RFP: Eine Kurzanleitung zur Angebotsanfrage (inklusive Vorlagen)

Sobald ein Projekt genehmigt wurde, ist es wahrscheinlich, dass die Ausführung Waren und Dienstleistungen erfordert, die außerhalb des Zuständigkeitsbereichs der Organisation liegen, die die Arbeit verwaltet. Das Einholen von Angeboten von Drittanbietern und Auftragnehmern erfolgt über ein Dokument, das als Angebotsanfrage oder häufiger als RFP bezeichnet wird.

Über diesen Kanal sammeln Projektmanager interessierte Parteien und treffen eine Entscheidung darüber, wen sie für das Projekt beauftragen. Der beste Weg, sich mit diesem Prozess vertraut zu machen, ist die Verwendung einer RFP-Vorlage, mit der Sie die Lücken ausfüllen können, um eine gründliche RFP zu erstellen. Wir werden einige RFP-Vorlagen bereitstellen, die Sie unten verwenden können, aber lassen Sie uns zuerst besser verstehen, wovon wir sprechen.

Was ist ein RFP?

Eine Angebotsanfrage (RFP) wird verwendet, um Anbieter und Auftragnehmer zu finden, die das Projekt eines Unternehmens mit notwendigen Produkten und Dienstleistungen versorgen können, die außerhalb dessen liegen, was die einholende Organisation intern anbieten kann. Das RFP ist also ein Dokument, um diese Arbeit zu beschaffen und es Anbietern und Auftragnehmern zu ermöglichen, Angebote für die Arbeit abzugeben.

Das RFP bietet einen Überblick über das Projekt, um den bietenden Unternehmen eine klare Beschreibung dessen zu geben, was benötigt wird und wie sie dazu beitragen können, diese Ziele zu erreichen. Es wird den Bietern den Prozess und die Vertragsbedingungen erläutern. Die meisten Organisationen führen ihre Geschäfte mit RFPs durch, und Regierungen werden ihre Geschäfte fast immer auf diese Weise abwickeln.

Nach dem Versenden mehrerer RFPs haben Sie eine Auswahl an interessierten Parteien, die die von Ihnen benötigten Waren und Dienstleistungen liefern können, die Ihren Anforderungen am besten entsprechen, sowohl in Bezug auf die angebotenen Fähigkeiten als auch in Bezug darauf, wie sie die Anforderungen Ihres Budgets erfüllen.

RFPs sind nicht nur eine Möglichkeit, die Suche nach Anbietern und Auftragnehmern zu vereinfachen, die die Kriterien Ihres Projekts erfüllen; Sie beschreiben auch den Umfang der Arbeiten und die Bezahlung der Waren und Dienstleistungen. Wenn dies in der RFP klar dargelegt ist, können spätere Missverständnisse über Vergütung, Liefertermine und mehr vermieden werden.

Was ist der Unterschied zwischen einer RFP, RFI und einer RFQ?

Es gibt so viele verschiedene Arten von Anfrageformularen, dass es etwas verwirrend werden kann, sie zu unterscheiden. Beispielsweise gibt es eine Informationsanfrage (RFI), die verwendet wird, wenn ein Unternehmen weiß, was es von einem Bieter will, aber mehr Details benötigt. RFIs sind daher weniger lange Dokumente, da sie sich mehr mit der Klärung von Informationen befassen, die von einem Anbieter oder Auftragnehmer bereitgestellt werden.

Ein weiteres Geschäftsdokument, das oft mit einem RFP verwechselt wird, ist die Angebotsanfrage (RFQ). Diese Dokumente sind wiederum weniger detailliert und konzentrieren sich stattdessen ausschließlich darauf, wie viel der Verkäufer oder Auftragnehmer für seine Ware oder Dienstleistung will. Die RFQ kann auch nach Informationen fragen, wie der Anbieter oder Auftragnehmer Ihre Anforderungen erfüllen wird.

Kurz gesagt, RFIs und RFQs sind wirklich Teilmengen eines RFP, das eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen auf höherer Ebene zur Lösung eines geschäftlichen Problems oder Projektbedarfs darstellt. Es ist in der Regel viel detaillierter und formaler, mit strengen Beschaffungsregeln, einschließlich Inhalt, Zeitplan usw. Alle drei Dokumente werden oft zusammen, in irgendeiner Kombination oder manchmal sogar unabhängig voneinander verwendet.

RFP im Projektmanagement

RFPs sind im Projektmanagementbereich besonders wichtig, da sie dazu beitragen, Projektmanager zu organisieren und wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen. Jede RFP beschreibt verschiedene Anbieteroptionen mit Details zu Preisen, Prozessschritten, Vertragsbedingungen und mehr.

Durch diese RFPs können Projektmanager die Informationen sichten, um den besten Weg für ihre Organisation zu bestimmen. Es ist Sache des Projektmanagers, die RFP auszuwählen, die am besten zum Projekt und seinen Zielen passt, um den idealen Anbieter für das Projekt auszuwählen.

RFP-Projektmanager sind nicht nur kritische Denker und Teamleiter, sondern auch detailorientiert, geduldig und strategisch, um als Fürsprecher für ihre Organisation zu agieren.

Der RFP-Prozess: So erstellen Sie eine RFP

Es gibt keine festgelegten Regeln für die Erstellung einer RFP, da sie von Unternehmen zu Unternehmen, von Branche zu Branche und von gewinnorientierten und gemeinnützigen Organisationen variieren können. Sie haben jedoch ein gemeinsames Ziel und normalerweise wird der RFP-Prozess diese relevanten Punkte treffen.

1. Erstellen Sie Projektgrenzen

Bevor der Stift aufs Papier kommt, sprechen Sie mit den Vorgesetzten in Ihrer Organisation über die Einschränkungen für das Projekt, wie z. B. das höchste Budget, das sie genehmigen würden, die Flexibilität der Fristen, welche Anforderungen ein Muss sind und so weiter.

2. Stakeholder identifizieren

Ein RFP ist eine komplizierte Angelegenheit, die eine tiefe Kenntnis des Projekts und der Organisation erfordert. Identifizieren Sie wichtige Stakeholder und wählen Sie eine repräsentative Gruppe aus, die offen ist für Treffen mit Personen, die Sie mit der Überwachung des Prozesses beauftragen, damit sie sie als Resonanzboden nutzen können.

3. Stakeholder befragen

Sobald Sie die Stakeholder identifiziert haben und dabei sind, herauszufinden, wer für Fragen zur Verfügung stehen kann, bitten Sie sie auch, die Projektanforderungen zu definieren. Ihre Antworten werden nicht nur den RFP-Prozess, sondern das gesamte Projekt beeinflussen.

4. Schreiben Sie die RFP

Das Schreiben einer RFP kann durch die Verwendung einer RFP-Vorlage unterstützt werden, zu der wir unten Links bereitstellen. Sie sind im Allgemeinen wie folgt aufgebaut.

• Organisatorischer Hintergrund
• Kurze Projektbeschreibung
• Projektanforderungen und -ziele
• Projektbudget
• Meilensteine ​​und Fristen
• Weitere Infos und/oder Fragen
• Kontaktdaten und Abgabefrist

5. Bewertungskriterien erstellen

Bevor Sie die RFP versenden, überprüfen Sie sie noch einmal, aber bewerten Sie diesmal die Wichtigkeit der Antworten, die Sie von den Anbietern und Auftragnehmern erhalten, die antworten. Dies ist eine gute Methode, um eine kleinere Gruppe qualifizierter Kandidaten auszuwählen.

6. Senden Sie die RFP

Der ganze Sinn dieses Prozesses besteht natürlich darin, ihn in die Hände potenzieller Anbieter und Auftragnehmer zu bringen. Daher müssen Sie herausfinden, wo Sie Ihre RFP am besten veröffentlichen können, damit sie die richtigen Personen erreicht. Es hilft, Berater einzustellen, die Sie durch diese Phase führen.

7. Antworten überprüfen

Sammeln Sie nach Ablauf der Einreichungsfrist alle Antworten und lesen Sie sie kurz durch, um sich ein Bild von den vorgeschlagenen Lösungen zu machen. Sie können dann das zuvor entwickelte Bewertungssystem anwenden.

8. Forschung

Möglicherweise erhalten Sie einige Antworten, die eine Lösung anbieten, mit der Sie nicht vertraut sind. Es ist wichtig, zu recherchieren und zu sehen, ob diese realisierbar sind, auch wenn sie nicht auf Ihrem Radar sind. Ein weiterer Teil der Recherche umfasst die Durchführung von Hintergrundarbeiten zu den Anbietern und Auftragnehmern, die geantwortet haben, um ein besseres Bild davon zu erhalten, wen Sie möglicherweise mit Arbeiten beauftragen.

9. Wählen Sie einen Lieferanten oder Auftragnehmer aus

Wählen Sie den Anbieter oder Auftragnehmer aus, der Ihren Kriterien entspricht; Führen Sie dann eine Hintergrundprüfung durch, um ihre Aufzeichnungen über die Arbeit in früheren Projekten zu verfolgen. Dies wird eine Verhandlung einleiten, da ein Vorschlag genau das ist. Es kann so akzeptiert werden, wie es ist, oder es kann einiges Hin und Her erfordern. Sobald alle auf derselben Seite sind, unterzeichnen Sie einen Vertrag.

RFP-Beispiele

Wir waren in Bezug auf RFPs allgemein, aber es gibt tatsächlich mehrere verschiedene Arten, die sich auf eine bestimmte Branche oder Phase der Projektentwicklung beziehen. Hier sind einige RFP-Beispiele, aber es gibt noch viele andere, und RFPs können je nach Organisation und Branche im Stil variieren.

• Marketing-RFP: Wenn eine Marketingagentur ihre Marketingmaterialien erstellt, egal ob es sich um eine Fallstudie oder eine Kampagne handelt, werden sie oft Talente durch eines davon einstellen.
• Branding-RFP: Die Schaffung einer Marke für eine Organisation erfordert Richtlinien, und die Organisation hat bestimmte Erwartungen, die in dieser Art von RFP umrissen werden.
• Design-RFP: Dieses RFP richtet sich an Grafiker, um Print-, Web-, Mobil- oder andere Anzeigen zu entwickeln.
• Website-RFP: Wenn Sie eine Website erstellen, müssen Sie Webentwickler und andere spezifische Talente im Bereich Webdesign einstellen, die auf diese Art von RFP antworten.
• Regierungs-RFP: Jede Arbeit, die für eine Regierungsbehörde ausgeführt wird, erfordert eine RFP, die die spezifischen Anforderungen im Zusammenhang mit dieser Behörde umreißt.
• Non-Profit-RFP: Bei der Zusammenarbeit mit einer Non-Profit-Organisation gelten andere Kriterien als bei einem gewinnorientierten Unternehmen, die hier näher erläutert werden.
• Finanz-RFP: RFPs im Finanzbereich sind oft formelle Fragebögen, die Investoren an Finanzdienstleistungsunternehmen senden, um ihnen bei der Auswahl des richtigen Finanzpartners zu helfen.
• Bau-RFP: Organisationen können zusätzliche Details erhalten und besser verstehen, wie sie ihre Ziele durch RFPs erreichen können, was ihnen letztendlich bei der Auswahl des besten Anbieters hilft.
• Beschaffungs-RFP: RFPs sind oft einer der ersten Schritte im Beschaffungsprozess und helfen Unternehmen bei der Auswahl des Anbieters, der ihre Kriterienliste erfüllt. RFPs in der Beschaffung folgen häufig einer Informationsanfrage (RFI).
• Immobilien-RFP: Im Immobilienbereich stellen Makler im Namen ihrer Mieter RFPs zusammen, um wichtige Punkte und wirtschaftliche Bedingungen für jedes Geschäft zu skizzieren.

RFP-Vorlagen

RFP-Vorlagen gibt es in allen Formen und Größen. Die einfachsten sind vielleicht nur ein paar Seiten, aber sie können auf Dutzende anwachsen. Es gibt einige, die Deckblätter und auffällige Präsentationen haben, während andere Barebones sind, Dokumente, die nur die Fakten enthalten.

Was für Sie das Richtige ist, hängt vom Projekt und Ihrer Organisation oder vielleicht nur von Ihren persönlichen Vorlieben ab. Im Folgenden finden Sie einige Websites, die RFP-Vorlagen zum Herunterladen anbieten. Besuchen Sie sie und sehen Sie, ob es eine gibt, die für Sie funktioniert.

• Hubspot
• TemplateLAB
• Techsuppe
• CRM-Wahrzeichen
• Microsoft

RFP ist ein Projekt: Versuchen Sie, den Prozess mit Software zu verwalten

Eine RFP, selbst mit einer RFP-Vorlage, die Sie anleitet, ist nichts, was schnell zusammengeworfen werden kann. Es beinhaltet Recherchen und eine gründliche Aufschlüsselung des bevorstehenden Projekts. Tatsächlich ist es ein Projekt innerhalb eines Projekts. Es ist daher sinnvoll, dass Projektmanagement-Software wie ProjectManager Ihnen beim Erstellen Ihrer RFP helfen kann.

Planen Sie Ihre RFP mit unserem interaktiven Gantt-Diagramm, das alle Ihre Aufgaben auf einer Zeitachse plant. Legen Sie Meilensteine ​​auf der Zeitachse fest, um Ihre Arbeit in überschaubarere Segmente aufzuteilen, z. B. die Lieferung von Projektbeschreibung, Zielen, Zielsetzungen und Budget.

Unsere Kanban-Tafeln sind ein visuelles Werkzeug, das Ihren Arbeitsablauf zeigt und Ihnen hilft, Engpässe zu vermeiden, indem Sie die Ressourcen an die Kapazität anpassen. Führen Sie alle Schritte im RFP-Prozess durch und erstellen Sie aus jedem eine Kanban-Karte, die Platz für eine Beschreibung bietet, markieren Sie sie mit Priorität und mehr.

Beobachten Sie nach der Zuweisung, wie es sich von Spalte zu Spalte bewegt und angibt, wo es sich im Prozess befindet. Teammitglieder können auf Aufgabenebene kommentieren, wenn sie Fragen haben, und andere Projektmitglieder markieren, um sie bei Bedarf in die Konversation einzubeziehen. Zusammenarbeit hilft allen, produktiver zu arbeiten.

Sind Sie bereit, diese RFP zum Erfolg zu führen? Gehen Sie kein Risiko ein, verwenden Sie ProjectManager, eine Cloud-basierte Software, die Ihnen hilft, effizienter zu arbeiten. Holen Sie sich die Funktionen, die Sie benötigen, um Ihre Arbeit besser zu planen, zu überwachen und Berichte darüber zu erstellen. Testen Sie das Tool kostenlos mit dieser 30-Tage-Testversion.