Was ist Ressourcenbelastung und warum ist es im Projektmanagement wichtig?

Veröffentlicht: 2022-12-16

Sie haben es unzählige Male gehört; Teams sind die wertvollste Ressource von Projekten. Sie machen die Arbeit. Aber ein Projektmanager muss jedes Teammitglied mit dieser Arbeit verbinden. Das Laden von Ressourcen ist ein Prozess, um die Teammitglieder während des gesamten Projekts voll einzubeziehen.

Es ist wichtig, die Ressourcenlast in Ihrem Team auszugleichen. Die Ressourcenbelastung im Projektmanagement hilft Ihnen, eine Überallokation zu vermeiden, die die Moral untergraben und die Produktivität schwächen kann. Aber lassen Sie uns zuerst darüber sprechen, was das Laden von Ressourcen ist, und das Laden von Ressourcen im Vergleich zum Leveln von Ressourcen untersuchen.

Was ist Ressourcenladen?

Die Ressourcenbelastung ist die volle Anzahl der zugewiesenen Stunden, mit denen Sie Ihr Team beauftragt haben, dividiert durch die Anzahl der Stunden, die Sie für die Arbeit haben. Sie können die Ressourcenbelastung auf Tages-, Wochen-, Monats- oder Projektbasis anzeigen.

Das Problem beim Laden von Ressourcen besteht darin, dass Teammitglieder leicht überlastet werden. Wenn Sie beispielsweise ein Teammitglied voll ausgelastet haben und es aus irgendeinem Grund einspringen muss, um ein anderes Teammitglied zu unterstützen oder zu ersetzen, dann ist dieses Teammitglied überlastet.

Dies ist eine Möglichkeit, dass Projekte aus dem Ruder laufen, eine Deadline verpassen oder das Projektbudget überschreiten. Beim Ressourcenladen wird die Arbeit betrachtet, die erledigt werden muss, und diese durch die volle Kapazität der Ressource dividiert, z. B. einen achtstündigen Arbeitstag. Stellen Sie sicher, dass Besprechungen, Feiertage, Urlaubszeiten und sogar Pausen im Laufe des Tages berücksichtigt werden.

Projektmanagement-Software kann Ihnen beim Laden von Ressourcen helfen. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, mit der Sie die verfügbaren Stunden Ihres Teams sehen können, einschließlich globaler Feiertage für Remote-Mitarbeiter. Sie können dies auf einem Echtzeit-Workload-Diagramm überwachen, das farblich gekennzeichnet ist, um es auf einen Blick leicht lesbar zu machen. Wenn Sie jemandem zu viel zuteilen, können Sie Ressourcen direkt aus dem Arbeitsbelastungsdiagramm neu zuweisen. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

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Ressourcenladen vs. Ressourcennivellierung

Es ist leicht, das Laden von Ressourcen mit dem Nivellieren von Ressourcen zu verwechseln. Sie sind in vielerlei Hinsicht ähnlich, aber sie unterscheiden sich in Bezug auf das, was sie priorisieren. Beide beschäftigen sich natürlich mit Ressourcenmanagement, fokussieren sich aber auf unterschiedliche Ressourcen.

Wie wir bereits erwähnt haben, geht es beim Laden von Ressourcen um Ihr Team, Ihre Mitarbeiter oder Ihre Arbeitskraft. Jedem Arbeiter wird eine Aufgabe oder ein Prozentsatz des Projekts zugewiesen, bis er zu 100 Prozent ausgebucht ist. Auf diese Weise können Projektmanager ihre Teams zuweisen und wissen, ob sie weitere Teammitglieder einstellen müssen, um die gesamte Projektarbeit abzuschließen.

Die Ressourcenbelastung betrifft in erster Linie die Arbeitskraft. Beim Ressourcenabgleich geht es auch um Ressourcen, aber auch um Zeit, wie z. B. die Start- und Enddaten von Projekten und Budgets. Der Ressourcenabgleich arbeitet daran, Zeitpläne und Budgets mit Ressourcen auszugleichen und die Dinge in Zeit und verfügbare Ressourcen aufzuteilen. Es wird in Projekten verwendet, die unter Zeitdruck stehen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie mit der Ressourcenbelastung den Arbeitsaufwand berechnen können, den Sie erwarten, dass jedes Teammitglied über einen bestimmten Zeitraum basierend auf seiner Verfügbarkeit und Kapazität erledigt wird. Es ist die Ressourcenauslastung. Beim Ressourcenabgleich geht es darum, sicherzustellen, dass die Ressourcenzuweisung die richtige Größe hat, basierend auf Priorität, Projektzeitplan, Meilensteinen und Budget. Das Laden von Ressourcen ist auf das Start- und Enddatum des Projekts festgelegt, und der Ressourcenabgleich kann angepasst werden, um auf Ressourcenkonflikte zu reagieren.

So erstellen Sie ein Ressourcenladediagramm

Verwenden Sie ein Ressourcenbelastungsdiagramm, um zu sehen, wie die Projektarbeit im Team verteilt wird. Es ist ein einfaches Dokument, ähnlich einer einfachen Tabellenkalkulation. Das Beste daran ist, dass Sie es in drei Schritten bauen können.

1. Teammitglieder mit Aufgaben vergleichen

Beginnen Sie mit einer Matrix, indem Sie alle Mitglieder Ihres Projekts horizontal oben auflisten. Listen Sie dann auf der linken Seite alle Aufgaben auf, die notwendig sind, um das Projekt abzuschließen.

2. Berechnen Sie die für Aufgaben aufgewendeten Stunden

Finden Sie heraus, wie lange jedes Teammitglied seine Aufgaben pro Woche übernimmt. Finden Sie jetzt heraus, wie viel Zeit sie für jede ihrer Projektaufgaben aufwenden. Tun Sie dies für alle im Projektteam.

3. Vergleichen Sie die tatsächlichen Stunden mit der Sollauslastung

Nehmen Sie die gesammelten Ressourcenplanungsdaten und vergleichen Sie diese mit Ihrer Zielauslastung. Auf diese Weise können Sie bestimmen, wie viele Stunden am Tag Teams an ihren Aufgaben arbeiten sollen.

Die Bedeutung der Ressourcenbelastung im Projektmanagement

Ohne Ressourcen ist Ihr Projekt nur ein Plan. Das Laden von Ressourcen hilft Ihnen bei der Zuweisung Ihrer Teams, indem sichergestellt wird, dass sie genug Arbeit haben, aber nicht zu viel. Zu wenige Aufgaben und Sie sind nicht ausgelastet, was Sie ausbremst. Das bedeutet, hinter dem Zeitplan zu sein und wahrscheinlich das Budget zu überschreiten.

Auf der anderen Seite der Medaille können Sie Ihre Ressourcen überbeanspruchen. Wenn Sie dies tun, ist es unwahrscheinlich, dass Ihre Teams produktiv sind und in Verzug geraten. Selbst wenn sie mit dem Tempo mithalten können, ist es nicht nachhaltig. Ihr Team wird Burnout erleiden, was viele von ihnen aus dem Projekt herausnehmen wird, oder Sie werden nicht in der Lage sein, Teammitglieder zu halten. In jedem Fall ist es ein Problem, das auftritt, wenn Projektmanager Ressourcenbeschränkungen übersehen.

Halten Sie Ihre Teams produktiv

Das Laden von Ressourcen ist eine Technik, die Ihnen hilft, Ihre Teams voll auszulasten, um das Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern. In Bezug auf die Planung ist die Ressourcenbelastung eine Schlüsselkomponente eines realistischen Zeitplans und Budgets. Es ermöglicht Managern zu verstehen, welche Ressourcen sie für das Projekt benötigen und wie viel sie wahrscheinlich kosten werden.

Das Laden von Ressourcen hilft nicht nur dabei, die Anzahl der Teammitglieder und die Kosten zu kennen. Es ist auch wichtig, die Materialien und Geräte zu bestimmen, die für das Projekt erforderlich sind. Nicht nur was, sondern auch wann Sie sie brauchen. All dies ist der Schlüssel zu einer ordnungsgemäßen Projektplanung.

Kostenlose Vorlagen für die Ressourcenverwaltung

Es sollte klar sein, dass das Laden von Ressourcen wichtig ist. Aber es ist nur ein kleiner Teil Ihres größeren Ressourcenmanagementplans. Ressourcenmanagement ist die gesamte Planung, Terminierung und Zuweisung Ihrer Ressourcen, einschließlich Teams, Geld, Technologie, Materialien, Ausrüstung – alles, was Sie zur Durchführung des Projekts benötigen.

Das Ressourcenmanagement informiert fast jeden Aspekt Ihres Projekts. Es berührt natürlich die Planung und Terminierung, aber auch die Verfügbarkeit und Fähigkeiten Ihres Teams, die Ressourcenauslastung, Kapazität und Priorisierung bei der Zuweisung und vieles mehr. Ein solider Ressourcenmanagementplan führt nicht nur dazu, dass Sie das haben, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen, sondern es steigert auch die Moral. Ein glückliches Team ist ein produktives Team.

ProjectManager verfügt über großartige Ressourcenverwaltungstools, und wir werden gleich darauf zurückkommen. Wenn Sie jedoch noch nicht bereit für ein Update sind, lassen Sie sich von uns über die kostenlosen herunterladbaren Vorlagen auf unserer Website informieren. Es gibt Projektmanagement-Vorlagen für jede Phase Ihres Projekts. Hier sind einige, die sich auf das Ressourcenmanagement beziehen.

Ressourcenplan-Vorlage

Das Laden von Ressourcen ist Teil Ihrer gesamten Ressourcenplanung. Hier identifizieren und organisieren Sie Ihre Ressourcen, damit Sie wissen, was Sie zum Abschließen des Projekts benötigen. Mit unserer kostenlosen Ressourcenplanvorlage für Excel können Sie Ressourcen in Verbindung mit Ihrem Projektzeitplan und -budget planen.

Projektbudget-Vorlage

Das Projektbudget ist das, was für Ihre Projektressourcen bezahlt wird. Unabhängig davon, ob Ihre Ressourcen Ihr Budget beeinflussen oder umgekehrt, müssen Sie bei der Planung des Projekts beides berücksichtigen. Die Verwendung unserer kostenlosen Projektbudgetvorlage für Excel ist ein leistungsstarkes Tool, um genaue Schätzungen für Projektkosten, einschließlich Ressourcen, vorzunehmen.

Wöchentliche Arbeitsplanvorlage

Wenn Sie Ressourcen laden, haben Sie eine bessere Vorstellung davon, wie Sie Ihre Ressourcen zuweisen und dafür sorgen, dass sie ausgelastet sind. Mit unserer kostenlosen Vorlage für wöchentliche Arbeitspläne für Excel können Sie den wöchentlichen Arbeitsplan Ihres Teams organisieren, um den Arbeitsablauf und die Arbeitsbelastung besser zu verwalten und produktiv zu bleiben.

Projektmanager und Laden von Ressourcen

Unsere kostenlosen Projektvorlagen eignen sich hervorragend für das Ressourcenmanagement und das Projektmanagement, aber Sie werden an eine Wand stoßen, die Ihnen nur mit einer Projektmanagement-Software überwunden werden kann. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, die Ihnen beim Laden von Ressourcen hilft und Ihnen Zugriff auf die Echtzeitverfügbarkeit und Arbeitsbelastung Ihres Teams in Echtzeit gibt und diese schnell und einfach neu zuweist, um Engpässe zu vermeiden.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ressourcen

Um Ressourcen sinnvoll neu zuzuweisen, müssen Sie Ihr Projekt in Echtzeit überwachen. Unser Live-Dashboard gibt Ihnen jederzeit einen Überblick über das Projekt. Es gibt kein Setup, das Sie wie bei minderwertigen Produkten ausbremst. Mit farbenfrohen Diagrammen und Grafiken können Sie den Zustand, den Prozentsatz der erledigten Aufgaben, die Kosten, die Arbeitsbelastung und mehr auf einen Blick sehen. Die Möglichkeit, diese Metriken in Echtzeit zu verfolgen, führt zu aufschlussreicheren Entscheidungen.

Weisen Sie Ressourcen in Gantt-Diagrammen zu und verfolgen Sie sie

Bevor Sie Ihre Ressourcen überwachen können, müssen Sie sie planen. Das Laden von Ressourcen hilft, aber mit unseren interaktiven Gantt-Diagrammen können Sie Ressourcen Teammitgliedern zuordnen und gleichzeitig die Kosten und den Zeitplan im Auge behalten. Dies geschieht alles online, sodass Sie es ganz einfach mit Ihrem Team und Ihren Stakeholdern teilen können. Sie können Abhängigkeiten verknüpfen, um Verzögerungen zu vermeiden, und eine Baseline festlegen, um zu sehen, wie Ihre tatsächlichen Ressourcen im Vergleich zu Ihrem Plan abschneiden, und sie nach Bedarf neu zuweisen, um den Zeitplan einzuhalten.

Das ist natürlich noch nicht alles. Wir haben automatische Benachrichtigungen, um Sie über Änderungen oder Kommentare zu Aufgaben auf dem Laufenden zu halten. Arbeitszeittabellen verfolgen die Arbeit Ihres Teams, und wir haben schnelle, anpassbare und detaillierte Berichtstools, die Ihnen mehr Daten liefern – und sie lassen sich leicht mit anderen teilen, um sie auf dem Laufenden zu halten.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagementsoftware, die Teams stärkt und Managern die Tools an die Hand gibt, die sie benötigen, um ihre Arbeit in Echtzeit besser zu planen, zu verwalten und zu verfolgen. Mehr als nur Ressourcenverwaltung, es gibt auch Funktionen zur Verwaltung Ihrer Aufgaben und Risiken. Treten Sie Teams bei Avis, Nestlé und Siemens bei. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.