So erstellen Sie eine Remote-Arbeitsrichtlinie (+ Vorlage)

Von zu Hause aus zu arbeiten ist eine gigantische Party.

Du kannst im Grunde machen was du willst. Keine Regeln. Keine Anforderungen. Chaos pur – schlafen Sie bis Mittag und machen Sie sich keine Sorgen um die Arbeitszeit.

… klingt nicht ganz richtig, oder?

Obwohl ich sicher bin, dass es einige Leute gibt, die ihre Telearbeitssituation ausnutzen, arbeitet die Mehrheit der Telearbeiter härter als je zuvor. Sie wollen beweisen, dass Fernarbeit effektiv ist, damit sie dieses massive Privileg behalten können.

Wenn Sie jedoch sicherstellen möchten, dass Ihre Remote-Mitarbeiter das tun, was von ihnen erwartet wird, müssen Sie eine Richtlinie für Remote-Arbeit oder hybride Arbeit erstellen.

Was genau ist also eine Fernarbeitsrichtlinie und wie können Sie eine erstellen?

Keine Sorge – am Ende dieses Leitfadens haben Sie alle Antworten.

Was ist eine Remote-Arbeitsrichtlinie?

Beginnen wir mit den Grundlagen. Was ist eine Fernarbeitsrichtlinie?

Im Wesentlichen handelt es sich um ein Dokument, das die Regeln und Anforderungen für die Fernarbeit und flexible Arbeitsregelungen umreißt.

Es setzt auch Erwartungen an die Mitarbeiter und macht sie für ihre Handlungen verantwortlich, während sie aus der Ferne arbeiten.

Es gibt ein paar verschiedene Arten ähnlicher Richtlinien, die es wert sind, erkundet zu werden, aber die Unterschiede sind etwas oberflächlich, da sie alle demselben Zweck dienen:

• Richtlinien für Remote-Arbeit. Richtlinien für die Remote-Arbeit beschreiben Regeln und Erwartungen für Situationen, in denen Mitarbeiter die meiste Zeit oder die ganze Zeit remote arbeiten.
• Flexible Arbeitsrichtlinien. Flexible Arbeitsrichtlinien konzentrieren sich mehr auf Mitarbeiter, die eine flexible Arbeitsregelung haben. Beispielsweise können sie gelegentlich von zu Hause aus arbeiten oder ihre eigenen Arbeitszeiten wählen.
• Hybride Arbeitsrichtlinien. Hybride Arbeitsrichtlinien sind für Mitarbeiter konzipiert, die ihre Zeit zwischen der Arbeit im Büro und der Arbeit von zu Hause aus aufteilen.

Um ehrlich zu sein, können Sie Ihre Police nennen, wie Sie wollen.

Wichtig ist nur, dass Sie alle Ihre Erwartungen an die Mitarbeiter so klar und konkret wie möglich formulieren.

9 wichtige Fragen, die Sie in Ihrer Richtlinie zur Fernarbeit beantworten sollten

Bevor Sie sich hinsetzen, um Ihre Telearbeitsrichtlinie zu schreiben, müssen Sie die folgenden Fragen beantworten.

1. Wann können Mitarbeiter remote arbeiten?

Das ist die größte Frage, die Sie beantworten müssen.

Sollen die Mitarbeiter einmal pro Woche zur Arbeit kommen, um sich zu sehen und große Besprechungen abzuhalten? Werden Sie eine vollständig entfernte Organisation sein? Können Mitarbeiter ihren Arbeitsstatus nach Belieben ändern? Gibt es bestimmte Tage, an denen Fernarbeit nicht erlaubt ist?

Hier gibt es keine richtigen oder falschen Antworten; jede Organisation wird anders sein. Aber Sie müssen ein solides Verständnis dafür haben, was Sie erreichen möchten.

2. Was sind die Kernanforderungen für das Arbeiten aus der Ferne?

Wenn Ihre Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten, was sind die Kernanforderungen?

Müssen sie beispielsweise bestimmte Best Practices für die Sicherheit einhalten? Müssen sie ins Büro kommen, wenn Sie sie fragen? Gibt es Produktivitätsziele, die sie erreichen sollen?

Scheuen Sie sich nicht, hier ins Detail zu gehen; Je spezifischer Sie sind, desto besser.

3. Was sind Ihre Planungs- und Verfügbarkeitserwartungen?

Wie erwarten Sie, dass Mitarbeiter arbeiten, kommunizieren und allgemein für den arbeitsbezogenen Austausch zur Verfügung stehen?

Müssen Ihre Mitarbeiter online sein und nach einem typischen Zeitplan von 9 bis 5 für Meetings und Chats zur Verfügung stehen? Oder geben Sie ihnen mehr Planungsflexibilität? Gibt es bestimmte Tageszeiten, zu denen erwartet wird, dass alle im Unternehmen online sind?

4. Wie werden technische Geräte und andere Ressourcen für die Fernarbeit verteilt?

Stellen Sie Ihren Remote-Mitarbeitern alle Geräte, Technologien und Ressourcen zur Verfügung, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein?

Verteilen Sie beispielsweise neue Laptops und Computerzubehör an Ihre Mitarbeiter oder sind sie für die Bereitstellung ihrer eigenen Geräte verantwortlich? Wenn Sie Geräte verteilen, bleibt das Unternehmen während der gesamten Vereinbarung Eigentümer dieser Geräte?

5. Wie sollte mit Technologie umgegangen werden, um die Sicherheit aufrechtzuerhalten?

Cybersicherheit ist in Zeiten der Fernarbeit noch wichtiger. Wenn auch nur einer Ihrer Mitarbeiter anfällig für Angriffe ist, kann dies Ihr gesamtes Unternehmen zum Erliegen bringen.

Wie sollen Ihre Mitarbeiter mit Sicherheit umgehen, wenn sie für Ihr Unternehmen arbeiten? Sind sie beispielsweise dafür verantwortlich, sich bei einem VPN anzumelden? Müssen sie bestimmten Passwortgewohnheiten folgen? Mit welchen Netzwerken können sie sich verbinden und welche Geräte dürfen sie verwenden?

5. Wird ein Büro zur Verfügung stehen?

Verfügt Ihr Unternehmen über ein Büro, und wenn ja, können aktuelle Mitarbeiter es nach eigenem Ermessen nutzen?

Es hat einen gewissen Wert, Remote-Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, an den traditionellen Arbeitsplatz zurückzukehren, wenn sie einen Tapetenwechsel oder einen Ort für die Zusammenarbeit mit anderen Kollegen benötigen.

Möglicherweise können Sie dies jedoch nicht berücksichtigen. Bieten Sie Stipendien für Coworking Spaces oder alternative Arrangements, wenn kein Büro verfügbar ist?

6. Werden Löhne, Leistungen oder Steuern beeinträchtigt?

Wie werden sich diese neuen Fernarbeitsregelungen auf die Bezahlung, Sozialleistungen und/oder Steuern des Unternehmens auswirken?

Werden Sie Ihren Mitarbeitern einen zusätzlichen Bonus geben, um sich mit einer anständigen Arbeit von zu Hause aus auszustatten? Werden Sie die Gehälter senken oder die Leistungen kürzen, jetzt, wo von den Mitarbeitern nicht erwartet wird, dass sie zur Arbeit pendeln oder in der Innenstadt parken? Welche steuerlichen Auswirkungen hat dieser neue Arbeitsort?

7. Wie wird sich die Unternehmenskultur verändern?

Ob es Ihnen gefällt oder nicht, Ihre Unternehmenskultur wird sich ändern.

Sie können keine Unternehmenskultur für einen persönlichen Arbeitsplatz etablieren und alles intakt halten, wenn Sie zu einer Richtlinie für Remote-Arbeit oder hybride Arbeit wechseln. Es ist einfach zu schwierig, die Leute zu koordinieren und miteinander in Kontakt zu bleiben.

Gehen Sie den Dingen voraus, indem Sie skizzieren, wie sich Ihre Kultur von hier aus entwickeln wird (und wie Sie sie stärken werden).

8. Wer wird Remote-Mitarbeiter verwalten?

Werden Remote-Mitarbeiter einen direkten Vorgesetzten haben, der ihnen Aufgaben zuweist, ihre Arbeit leitet und sie mit Rat und Tat unterstützt? Wenn nicht, wie werden Remote-Mitarbeiter für ihre Arbeit zur Rechenschaft gezogen?

9. Können sich diese Umrisse ändern?

Diese Frage kann ich Ihnen beantworten. Die richtige Antwort ist ja.

Sie sollten in Zukunft immer Raum für Flexibilität und Verbesserungen lassen; Stellen Sie sicher, dass Sie ausdrücklich angeben, dass alle Ihre Richtlinien für Remote-Arbeit und hybride Arbeit Änderungen unterliegen.

Mit den Antworten auf diese Fragen sollten Sie alles haben, was Sie brauchen, um mit der Ausarbeitung Ihrer Telearbeitsrichtlinie zu beginnen.

Richtlinienvorlage für Remote-Arbeit

Hier ist eine Richtlinienvorlage für Remotearbeit, die Sie verwenden können:

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Einführung

Beginnen Sie mit dem Verfassen einer kurzen Einleitung. Erklären Sie, was diese Richtlinie ist, was ihre Absichten sind und wie Mitarbeiter dieses Dokument lesen und verwenden sollten. Sie sollten auch erklären, dass dieses Dokument weiteren Änderungen unterliegt und dass die Mitarbeiter dafür verantwortlich sind, die neueste Dokumentation zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Regeln befolgen.

Kernerwartungen

Erstellen Sie als Nächstes einen Übersichtsbereich, der die Erwartungen an Ihre Mitarbeiter festlegt.

Stellen Sie sicher, dass Sie Unterabschnitte zu den folgenden Themen hinzufügen (von denen Sie die meisten bei der Beantwortung der Fragen in unserem vorherigen Abschnitt behandelt haben):

• Verfügbarkeit und Terminplanung.
• Technologien und Werkzeuge.
• Begegnungen und Kommunikation.
• Ausbildung und Ressourcen.
• Zusammenarbeit und Kultur.
• Lohn, Steuern und Sozialleistungen.
• Onboarding und Dokumentation.

Werkzeuge und Sicherheit

Konzentrieren Sie sich danach auf die Tools, die Sie Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen, und auf Ihre Erwartungen an Sicherheit und Datenschutz.

• Geräte und Internetzugang.
• Software und andere technische Tools.
• VPNs und Sicherheitsmaßnahmen.
• Entschädigung für Zubehör und andere Heimarbeitsbedürfnisse.
• Physische Besprechungsräume.

Wichtige Regeln und Konsequenzen

In diesem Abschnitt legen Sie alle wichtigen Regeln dar, die Mitarbeiter befolgen müssen, um Teil des Unternehmens zu bleiben. Haben Sie keine Angst, mit anderen Abschnitten überflüssig zu sein; dies sollte ein Schnellreferenzabschnitt sein, der die meisten Mitarbeiterfragen auf einen Blick beantwortet.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die möglichen Konsequenzen für die Nichteinhaltung der Regeln skizzieren. Wird es ein „3-Treffer“-System für Verstöße geben? Unterliegen Mitarbeiter Zuschreibungen, Suspendierungen oder Lohnkürzungen?

Unternehmenskultur und Zusammenarbeit

Widmen Sie diesen Abschnitt der Unternehmenskultur und der Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Wie werden sich die Erwartungen an Kommunikation und Zusammenarbeit verändern? Was werden Sie tun, um die Unternehmenskultur so stark wie möglich zu halten?

Gesetzliche Rechte der Arbeitnehmer

Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie die gesetzlichen Rechte Ihrer Mitarbeiter darlegen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

• Überwachung und Datenschutz.
• Stunden- und Überstundenvergütung.
• Ansprüche auf Leistungen.
• Kündigungsgründe.

4 Tipps zum Erstellen und Verteilen einer Richtlinie für Remote-Arbeit

Befolgen Sie diese Tipps, um Ihre Remote-Arbeitsrichtlinie zu erstellen und zu verteilen.

1. Verteilen Sie die Telearbeitsrichtlinie frühzeitig.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern Ihre Telearbeitsrichtlinie so schnell wie möglich in die Hände, insbesondere wenn sie bereits von zu Hause aus arbeiten.

Sie möchten sich nicht sechs Monate lang in einer Fernarbeitsvereinbarung befinden und von diesem Moment an die Erwartungen aller komplett ändern. Sie möchten Ihren Mitarbeitern auch genügend Zeit geben, diese Richtlinie zu lesen, zu verstehen und Maßnahmen zu ergreifen.

2. Holen Sie sich eine rechtliche Überprüfung.

Arbeiten Sie mit einem Anwalt zusammen. Überprüfen Sie Ihre Richtlinie zur Fernarbeit gründlich.

Gibt es Schwachstellen oder Löcher? Gibt es gesetzliche Rechte Ihrer Mitarbeiter, die Sie nicht direkt angerufen haben? Gibt es von Ihnen geltend gemachte Ansprüche oder von Ihnen festgelegte Regeln, die technisch illegal oder vor Gericht anfechtbar sind?

Sortieren Sie dies alles, bevor Sie die Policen versenden.

3. Holen Sie Unterschriften ein und überprüfen Sie die Informationen.

Stellen Sie sicher, dass sich jeder Mitarbeiter die Zeit nimmt, die Richtlinie zu lesen und ein Dokument zu unterzeichnen, in dem er erklärt, dass er sie verstanden hat.

Aus Gründen der Redundanz ist es auch eine gute Idee, ein Meeting zu veranstalten, bei dem Sie das Dokument zusammen mit Ihren Mitarbeitern durchgehen und alle Fragen beantworten (denn seien wir ehrlich, zumindest einige Ihrer Mitarbeiter werden es nicht lesen, egal wie viel Sie bitten).

Bewahren Sie unterzeichnete Kopien der Telearbeitsrichtlinie auf, falls Sie später darauf zurückgreifen müssen.

4. Überprüfen und aktualisieren Sie die Richtlinie regelmäßig.

Ihre Richtlinie zur Fernarbeit sollte ein „lebendes Dokument“ sein, das regelmäßig neu bewertet und neu geschrieben wird.

Überprüfen Sie die Richtlinie mindestens einmal im Jahr und prüfen Sie, ob es Abschnitte gibt, die aktualisiert oder neu geschrieben werden müssen. Wenn Sie neue Schwachstellen entdecken, stellen Sie sicher, dass Sie diese beheben und die Richtlinien für neue Mitarbeitersignaturen neu verteilen.

Remote-Mitarbeiter besser managen

Die Verwaltung eines Remote-Teams kann schwierig sein.

Aber es ist viel einfacher mit einer guten Telearbeitsrichtlinie und den richtigen Tools und dem richtigen Ort.

Und wenn Sie diesen Leitfaden gelesen haben, bedeutet das, dass Sie bereits auf halbem Weg sind.

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