So erstellen Sie eine Verantwortungszuweisungsmatrix für ein Projekt (Vorlage enthalten)

Die wichtigste Ressource, die Sie für die Durchführung des Projekts einsetzen, sind Menschen. Sie müssen in den Zeitplan passen und das Projektbudget einhalten. Die Definition ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten bei der Ausführung von Aufgaben und der Erreichung der Projektziele ist ein wichtiger Bestandteil der Projektsteuerung.

Wie können Sie alle an einem Projekt beteiligten Personen koordinieren, damit sie wissen, was sie tun, und andere nicht daran hindern, ihre Aufgaben zu erfüllen? Die Verwendung einer Verantwortungszuweisungsmatrix kann hilfreich sein. Eine Zuordnungsmatrix gibt Ihrem Projekt ein Team, das Dinge erledigt.

Was ist eine Verantwortungszuweisungsmatrix im Projektmanagement?

Eine Verantwortungszuweisungsmatrix (RAM) ist ein Projektmanagementdiagramm, das verwendet wird, um die verschiedenen Personen und Organisationen zu identifizieren und zu definieren und jede ihrer Rollen bei der Arbeit an Aufgaben oder der Durchführung eines Teils des Projekts zu skizzieren.

Projektmanager verwenden eine Zuordnungsmatrix, um zu verdeutlichen, was funktionsübergreifende Teams innerhalb der Grenzen des Projekts und seiner zahlreichen Prozesse tun. Manchmal ist bei der Beantwortung einer Angebotsanfrage (RFP) eine Verantwortlichkeitszuweisungsmatrix erforderlich.

Die Verantwortungszuweisungsmatrix kann auch als RACI-Matrix bezeichnet werden, was für verantwortlich, verantwortlich, konsultiert und informiert steht.

• Verantwortlich: Stellt fest, wer für die Ausführung der Aufgabe verantwortlich ist, die ihm dann zugewiesen wird.
• Verantwortlich: Stellt fest, wer Entscheidungsbefugnis hat und wie diese Befugnis im gesamten Projektteam delegiert wird.
• Konsultiert: Hinweise, wer Einblick in die Aufgabe geben kann, von Teammitgliedern bis hin zu Stakeholdern.
• Informiert: Vermerkt, wer über was in Bezug auf Fortschritt und Leistung auf dem Laufenden gehalten wird, sowie wann und wie diese Informationen verbreitet werden.

Dadurch wird eine Karte der Verbindungen zwischen Aktivitäten und Projektteammitgliedern erstellt. Je nach Größe des Projekts können mehrere Zuordnungsmatrizen für verschiedene Projektebenen verwendet werden.

Warum eine Verantwortungszuweisungsmatrix erstellen?

Die Zuordnungsmatrix identifiziert, wofür jeder im Team verantwortlich ist, was nicht nur seine Aufgaben sind, sondern auch, wie er am Projekt teilnimmt. Manche haben definierte Aufgaben, andere bieten Hilfe bei der Arbeit an, wieder andere sind als Entscheidungsträger bestimmt. Diese Gruppen haben alle eine Identität und Funktion innerhalb des Projekts, um es zu einem erfolgreichen Ende zu führen.

Klare Kommunikation führt zu effizienteren Projekten. Eine Zuordnungsmatrix erleichtert eine bessere Kommunikation zwischen Teammitgliedern und sorgt für Transparenz, indem sie ein System schafft, um sicherzustellen, dass alle auf dem Laufenden und immer auf dem gleichen Stand sind. Mühsame Kommunikation kann ein Projekt mit zu vielen sinnlosen Meetings und verwirrenden Interaktionen, bei denen die Leute versuchen zu verstehen, was sie tun sollen, verzetteln. Die Verwendung der Verantwortungszuweisungsmatrix hilft, aber eine Projektmanagement-Software zu haben, die Teams in Echtzeit verbindet, ist ideal.

ProjectManager verwaltet Projektinformationen, indem es Teams ermöglicht, Dateien direkt an Aufgaben anzuhängen, und unser unbegrenzter Dateispeicher hält wichtige Projektdokumente jederzeit und überall griffbereit. Das Kommentieren von Aufgaben kann Zeit sparen und das Markieren anderer im Projektteam schafft einen Kommunikationsprozess, der die Fallstricke von Redundanzen oder unnötigen Besprechungen vermeidet.

Wann sollte eine Verantwortungszuordnungsmatrix erstellt werden?

Die Verantwortungsverteilungsmatrix würde zu Beginn des Projekts erstellt. Sie möchten, dass sich alle im Projektteam darüber im Klaren sind, wo sie in Bezug auf ihre Beteiligung stehen, bevor sie mit der Ausführung von Aufgaben beginnen.

So sehr seine Verwendung eine vorbeugende Maßnahme ist, kann es verschreibungspflichtig verwendet werden. Wenn Sie tief in das Projekt einsteigen und die Dinge nicht wie geplant vorankommen, kann es zu einem Kommunikationsstau kommen. Wenn Teammitglieder nicht auf dem Laufenden sind oder falsch verstehen, was sie tun sollen, kann die Verwendung einer Verantwortungszuweisungsmatrix diese Knoten im Kommunikationskanal lösen.

Wenn es ein Problem damit gibt, dass die Führung Vorschläge zur Weiterentwicklung des Projekts außer Kraft setzt und dies als Problem angesehen wird, müssen die Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektteams wahrscheinlich verfeinert werden. Die Verantwortungszuweisungsmatrix definiert, wer befugt ist, Entscheidungen zu treffen, und durch ihre Verwendung oder erneute Überprüfung kann festgestellt werden, ob die richtigen Personen in dieser Position sind.

Tatsächlich kann es sein, dass jede der Definitionen in jeder Phase des Projekts erneut überprüft werden muss. Vielleicht fallen Aufgaben hinter den Zeitplan zurück. Dies könnte daran liegen, dass Teammitglieder nicht wissen, welche Aufgaben sie besitzen. Jedes Mal, wenn eine Verzögerung auftritt, ist die Rückkehr zur Zuordnungsmatrix ein guter erster Schritt, auch wenn Sie den Prozess während der Planungsphase des Projekts so durchlaufen haben, wie Sie es sollten.

So erstellen Sie eine Verantwortungszuweisungsmatrix

Die eigentliche Erstellung einer Verantwortungszuweisungsmatrix ist nicht so schwierig, wie alle mit ihren Rollen und Verantwortlichkeiten an Bord zu bringen.

Daher möchten Sie Ihr Team in den Prozess einbeziehen, seinen Input einholen und sich schließlich dafür einsetzen, ohne zu viel Zeit und Energie in den Prozess zu investieren. Befolgen Sie diese Schritte, um sicherzustellen, dass sich alle einig sind und Sie eine erfolgreiche Verantwortungszuweisung haben.

1. Identifizieren Sie alle am Projekt beteiligten Teilnehmer, von Teammitgliedern bis hin zu Stakeholdern und allen dazwischen.
2. Listen Sie alle Leistungen auf, die mit dem Projekt verbunden sind. Verwenden Sie einen Projektstrukturplan, um sicherzustellen, dass Sie nichts verpassen.
3. Treffen Sie sich mit Teammitgliedern, um zu erfahren, wie die Aufgaben ausgeführt werden, um die Ergebnisse zu erstellen. Jede Aufgabe muss im Hinblick auf die Verantwortung und Befugnisse des Teams besprochen werden.
4. Entwerfen Sie die Verantwortungszuordnungsmatrix anhand einer Tabelle mit den in der linken Spalte aufgelisteten Projektaufgaben. Oben fügen Sie die Namen aller Projektmitglieder hinzu.
5. Wo die Aufgaben das Projektteammitglied treffen, weisen Sie zu, ob es verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert oder informiert ist.
6. Wenn Sie fertig sind, teilen Sie die Verantwortungszuweisungsmatrix mit dem Projektteam und den Beteiligten und halten Sie bei Bedarf ein Meeting ab, um sicherzustellen, dass jeder seinen Anteil am Projekt versteht. Wenn Sie in einem gemeinsam genutzten Bereich arbeiten, drucken Sie eine Kopie aus und posten Sie sie.

Kostenlose Vorlage für die Verantwortungszuweisungsmatrix

Die Verwendung einer RACI-Vorlage ist eine Abkürzung, die Ihr Team und das Projekt auf Erfolgskurs bringt. ProjectManager ist mehr als eine preisgekrönte Software, die Aufgaben, Teams und Projekte organisiert, um die Arbeit zu rationalisieren und die Produktivität zu steigern, es ist auch die Online-Drehscheibe für alles, was mit dem Projektmanagement zu tun hat.

Unter den Hunderten von Blogbeiträgen, Leitfäden und Lernvideos befinden sich Dutzende kostenloser Vorlagen, die Sie in jeder Phase des Lebenszyklus Ihres Projekts unterstützen können. Die Verwendung unserer kostenlosen RACI-Vorlage hilft Ihnen dabei, alle Projektteams besser zu führen, damit sie wissen, wo sie in Bezug auf das Projekt stehen und wie hoch ihre Verantwortung und Rechenschaftspflicht ist.

Verwenden Sie es zu Beginn des Projekts, um Verzögerungen zu vermeiden und kommunikative Knoten zu entwirren, die das Projekt daran hindern, wie geplant voranzukommen. Um Ihr Projekt auf Kurs zu halten, laden Sie unsere kostenlose RACI-Vorlage herunter und verschaffen Sie sich einen Vorsprung beim Erstellen einer praktikablen Zuordnungsmatrix für Verantwortlichkeiten.

Empfohlene Vorgehensweise

Die Verwendung unserer kostenlosen RACI-Vorlage ist ein guter Anfang, aber Sie müssen sicherstellen, dass Sie sie korrekt ausfüllen. Eine Verantwortungszuweisungsmatrix ist nur so gut wie der Aufwand, der in ihre Erstellung gesteckt wird. Hier sind einige Best Practices, die Sie anwenden können, wenn Sie gerade dabei sind, Ihre Zuordnungsmatrix zu erstellen.

• Beziehen Sie das Team ein: Sie sind diejenigen, die die Arbeit ausführen werden. Sie möchten ihren Input und ihre Zustimmung, um kostspielige Fehler oder zeitraubende Fragen zu vermeiden, was zu Beginn des Projekts nicht klar war.
• Identifizieren Sie jede einzelne Aufgabe: Identifizieren Sie alle Aufgaben, die erforderlich sind, um Ihr endgültiges Ergebnis zu erreichen. Sobald Sie diese gründliche Liste haben, stellen Sie sicher, dass es nur eine Person im Team gibt, die verantwortlich ist.
• Aktualisieren Sie Ihr RACI regelmäßig: Stellen Sie sicher, dass jede neue Version eindeutig als die aktuellste Version gekennzeichnet ist und an alle im Team verteilt wird. Es wird Zeiten geben, in denen Sie die Verantwortungszuordnungsmatrix erneut aufrufen möchten oder Änderungen im Personal eine Bearbeitung erfordern.
• Teilen Sie die Verantwortung sinnvoll: Eine Person sollte nicht den Großteil der Verantwortung für das Projekt tragen müssen, und Sie möchten dem gesamten Projektteam und nicht nur dem obersten Managementteam Autorität verleihen.
• Aufgaben optimieren: Manager können anhand der RACI-Matrix sehen, ob einer Aufgabe zu viele Teammitglieder zugewiesen wurden. Vielleicht könnten diese Arbeiter für eine höhere Produktivität verteilt werden. Es könnten zu viele Personen als konsultiert aufgelistet sein, was den Prozess verlangsamt. Die Zuordnungsmatrix ist unendlich nützlich.

Wie ProjectManager Ihnen hilft, Projekte besser zu verwalten

ProjectManager ist ein Cloud-basiertes Tool, das alle in Echtzeit verbindet, um die Planung, Überwachung und Berichterstattung über das Projekt zu erleichtern. Es dient dazu, jedem im Projektteam eine Aufgabe und das Wissen darüber zu geben, wo sie Befugnisse haben und wann sie andere konsultieren müssen, sowie den Berichtsprozess zu definieren.

Schauen wir uns die verantwortlichen Personen an, zum Beispiel das Team, das das Projekt durchführt. Sobald Sie in die Software eingeladen wurden, können Sie den Projektplan teilen, ihnen Aufgaben zuweisen, detaillierte Anweisungen hinzufügen, eine Frist und ein Tag für Priorität hinzufügen und vieles mehr. Die Teams können dann zusammenarbeiten, indem sie Dateien und Bilder an die Aufgaben anhängen und in Echtzeit kommentieren, um besser zusammenzuarbeiten.

Diejenigen, die über das Projekt auf dem Laufenden bleiben müssen, können dies tun, indem sie ebenfalls zum Projekt eingeladen werden und Pläne und Zeitpläne mit ihnen teilen. Stakeholder können mit Berichtsfunktionen auf dem Laufenden bleiben, die mit einem Klick Berichte zu Projektabweichungen, Kosten, Zeit und mehr erstellen können. Dann teilen Sie sie als PDF. Berichte können sogar schnell gefiltert werden, um die Daten einzugrenzen, an denen die Beteiligten interessiert sind.

Die Verantwortungszuweisungsmatrix kann Ihnen helfen, Ihre Ressourcen neu zuzuweisen, wenn die Dinge nicht wie geplant voranschreiten. Verwenden Sie unsere Software, um weitere Einblicke zu erhalten. Zu den Ressourcenverwaltungsfunktionen gehört ein farbcodiertes Arbeitsbelastungsdiagramm, sodass leicht zu erkennen ist, wer zu viele Aufgaben hat und wer mehr Arbeit übernehmen kann. Dann können Sie diese Ressourcen einfach von der Workload-Seite aus neu zuweisen, damit Ihr Team produktiver arbeiten kann.

ProjectManager hilft Ihnen bei der Organisation, hält Ihr Team auf seine Aufgaben konzentriert und die Beteiligten auf dem Laufenden. Steigern Sie die Effizienz in jedem Aspekt des Lebenszyklus Ihres Projekts mit einem Online-Gantt-Diagramm zur Arbeitsplanung und Kanban-Tafeln, einer visuellen Workflow-Funktion, die Transparenz in die Produktion bringt. All das und es ist auf einer kollaborativen Plattform, um alle in Verbindung zu halten. Testen Sie ProjectManager noch heute kostenlos.