So verfolgen Sie die Ressourcenverfügbarkeit im Projektmanagement

Projekte werden geplant und terminiert, aber das ist nur die Einleitung zur eigentlichen Arbeit. Um Projekte fristgerecht auszuführen, ohne das Budget zu überschreiten, muss ein Projektmanager die Ressourcenverfügbarkeit verstehen. Es ist Teil des größeren Prozesses des Ressourcenmanagements.

Ressourcen sind alles, was zur Erledigung von Projektaufgaben verwendet wird, einschließlich Materialien, Ausrüstung, Arbeitskraft und mehr. Wir sprechen über die verschiedenen Arten von Projektressourcen, warum sie für das Projektmanagement so wichtig sind und wie Ressourcenmanagement-Software Ihnen bei der Verwaltung der Ressourcenverfügbarkeit hilft.

Was ist Ressourcenverfügbarkeit?

Bei der Ressourcenverfügbarkeit geht es darum, zu verstehen, was Sie zur Ausführung eines Projekts benötigen, wann und unter welchen Umständen. Die Fähigkeit, die Ressourcen zu koordinieren, die Sie für die Umsetzung Ihres Projekts benötigen, ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projekt, das seine Frist einhält und sein Budget einhält.

Zu jedem effektiven Ressourcenmanagementplan gehört es, herauszufinden, wie Ressourcen verteilt und zugewiesen werden. Zunächst muss ein Projektmanager wissen, welche Ressourcen für das Projekt benötigt werden. Das ist leichter gesagt als getan.

Dann müssen Sie alle Ressourcen kennen, von den Tools, die Ihr Team verwenden wird, bis hin zu dem Team, das Sie zusammenstellen werden. Sobald Sie eine gründliche Ressourcenliste haben, müssen Sie diese wie Puzzleteile zusammensetzen, damit sie in Ihren Zeitplan passen, damit sie geliefert werden, wenn Sie sie brauchen. Andernfalls kommt es zu kostspieligen Verzögerungen.

Projektmanagement-Software mit Ressourcenmanagement-Tools ist für die Planung und Terminierung Ihrer Ressourcen unerlässlich. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagementsoftware mit leistungsstarken Gantt-Diagrammen, mit denen Sie Ihre Ressourcen organisieren und mit Ihren Projektaufgaben verknüpfen können. Sie können alle vier Arten von Abhängigkeiten verknüpfen, um Verzögerungen zu vermeiden, und sogar nach dem kritischen Pfad filtern, um die Priorisierung der Arbeit zu erleichtern. Wenn Sie einen Basisplan festlegen, erfassen Sie Ihren Ressourcenplan und können ihn in Echtzeit verfolgen, indem Sie den geplanten Aufwand mit dem tatsächlichen Aufwand vergleichen. Informieren Sie sich über die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen und halten Sie den Zeitplan ein. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Arten von Projektressourcen

Die Liste der Projektressourcen ist nahezu endlos, sie lassen sich jedoch in zwei Kategorien einteilen: materielle und immaterielle. Materielle Ressourcen sind materielle Bedeutung, Menschen, Orte und Dinge. Immaterielle Ressourcen wie Energie, Moral, Zeit, Informationen usw. sind nicht materiell.

Das bedeutet nicht, dass diese Dichotomie alle Projektressourcen definiert. Es gibt einige, die schwieriger zu klassifizieren sind, zum Beispiel Geld. Es ist greifbar, da man es in der Hand halten und zählen kann. Aber es ist auch insofern immateriell, als sein Wert von dem Staat abhängt, der es ausgestellt hat.

Daher sind für eine angemessene Definition der Projektressourcen etwas detailliertere Angaben erforderlich. Beim Management eines Projekts ist es hilfreich, die Ressourcen in diese sieben Kategorien einzuteilen: Menschen, Informationen, Materialien, Werkzeuge, Energie, Kapital und Zeit. Lassen Sie uns jeden dieser Begriffe definieren und zum besseren Verständnis ein Beispiel zur Veranschaulichung bereitstellen.

Menschen

Dabei handelt es sich um Ihre Humanressourcen, beispielsweise um die Teams, die Sie zur Durchführung des Projekts zusammenstellen. Es heißt, Menschen seien Ihre wertvollste Ressource. Dafür gibt es einen Grund. Ohne Ihr Team sind die anderen sechs Ressourcenkategorien wirkungslos. Sie können alles Geld der Welt und einen tollen Werkzeugsatz haben, aber ohne ein Team bleibt Ihnen nur eine karge Baustelle. Nehmen Sie sich die Zeit, ein Team mit den Fähigkeiten und Erfahrungen zusammenzustellen, die Sie zum Erreichen Ihrer Ziele benötigen.

Information

Auch das Wissen, das Sie und Ihr Team benötigen, um das Projekt abzuschließen, ist eine Ressource. Unabhängig davon, ob Sie sie schulen müssen oder ob sie mit den bereits erlernten Fähigkeiten zum Projekt kommen, sind diese Informationen für den Erfolg des Projekts von unschätzbarem Wert. Informationen können alles sein, von der Kenntnis, wie man die zur Ausführung der Aufgaben erforderlichen Werkzeuge verwendet, bis hin zum Verständnis der Prozesse und Methoden des Projekts. Informationen sind flexibel und Teams müssen es auch sein. Wenn sich die Dinge ändern, müssen sich alle schnell anpassen.

Materialien

Materialien sind leicht zu verstehen, da sie greifbar sind. Diese Objekte werden bei der Ausführung des Projekts verwendet und können alles sein, von Ziegeln und Mörtel, wenn Sie im Baugewerbe arbeiten, bis hin zu Papier und Bleistiften, wenn Sie in einer abstrakteren Umgebung arbeiten. Im Allgemeinen beziehen sich Materialien jedoch auf konkretere Projekte, beispielsweise auf den Bau oder die Fertigung. Diese Branchen müssen sich mit dem Lieferkettenmanagement und der Materialbeschaffung befassen, was die Ressourcenverfügbarkeit um eine weitere Ebene erweitert.

Werkzeug

Werkzeuge sind eine weitere greifbare Ressource. Sie werden jedoch während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts verwendet und nicht ausschließlich während der Ausführungsphase. Die Palette der Werkzeuge reicht von Bau- und Fertigungswerkzeugen wie Hämmern und schweren Maschinen bis hin zu Hardware und Software. Computer werden für fast jedes Projekt verwendet, wobei die verwendete Software eher auf die Art des Projekts zugeschnitten ist. Was auch immer der Fall ist, Werkzeuge sind notwendige Ressourcen für jedes Projekt und ihre Verfügbarkeit ist der Schlüssel zum Projekterfolg.

Energie

Viele nennen Energie möglicherweise nicht in einer Liste der benötigten Ressourcen, aber sie ist unerlässlich. Energie könnte die Energie bedeuten, die die im Projekt verwendeten Werkzeuge und Maschinen in ein Werkzeug oder eine Software umwandelt, die Ihr Team produktiv macht. Bei den meisten Projekten ist Energie gleich Strom. Es betreibt Ihren Computer, der als Arbeitsplatz für die Softwareentwicklung und mehr dient. Aber Bau- und sogar einige Fertigungsprojekte erfordern andere Arten von Energie, sei es Benzin oder Diesel. Es ist von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass Sie über eine unterbrechungsfreie Energiequelle verfügen, und sollte Teil jeder Ressourcenverfügbarkeitsplanung sein.

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Geld

Jeder weiß, dass Projekte scheitern, wenn sie nicht finanziert werden, und doch ist das Geld oft nicht in den Ressourcenverfügbarkeitsplänen enthalten. Aber bevor ein Projekt voranschreiten kann, benötigen Sie natürlich finanzielle Unterstützung von den Beteiligten. Wenn Sie nicht ausreichend finanziert sind oder Ihr Budget schlecht verwalten, wird das Projekt nicht fortgesetzt. Mit Geld kann man aus fast jeder Ressource mehr herausholen, aber ohne Geld steckt man fest.

Zeit

Zeit ist eine Ressource, die Sie verwalten, aber niemals kontrollieren können. Im Projektmanagement gibt es keine Auszeiten. Daher ist die genaue Planung Ihrer Ressourcen, damit sie zur Stelle sind, wenn Sie sie brauchen, ein weiterer wichtiger Aspekt des Ressourcenmanagements. Wenn Sie Ihr Projekt auf einer Zeitleiste haben, können Sie das gesamte Projekt von Anfang bis Ende betrachten und von Ihrem Abgabetermin aus rückwärts arbeiten, um sicherzustellen, dass Sie alles in der vorgegebenen Zeit erledigen können. Zeit ist universell und wirkt sich auf jedes Projekt aus, aber sie ist eine der schwer fassbaren Ressourcen auf dieser Liste.

Warum ist es wichtig, die Ressourcenverfügbarkeit zu verfolgen?

Die Möglichkeit, die Ressourcenfähigkeit zu verfolgen, ist der Schlüssel zur Verwaltung Ihrer Ressourcen. Wenn Sie nicht wissen, wo sich Ihre Ressourcen befinden, können Sie sie nicht zum richtigen Zeitpunkt dorthin bringen, wo sie sein sollen. Deshalb ist die Planung, Terminierung und Optimierung Ihrer Projektressourcen so wichtig. Andernfalls verschwenden Sie Projektressourcen und das kostet Sie Zeit und Geld.

Es gibt viele Möglichkeiten, die Ressourcenverfügbarkeit zu verfolgen. Drei der gebräuchlichsten Methoden sind Ressourcenplanung, Ressourcenplanung und Ressourcenoptimierung. Nutzen Sie diese, um Ihre Ressourcen zu überwachen und sie effektiver einzusetzen.

Ressourcenplanung

Die Ressourcenplanung wird verwendet, um Ressourcen möglichst effizient Aufgaben oder Projekten zuzuordnen. Ein Teil davon ist die Planung des Start- und Enddatums, das Sie für die Ressourcen benötigen, um das Projekt abzuschließen. Diese Daten basieren auf der Ressourcenkapazität und -verfügbarkeit.

Ressourcenplanung

Bei der Ressourcenplanung geht es darum, die Ressourcen zu identifizieren, die Sie für ein Projekt benötigen, und wie Sie diese beschaffen und zuweisen. Dies gilt für das Projektmanagement, ist aber auch ein wichtiger Teil des Portfoliomanagements, wenn Sie Ressourcen über mehrere Projekte hinweg teilen müssen.

Ressourcenoptimierung

Unter Ressourcenoptimierung versteht man Methoden, die sicherstellen, dass die Verfügbarkeit menschlicher und nichtmenschlicher Ressourcen mit dem Projektzeitplan übereinstimmt. Zu den Techniken, um dies zu erreichen, gehören Ressourcennivellierung (Anpassung von Start- und Enddaten), Ressourcenglättung (Anforderungen innerhalb des Budgets halten, um das Hinzufügen weiterer Ressourcen zu vermeiden) und umgekehrte Ressourcenzuweisung (beginnend mit der letzten oder kritischsten Aufgabe und Planung rückwärts von dort).

So verwalten Sie Ihre Ressourcenverfügbarkeit mit ProjectManager

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, die Ihnen die Tools zum Planen, Verwalten und Verfolgen Ihrer Ressourcen in Echtzeit bietet. Unsere Software verfügt über Arbeitszeittabellen, mit denen Sie Ihre Arbeitskosten verfolgen und sehen können, wie viel Prozent der Aufgaben Ihres Teams erledigt sind. Darüber hinaus gibt es mehrere Projektansichten wie Aufgabenlisten, Kanban-Boards und mehr, die es Ihren Teams ermöglichen, so zu arbeiten, wie sie möchten, während Manager Transparenz über ihren Prozess erhalten. Manager können potenzielle Engpässe erkennen und Ressourcen schnell neu zuweisen, um die Kapazitätsauslastung der Teams aufrechtzuerhalten.

Überwachen Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams mit Arbeitsbelastungsdiagrammen

Die Planung und Planung Ihrer Ressourcen ist nur der erste Schritt. Sie müssen sie auch verfolgen. Mit unserer Software können Sie die Fähigkeiten und Verfügbarkeiten Ihres Teams auflisten, einschließlich PTO, Urlaub und weltweiter Feiertage, was das Onboarding erleichtert und die Zuweisung von Aufgaben zum Kinderspiel macht. Wenn Sie zur farbcodierten Arbeitsauslastungsseite wechseln, können Sie auf einen Blick sehen, wer überlastet ist. Ordnen Sie ihre Aufgaben einfach direkt aus dem Diagramm neu zu, um ihre Arbeitsbelastung auszugleichen und Ihre Ressourcen produktiver zu machen.

Verfolgen Sie die Ressourcennutzung mit Echtzeit-Dashboards

Ein weiteres Tool zur Nachverfolgung von Ressourcen in Ihrem Projekt ist unser Echtzeit-Dashboard. Es ist keine zeitaufwändige Konfiguration erforderlich, wie dies bei einfacher Software der Fall ist. Unser Live-Dashboard sammelt sofort Echtzeitdaten und zeigt sie automatisch in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen an. Sie können Zeit, Kosten und mehr verfolgen. Klicken Sie einfach auf das Dashboard, um eine allgemeine Ansicht Ihres Projekts oder Portfolios zu erhalten.

Wenn Sie mehr Details wünschen, als im Echtzeit-Dashboard verfügbar sind, können Sie ganz einfach eine Reihe von Berichten zum Projektstatus, Portfoliostatus, Abweichungen, Stundenzetteln und mehr erstellen. Jeder Bericht ist anpassbar, sodass Sie die Daten filtern können, um nur das anzuzeigen, was Sie sehen möchten. Darüber hinaus können alle Berichte problemlos in verschiedenen Formaten geteilt werden, um die Stakeholder auf dem Laufenden zu halten.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die es Teams ermöglicht, ihre Arbeit in Echtzeit zu planen, zu verwalten und zu verfolgen. Neben der Ressourcenverwaltung gibt es Aufgabenverwaltungs- und Risikomanagementfunktionen auf einer kollaborativen Plattform, die Teams über Abteilungen und Zeitzonen hinweg verbindet. Treten Sie Teams bei Avis, Nestle und Siemens bei, die unser Tool verwenden. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.