Ressourcenprognose im Projektmanagement: Eine Kurzanleitung

Bevor Sie sich mit einem neuen Projekt befassen, müssen Sie einige Dinge wissen. Sind die Kosten die Rendite wert? Schaffst du es bis zum Abgabetermin richtig? Haben Sie die Ressourcen? Mit Ressourcenprognosen können Sie diese letzte Frage beantworten.

Ressourcen sind alles, was Sie zur Ausführung des Projektplans benötigen. Von Ihrem Team bis hin zu den benötigten Werkzeugen, Materialien, Geräten, Software, Büroräumen und so weiter. Möchten Sie wissen, warum Ressourcenprognosen so wichtig sind? Weiter lesen.

Was ist Ressourcenprognose im Projektmanagement?

Die Ressourcenprognose ist eine Möglichkeit, die Anzahl der erforderlichen Ressourcen abzuschätzen, um Ihr Projekt erfolgreich umzusetzen. Es ist ein Tool, das von Projektmanagern und ihren Teams verwendet wird, um zu sehen, ob sie über die Ressourcen verfügen, die sie benötigen, um die zugewiesenen Aufgaben in einem Projekt abzuschließen.

Wie bereits erwähnt, können Ressourcen viele Dinge bedeuten. Die wertvollste Ressource in jedem Projekt sind jedoch die Menschen, die dieses Projekt verwirklichen. Wenn es um Ressourcenprognosen geht, achten die meisten Projektmanager darauf, wie sie ihr Team zuweisen, indem sie ihre Kapazität, Arbeitsbelastung und Auslastung berücksichtigen.

Das bedeutet, dass Sie sehen können, wer mit welchen Aufgaben betraut ist und ob das Team diese Arbeitsbelastung gerecht aufteilt. Wenn Sie nur wenige Ressourcen haben, die das Gewicht für das Team tragen, werden diese Leute wahrscheinlich ausgebrannt und ihre Moral wird untergraben. Dies ist nicht der Weg, um Ihre Mitarbeiter zu halten oder Ihr Projekt rechtzeitig fertigzustellen.

Es gibt Projektmanagement-Softwarelösungen, die sich mit Ressourcenprognosen befassen. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, die Kapazitäten in Echtzeit erfasst, damit Sie bessere Entscheidungen zur Zuweisung Ihrer Ressourcen treffen können. Unser Arbeitsbelastungsdiagramm ist farbcodiert, sodass Sie auf einen Blick sehen können, wer überlastet ist, und dann die Arbeitsbelastung aus dieser Ansicht ausgleichen können, um die Produktivität der Teams zu gewährleisten. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Ressourcenprognose vs. Ressourcenplanung

Die Ressourcenprognose wird in der Ressourcenplanung verwendet. Sie können Ihre Ressourcen nicht planen, wenn Sie nicht wissen, welche Ressourcen Sie haben. Diese beiden Aspekte der Projektplanung sind miteinander verbunden und informieren sich gegenseitig.

Ressourcenplanung ist, wie man die Ressourcen organisiert, die ein Projekt zum Abschluss benötigt. Wie wir bereits erwähnt haben, sind die Ressourcen breit gefächert und decken viele Kategorien ab. Die Ressourcenprognose identifiziert diese Ressourcen und ob sie die Anforderungen des Projekts über einen bestimmten Zeitraum erfüllen können.

Der Ressourcenplan beschreibt genau, was Sie an Ressourcen benötigen. Dies geschieht zunächst durch Aufteilen von Ressourcen in lagerfähige Ressourcen, wie z. B. in bar auf nicht lagerfähige Ressourcen, zu denen Ihr Team, Ihre Ausrüstung usw. gehören. Der Projektzeitplan und sein Budget werden die Ressourcenprognose stark beeinflussen.

Ressourcenprognose vs. Ressourcenmanagement

Im Ressourcenmanagement befinden sich die Ressourcenprognose und die Ressourcenplanung. Ressourcenmanagement ist die umfassendere Praxis der Planung, Terminierung und Zuweisung von Ressourcen für ein Projekt, Programm oder Portfolio. Der Zweck des Ressourcenmanagements besteht darin, den größtmöglichen Nutzen aus Ihren Ressourcen zu ziehen, indem die richtige Ressource zur richtigen Zeit für den richtigen Job verfügbar ist.

Die Ressourcenprognose ist ein wichtiger Aspekt des Ressourcenmanagements, da sie die Ressourcenplanung berücksichtigt. Eine Möglichkeit, diese integrierten Praktiken zu betrachten, ist als eine russische Puppe, bei der eine in der anderen steckt. Das Ressourcenmanagement benötigt Ressourcenprognosen, um zu verstehen, welche Ressourcen verfügbar sind und ob sie ausreichen werden, um die Projektaktivitäten zu erfüllen.

Ohne Ressourcenprognose (und Ressourcenplanung) wäre das Ressourcenmanagement nicht in der Lage, seinen Auftrag zur Optimierung und Zuweisung von Ressourcen an die richtigen Initiativen zu erfüllen. Dies gilt unabhängig davon, ob es auf ein Projekt, ein Programm oder ein Portfolio von Projekten angewendet wird. Das Ressourcenmanagement arbeitet daran, Verschwendung und Doppelarbeit zu reduzieren, um Prozesse zu rationalisieren und zu automatisieren, um die Effizienz zu steigern.

Vorteile der Ressourcenprognose

Nachdem Sie nun wissen, wie sich das Ressourcenmanagement aus der Ressourcenplanung und der Ressourcenprognose zusammensetzt, schauen wir uns an, wie die Ressourcenprognose dem Projekt zugute kommt. Am offensichtlichsten ist, dass Projektmanager wissen, womit sie arbeiten und wie sie diese Ressourcen effektiv einsetzen können, um das Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets fertigzustellen.

Wenn es um Ihr Team geht, können Sie mit der Ressourcenprognose sehen, wen Sie brauchen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen, und zeigt alle Lücken auf, die Sie möglicherweise füllen müssen. Die Ressourcenprognose sagt Ihnen, welche Fähigkeiten Sie benötigen, und erleichtert die Suche nach den erforderlichen Talenten, um Ihre Ziele zu erreichen.

Die Verwendung von Ressourcenprognosen hilft Ihnen, Angebot und Nachfrage auszugleichen, indem sichergestellt wird, dass Sie über die Ressourcen verfügen, die der von Ihnen benötigten Arbeitslast entsprechen. Es sagt Ihnen, wen Sie in Ihrem Team für anstehende Projekte brauchen. Ohne Ressourcenprognose könnten Sie zu viel ausgeben oder den Zeitplan überschreiten, weil Sie die Ressourcen, die zur Erledigung der anstehenden Aufgaben erforderlich sind, falsch berechnet haben.

Mit anderen Worten, die Ressourcenprognose bietet mehr Effizienz und führt zu höheren Gewinnen. Das liegt daran, dass Sie mehr Umsatz erzielen, wenn Sie wissen, welche Fähigkeiten Sie benötigen, um sich an zukünftige Markttrends anzupassen. Es macht auch die Ressourcenplanung flexibler, sodass Sie bei Bedarfsänderungen reagieren können.

Tipps zur Ressourcenprognose

Wir verstehen, was Ressourcenprognose ist, wie sie in die Ressourcenplanung und das umfassendere Ressourcenmanagement passt und warum sie für Projekte von Vorteil ist. Lassen Sie uns untersuchen, wie Sie Ressourcenprognosen durchführen, um diese Vorteile zu nutzen.

Beginnen Sie mit einem vollständigen Verständnis darüber, welche Fähigkeiten für das Projekt erforderlich sind. Das bedeutet, den Projektplan und die Ergebnisse zu kennen. Daraus können Sie Teammitgliederprofile erstellen, die Sie zur Erfüllung der Projektziele benötigen. Dieser informiert Sie über Stellenangebote oder im Falle eines Programms oder Portfolios über das vom Project Management Office (PMO) entwickelte Kompetenzinventar.

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Gehen Sie als Nächstes über die Fähigkeiten hinaus, um die Stärken und Schwächen Ihres Teams zu verstehen. Überprüfen Sie ihre Leistungen bei vergangenen Projekten und erstellen Sie ein Diagramm, das ihr Fähigkeitsniveau, die Qualität ihrer Arbeit und die Geschwindigkeit, mit der sie Aufgaben erledigen, abbildet. Möglicherweise müssen Sie in Schulungen investieren, um sie auf das Niveau zu bringen, das Sie für das Projekt benötigen, oder Rekruten außerhalb Ihrer Organisation suchen. Wenden Sie sich unbedingt an ihre Manager und andere Projektmanager, um eine Perspektive auf diese potenziellen Teammitglieder zu erhalten.

Historische Daten sind auch bei der Ressourcenprognose hilfreich. Alte Projekte sollten archiviert und zur Überprüfung zur Verfügung gestellt werden, damit Sie sehen können, wie diese Ressourcen verwendet wurden und ob sie unter- oder überlastet waren. Das Überprüfen von Lehren aus früheren Ressourcenprognosen ist eine großartige Möglichkeit, alte Fehler zu vermeiden.

Denken Sie daran, dass Sie die richtige Ressource der richtigen Aufgabe zuordnen müssen. Dies geschieht, nachdem Sie Ihr Team zusammengestellt haben und sich das gesamte Projekt ansehen. Denken Sie daran, keine Annahmen auf der Grundlage von Berufsbezeichnungen zu treffen und darauf zu achten, den Zeit- oder Ressourcenbedarf nicht zu unterschätzen.

Vergessen Sie nicht die Fluktuationsraten. Die Leistung Ihres Unternehmens und die Einstellungstrends wirken sich auf die Ressourcen aus, die Sie anziehen. Wenn Sie den Markt kennen, haben Sie einen Vorteil bei der Rekrutierung von Talenten. Wenn Sie sich vergangene Trends ansehen, können Sie vorhersagen, wohin die Ressourcen in der Zukunft fließen.

ProjectManager hilft beim Ressourcenmanagement

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, die Ressourcen in Echtzeit plant, verwaltet und verfolgt. Unsere Ressourcenverwaltungsfunktionen ermöglichen es Ihnen, Profile Ihrer Teammitglieder zu erstellen, ihren Fortschritt und ihre Leistung zu verfolgen und ihre Arbeitsbelastung auszugleichen, um sie produktiv zu halten.

Planen, verwalten und verfolgen Sie Ressourcen in Echtzeit

Gantt-Diagramme eignen sich hervorragend für die Projektplanung und die Organisation von Aufgaben, Ressourcen und Kosten auf einer Zeitachse. Sobald Sie eine Baseline festgelegt haben, wird dieser Plan erfasst und kann verwendet werden, um Ihre tatsächliche Ressourcennutzung im Projekt zu vergleichen. Diese Informationen werden im Laufe der Projektentwicklung über unser Tool geteilt. Verwenden Sie das Echtzeit-Dashboard für eine allgemeine Ansicht des Fortschritts und der Leistung des Projekts, einschließlich Arbeitsbelastung und Fertigstellungsgrad in Prozent. Es ist keine Einrichtung wie bei minderwertigen Produkten erforderlich, und es ist einsatzbereit, wenn Sie es sind.

Verfolgen Sie die für Aufgaben aufgewendete Zeit mit sicheren Arbeitszeittabellen

Auf der Teamseite können Sie sich einen Überblick über Ihre Aufgabenverteilung in Ihren Projekten verschaffen und das Profil eines bestimmten Teammitglieds vergrößern. Um zu sehen, wie jedes Zeitmitglied abschneidet, können Sie einen benutzerdefinierten Bericht auf seiner Arbeitszeittabelle erstellen und die Zeit anzeigen, in der es sich bei seinen Aufgaben angemeldet hat. Jetzt wissen Sie, ob Sie Ressourcen neu zuweisen müssen, um Ihren Zeitplan einzuhalten. Unsere sicheren Stundenzettel optimieren auch die Gehaltsabrechnung und werden nach der Übermittlung gesperrt.

Es gibt andere Berichte, die vollständig anpassbar sind, um Ihnen einen vollständigen Überblick über das Projekt zu geben, sodass Sie sich auf die Details konzentrieren können, die Sie sehen möchten. Berichte können auch einfach geteilt werden, um die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Sie können die Verfügbarkeit für Ihr Team, einschließlich weltweiter Feiertage, anzeigen, um die Zuweisung von Ressourcen für Aufgaben zu vereinfachen. Sie können die Zukunft nicht vorhersagen, aber wir helfen, Ressourcenprognosen und -management genauer zu machen.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die es Teams ermöglicht, ihre Ressourcen in Echtzeit zu planen, zu verwalten und zu verfolgen. Neben robusten Ressourcenverwaltungsfunktionen gibt es Aufgaben- und Risikomanagement-Tools, die helfen, Projekte produktiv zu halten. Schließen Sie sich den Teams von Siemens, Nestle und Avis an, die unsere Software zum Erfolg nutzen. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.