Was ist Ressourcenoptimierung? Techniken & Best Practices

Ressourcenoptimierung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projekt. Ressourcen sind natürlich alles, was zur Durchführung des Projekts verwendet wird, einschließlich menschlicher und nicht menschlicher Ressourcen. Ressourcenmanagementtechniken halten ein Projekt im Zeitplan.

Um die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit zur Verfügung zu haben, müssen Projektmanager Techniken zur Ressourcenoptimierung verstehen. Sehen wir uns an, wie die Ressourcenoptimierung der gesamten Disziplin des Projektmanagements zugute kommt, einschließlich einiger Best Practices bei der Verwaltung Ihres Projekts und Projektportfolios.

Was ist Ressourcenoptimierung?

Ressourcenoptimierung ist ein Überbegriff, der eine Vielzahl von Methoden umfasst, die im Projektmanagement eingesetzt werden, um Projektressourcen an den Projektplan anzupassen. Es ist an der möglichst effizienten Zuweisung und Verwaltung von Ressourcen beteiligt. Diese Ressourcen können alles sein, von Materialien und Ausrüstung bis hin zu Arbeitskräften.

Damit jedes Unternehmen in seiner Branche erfolgreich und wettbewerbsfähig bleibt, ist die Ressourcenoptimierung von entscheidender Bedeutung, da sie dazu beiträgt, dass Unternehmen und Projekte reibungslos ablaufen. Die Kenntnis der verfügbaren Ressourcen und deren effiziente Planung ist für jede Organisation unerlässlich, um ihre strategischen Ziele innerhalb eines Zeitrahmens und Budgets zu erreichen.

Die Ressourcenoptimierung funktioniert unter anderem durch die Verwaltung der Arbeitsbelastung der Personalabteilung, indem Projektaufgaben an Fristen und den verfügbaren Ressourcen ausgerichtet werden. Dies ist eine Möglichkeit, wie eine Organisation innerhalb des Budgets bleiben kann. Andere Ressourcenoptimierungstechniken umfassen Ressourcennivellierung, Ressourcenglättung und umgekehrte Ressourcenzuweisung.

Projektmanagement-Software hilft Ihnen, Ihre Ressourcen optimal zu nutzen und zu verwalten, damit Ressourcen verfügbar sind, wenn Sie sie brauchen. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagementsoftware mit Ressourcenmanagementfunktionen, mit denen Sie Ihre Ressourcen an Ihren Projektplan anpassen können. Legen Sie beim Onboarding Ihres Teams dessen Verfügbarkeit fest, einschließlich PTO, Urlaub und weltweite Feiertage, um die Zuweisung zu vereinfachen. Wechseln Sie dann zum farbcodierten Workload-Diagramm und sehen Sie ganz einfach, wer überlastet ist. Gleichen Sie die Arbeitsbelastung direkt aus diesem Diagramm aus, damit Teams produktiver arbeiten können. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Warum ist Ressourcenoptimierung im Projektmanagement wichtig?

Die Ressourcenoptimierung ist im Projektmanagement wichtig, da sie Projekten hilft, Produktivität und Leistung zu steigern. Das bedeutet, dass Projektzeitpläne eingehalten und Projektbudgets eingehalten werden können. Stakeholder achten immer auf den Fortschritt, um sicherzustellen, dass Sie ihre Erwartungen an das Projekt erfüllen, was das Erreichen von Meilensteinen und nicht zu hohe Ausgaben beinhaltet.

Ein weiteres Thema im Projektmanagement ist die Teammoral. Wenn Ihr Team unzufrieden ist, werden sie nicht gut zusammenarbeiten oder nicht so produktiv wie möglich sein, was sich negativ auf Ihren Zeitplan und Ihr Budget auswirkt. Eine Möglichkeit, Teams bei Laune zu halten, besteht darin, sie nicht zu überlasten, sondern ihnen Kapazitäten zuzuweisen. Auf diese Weise können Projektmanager das Beste aus ihrem Team herausholen, ohne es auszubrennen, was sich nicht nur auf das Projekt, sondern auch auf die Mitarbeiterbindung auswirkt.

Bei der Planung eines Projekts suchen Projektmanager nach dem kritischen Pfad, um zu wissen, welche Aufgaben abgeschlossen werden müssen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Die Kenntnis des kritischen Pfads führt zu einer besseren Aufgabenpriorisierung. Die Ressourcenoptimierung hilft Projektmanagern sicherzustellen, dass sie über die erforderlichen Ressourcen verfügen, um diese kritischen Aufgaben zu erledigen, ohne ihren Zeitplan oder ihr Budget anpassen zu müssen.

Techniken zur Ressourcenoptimierung

Wir haben bereits drei der gebräuchlicheren Ressourcenoptimierungstechniken erwähnt: Ressourcennivellierung, Ressourcenglättung und umgekehrte Ressourcenzuweisung. Jedes ist wichtig und es lohnt sich, es zu definieren und mehr Details bereitzustellen, um zu verstehen, wie sie funktionieren.

Ressourcenabgleich

Beim Ressourcenabgleich werden Start- und Enddatum angepasst, damit ein Projekt mit den vorhandenen Ressourcen abgeschlossen werden kann. Dies hilft, ein Gleichgewicht zwischen Bedarf und Verfügbarkeit einer Ressource zu finden und verhindert, dass Ihr Team ausbrennt. Projektmanager verwenden dies, um Aufgaben mit den richtigen Ressourcen zuzuweisen, z. B. einem Teammitglied, das für diese bestimmte Aufgabe qualifiziert ist.

Dies hilft bei der Ressourcennutzung und reduziert Defizite und erhöht gleichzeitig die Effizienz der Ressourcen eines Projekts. Es kann dazu beitragen, eine Überzuweisung zu vermeiden und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu liefern. Dies kann jedoch dazu führen, dass andere Projekte verzögert werden, Ihr Budget überschritten wird und Sie möglicherweise zusätzliche Ressourcen zuweisen müssen.

Ressourcenglättung

Die Ressourcenglättung wird verwendet, wenn es um Zeitbeschränkungen geht. Die Ressourcenglättung wird auch als zeitbeschränkte Planung bezeichnet und hält die Anforderungen innerhalb des Budgets und vermeidet, dass mehr Ressourcen verwendet werden, als für das Projekt zugewiesen wurden. Dazu muss man Zugriff auf die Arbeitsbelastung der Humanressourcen haben. Dies hilft bei der termingerechten Bereitstellung auf kostengünstige Weise, erfordert jedoch, einige Aufgaben zu priorisieren und andere zu verzögern.

Umgekehrte Ressourcenzuweisung

Die umgekehrte Ressourcenzuweisung beginnt mit Ihrer letzten oder kritischsten Aufgabe und arbeitet rückwärts von Ihrem Zeitplan, von dem sie ihren Namen hat. Sie sollten diese Technik zur Ressourcenoptimierung verwenden, wenn es einen festen Termin gibt oder kritische Aufgaben an einem bestimmten Datum ausgeführt werden müssen. Auf diese Weise können Sie die Starttermine für die benötigten Ressourcen bestimmen.

Siehe auch: 15 Excel-Tabellenvorlagen zum Verfolgen von Aufgaben, Kosten und Zeit

Vorteile einer effektiven Ressourcenoptimierung

Die Verwaltung von Ressourcen ist immer vorzuziehen, aber es gibt spezifische Vorteile, die mit einer effektiven Ressourcenoptimierung verbunden sind. Zum einen hilft es bei der Ressourcenplanung, damit Sie Ressourcen mit den richtigen Fähigkeiten für die Aufgaben haben. Es hilft auch bei Bedarfsprognosen, indem es schnell auf sich ändernde Kundennachfrage reagiert.

Eine effektive Ressourcenoptimierung hilft Projektmanagern, ihre Personalressourcen besser zu planen. Dieser Prozess kann nicht nur rationalisiert werden, sondern stellt auch sicher, dass Sie über die richtige Abdeckung verfügen, was eine Verschlechterung der Moral und eine Verringerung der Produktivität verhindert.

Es gibt auch Kosteneinsparungen, indem Sie die Arbeitslast ausgleichen und Ressourcen identifizieren und entfernen, die Sie nicht verwenden. Und je besser Sie Ihre Ressourcen kennen, desto besser können Sie zukünftige Projekte, Zeitpläne und Budgets planen. Am wichtigsten ist, dass Sie Transparenz über Ihre Projekte erhalten, was Vertrauen, besseres Verständnis und damit größeren Erfolg schafft.

Sie erhalten auch Einblick in die Fähigkeiten Ihres Teams. Software-Tools wie ProjectManager bieten einen Überblick über die Fähigkeiten Ihres Teams sowie deren Verfügbarkeit. Auf diese Weise können Projektmanager eine Vorschau potenzieller Teammitglieder anzeigen und diejenigen mit den Fähigkeiten auswählen, die für die bevorstehende Projektarbeit geeignet sind.

Best Practices für die Ressourcenoptimierung

Um die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu steigern, sollten Sie unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind, die Vorteile der Ressourcenoptimierung nutzen. Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten, um eine erfolgreiche Strategie zur Ressourcenoptimierung bereitzustellen.

1. Messen Sie Ihre Ressourcenkapazität

Um Ressourcen richtig zu planen, müssen Sie sie zunächst identifizieren. Der Zuweisungsprozess muss damit beginnen, die Ressourcen zu kennen, die zur Zuweisung verfügbar sind, und dann sicherzustellen, dass keine von ihnen über ihre Kapazität hinaus zugeteilt wird. Dies erfordert eine genaue Schätzung Ihrer Ressourcen vor dem Projekt. Dann kann der Projektleiter bei Bedarf weitere Ressourcen anfordern, um die Lücken in seinem Ressourcenplan zu füllen oder sich auf mögliche Engpässe oder Überschüsse vorzubereiten.

2. Verfolgen Sie die Ressourcennutzung

Ressourcenoptimierung ist nur der erste Schritt. Um die Ressourcenauslastung aufrechtzuerhalten, müssen Sie Ihre Ressourcen überwachen, vorzugsweise in Echtzeit. Dies kann mit einer Vielzahl von Projektmanagement-Tools wie Dashboards, Berichten und anderen Ressourcenmanagement-Funktionen erfolgen. Sie erfassen den Ressourcenverbrauch und geben Projektmanagern einen Einblick in ihre tatsächliche Leistung, die sie dann mit ihrer geplanten Leistung vergleichen können.

3. Verwenden Sie Ressourcenverwaltungssoftware

Die meisten dieser Best Practices für die Ressourcenoptimierung erfordern den Einsatz von Ressourcenverwaltungssoftware. Sie möchten ein Online-System, das Echtzeitdaten liefern kann, damit Sie bei der Verwaltung Ihrer Ressourcen aufschlussreichere Entscheidungen treffen können. Es sollte auch Berichtsfunktionen haben, die Ihnen Arbeitsbelastung, Varianz und mehr anzeigen, sowie ein Dashboard, um bei Bedarf eine allgemeine Ansicht des Fortschritts und der Leistung bereitzustellen.

Wie ProjectManager bei der Ressourcenoptimierung hilft

ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagementsoftware, die Projektmanagern Echtzeitdaten zur Verfügung stellt und Teams über Abteilungen oder Zeitzonen hinweg verbindet. Unsere Software verfügt über Ressourcenverwaltungsfunktionen, die Ihnen helfen, Teams an Bord zu holen und ihre Arbeitsbelastung in Echtzeit zu verfolgen. Sie können auch Arbeitsbelastung, Kosten, Zeit und mehr auf Echtzeit-Dashboards überwachen, die diese Metriken in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen veranschaulichen, wann immer Sie eine allgemeine Ansicht des Projekts benötigen. Es gibt keine zeitraubende Konfiguration wie bei leichtgewichtigen Tools. Es ist Plug-and-Play.

Arbeitskosten mit Stundenzetteln messen

Die Verwaltung der Arbeitszeittabellen Ihres Teams kann Ihnen dabei helfen, die Arbeitskosten zu verfolgen. Teams können Stunden überall protokollieren, entweder über eine Internetverbindung oder unsere mobile App. Da diese Stunden in der gesamten Software aktualisiert werden, werden die Arbeitszeittabellen automatisch aktualisiert. Sie können Aufgaben aus verschiedenen Projekten hinzufügen, die Stundenzettel der Vorwoche kopieren, wenn Sie dieselben Aufgaben erledigen, und Stundenzettel nach Bedarf sogar automatisch ausfüllen. Unsere Arbeitszeittabellen sind sicher und werden, nachdem sie einem Administrator zur Genehmigung vorgelegt wurden, gesperrt und können nicht geändert werden. Sie können einen Arbeitszeittabellenbericht erstellen, um zu sehen, wie viel Prozent der Aufgaben des Teammitglieds erledigt sind, um zu wissen, ob das Projekt auf Kurs ist.

Planen Sie Ressourcen mit mehreren Planungsansichten

Bevor Sie Ihre Arbeitskosten überwachen können, müssen Sie sie natürlich planen. Unsere Software verfügt über mehrere Projektansichten, was bedeutet, dass Sie Ihr Projekt in leistungsstarken Gantt-Diagrammen planen können, die alle vier Aufgabenabhängigkeiten verknüpfen, um Verzögerungen zu vermeiden und sogar nach dem kritischen Pfad zu filtern. Sobald Sie Ihre Aufgaben, Kosten und Ressourcen geplant haben, legen Sie eine Baseline fest, um Projektabweichungen in Echtzeit zu verfolgen. Der Gantt-Plan kann einfach geteilt und in mehreren Projektansichten verwendet werden. Teams haben die Möglichkeit, ihre Arbeit auf Kanban-Tafeln, Aufgabenlisten, Kalendern oder einer Blattansicht auszuführen, um die Tools zu haben, die für ihre Aufgaben besser geeignet sind.

Mit unserer Software können Sie Ihre Ressourcen in Echtzeit planen, verwalten und verfolgen, unabhängig davon, ob es sich um Humanressourcen oder andere Ressourcen handelt. Aber das ist nur ein Aspekt dessen, was unser Tool leisten kann. Wir verfügen über Aufgabenverwaltungs- und Risikomanagementfunktionen, die Ihnen helfen, produktiv zu bleiben und kostspielige Verzögerungen zu vermeiden, die Sie aus dem Zeitplan bringen können.

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, mit der Sie Ihre Projekte in Echtzeit planen, verwalten und verfolgen können. Unsere kollaborative Plattform ermöglicht es Ihnen, Dateien, Kommentare und mehr überall und jederzeit zu teilen. Treten Sie Teams bei Avis, Siemens und Nestle bei, die unser Tool bereits zur erfolgreichen Verwaltung ihrer Projekte einsetzen. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.