der Lage sein, klar mit Teams zu kommunizieren. Wenn Teammitglieder nicht unter einem Dach zusammen sind, verliert man leicht den Kontakt. Die Aufrechterhaltung starker kommunikativer Bindungen ist es, was das Remote-Projektmanagement am Laufen hält. Sie möchten, dass Teammitglieder wissen, was sie tun müssen, und Projektmanager müssen offen für Feedback aus dem Team bleiben.

Eine einzige Quelle der Wahrheit ist entscheidend, um das Teammanagement des Remote-Projektmanagements ohne kostspielige Verzögerungen voranzutreiben. Wenn Teams an einem Datensatz arbeiten und Projektmanager einen anderen haben, gibt es Probleme am Horizont. Ein Cloud-basiertes Remote-Projektmanagement-Tool bedeutet Echtzeitdaten, die von allen Projektansichten gemeinsam genutzt werden, damit alle an den aktuellsten Informationen arbeiten können.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Remote-Projektmanagement-Software, die die Arbeit organisiert und hybride Teams auf der ganzen Welt und im Unternehmen unterstützt. Die verschiedenen Projektansichten ermöglichen es Teams, so zu arbeiten, wie sie es möchten, und Manager erhalten die Berichtstools, die sie benötigen, um Ressourcen, Fortschritt und Leistung zu überwachen und das Projekt auf Kurs zu halten. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus!