Anforderungserfassung: Eine Kurzanleitung

Stellen Sie sich vor, Sie übernehmen die Leitung eines neuen IT-Projekts, das den Aufbau eines Callcenters vom Netzwerk bis zu den Servern beinhaltet. Das Call Center selbst wird Hunderte von Arbeitsplätzen beherbergen und die Lücke zwischen Kunde und Produkt schließen.

Es gibt viele Anforderungen an ein großes Projekt wie dieses und als Projektmanager behält man sie alle im Blick. Das Sammeln von Anforderungen ist ein Schritt im Anforderungsmanagementprozess, der aus dem Sammeln, Dokumentieren und Analysieren von Projektanforderungen besteht.

Wir beginnen mit einer Anforderungsdefinition und sehen uns dann den Prozess und die Tools an, die Sie verwenden können.

Was ist Anforderungserfassung?

Das Sammeln von Anforderungen oder das Erheben von Anforderungen ist der Prozess der Bestimmung aller Anforderungen eines Projekts. Es gibt zwei Haupttypen von Projektanforderungen, geschäftliche und technische Anforderungen.

Geschäftsanforderungen definieren, was eine Organisation mit dem Projekt erreichen wird, während technische Anforderungen erklären, wie das Projekt ausgeführt werden muss. Sie werden während der Initiierungsphase des Projektlebenszyklus gesammelt, aber Projektmanager müssen sie während des gesamten Projektzeitplans überwachen, da sie sich ändern können.

Projektmanagement-Software kann bei der Anforderungserfassung helfen. ProjectManager ist eine cloudbasierte Arbeits- und Projektmanagement-Software, die Ihre Anforderungen organisiert. Nutzen Sie unsere Aufgabenlisten-Projektansicht, um Ihre Projektanforderungen zu sammeln, zu priorisieren und zuzuordnen. Sobald sie sich in unserer Software befinden, werden sie außerdem in Echtzeit mit Live-Dashboards und Berichtsfunktionen verfolgt. Beginnen Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Eine wirklich effektive Anforderungserfassung und -verwaltung beginnt ganz am Anfang des Projekts und muss die folgenden Fragen beantworten:

• Wie lang wird die Projektlaufzeit sein?
• Wer wird an dem Projekt beteiligt sein?
• Was sind die Risiken für den Anforderungserfassungsprozess?
• Was ist unser ultimatives Ziel beim Verständnis unserer Projektanforderungen?
• Was sind unsere technischen und geschäftlichen Anforderungen?

Es klingt ziemlich einfach, aber es ist unglaublich wichtig. Sobald das Projektteam Anforderungen gesammelt hat, sollten diese in einem Anforderungsdokument zusammengestellt werden.

Was ist ein Anforderungsdokument?

Ein Anforderungsdokument wird verwendet, um zu erklären, was von dem Produkt benötigt wird. Es definiert unter anderem die Produktvision und wie sie am Ende des Projekts erreicht werden muss. Es wird jedoch nicht näher darauf eingegangen, wie es geliefert wird. Es geht vielmehr darum, das Produkt in einen Kontext zu stellen, also warum das Produkt benötigt wird oder welches Problem es löst. Die Einzelheiten, wie dies geschehen soll, sind nicht enthalten.

Verwandt: Kostenlose Vorlage zum Sammeln von Anforderungen

Warum ist das Sammeln von Anforderungen wichtig?

Erinnern Sie sich an das letzte Projekt, das Sie geleitet haben. Welche Risiken traten auf? Welche Ressourcen sind Ihnen ausgegangen? Gab es Scope Creep oder Haushaltspannen? Und insgesamt, welche Auswirkungen hatten diese Mängel auf das Projekt als Ganzes?

Fristen, Umfang, Kostenüberschreitung – ohne eine ordnungsgemäße Identifizierung der Anforderungen zu Beginn werden all diese Elemente beeinträchtigt. Designprobleme am Produkt werden beeinträchtigt und es kommt zu Verzögerungen bei der Entwicklung. Letztendlich wird Ihr Produkt nicht auf optimalen Erfolg eingestellt, da es mit einer Budgetüberschreitung konfrontiert wird.

Anforderungserfassungsprozess

Wie also erfassen Sie Anforderungen auf die effektivste und überschaubarste Weise? Typischerweise besteht das Sammeln von Anforderungen aus einigen diskreten Schritten.

1. Ernennen und zuweisen

Das Wichtigste zuerst: Wer wird die Person sein, die allen sagt, dass Sie der Projektmanager sind? Stellen Sie sicher, dass diese Person versteht, warum diese Rolle so wichtig ist – jeder muss sich mit allen Projektaktualisierungen an Sie wenden, da Sie als Wissenszentrum für den Projektfortschritt fungieren.

Sie sollten auch ermitteln, wer die wichtigsten Stakeholder sein werden. Dies sind die Personen, die Projektaktualisierungen brainstormen, analysieren, genehmigen oder ablehnen. Sie bestehen typischerweise aus Kunden, Teamleitern, Abteilungsleitern, Vorstandsmitgliedern, Geschäftspartnern oder Herstellern. Sie werden den größten Einfluss auf den Fortschritt des Projekts insgesamt haben.

2. Anforderungen & Interview eruieren

Als Nächstes sollten Sie alle von Ihnen identifizierten Stakeholder befragen. Stellen Sie ihnen Fragen wie:

• Was steht auf Ihrer Wunschliste für dieses Produktupdate?
• Was ist Ihr ultimatives Ziel für dieses Projekt?
• Was würden Sie sich von diesem Produkt wünschen, was es noch nicht tut?
• Was hat Sie überhaupt an diesem Produkt interessiert?
• Welche Änderungen würden Sie davon überzeugen, dieses Produkt anderen zu empfehlen?
• Welche Werkzeuge würden Sie brauchen, um dieses Projekt erfolgreich zu machen?
• Was sind die Bedenken, die Sie für diesen Projektprozess haben?

3. Sammeln und dokumentieren

Schreibe absolut alles auf. Schreiben Sie, bis Sie nicht mehr schreiben können. Zeichnen Sie jede einzelne Antwort auf und erstellen Sie ein leicht zugängliches Repository, auf das (genehmigte) andere zugreifen können, wenn sie auf Informationen verweisen müssen, die während der Anforderungserfassungsphase gesammelt wurden.

Diese Dokumentation wird nicht nur am Ende des Projekts hilfreich sein, wenn Sie über erreichte Ziele, durchgeführte Aktualisierungen, hinzugefügte Funktionen und behobene Fehler nachdenken, sie hilft auch dabei, die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen und die Teammitglieder konzentriert und auf Kurs zu halten.

4. Listen Sie alle Annahmen und Anforderungen auf

Dies ist das Fleisch des Prozesses. Sobald Sie die Ziele und Erwartungen aller Mitarbeiter dokumentiert haben, können Sie einen Anforderungsmanagementplan erstellen, der umsetzbar, messbar und quantifizierbar ist.

In dieser Phase antworten Sie:

• Wie lang wird die Projektlaufzeit sein? Planen Sie Ihre Zeitachse und dann Ihre Anforderungen auf dieser Zeitachse. Dies ist hilfreich, falls einige Anforderungen von Abhängigkeiten abhängig sind.
• Wer wird an dem Projekt beteiligt sein? Werden es die gesamten Design- und Entwicklungsteams sein oder nur einige wenige von jedem? Welche Teammitglieder stehen zur Verfügung? Welche Teammitglieder sind auf die Arten von Problemen spezialisiert, mit denen sich das Projekt befassen wird?
• Was sind die Risiken für den Anforderungserfassungsprozess? Definieren Sie alle Annahmen und dokumentieren Sie alle Risiken, die sich auf Ihre Anforderungen auswirken könnten. Verstehen Sie, dass Ihre Annahmen typischerweise in drei Kategorien unterteilt werden: Zeit, Budget und Umfang. Sie können von der Annahme von PTO, Urlaub und Krankheitstagen bis hin zu der Annahme reichen, dass die Stakeholder zeitnah Feedback geben.
• Was ist unser ultimatives Ziel beim Verständnis unserer Projektanforderungen? Was ist das zeitbasierte Ziel, das Budgetziel und das Umfangsziel? Wird es sein, auf dem Markt direkter mit einem Konkurrenten zu konkurrieren? Wird es sein, ein Kundenproblem zu lösen oder einen Fehler zu beheben?

Indem Sie alle oben genannten Fragen klar und präzise beantworten, erhalten Sie eine vollständige Karte Ihrer Anforderungen, die Sie den Beteiligten präsentieren können.

5. Fortschritt überwachen

Sobald Sie die Zustimmung der Stakeholder zu den von Ihnen präsentierten Anforderungen erhalten haben, implementieren Sie sie in den Zeitplan und den Prozess des Projekts. An diesem Punkt sollten Sie sicherstellen, dass Sie über eine Methode verfügen, mit der Sie alle Ihre Anforderungen in allen Teams überwachen und nachverfolgen können, um sicherzustellen, dass die Risikoauslöser niedrig bleiben.

Sie sollten diese Daten auch verwenden, um den Projektfortschritt an Projektbeteiligte zu melden, Abteilungsleitern Feedback zu geben und sicherzustellen, dass das Projekt in Bezug auf Zeit, Umfang und Budget auf Kurs ist.

Techniken zum Sammeln von Anforderungen

Jetzt, da wir wissen, was das Sammeln von Anforderungen ist, und wir die Schritte des Prozesses zum Sammeln von Anforderungen untersucht haben, sollten Sie gute Quellen haben, aus denen Sie diese erhalten können. Die primären Quellen sind Stakeholder wie Kunden, Benutzer usw. Andere Quellen könnten Experten, Analysten und Informationen über Wettbewerber sein.

Sobald die Quellen identifiziert wurden, gibt es eine Reihe von Techniken, die angewendet werden können, um die Anforderungen zu erfassen. Dies ist ein iterativer Prozess, und keine Technik zum Sammeln von Anforderungen wird die Aufgabe alleine erledigen. Sie müssen so viele verwenden, wie Sie für notwendig halten. Hier sind einige der wichtigsten Techniken zum Sammeln von Anforderungen.

Anwendungsszenarien

Ein Anwendungsfall ist ein Dokument, das erklärt, wie Benutzer Aufgaben an Ihrem Produkt ausführen werden. Es ist aus der Sicht eines Benutzers geschrieben und in Schritten ausgeführt, die Folgendes umfassen: Wer verwendet das Produkt, was er vom Produkt erwartet, das Ziel des Benutzers, die Schritte, die er unternimmt, um seine Aufgabe zu erfüllen, und wie das Produkt auf seine Aktion reagiert.

Brainstorming

Führen Sie eine Brainstorming-Sitzung mit einer Gruppe von Teilnehmern durch, die über das Produkt sagen können, was sie wollen, solange sie es für wichtig halten. Lassen Sie einen Moderator die Gruppe leiten und ihre Antworten organisieren und priorisieren. Beginnen Sie damit, das Ziel der Brainstorming-Sitzung zu erklären, lassen Sie die Gruppe so viele Ideen wie möglich einbringen, kritisieren oder debattieren Sie nicht und sammeln Sie nach Abschluss alle Informationen.

Verwandt: Vorlage für kostenlose Aktionselemente

Mind-Mapping

Mind Mapping ist eine weitere Möglichkeit, Ideen zu sammeln. Es beinhaltet die Erstellung einer Mindmap, die damit beginnt, die zentrale Idee in die Mitte einer Seite zu stellen. Verwenden Sie dann Linien, Pfeile, Sprechblasen und verschiedene Farben, um die Verbindung zwischen dem roten Faden und den daraus entstehenden Ideen aufzuzeigen. Es ermöglicht eine organische Entwicklung von Ideen, die sich auf Ihre zentrale Idee beziehen. Es zeigt, wie verschiedene Fakten zusammenhängen.

Tools zum Sammeln von Anforderungen

Am Ende des Projekts hängt die Fähigkeit, den Erfolg oder Misserfolg zu analysieren und zu verstehen, vollständig von den Tools ab, mit denen Sie alles dokumentieren.

Bevor Sie also überhaupt anfangen, möchten Sie, wie bereits erwähnt, ein Repository für Ihre gesamte Dokumentation. Vielleicht ist dies ein File-Sharing-System, bei dem alle Dokumente von mehreren Benutzern auf demselben Server abgerufen werden können. Oder das Tool, das Sie benötigen, umfasst ein Zeiterfassungssystem, mit dem Sie die Zeit analysieren können, die jedes Teammitglied für bestimmte Bereiche früherer Projekte aufgewendet hat, um zu verstehen, wie lange es für dieses Projekt dauern könnte.

Es wäre auch von Vorteil, eine Vorlage zum Sammeln von Anforderungen herunterzuladen, um Ihren Projektprozess voranzutreiben. Dies wird allen helfen, sich an Geschäftsanforderungen, Benutzeranforderungen und Systemanforderungen zu orientieren.

Was auch immer die Tools sein mögen, stellen Sie sicher, dass sie von mehreren Standorten und auf mehreren Computern zugänglich sind, unabhängig davon, wo die beteiligten Personen stationiert sind. Sie möchten es allen so einfach wie möglich machen, über alle Kanäle hinweg zu kommunizieren, Updates zu senden und Feedback zu geben.

Vorlagen zum Sammeln von Anforderungen

Unabhängig von der Technik oder Kombination davon zum Sammeln von Anforderungen müssen Sie diese in einem Dokument zusammenfassen. Vorlagen sind ein großartiges Werkzeug, um Anforderungen und mehr zu sammeln. ProjectManager ist der Online-Hub für kostenlose Vorlagen zu allen Aspekten eines Projekts. Hier sind einige, die Ihnen beim Sammeln von Anforderungen helfen können.

Vorlage zum Sammeln von Anforderungen

Die erste kostenlose Vorlage ist unsere Anforderungsvorlage für Word. Es gibt ein Deckblatt, um die Erfassung der Anforderungen von anderen Projekten zu unterscheiden, und einen Ort, an dem alle Überarbeitungen des Dokuments nachverfolgt werden können. Dann können Sie das Projekt, seinen Zweck, Umfang und Zeitplan beschreiben. Es gibt sogar einen Raum für Stakeholder, um ihre Gedanken festzuhalten.

Stakeholder-Analyse-Vorlage

Apropos Stakeholder, unsere kostenlose Stakeholder-Analysevorlage für Excel hilft Ihnen dabei, Ihre Stakeholder zu identifizieren und zu verwalten. Sie können diese kostenlose Vorlage verwenden, um die am Projekt beteiligten Stakeholder, ihre Beziehung zum Projekt und das Maß an Engagement zu beschreiben, was Ihnen bei der Planung ihrer Verwaltung hilft.

Vorlage Projektplan

Schließlich müssen Sie all diese Informationen nehmen und sie verwenden, um Ihren Plan zu informieren. Unsere kostenlose Projektplanvorlage für Word hilft Ihnen, die Arbeit einzugrenzen und in überschaubare Aufgaben zu zerlegen. Es gibt auch Raum, um die Arbeitsbelastung Ihres Teams zu verwalten. Die Projektplanvorlage nimmt alle gesammelten Anforderungen auf und setzt sie praktisch um.

ProjectManager hilft bei Anforderungen

Der Schlüssel zu jedem großartigen Projekt ist, dass alle Anforderungen von Anfang an erfasst sind. Dies erfordert eine nahtlose Kommunikationsmethode über alle Kanäle und ein Repository, das Daten für endlose Zeit speichern kann. ProjectManager verfügt über Tools, die dies nicht nur möglich, sondern auch einfach machen. Mit unserer Cloud-basierten Software können Sie und Ihr Team eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten hosten, sodass Sie alle Anfragen von Personen beliebig lange speichern können.

Planen Sie Ihr Projekt in interaktiven Gantt-Diagrammen

Benötigen Sie ein funktionsübergreifendes Gantt-Diagramm mit einem Zeiterfassungssystem? Unsere Software hostet hybride Tools, die sich anpassen können, wenn Ihr Projekt voranschreitet. Unser Gantt macht alles, wofür Gantts bekannt sind und mehr. Sie können nach dem kritischen Pfad filtern und eine Baseline festlegen, um die Abweichung zwischen Ihrem geplanten Aufwand und dem tatsächlichen Fortschritt zu verfolgen.

Verwenden Sie mehrere Projektansichten

Unsere Software verfügt über mehrere Projektansichten, sodass Ihre Planung im Gantt im gesamten Tool aktualisiert wird, sei es in der Kanban-Tafel, Aufgabenliste, Blatt- oder Kalenderansicht. Jeder kann arbeiten, wie er möchte, und in Echtzeit kommunizieren, egal wo er sich befindet.

Kollaborativ bis zum Kern

ProjectManager eignet sich hervorragend für Teams, die mit mehr Transparenz über mehrere Standorte hinweg kommunizieren möchten. Mit unserer Software können Sie effektiv und einfach zusammenarbeiten, indem Sie Kommentare von wichtigen Stakeholdern oder Teammitgliedern hinzufügen. Außerdem können Beauftragte Aufgaben planen und Benachrichtigungen erstellen, um sicherzustellen, dass Kunden gut verwaltet werden und der Zeitplan intakt bleibt.

Unsere Plattform ist die Single Source of Truth für Ihr Projekt. E-Mail-Benachrichtigungen und In-App-Benachrichtigungen halten Sie über Kommentare und Fortschritte auf dem Laufenden. Echtzeit-Dashboards und Ein-Klick-Berichte liefern die Live-Daten, die Sie benötigen, um aufschlussreiche Entscheidungen für ein erfolgreiches Projekt zu treffen.

Das Sammeln und Verwalten von Anforderungen über mehrere Teams hinweg ist keine leichte Aufgabe. Stellen Sie sicher, dass Teammitglieder und Stakeholder auf jeden Fall auf dem Laufenden sind. ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Teams dabei unterstützt, effektiv über mehrere Kanäle hinweg zusammenzuarbeiten. Beginnen Sie noch heute kostenlos.