Projektanforderungsmanagement: Eine Kurzanleitung

Jedes Projekt hat Anforderungen, was bedeutet, dass jeder Projektmanager mit einem Anforderungsmanagementplan vorbereitet sein sollte. Wie funktioniert das? Angenommen, Ihr Unternehmen baut ein neues Vertriebszentrum, das Berichten zufolge Hunderte von neuen Arbeitsplätzen schaffen wird. Es wird neue Mitarbeiter, eine neue Personalabteilung und neue Geräte umfassen.

Aber ohne den Einblick von allen Seiten – Ihren Kundenbetreuern, Stakeholdern, Teammitgliedern und dem Kundenstamm⁠ – wie sollen Sie wissen, welche Projektanforderungen erforderlich sind, um dieses Distributionszentrum zum Erfolg zu führen?

Aus diesem Grund ist das Anforderungsmanagement eine wichtige Facette, die es zu meistern gilt, da es für den langfristigen Erfolg eines Projekts unerlässlich ist.

Was sind Anforderungen im Projektmanagement?

Im Projektmanagement sind Anforderungen eine Gruppe von Aufgaben oder Bedingungen, die erfüllt werden müssen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Sie können Produkteigenschaften, Qualität, Dienstleistungen oder sogar Prozesse umfassen. Der Zweck dieser Anforderungen besteht darin, sicherzustellen, dass die Ressourcen und die langfristigen Ziele des Unternehmens am Ende des Projekts aufeinander abgestimmt sind.

Diese Projektmanagement-Anforderungen zur Hand zu haben, ist für die Verwaltung und Durchführung von Projekten unerlässlich. ProjectManager ist eine Software mit unbegrenztem Dateispeicher und Echtzeitkommunikation, die als zentrale Drehscheibe für alle Ihre Projektanforderungen fungiert. Verwenden Sie unsere Listenansicht, um alle Ihre Projektanforderungen schnell zu überprüfen, aber jede unserer mehreren Projektansichten kann überall und jederzeit auf die Dateien zugreifen. Wenn Dateien aktualisiert werden, werden alle per E-Mail und In-App-Benachrichtigungen benachrichtigt, sodass es nur eine Quelle der Wahrheit gibt. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Arten von Projektanforderungen

Im Allgemeinen können Anforderungen auf drei Arten kategorisiert werden: Geschäftsanforderungen, Lösungsanforderungen und Stakeholder-Anforderungen.

Geschäftsanforderungen

Geschäftsanforderungen sind die allgemeinen Anforderungen des Unternehmens für die Durchführung des Projekts. Anforderungen, die in diese Kategorie fallen, sind grundlegendere, langfristige Anforderungen, die mit den langfristigen Zielen der Organisation übereinstimmen.

Lösungsanforderungen

Die Lösungsanforderungen sind stärker produktorientiert und gehen etwas tiefer in die Tiefe. Sie können funktional oder nicht funktional sein und stellen sicher, dass das Endergebnis des Produkts sowohl den Anforderungen des Produkts als auch den Anforderungen des Produkts entspricht.

Wie in unserem obigen Beispiel können die Lösungsanforderungen eine funktionale Anforderung beinhalten, wie z. B. die Implementierung der richtigen Tools, die das Vertriebsteam benötigt, um seine Arbeit mit dem neuen CRM zu erledigen. Eine nicht funktionale Anforderung wäre, wenn das CRM-Tool auch einen Content-Marketing-Kalender enthält, um auch das Marketingteam zu unterstützen, aber das ist nicht unbedingt eine Notwendigkeit.

Stakeholder-Anforderungen

Stakeholder-Anforderungen beschreiben Ihr Schlüsselpersonal, das Meilensteine ​​abzeichnet, die Arbeit erstellt, Ergebnisse abschließt und vieles mehr. Dies können Kunden, Teammitglieder, Geschäftspartner oder wichtige Führungskräfte sein. Es erfordert einen hartnäckigen Projektmanager, um sicherzustellen, dass die Anforderungen aller Beteiligten während des gesamten Projekts ausgewogen sind. Sie ist essenziell für ein gutes Stakeholder-Management.

Was ist Anforderungsmanagement?

Anforderungsmanagement ist der Prozess des Dokumentierens, Analysierens, Verfolgens, Priorisierens und Validierens von Projektanforderungen. Einfach ausgedrückt muss der Projektmanager Anforderungen von allen Beteiligten sammeln, um dann einen Anforderungsmanagementplan zu erstellen. Der Anforderungsmanagementplan fungiert als Leitfaden, der alle Projektanforderungen auflistet und Richtlinien und Verfahren zu deren Erfüllung definiert.

Sobald das Projekt beginnt, muss das Projektmanagementteam sicherstellen, dass die Projektaktivitäten und Ergebnisse an den zuvor definierten Projektanforderungen ausgerichtet sind.

Das Anforderungsmanagement ist eine fortlaufende Aktivität, bei der der Projektmanager mit den Beteiligten kommunizieren muss, um mit Änderungen an den ursprünglichen Anforderungen Schritt zu halten. Alle Änderungen an den Projektanforderungen sollten mit einer definierten Änderungsmanagementrichtlinie ordnungsgemäß gesteuert werden.

Der Anforderungsmanagementplan (RMP)

Es ist wichtig, einen Anforderungsmanagementplan – oder RMP – zu haben. Dieser Plan enthält normalerweise die folgende Checkliste:

• Rollen und Verantwortlichkeiten der Stakeholder : Wurden diese Rollen identifiziert? Wurde für jede Aufgabe ein Verantwortlicher zugewiesen, der das Risiko überwacht und das Tagesgeschäft verwaltet?
• Anforderungsmanagementprozess : Wurden sie von allen Abteilungen und Stakeholdern erhoben, dokumentiert und verstanden?
• Definieren Sie Ihre Anforderungstypen : Was sind die funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen?
• Ordnen Sie Ihre Anforderungsartefakte zu : Dies kann ergänzende Dokumente zur Überprüfung durch die Stakeholder enthalten.
• Anforderungen priorisieren : Nicht jede Anforderung ist gleich wichtig. Wenn eine Anforderung viele Abhängigkeiten hat, wird sie in der Liste nach oben verschoben, um sicherzustellen, dass sie nicht eine Reihe anderer Aufgaben aufhält. Aber wenn es ein eigenständiger Bedarf ist? Dann kann es depriorisiert werden.
• Machen Sie es nachverfolgbar : Eine der mit Abstand wichtigsten Komponenten eines guten Anforderungsmanagements ist die Nachverfolgbarkeit. Durch die Verfolgung Ihrer Anforderungen erhalten Stakeholder und Teammitglieder einen Einblick, warum die Anforderung vorhanden ist, welche Änderungen vorgenommen wurden und ob die Anforderung vollständig ist.
• Integrieren Sie ein Nummerierungs- oder Versionierungssystem : Dies soll sowohl den Beteiligten als auch den Teammitgliedern helfen, einen Überblick darüber zu erhalten, wie viele Überarbeitungen bei jedem Meilenstein aufgetreten sind, und sicherstellen, dass immer die neueste bearbeitet wird.
• Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan : Wie bereits erwähnt, ist es am besten, so transparent wie möglich zu sein und alles zu dokumentieren. Dies wird hilfreich sein, wenn es an der Zeit ist, zu überprüfen, wo das Projekt am besten abgeschnitten hat und wo Schluckauf aufgetreten ist. Ein Kommunikationsplan kann auch die Zustimmung der Mitarbeiter fördern und die Erwartungen an Stakeholder und Teammitglieder steuern.

Der Anforderungsmanagementprozess in 5 Schritten

Eine frühzeitige Auflistung Ihrer Anforderungen kann eine Kommunikationsbarriere zwischen dem Benutzer und dem Entwickler, dem Stakeholder und dem Teammitglied sowie dem Unternehmen und dem Kunden durchbrechen. Lassen Sie uns den Prozess der Erfassung dieser Anforderungen besprechen.

1. Anforderungserhebung

Wie bei jedem gut geplanten Projekt beginnen Sie den Planungsprozess, indem Sie die Anforderungen und Projektanforderungen anderer befragen und untersuchen. Dies könnte ein Überblick über Ihre gesamte Stakeholder-Liste, das Kundensupport-Team, die Vertriebsmitarbeiter und ihre Bedürfnisse oder Ihre Kunden sein. Dieser Prozess wird als Anforderungserhebung bezeichnet und ist der erste Schritt zum Sammeln von Anforderungen für Ihr Projekt. Verwenden Sie unsere kostenlose Vorlage zum Sammeln von Anforderungen, um loszulegen.

2. Anforderungsdokumentation und Verständnis

Schreiben Sie alles auf und dokumentieren Sie die Produktspezifikationen, damit andere Teammitglieder den Projektumfang von Anfang an nachvollziehen können. Dieser Teil des Prozesses wird Anforderungsdokumentation und -verständnis genannt. Je detaillierter Sie werden können, desto besser.

3. Kommunizieren Sie früh und oft

Machen Sie Ihre Anforderungsdokumentation einfach abteilungsübergreifend übersetzbar. Auch wenn sie noch nie ein Meeting mit Ihnen hatten, sollten sie die Projektanforderungen und den Umfang von Anfang an klar verstehen. Fügen Sie auch aktualisierte Notizen von Stakeholdern und internen Meetings hinzu, damit alle Beteiligten das Gefühl haben, vom Projekt unterstützt zu werden, wenn sie die Aktualisierungen verfolgen.

Verstehen Sie Ihre Annahmen

Wenn Sie Ihre Annahmen in Ihrem Projekt verstehen, können Sie die Anforderungen darin besser ausbalancieren. Annahmen beziehen sich normalerweise auf drei Dinge: Zeit, Budget und Umfang. Annahmen bei der Verwaltung Ihrer Anforderungen können wie folgt aussehen:

• Urlaubs-, PTO- und Krankenstand werden nicht berücksichtigt
• Es wird nicht berücksichtigt, ob Werkzeuge funktionsfähig oder reparaturbedürftig sind
• Unter der Annahme, dass die Stakeholder während der Meilensteine ​​rechtzeitig Feedback geben

4. Anforderungen überwachen und verfolgen

Stellen Sie während des gesamten Projekts sicher, dass Sie Ihre Anforderungen auf allen Teamebenen überwachen und nachverfolgen, um sicherzustellen, dass das Risiko in jeder Phase gering bleibt. Sie können diese Daten auch verwenden, um sicherzustellen, dass das Projekt in Bezug auf Zeit, Umfang und Budget auf Kurs ist, sodass Sie Ihre Ergebnisse den wichtigsten Beteiligten melden können, wenn es an der Zeit ist, Meilensteine ​​zu überprüfen.

5. Verwalten von Anforderungen während der Projektausführung

Anforderungen werden normalerweise nicht von einer Abteilung in einer Organisation verwaltet; Sie werden von der strategischen Planung bis zum Portfoliomanagement, Programmmanagement, Projektmanagement und den Abteilungen für kontinuierliche Verbesserung verwaltet.

Die Verwaltung Ihrer Anforderungen über den gesamten Projektverlauf hinweg hat fünf Vorteile: Es hilft, Kosten zu senken, kann die Projektqualität verbessern, die Zeit bis zum Abschluss des Projekts verkürzen, Risiken verringern und Ihren Scope-Management-Plan effektiver machen.

Wie stelle ich sicher, dass Anforderungen erfüllt wurden?

Es ist wichtig, dass Sie das Projekt bei jedem Meilenstein und auch ganz am Ende mit den Stakeholdern überprüfen. Führen Sie eine Post-Mortem-Überprüfung durch, bei der Sie Ihre Interviewfragen und Ihre Projektabschluss-Checkliste durchgehen, um abschließende Informationen zu sammeln. Sie können auch zusätzliche Fragen stellen, um neue Informationen zu erhalten. Dies kann beinhalten:

• Hatten Sie den Eindruck, dass der Projektablauf reibungslos verlaufen ist? Ja oder Nein?
• Was hätte in diesem Projektprozess verbessert werden können?
• Was haben Sie aus diesem Projektprozess gelernt?
• Was empfehlen Sie uns für zukünftige Projekte?

Am Ende des Projekts dreht sich alles um die Rückverfolgbarkeit. Wenn Sie auf eine Anforderung zurückblicken und alle Änderungen sehen können, die sie durchlaufen hat und wie sie abgeschlossen wurde, können Sie und Ihr Team einschätzen, ob es sich um eine echte Lösung handelt oder nicht. Sie können auch erfahren, ob es damit zusammenhängende nichtfunktionale Anforderungen gibt.

Das Verständnis des Projektergebnisses und seiner Anforderungen dreht sich um die Verwaltung der Rückverfolgbarkeit während des gesamten Projektlebenszyklus, damit Sie es danach gründlich überprüfen können.

ProjectManager hilft beim Anforderungsmanagement

Der Schlüssel zu jedem großartigen Projekt ist es, Überraschungen zu minimieren. Beim Anforderungsmanagement ist das Ziel genau das: eine Umgebung zu schaffen, in der Kommunikation der Name des Spiels ist und alle auf derselben Seite sind, sodass Überraschungen begrenzt sind. ProjectManager verfügt über Tools, die dies nicht nur möglich, sondern auch einfach machen.

Mit unseren cloudbasierten Gantt-Diagrammen sehen Sie und Ihr Team den gesamten Projektplan auf einen Blick, inklusive aller Abhängigkeiten. Müssen Sie eine Anforderung bearbeiten? Unsere Gantt-Diagramme sind einfach zu bearbeiten und können alle Änderungen aufnehmen, sodass sie nachvollziehbar sind.

ProjectManager eignet sich hervorragend für Teams, die auf breiter Front mit mehr Transparenz kommunizieren möchten. Mit mehreren Ansichten wie Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards und Aufgabenlisten können Sie einfach zusammenarbeiten, indem Sie Kommentare von wichtigen Stakeholdern oder Teammitgliedern präsentieren. Außerdem werden Benachrichtigungen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gesendet, wenn ein Teammitglied eine Aufgabe aktualisiert.

Die Verwaltung von Anforderungen über mehrere Teams hinweg ist keine leichte Aufgabe. Bestätigen Sie, dass alle an Ihrem Projekt Beteiligten auf der gleichen Seite sind, egal was passiert. ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Teams dabei unterstützt, effektiv über mehrere Plattformen hinweg zusammenzuarbeiten. Melden Sie sich noch heute für unsere kostenlose 30-Tage-Testversion an.