So messen Sie die Ressourcennutzung für ein Projekt

Jedes Projektteam benötigt Ressourcen, um Aufgaben zu erledigen. Sie benötigen Werkzeuge, Ausrüstung, Materialien und mehr, um ihre Arbeit zu erledigen. Die Verwaltung von Ressourcen während des gesamten Projektlebenszyklus ist entscheidend für den Erfolg, und die Messung der Ressourcennutzung ist der erste Schritt dazu.

Diejenigen, die mit der Verwaltung eines Projekts und seiner erfolgreichen Durchführung beauftragt sind, müssen wissen, wie sie ihre Teams produktiv halten und das Beste aus der Ressourcennutzung herausholen können. Einer der wichtigsten Aspekte dabei ist die richtige Planung und die Sicherstellung, dass genügend Zeit und Kapazität für Projektteams vorhanden ist, um das zu tun, was von ihnen verlangt wird.

Mit anderen Worten, Projektmanager müssen die entscheidende Fähigkeit des Ressourcenmanagements verbessern. Ihre Ressourcen sind mehr als nur das Team, und jede Ressource spielt eine Rolle dabei, das Projekt ungehindert voranzubringen. Wenn Sie jedoch speziell über die Zeit Ihres Teams sprechen, dann haben Sie es mit der Ressourcennutzung zu tun.

Was ist Ressourcennutzung?

Im Projektmanagement ist die Ressourcenauslastung ein Maß dafür, wie viele abrechenbare Stunden einem Mitarbeiter zugewiesen sind. Daher ist es sehr wichtig, Ihre Ressourcenauslastung zu kennen, um Ihre Kosten zu verstehen und Entscheidungen wie die Anpassung Ihres Projektplans, Budgets oder Zeitplans zu treffen.

Mithilfe der Ressourcenauslastung ermitteln Projektmanager, wie viel Kapazität ihr Team über einen bestimmten Zeitraum hat, und stellen fest, welche ihrer Ressourcen unter- oder überlastet sind. Es gibt Managern einen Einblick, wie viele Stunden ihr Team für das Projekt aufwendet. Die Ressourcennutzung unterscheidet sich von der Ressourcenzuweisung, und es ist wichtig, diesen Unterschied zu verstehen.

Ohne die richtigen Ressourcenmanagement-Tools kann die Ressourcenauslastung überwältigend sein. Um die Ressourcenauslastung zu messen, verwenden Projektmanager Software, die mit Zeiterfassungs-, Aufgabenverwaltungs- und Ressourcenplanungsfunktionen wie Arbeitszeittabellen und Gantt-Diagrammen ausgestattet ist. ProjectManager verfügt über die idealen Tools zum Messen, Verfolgen und Verwalten der Ressourcennutzung. Starten Sie kostenlos.

Ressourcennutzung vs. Ressourcenzuweisung

Ressourcenzuweisung ist die Art und Weise, wie ein Projektmanager sein Team auswählt und Ressourcen für Aufgaben während des gesamten Projektlebenszyklus zuweist. Dazu gehören alle Neuzuweisungen und Änderungen der Arbeitsbelastung ihres Teams nach Bedarf.

Die Ressourcennutzung ist jedoch strategischer, da sie misst, wie effektiv Ihre Ressourcen sind. Idealerweise organisieren Sie Ihr Projekt mit Ressourcenzuweisung und fördern seinen Erfolg, indem Sie die Ressourcennutzung messen und optimieren, wie Sie die Zeit Ihres Teams nutzen. Beide Prozesse arbeiten Hand in Hand, daher ist es wichtig, dass Sie über ein robustes Ressourcenplanungstool verfügen, mit dem Sie die Effektivität messen können.

Arten der Ressourcennutzung

Obwohl es nur eine Definition der Ressourcenauslastung gibt, gibt es unterschiedliche Ansätze zu ihrer Messung, die für unterschiedliche Zwecke in der Ressourcenplanung verwendet werden. Hier sind die am häufigsten verwendeten Arten der Ressourcennutzung.

Gesamtauslastung

Bei der Messung der Gesamtressourcenauslastung addieren Projektmanager die Zeit, die ein Teammitglied für alle abrechenbaren, nicht abrechenbaren und strategischen Aktivitäten aufwendet, die ihm oder ihr zugewiesen sind, und vergleichen sie mit seiner/ihrer insgesamt verfügbaren Zeit. Dies hilft festzustellen, ob die Zeit des Teammitglieds vollständig genutzt wird und wie sie besser genutzt werden könnte.

Abrechenbare Nutzung

Abrechenbare Stunden sind Arbeitsstunden, die einem Kunden nach Abschluss der Arbeit in Rechnung gestellt werden. Daher wird die fakturierbare Ressourcennutzung berechnet, wenn ein Kunde oder Projektmanager die Anzahl der fakturierbaren Stunden einer Arbeitskraft ermitteln muss, ausgenommen nicht fakturierbare Stunden und strategische Aktivitäten. Diese Ressourcenauslastungsmethode ist sehr nützlich, um die Leistung der Mitarbeiter zu messen und zu vergleichen.

Nicht abrechenbare Nutzung

Alle Aktivitäten, die nicht als abrechenbar gelten, werden als nicht abrechenbar kategorisiert. Diese Methode wird verwendet, wenn Projektmanager beurteilen müssen, wie effizient ihre Ressourcennutzung ist. Eine hohe nicht abrechenbare Auslastung kann ein Zeichen dafür sein, dass das Team zu viel Zeit mit nicht kritischen Aufgaben verbringt.

Strategische Nutzung

Organisationen haben langfristige Ziele, die Teil ihrer strategischen Pläne sind. Um diese Pläne zu verwirklichen, müssen sie strategische Projekte und Programme durchführen. Die strategische Ressourcennutzung misst die Anzahl der Stunden, die Teammitglieder für diese strategischen Aktivitäten aufwenden.

Nachdem wir nun die verschiedenen Arten der Ressourcennutzung kennengelernt haben, können wir Ressourcennutzungsformeln verwenden, um sie zu messen.

Formel für die Ressourcennutzung

Es gibt viele Formeln, die die Ressourcenauslastung berechnen. Sie werden verwendet, um verschiedene Einblicke zu erhalten, und Sie können sogar einen erstellen, um Ihre Ressourcenverwaltungsanforderungen zu erfüllen. Die am häufigsten verwendete Formel für die Ressourcennutzung ist die Formel für Vollzeitäquivalente (FTE):

Ressourcennutzung = Zugewiesene Stunden der Arbeitskraft / Gesamtzahl der verfügbaren Stunden der Arbeitskraft * 100

Diese Formel berechnet den Prozentsatz der Ressourcenauslastung jedes Teammitglieds oder des Teams als Ganzes basierend auf dem Verhältnis zwischen ihrer insgesamt verfügbaren Zeit und den geleisteten Arbeitsstunden. Um die verschiedenen Arten der Ressourcennutzung zu messen, ändern Sie einfach den Wert der zugewiesenen Stunden der Arbeitskraft in abrechenbare, nicht abrechenbare und strategische Stunden.

So messen Sie die Ressourcennutzung

Heutzutage verwenden die meisten Unternehmen Projektmanagement-Software, die mit Zeiterfassungs- und Ressourcenverwaltungsfunktionen ausgestattet ist, um ihre Ressourcennutzung zu jedem Zeitpunkt zu messen, zu verfolgen und zu verwalten. Hier sind einige allgemeine Schritte, die Sie befolgen können, um die Ressourcenauslastung mithilfe von Software wie ProjectManager zu messen.

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1. Definieren Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden

Der erste Schritt zur genauen Messung der Ressourcennutzung besteht darin, die abrechenbaren und nicht abrechenbaren Aktivitäten zu definieren, die Ihr Team ausführen wird. Nachdem Sie dies definiert haben, können Sie die Gesamtnutzung, die abrechenbare Nutzung und die nicht abrechenbare Nutzung berechnen.

2. Bestimmen Sie die verfügbaren Stunden jedes Teammitglieds

Jetzt müssen Sie die verfügbaren Stunden für jedes Teammitglied basierend auf seinen Verträgen bestimmen, die unter anderem entweder Vollzeit, Teilzeit oder Einheitspreise sein können. Jetzt haben Sie die Informationen, die Sie benötigen, um Arbeit zuzuweisen und Arbeitszeittabellen zu verwenden, um die Ressourcenauslastung zu verfolgen.

3. Verwenden Sie Arbeitszeittabellen, um die Ressourcennutzung zu messen

Arbeitszeittabellen sind ein unverzichtbares Werkzeug zur Messung der Ressourcenauslastung, da Sie damit die Zeit Ihres Teams dokumentieren, Formeln zur Ressourcenauslastung verwenden und Ihre gesamte Ressourcenauslastung messen können.

4. Verwenden Sie die Ressourcenauslastungsformel

Je nach Ihren Anforderungen können Sie die Nutzung von abrechenbaren, nicht abrechenbaren oder strategischen Ressourcen messen. Verwenden Sie einfach die obigen Ressourcennutzungsformeln, um Ihre Ressourcennutzung zu messen.

5. Bestimmen Sie die Produktivität der Mitarbeiter

Basierend auf Ihrer Ressourcenauslastungsanalyse können Sie anhand einer Peer-Vergleichsanalyse und der Arbeit, die sie in Bezug auf die Ergebnisse geleistet haben, feststellen, welche Mitarbeiter überlastet, unterbelegt und welche von ihnen eine geringe Leistung aufweisen.

Warum ist die Ressourcennutzung wichtig?

Es sollte klar sein, warum die Ressourcennutzung für die Durchführung eines Projekts entscheidend ist, aber es schadet nicht, sich eingehender mit den Vorteilen eines solchen Prozesses zu befassen. Zum einen ist die Nutzung Ihrer Ressourcen der Schlüssel, um in Ihrem Projekt produktiv zu bleiben. Wenn Ihr Team überlastet ist, wird es nicht seine optimale Leistung erbringen.

Die Ressourcenauslastung bietet auch Einblick in Ihr Projekt. Je mehr Transparenz und je besser Sie Ihr Projekt überwachen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Sie wichtige Schritte verpassen. Auf diese Weise können Sie Risiken abfangen, bevor sie sich zu Problemen entwickeln, die Sie ablenken könnten.

All dies bedeutet, dass Sie mehr für Ihr Geld bekommen – oder in geschäftlicher Hinsicht, ROI. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Ressourcen nicht überbeansprucht oder überbeansprucht werden, arbeiten Sie effizienter und erhöhen Ihr Endergebnis.

Schließlich gibt der Prozess der Ressourcennutzung Projektmanagern die Werkzeuge an die Hand, um agiler zu arbeiten. Sie haben die Flexibilität, ihre Ressourcen schnell umzuplanen, was bedeutet, dass sie Probleme vermeiden oder sich schnell von Problemen befreien können. Es hält das Projekt auf Kurs.

Ressourcenverwaltungsvorlagen

Wir haben Dutzende von kostenlosen Projektmanagement-Vorlagen, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Projekte helfen. Hier sind drei Vorlagen, die beim Messen der Ressourcenauslastung sehr hilfreich sind und Sie bei Ihren Ressourcenverwaltungsanforderungen unterstützen können.

Vorlage für einen Ressourcenmanagementplan

Unsere kostenlose Vorlage für Ressourcenmanagementpläne ist ein großartiges Tool, um die Arbeitszeiten Ihres Teams zu dokumentieren und sie auf einer Zeitleiste zu verfolgen. Sie können es nach Bedarf anpassen und dann als herunterladbare Excel-Datei verwenden oder in ProjectManager importieren, sodass Sie und Ihr Team überall und jederzeit darauf zugreifen können.

RACI-Matrix-Vorlage

Eine RACI-Matrix ist ein ideales Werkzeug, um sich einen Überblick über die Verantwortlichkeiten Ihrer Teammitglieder zu verschaffen und ihre Verantwortlichkeiten, Verantwortlichkeiten und Rollen im Projekt zu definieren. Unsere kostenlose RACI-Matrixvorlage ist ein großartiger Ausgangspunkt für Ihren Prozess zur Analyse der Ressourcennutzung.

Dashboard-Vorlage

Dashboards sind eine großartige Möglichkeit, den Zustand Ihres Projekts aus einer übergeordneten Perspektive zu überwachen. Mit unserer Projektmanagement-Dashboard-Vorlage können Sie Kosten, Arbeitsbelastung und Aufgaben überwachen, was es zu einem großartigen Tool macht, um die Ressourcennutzung im Auge zu behalten

Wie ProjectManager die Ressourcenauslastung für Sie berechnet

Die Verwendung verschiedener Gleichungen zur Berechnung Ihrer Ressourcenauslastung braucht Zeit. Wäre es nicht großartig, wenn es ein Tool gäbe, das diese Berechnungen automatisch durchführt, damit Sie es nicht tun müssen? ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, die genau das tut.

Wir verfügen über eine vollständige Suite von Projektmanagement-Tools, die miteinander integriert sind, sodass Sie Daten gemeinsam nutzen und im selben Programm bleiben können, um Ihr Projekt zu verwalten. Eine wesentliche Funktion ist unsere Ressourcenmanagement-Software, mit der Sie Ressourcen zuweisen und deren Kosten verfolgen können, während Sie die Verfügbarkeit Ihres Teams sichtbar machen. Sie können sogar ihre Arbeitsbelastung ausgleichen, alles von einem Tool aus.

Echtzeitdaten

So funktioniert das. Da unsere Software cloudbasiert ist, sind alle Ihre Daten auf dem neuesten Stand und helfen Ihnen, Entscheidungen mit Echtzeitinformationen zu treffen. Mit unserer Teamverwaltungsseite können Sie immer sehen, wer woran arbeitet. Dort erhalten Sie eine Liste der Teammitglieder mit Details zu ihren Aufgaben, Fälligkeiten und ihrem Fortschritt.

Bevor Sie wissen können, wer was tut, damit Sie ihm Aufgaben zuweisen können, müssen Sie seine Verfügbarkeit abbilden. Sie können dies auf der Teamverwaltungsseite einrichten, auf der Sie die Arbeitstage, Feiertage und bezahlten Freizeiten Ihres Teams festlegen können. Dies kann mit unserer globalen Feiertagsfunktion erfolgen, wenn Ihr Team vor Ort ist oder überall auf der Welt verteilt ist.

Online-Gantt-Diagramm

Sobald Sie die Verfügbarkeit Ihres Teams blockiert haben, können Sie die Ressourcen im Online-Gantt-Diagramm zuweisen. In dieser Projektansicht können Sie Teammitgliedern auch Aufgaben zuweisen, indem Sie sehen, wie viele Stunden sie für ihre Arbeit haben. Beachten Sie, ob sie über- oder unterbelegt sind. Erhalten Sie sogar Schätzungen zu den Ressourcenkosten.

Robuste Ressourcenverwaltungsfunktionen

Das A und O unserer Ressourcennutzungssoftware ist die Workload-Seite. Hier erhalten Sie ein farbcodiertes Diagramm der Arbeitsbelastung jedes Teammitglieds und ob ihnen zu viele oder zu wenige Aufgaben zugewiesen wurden. Es sind keine Ressourcennutzungsgleichungen erforderlich. Das Beste ist, wenn Sie ihre Arbeitsbelastung ausgleichen möchten, um die Produktivität zu steigern und Burnout zu vermeiden, ordnen Sie sie einfach direkt auf der Arbeitsbelastungsseite neu zu. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie viele Teams verwalten, Sie können die Seite nach Projekt, Team oder Datum filtern.

Es gibt so viel mehr, was ProjectManager tun kann, um die Effizienz Ihres Projekts zu steigern. Wir haben Arbeitszeittabellen, die automatisch aktualisiert werden, wenn Teams an Aufgaben arbeiten. Sie können ihre Stunden verfolgen. Es gibt auch ein Echtzeit-Dashboard für allgemeine Fortschrittsansichten und One-Click-Berichte, um tiefer in die Daten einzusteigen. Planen, überwachen und berichten Sie mit einem Tool. Sehen Sie, wie es Ihnen helfen kann, produktiver zu werden, indem Sie noch heute diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.