Risikoaufschlüsselungsstruktur für Projekte: Ein vollständiger Leitfaden für RBS

Unsicherheit ist eine Gewissheit in Projekten. Es entstehen Risiken, die die erfolgreiche Durchführung Ihres Projekts gefährden. Mit einer Risikoaufschlüsselungsstruktur (RBS) bereiten Sie sich auf das Unerwartete vor.

Eine Risikoaufschlüsselungsstruktur eignet sich hervorragend zum Identifizieren und Priorisieren von Risiken, damit Sie wissen, welche mehr oder weniger Auswirkungen haben werden. Das ist der erste Schritt bei der Planung, Verwaltung und Minderung von Risiken in Ihren Projekten.

Was ist ein Risikostrukturplan im Projektmanagement?

Ein Risikostrukturplan ist ein Instrument für das Management von Risiken, d. h. von Ereignissen, die Sie nicht geplant oder erwartet haben. Risiko wird normalerweise als negative Auswirkung auf das Budget, den Zeitplan oder die Qualität des Projekts betrachtet. Allerdings gibt es auch positive Risiken, die einem Projekt zugute kommen können.

In jedem Fall müssen sich Projektmanager auf gute oder schlechte Risiken vorbereiten – sie können die Projektziele beeinträchtigen. Eine Risikoaufschlüsselungsstruktur schlüsselt Risiken in einem hierarchischen Diagramm auf, beginnend auf der höheren Ebene und nach unten zu den Risiken der feineren Ebene.

Manchmal erstellen Projektmanager während der Projektinitiierung eine Risikoaufschlüsselungsstruktur, um zu sehen, ob die Arbeit überhaupt realisierbar ist. Häufiger werden Sie es während der Planungsphase ansprechen, wenn Sie Ihren Teammitgliedern Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen.

Die vier Risikokategorien in einem Projekt

Es gibt vier Risikokategorien. Sie können weiter aufgeschlüsselt werden, aber die meisten Risikoaufschlüsselungsstrukturen unterteilen das Risiko in diese vier Kategorien:

• Extern: Risiken außerhalb Ihrer Kontrolle, wie z. B. Umwelt-, Regulierungs-, Lieferanten-, Konkurrenten usw.
• Intern: Risiken, die innerhalb Ihrer Organisation auftreten, einschließlich fehlender Ressourcen, Finanzierungsverzögerungen oder Fehler bei der Priorisierung.
• Technisch: Umfang, Anforderungen und andere technische Fragen fallen in diese Kategorie.
• Management: Risiken im Zusammenhang mit Ihrer Planung, Kommunikation, Kontrolle usw.

Beim Top-Level-Risiko können Sie beispielsweise mit einem breiten Thema wie technischen Risiken, Managementrisiken, externen Risiken oder Planungsrisiken beginnen. Auf der nächsten Ebene könnten diese Kategorien weiter als Design-, Finanzierungs- oder Ressourcenrisiken definiert werden. Sie können Ihr Risiko immer feiner und feiner werden, ein granulares Niveau erreichen oder so fein in das Risiko einsteigen, wie es sich für das Projekt richtig anfühlt. Sie könnten natürlich nie aufhören, aber das wäre kontraproduktiv.

Warum einen Risikostrukturplan im Projektmanagement verwenden?

Die Risikoaufschlüsselungsstruktur hilft Ihnen, Risiken zu verstehen. Es erleichtert das Identifizieren und Bewerten von Risiken in Ihrem Projekt. Sie können sehen, welche Projekte besondere Aufmerksamkeit erfordern und wiederkehrende Risiken und Risikokonzentrationen erkennen. Sie können das Tool sogar verwenden, um das Gesamtrisiko des Projekts zu kennen und potenzielle Verluste zusammenzufassen, während Sie den Risikomanagementprozess skizzieren.

Um Risiken richtig zu managen, müssen Sie Projektmanagement-Software verwenden. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die Ihre Arbeit in Echtzeit überwacht, sodass Sie ein Problem erkennen können, wenn es auftaucht, und nicht, nachdem der Schaden bereits angerichtet wurde.

Das Live-Dashboard von ProjectManager ist eingerichtet und einsatzbereit, sammelt und berechnet automatisch Projektdaten, die dann in leicht lesbaren Diagrammen und Grafiken angezeigt werden. Verfolgen Sie Metriken zu Zeit, Kosten, Abweichungen und mehr und erfassen Sie Anomalien schnell, damit Sie ihre Auswirkungen mindern können. Beginnen Sie kostenlos mit ProjectManager.

So erstellen Sie eine Risikoaufschlüsselungsstruktur für ein Projekt

Eine Risikoaufschlüsselungsstruktur ist ein einfaches Raster mit einer breiten Definition des Risikos oben und spezifischeren Definitionen, wenn Sie sich im Raster nach unten bewegen. Es kann auch als Tabellenkalkulation eingerichtet werden, wobei das Risiko definierter wird, wenn Sie sich von links nach rechts bewegen.

Beim Erstellen einer Risikoaufschlüsselungsstruktur sollten Sie die folgenden drei Schritte befolgen.

1. Identifizieren Sie Risikokategorien für die RBS

Der erste Schritt besteht darin, die wichtigsten Risikokategorien zu identifizieren. Wie bereits erwähnt, lauten die grundlegenden Kategorien für die Risikoaufgliederungsstruktur extern, intern, technisch und Management. Abhängig von der Branche, in der Sie arbeiten, können diese Kategorien etwas feiner abgestimmt sein.

Zum Beispiel kann die Softwareentwicklung Produktentwicklung, Entwicklungsumgebung und Programmbeschränkungen haben. Im Allgemeinen umfassen diese wichtigsten Risikoidentifikationskategorien:

• Zeitlicher Ablauf
• Finanziell
• Technisch
• Management
• Klient
• Vertraglich
• Wetter
• Politisch
• Umwelt

Die Risikoidentifikationsmethode zum Auffinden von Risiken kann Brainstorming mit Ihrem Team, Workshops und Interviews zur Überprüfung historischer Daten, SWOT-Analysen (Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken) und mehr sein. Es ist auch gut, ein RACI-Diagramm (verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert) zu erstellen, um Ihr Stakeholder-Management in Bezug auf das Risiko zu bestimmen.

2. Aufschlüsselung spezifischer Risiken in der RBS

Als Nächstes möchten Sie die Kategorien der Ebene eins in Kategorien der Ebene zwei unterteilen: Das bedeutet, dass Sie breit beginnen und dieses Thema in immer kleinere Teile verfeinern.

Beispielsweise können Sie die Kundenkategorie in kleinere Themen unterteilen, wie z. B. das Kundenteam, das Projektteam, Ziele, Finanzierung und Taktiken.

Dann stellen Sie unter dem Projektteam möglicherweise fest, dass nicht genügend Ressourcen vorhanden sind, um die Aufgaben zu erledigen, oder dass Ihr Team nicht erfahren genug ist und mehr Schulung benötigt, um seine Aufgaben erfolgreich auszuführen.

Drei Risikostufen sind wahrscheinlich genug. Mehr als das, und Sie können sich am Ende in Kleinigkeiten verzetteln, ohne dass sich die Mühe lohnt.

3. Bewerten Sie das Risiko und die Auswirkung

Sobald Sie die Risiken aufgeschlüsselt haben, sollten Sie sie bewerten, um festzustellen, welche die größten Auswirkungen auf das Projekt haben könnten. Dies ist der Beginn Ihrer Risikoanalyse. Indem Sie Risiken priorisieren, wissen Sie, welche sofortige Aufmerksamkeit verdienen und welche warten oder sogar vermieden werden können.

Dazu wird jedes Risiko hinsichtlich der Wahrscheinlichkeit seines Eintretens und, falls ja, der möglichen Auswirkung auf das Projekt bewertet. Wie Sie jeden dieser Faktoren bewerten, bleibt dem Projektmanager überlassen, aber eine gute Faustregel ist, ihn in vier Faktoren aufzuteilen:

• Hoch (80-100 Prozent)
• Mittelhoch (60-80 Prozent)
• Mittel-niedrig (30-60 Prozent)
• Geringe Wahrscheinlichkeit (0-30 Prozent)

Die Auswirkung wird traditionell in drei Kategorien unterteilt: hoch (kritisch), mittel (moderat) und niedrig (minimal). Ihre Ergebnisse werden Teil Ihrer Risikoberichterstattung, und Sie können Teammitglieder damit beauftragen, nach diesen Risiken Ausschau zu halten. Sobald Sie eine Risikobewertung haben, fügen Sie alle zu einem Risikoregister hinzu, wenn sie als Probleme im Projekt erscheinen.

Vorteile der Verwendung einer Risikoaufschlüsselungsstruktur

Risiken sind unbekannt, aber das bedeutet nicht, dass Sie sie nicht managen können. Ein Risikostrukturplan ist ein Werkzeug, das Ihnen hilft, Risiken in Ihrem Projekt zu identifizieren und einzuordnen. Es ist der erste Schritt zur Risikominderung. Mit Ihrem Risikomanagementplan können Sie bestimmen, welche Ressourcen erforderlich sind, um Probleme anzugehen, die in Ihrem Projekt auftreten.

Die Möglichkeit, Risiken genau einzuschätzen, führt zu einer höheren Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs. Nicht jedes Risiko ist schlecht, aber keinen Plan zur Risikobewältigung zu haben, ist nie gut. Ohne sich auf Risiken vorzubereiten, können Sie nicht das Positive nutzen und das Negative mildern.

Die Verwendung einer Risikoaufschlüsselungsstruktur steuert das Risiko und erstellt Ihren Risikomanagementplan. Eine Vorstellung davon zu haben, was im Laufe des Projekts passieren könnte, und dann zu wissen, auf welches potenzielle Problem (oder welche Gelegenheit) es sich lohnt, zu reagieren, ist die Art und Weise, wie Sie mit Risiken umgehen und aus einer möglichen Katastrophe ein kleines Hindernis auf der Straße machen.

Verwandt : Kostenlose Projektmanagement-Vorlagen

Beispiele für Risikoaufschlüsselungsstrukturen

Obwohl wir bereits erwähnt haben, dass es viele Beispiele für Risikoaufgliederungsstrukturen gibt, unterscheiden sie sich je nach Branche. Die eigentliche abgestufte Struktur der RBS ist im Grunde dieselbe.

Das Project Management Institute hat auf seiner Website ein informatives Konferenzpapier zu RSB. Das Whitepaper Verwenden Sie eine Risikoaufschlüsselungsstruktur (RBS), um Ihre Risiken zu verstehen ist hilfreich, wenn Sie versuchen zu verstehen, was eine Risikoaufschlüsselungsstruktur ist und wie man sie verwendet.

Es gibt einige Beispiele, um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie eine für bestimmte Branchen aussehen würde. Beispiele für eine Risikoaufschlüsselungsstruktur umfassen die folgenden.

Beispiel für eine generische Risikoaufschlüsselungsstruktur

Beispiel für eine Gliederungsstruktur des Baurisikos

Beispiel für eine Aufschlüsselungsstruktur des Softwareentwicklungsrisikos

So erstellen Sie eine RBS mit ProjectManager

Sie können Vorlagen für Risikostrukturpläne finden, die Ihnen dabei helfen, Risiken in Ihrem Projekt zu identifizieren und zu planen, aber eine Vorlage ist ein statisches Dokument und nicht hilfreich, wenn Probleme auftreten und zugewiesen und nachverfolgt werden müssen. Laden Sie diese RBS-Vorlage am besten in ProjectManager hoch, eine Cloud-basierte Software, die Ihnen bei der Planung, Verfolgung und Berichterstattung über Risiken helfen kann.

Führen Sie die Risikoauflösung in Gantt-Diagrammen durch

Beim Risikomanagement geht es darum, Risiken zu identifizieren und Pläne zu erstellen, um das Problem zu lösen oder auszunutzen, wenn es in Ihrem Projekt auftritt. Die interaktiven Gantt-Diagramme von ProjectManager bieten Ihnen die Tools zum Planen, Priorisieren, Verknüpfen von Abhängigkeiten und Zuweisen Ihres Teams. Erhalten Sie den kritischen Pfad ohne komplizierte und zeitraubende Berechnungen. Legen Sie dann eine Baseline fest, um den tatsächlichen Fortschritt im Vergleich zu Ihrem Plan zu verfolgen, und stellen Sie sicher, dass Sie auf Kurs bleiben.

Erstellen Sie Workflows auf Kanban-Boards

Da ProjectManager über mehrere Projektansichten für Ihre bevorzugte Arbeitsweise verfügt, wechseln Sie einfach von der Gantt- zur Kanban-Ansicht. Jetzt können Sie den Produktionszyklus des Risikos definieren, indem Sie benutzerdefinierte Spalten zum Identifizieren, Bearbeiten und Lösen erstellen. Teams können ihren Rückstand verwalten und Sprints planen, um die Risiken zu beheben, während Manager ihre Arbeit einsehen und Ressourcen nach Bedarf neu zuweisen können, um ihre Kapazitätsauslastung aufrechtzuerhalten.

Erstellen Sie Fortschrittsberichte in Sekunden

Verwenden Sie die Ein-Klick-Berichte von ProjectManager, um die Lösung des Risikos zu verfolgen und die Beteiligten über den Fortschritt bei der Minderung des Risikos auf dem Laufenden zu halten. Es gibt umfassende Berichte zum Status eines Projekts oder Portfolios, aber detailliertere Berichte zu Zeit, Kosten und Arbeitsaufwand. Alle sind hilfreich beim Risikomanagement. Jeder Bericht kann gefiltert werden, um genau das anzuzeigen, was Sie sehen möchten, und einfach mit Stakeholdern geteilt werden, damit sie auf dem Laufenden bleiben.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die hybriden Teams hilft, so zu arbeiten, wie sie arbeiten, wann sie wollen und wo immer sie sind. Holen Sie sich ein Tool, das Ihnen eine Quelle der Wahrheit bietet und flexibel genug ist, um traditionell oder in einer agileren Umgebung zu arbeiten. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager!