So schreiben Sie eine Angebotsanfrage (RFP), die zu Antworten führt

Als Marketer haben Sie viel zu tun und können nicht alles alleine bewältigen. Darüber hinaus sind einige Aufgaben einfach nicht möglich oder praktisch nicht manuell zu verwalten. Irgendwann müssen Sie mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten, die Tools oder Dienstleistungen anbieten, die Ihnen helfen, Ihre Arbeit effizienter zu erledigen. An dieser Stelle kommt eine Angebotsanfrage ins Spiel, mit der Sie potenzielle Anbieter gewinnen können, die Ihnen beim Erreichen Ihrer Geschäftsziele helfen können.

Wenn Sie noch nie eine Angebotsanfrage (RFP) geschrieben haben, wissen Sie vielleicht nicht, wie Sie anfangen sollen oder was Sie einschließen müssen. Die gute Nachricht ist, dass wir hier sind, um zu helfen. Dieser Leitfaden führt Sie durch den Prozess des Verfassens einer erfolgreichen Angebotsanfrage, die Antworten von den brauchbarsten Anbietern generiert. Lassen Sie uns gleich eintauchen.

So schreiben Sie eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen, die zu Antworten führt:

Was ist eine Angebotsanfrage (RFP)?

Eine Angebotsanfrage oder RFP ist ein Dokument, das eine Liste von Anforderungen enthält, die Anbieter erfüllen müssen, um ein Projekt abzuschließen. Es wird normalerweise von Unternehmen verschickt, die die richtige Technologielösung oder professionellen Service finden müssen, und dient als offene Einladung für Anbieter, ihre Angebote einzureichen. Dadurch können sie potenzielle Anbieter anziehen, die ihnen die benötigten Tools zur Verfügung stellen oder an die sie einen Teil ihrer Arbeit auslagern können.

Es ist von entscheidender Bedeutung, Ihre Angebotsanfrage richtig zu formulieren, da sie alle Kriterien enthält, die Anbieter erfüllen müssen, um den Zuschlag zu erhalten. Auf diese Weise können Sie Angebote der relevantesten Anbieter sammeln, was die Entscheidung für den richtigen Anbieter für Ihr Unternehmen erleichtert.

8 Schritte zum Schreiben einer Angebotsanfrage

Wenn also eine Angebotsanfrage so wichtig ist, wie schreibt man eine? Sehen Sie sich die folgenden Schritte an, um mit dem Verfassen Ihrer eigenen Angebotsanfrage zu beginnen.

1: Definieren Sie das Projekt, den Umfang und das Budget

Beginnen Sie mit einer klaren Definition des Projekts und verstehen Sie die Rolle, die der Anbieter darin spielen wird. Mit anderen Worten, haben Sie eine genaue Vorstellung davon, was Sie vom Anbieter benötigen, bevor Sie Ihre Angebotsanfrage schreiben. Besprechen Sie, was der Anbieter tun soll, wie es getan werden sollte und wie lange es idealerweise dauern sollte, bis es abgeschlossen ist.

Darüber hinaus müssen Sie auch darüber sprechen, wie viel Sie bereit sind, für den Dienst oder die Plattform auszugeben. Dies bietet Ihnen eine solide Grundlage für Ihre RFP, da Sie genau wissen, wonach Sie suchen.

2: Geben Sie eine Einführung

Nachdem Sie nun eine klare Vorstellung davon haben, wonach Sie suchen, ist es an der Zeit, eine Einführung zu schreiben, in der Sie Ihr Projekt und Ihre Erwartungen erläutern. Die Einführung sollte in der Lage sein, potenziellen Anbietern zu helfen, den Zweck Ihrer RFP zu verstehen und was sie benötigen, um Sie zu erreichen. Dies wäre auch eine gute Gelegenheit, um zu erklären, ob Sie vor Herausforderungen stehen und wie der Anbieter Ihnen helfen kann, diese zu überwinden.

Neben diesen Grundlagen können Sie auch zusätzliche Informationen zu Ihrem Projekt angeben. Dies können Details sein, z. B. wann Sie mit dem Projekt beginnen möchten und wie lange es laufen wird. Die Einführung sollte potenziellen Anbietern helfen, sich ein besseres Bild von Ihren Anforderungen zu machen, damit sie ihre Fähigkeit, diese zu erfüllen, einschätzen können.

3: Erklären Sie die Geschichte Ihres Unternehmens und Projekts

Als nächstes ist es an der Zeit, Ihr Unternehmen den Anbietern vorzustellen. Geben Sie ihnen eine kurze Geschichte Ihres Unternehmens und was Sie tun, sowie das Projekt, das Sie unternehmen. Sprechen Sie über Ihre Markenwerte, Geschichte und andere wichtige Hintergrundinformationen. Diese Informationen sollten Anbietern dabei helfen, Ihren Markt zu verstehen und zu verstehen, wo Ihr Unternehmen derzeit steht.

Denken Sie daran, dass viele der potenziellen Anbieter möglicherweise noch nie von Ihrem Unternehmen gehört haben. Machen Sie es ihnen leicht, eine fundierte Entscheidung zu treffen, indem Sie ihnen ein Gefühl dafür geben, wer Sie als Marke sind. Anhand dieser Informationen können sie dann beurteilen, ob sie für Ihre Anforderungen geeignet sind und ob sie mit Ihnen zusammenarbeiten möchten.

4: Beschreiben Sie Ihre Anforderungen

Jetzt kommt der wichtigste Teil, in dem Sie genau beschreiben, was Sie an einem Anbieter benötigen. Geben Sie spezifische Details zu den Diensten oder Lösungen an, nach denen Sie suchen, um Ihr Ziel zu erreichen. Achten Sie darauf, Details wie den gewünschten Erfahrungsgrad (bei Servicelösungen) anzugeben. Bei Softwarelösungen möchten Sie möglicherweise auch Details angeben, z. B. die Zugriffsebene, die Sie basierend auf Ihrer Teamgröße benötigen.

Es ist wichtig, in diesem Abschnitt so spezifisch wie möglich zu werden, damit potenzielle Anbieter wissen, ob sie die von Ihnen benötigte Lösung anbieten. Dies hilft ihnen bei der Entscheidung, ob sie ein Angebot einsenden sollen oder nicht, und ermöglicht es Ihnen, Ihre Optionen sofort zu filtern, um Angebote von den am besten geeigneten Interessenten zu erhalten.

Wenn Sie beispielsweise nach einer Marketingagentur für soziale Medien suchen , benötigen Sie möglicherweise eine Agentur, die sich um die Planung, Produktion und Terminierung von Inhalten kümmert. Darüber hinaus benötigen Sie sie möglicherweise sogar, um Ihre Community in Ihrem Namen zu verwalten. In diesem Fall kann sich eine Agentur, die kein Community-Management anbietet , dafür entscheiden, kein Angebot einzureichen, sodass Sie Ihre Zeit nicht mit der Überprüfung ihres Angebots verschwenden müssen.

Nehmen wir alternativ an, Sie suchen nach einem Social-Media-Management-Tool für ein dreiköpfiges Team. Und Sie möchten in der Lage sein, Ihre Inhalte zu planen, Ihre Posts zu planen, Ihre Kommentare zu überwachen und die Ergebnisse an einem Ort zu analysieren. Auf diese Weise senden Ihnen nur die Anbieter, die die oben genannten Anforderungen erfüllen können, ein Angebot zur Überprüfung, sodass Sie Ihre Optionen sofort filtern können.

5: Geben Sie Anweisungen zur Einreichung

Anbieter, die ein Angebot einsenden möchten, sollten wissen, wie sie auf Ihre Angebotsanfrage reagieren müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie klare Anweisungen zur Struktur geben, der sie in ihrem Vorschlag folgen sollten, und was sie enthalten müssen. Wenn alle Vorschläge ähnlich formatiert sind, fällt es Ihnen leichter, die Informationen zu verarbeiten und zu bewerten.

Beispielsweise können Sie verlangen, dass sie eine bestimmte Anzahl von Überschriften enthalten. Oder Sie können sie sogar bitten, eine Liste der Punkte unter jeder Überschrift bereitzustellen. Darüber hinaus können Sie sie auch bitten, Beispiele ihrer bisherigen Arbeit, Fallstudien und Demos einzusenden, um ihre Arbeitsqualität oder Plattformfähigkeiten besser einschätzen zu können.

6: Geben Sie Ihre Auswahlkriterien an

Es ist auch wichtig, dass Sie eine detaillierte Liste der Kriterien beifügen, anhand derer Sie die Vorschläge bewerten werden. Dies gibt den Anbietern eine Vorstellung davon, wie sie bewertet werden, damit sie ihre Chancen auf den Zuschlag für das Angebot einschätzen können. Daher werden nur die qualifiziertesten Anbieter auf Ihre Angebotsanfrage antworten, was es Ihnen erleichtert, Ihre Optionen zu sortieren.

Geben Sie Details zu Ihren Prioritäten, grundlegenden Anforderungen und Präferenzen an, damit Anbieter genau wissen, wonach Sie suchen und wie sie ihre Angebote positionieren können. Beispielsweise können Sie Agenturen Priorität einräumen, die sich über ihre Marketingdienstleistungen hinaus auf die Produktion von Inhalten spezialisiert haben. Die Grundvoraussetzungen könnten die Fähigkeit sein, Social-Media-Marketingkampagnen zu planen und durchzuführen, während Sie möglicherweise Agenturen bevorzugen, die Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Unternehmen in einer bestimmten Branche haben.

7: Geben Sie den RFP-Zeitplan an

Darüber hinaus ist es für alle Beteiligten von entscheidender Bedeutung, Ihren Zielzeitplan zu kennen. Wann rechnen Sie mit den Antworten? Wann wird der ausgewählte Anbieter bekannt gegeben? Stellen Sie sicher, dass Sie diese wichtigen Fristen angeben, damit Anbieter Sie nicht ständig wegen Updates kontaktieren müssen, wenn Sie Ihre Auswahl noch nicht getroffen haben.

Außerdem möchten Sie auch die Start- und Endzeit Ihres Projekts angeben. Die Kenntnis dieser Fristen ermöglicht es Anbietern, ihre Zeitpläne zu planen und ihre Verfügbarkeit zu bewerten, bevor sie sich für eine Antwort entscheiden. Dies kommt beiden Parteien zugute, da Sie nicht mit einem Anbieter zusammenarbeiten möchten, der Ihnen letztendlich nicht helfen kann, die Frist einzuhalten. Außerdem können Anbieter nachvollziehen, ob sie in Anbetracht ihrer aktuellen Arbeitsbelastung zu Ihrem Projekt passen.

Dies ist besonders wichtig für RFPs, die nach Servicelösungen suchen. Denken Sie daran, dass Sie Ihren Zeitplan entsprechend anpassen müssen, je nachdem, wie detailliert Ihre Anforderungen sind. Wenn Anbieter ein sehr detailliertes Angebot vorlegen müssen, benötigen sie möglicherweise mehr Zeit, um ihre Reaktion zu planen.

8: Korrektur lesen, überarbeiten und live gehen

Nachdem Sie nun alle wichtigen Informationen aufgeschrieben haben, ist es an der Zeit, Ihre Angebotsanfrage Korrektur zu lesen. Suchen Sie nach Rechtschreib- und Grammatikfehlern sowie nach komplizierten Sätzen, die möglicherweise schwer zu verstehen sind. Sie möchten professionell und vertrauenswürdig wirken und gleichzeitig Missverständnisse vermeiden.

Stellen Sie neben den Grundlagen sicher, dass Sie nach Fehlern Ausschau halten, die sich nachteilig auf den Zeitplan Ihres Projekts auswirken könnten. Ein Tippfehler in Ihrer Frist könnte beispielsweise dazu führen, dass Sie potenzielle Anbieter verlieren, weil sie diese nicht einhalten konnten, oder dass es zu einer enormen Verzögerung beim Erhalt Ihrer Angebote kommt. Alternativ könnte eine fehlende 0 in Ihrem Projektbudget bedeuten, dass Sie potenzielle Anbieter verlieren, die ein Angebot abgelehnt haben, weil die Bezahlung zu niedrig war.

Nehmen Sie alle notwendigen Überarbeitungen vor und überprüfen Sie das RFP noch einmal, um sicherzustellen, dass es professionell und klar ist. Anschließend können Sie endlich mit Ihrer Angebotsanfrage live gehen.

Best Practices zum Schreiben einer effektiven RFP

Zusätzlich zum einfachen Befolgen der obigen Schritte gibt es eine bestimmte Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre RFP die Antworten erhält, die sie verdient. Befolgen Sie diese Best Practices, um eine effektive Angebotsanfrage zu schreiben.

• Halten Sie es einfach und leicht verständlich

Um das Risiko von Missverständnissen zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Sie eine Sprache verwenden, die für Ihre potenziellen Anbieter verständlich ist. Vielleicht möchten Sie den Branchenjargon reduzieren und auf einfaches Englisch zurückgreifen, während Sie es dennoch professionell halten. Vermeiden Sie lange Aneinanderreihungen und kürzen Sie sie stattdessen auf kürzere, mundgerechtere Sätze, die leichter zu verarbeiten sind.

• Machen Sie das Beste aus Überschriften und Aufzählungszeichen

Überschriften und Aufzählungspunkte machen Ihre RFP im Vergleich zu großen Textblöcken leichter verständlich. Machen Sie das Beste aus ihnen, um Ihre Angebotsanfrage aufzulockern und übersichtlicher zu gestalten.

• Seien Sie so detailliert wie möglich

Verpassen Sie keine wichtigen Details, die potenziellen Anbietern helfen könnten, Ihr Projekt und Ihre Anforderungen besser zu verstehen. Anbieter reagieren eher mit dem richtigen Vorschlag, wenn sie eine klare Vorstellung davon haben, wonach Sie suchen und welche Rolle sie spielen werden.

Beispiel für eine Angebotsanfrage

Sie sind sich noch nicht sicher, wie Ihre Angebotsanfrage aussehen soll? Sehen wir uns ein Beispiel an, wie eine typische RFP aussieht, damit Sie sich ein besseres Bild machen können.

Angebotsanfrage: Social Media Services für June's Vintage
16. Dezember 2022
Herausgegeben von: June's Vintage
Kontaktperson: June Phillips
[E-Mail geschützt]
(445)917-3069

Einführung

June's Vintage, ein Einzelhandelsgeschäft für Vintage-Kleidung, nimmt Vorschläge an, um eine zuverlässige Agentur zu finden, die unsere sozialen Medien in unserem Namen verwaltet.Der Zweck ist:

• Erweitern Sie unsere Social-Media-Community.

• Binden Sie unser Publikum kontinuierlich ein.

• Pflegen Sie eine starke Markenpräsenz in führenden sozialen Netzwerken (Instagram, Facebook und TikTok).

Das Ziel dieser Ausschreibung ist es, eine Social-Media-Agentur zu finden, die den besten Gesamtwert bietet und beeindruckende Ergebnisse liefert.Wir hoffen, drei Monate lang ein Testprojekt durchführen zu können, nach dem wir uns möglicherweise für eine langfristige Partnerschaft entscheiden.

Hintergrund

Unser Vintage-Geschäft wurde 2007 gegründet und hat seitdem einen starken Kundenstamm in ganz Philadelphia aufgebaut.Die meisten unserer Kunden sind lokale Modebegeisterte im Alter zwischen 25 und 50 Jahren und kaufen im Geschäft ein.Da wir jedoch auf Online-Shopping-Kanäle expandieren, besteht die Möglichkeit, diese Reichweite über den lokalen Bereich hinaus auszudehnen.Dies hat sich als schwierig erwiesen, da unsere Social-Media-Präsenz ziemlich begrenzt ist und uns die Zeit und das Know-how fehlen, um unser Publikum in den sozialen Medien aktiv einzubeziehen.

Projektübersicht

Wir möchten in der Lage sein, auf drei wichtigen Social-Media-Plattformen – Instagram, Facebook und TikTok – konsistent zu posten und mit dem Publikum in Kontakt zu treten.Daher suchen wir eine Agentur, die uns bei Folgendem helfen kann:

• Erstellen Sie eine solide Social-Media-Strategie mit einem Veröffentlichungskalender.

• Entwickeln Sie frische Content-Ideen und kümmern Sie sich um die Content-Erstellung gemäß dem Veröffentlichungskalender.

• Planen und veröffentlichen Sie Beiträge in unserem Namen.

• Kundenkommentare überwachen und darauf reagieren.

• Führen Sie eine einwöchige Werbekampagne durch, um neue Follower/Kunden zu gewinnen.

Unser Budget beträgt 2.500 USD pro Monat mit etwas Spielraum für Flexibilität, je nach Serviceniveau, das bereitgestellt werden kann.Idealerweise würden wir gerne eine Agentur beauftragen, die Erfahrung in der Arbeit mit kleinen Einzelhandelsgeschäften und lokalen Unternehmen hat.

Einreichungsrichtlinien

Alle Vorschläge müssen im folgenden Format erstellt werden (Listen mit Aufzählungszeichen werden sehr geschätzt):

• Zusammenfassung

• Business-Hintergrund

• Heben Sie Ihr Alleinstellungsmerkmal hervor

• Bieten Sie relevante Erfahrungen, die Sie für das Projekt qualifizieren

• Einzelheiten zu den vorgeschlagenen Leistungen und Dienstleistungen

• Beachten Sie die Tools zur Verwaltung sozialer Medien, die Sie verwenden werden, um die erforderlichen Aufgaben auszuführen

• Nicht, wie Inhalte mit uns zur Genehmigung geteilt werden

• Fügen Sie Ihre Preise hinzu

• Referenzen und/oder Fallstudien

• Bereitstellung von Beispielen für Social-Media-Inhalte, die für frühere Kunden erstellt wurden

• Zusätzliche Geschäftsbedingungen für die Zusammenarbeit mit Ihrer Agentur

Bitte reichen Sie Ihren Vorschlag im .pdf-Format biszum 30. Januar 2023 an[email protected]ein.

Evaluationskriterien

June's Vintage wird die folgenden Kriterien verwenden, um Vorschläge zu bewerten und den richtigen Anbieter auszuwählen:

• Erfahrung in der Bereitstellung von Full-Service-Social-Media-Lösungen für mindestens 24 Monate

• Reaktionsfähigkeit auf die oben hervorgehobenen Anforderungen

• Wettbewerbsfähigkeit der Servicetarife

• Erfahrungsberichte von früheren/aktuellen Kunden

• Werkzeuge und Technologien, die zur Durchführung notwendiger Aufgaben verwendet werden

Zeitleiste

June's Vintage geht davon aus, die RFP und das Projekt gemäß dem folgenden Zeitplan abzuschließen:

• Ausstellung der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen – 16. Dezember 2022

• Frist zur Einreichung von Vorschlägen – 30. Januar 2023

• Datum der Anbieterauswahl – 15. Februar 2023

• Vertragsabschluss und weitere Projektgespräche – 20. Februar 2023

• Projektstartdatum – 1. März 2023

• Erster Projektabschluss – 31. Mai 2023

Erste Schritte mit Ihrer ersten Angebotsanfrage

Jetzt, da Sie genau wissen, wie eine Angebotsanfrage aussieht und was sie beinhalten muss, ist es an der Zeit, Ihre eigene zu schreiben. Es gibt viele kostenlose Vorlagen online, die Ihnen helfen können, die perfekte Angebotsanfrage zu verfassen.