So erstellen Sie einen Risikomanagementplan

Sie identifizieren, erfassen, überwachen und planen: Risiken sind ein fester Bestandteil jedes Projekts. Einige Projektrisiken werden zwangsläufig zu Problembereichen – wie die Durchführung eines Projekts über die Feiertage und die Notwendigkeit, den Projektzeitplan darum herum zu planen. Aber es gibt viele Risiken innerhalb eines bestimmten Projekts, die ohne Risikobewertung und Risikominderungsstrategien für Sie und Ihr Projektmanagementteam unwillkommene Überraschungen darstellen können.

Hier kommt ein Risikomanagementplan ins Spiel, um Risiken zu mindern, bevor sie zu Problemen werden. Aber zuerst, was ist Risikomanagement?

Was ist Risikomanagement?

Risikomanagement ist ein Teilbereich des Projektmanagements, der sich mit dem Management potenzieller Projektrisiken befasst. Das Risikomanagement ist wohl einer der wichtigsten Aspekte des Projektmanagements.

Der Risikomanagementprozess umfasst die folgenden Hauptschritte:

• Risikoidentifikation: Der erste Schritt zum Management von Projektrisiken besteht darin, sie zu identifizieren. Sie müssen Datenquellen wie Informationen aus früheren Projekten oder Meinungen von Fachexperten verwenden, um alle potenziellen Risiken abzuschätzen, die sich auf Ihr Projekt auswirken können.
• Risikobewertung: Sobald Sie Ihre Projektrisiken identifiziert haben, müssen Sie sie priorisieren, indem Sie ihre Wahrscheinlichkeit und das Ausmaß ihrer Auswirkungen betrachten.
• Risikominderung: Jetzt ist es an der Zeit, einen Notfallplan mit Maßnahmen zur Risikominderung zu erstellen, um Ihre Projektrisiken zu managen. Sie müssen auch definieren, welche Teammitglieder Risikoeigentümer sein werden, die für die Überwachung und Kontrolle von Risiken verantwortlich sind.
• Risikoüberwachung: Risiken müssen während des gesamten Projektlebenszyklus überwacht werden, damit sie kontrolliert werden können.

Wenn die Bedingungen für ein Risiko, das Ihren Schwellenwert überschritten hat, erfüllt sind, kann dies Ihr gesamtes Projekt gefährden. Es gibt normalerweise auch nicht nur ein Risiko pro Projekt; Es gibt viele Risikokategorien, die einer Bewertung und Diskussion mit Ihren Stakeholdern bedürfen.

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Aus diesem Grund muss das Risikomanagement sowohl ein proaktiver als auch ein reaktiver Prozess sein, der während des gesamten Projektlebenszyklus konstant ist. Lassen Sie uns nun definieren, was ein Risikomanagementplan ist.

Was ist ein Risikomanagementplan?

Ein Risikomanagementplan definiert, wie der Risikomanagementprozess Ihres Projekts ausgeführt wird. Dazu gehören die Mittel, Instrumente und Ansätze, die zur Durchführung von Aktivitäten zur Risikoidentifizierung, -bewertung, -minderung und -überwachung verwendet werden.

Ein Risikomanagementplan umfasst in der Regel:

• Methodik: Definieren Sie die Tools und Ansätze, die verwendet werden, um Risikomanagementaktivitäten wie Risikobewertung, Risikoanalyse und Risikominderungsstrategien durchzuführen.
• Risikoregister: Ein Risikoregister ist ein Diagramm, in dem Sie alle Informationen zur Risikoidentifikation Ihres Projekts dokumentieren können.
• Risikoaufschlüsselungsstruktur: Es ist ein Diagramm, mit dem Sie Risikokategorien und die hierarchische Struktur von Projektrisiken identifizieren können.
• Risikobewertungsmatrix: Mit einer Risikobewertungsmatrix können Sie die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen von Projektrisiken analysieren, um sie zu priorisieren.
• Risikoreaktionsplan: Ein Risikoreaktionsplan ist ein Projektmanagementdokument, das die Risikominderungsstrategien erläutert, die zum Management Ihrer Projektrisiken eingesetzt werden.
• Rollen und Verantwortlichkeiten: Die Mitglieder des Risikomanagementteams haben Verantwortlichkeiten als Risikoeigentümer. Sie müssen Projektrisiken überwachen und ihre Maßnahmen zur Risikobewältigung überwachen.
• Finanzierung: Haben Sie einen Abschnitt, in dem Sie die Mittel angeben, die für die Durchführung Ihrer Risikomanagementaktivitäten erforderlich sind.
• Zeitplan: Fügen Sie einen Abschnitt hinzu, um den Zeitplan für die Risikomanagementaktivitäten zu definieren.

So erstellen Sie einen Risikomanagementplan

Bei jedem Webdesign- und Entwicklungsprojekt, Bauprojekt oder Produktdesign gibt es Risiken. Das ist wirklich nur die Natur des Projektmanagements. Aber deshalb ist es auch immer am besten, ihnen so weit wie möglich voraus zu sein, indem Sie einen Risikomanagementplan entwickeln. Die Schritte zur Erstellung eines Risikomanagementplans sind unten aufgeführt.

1. Risikoidentifikation

Die Risikoidentifikation erfolgt zu Beginn der Projektplanungsphase sowie während des gesamten Projektlebenszyklus. Während viele Risiken als „bekannte Risiken“ gelten, erfordern andere möglicherweise zusätzliche Forschung, um sie zu entdecken.

Sie können einen Risikostrukturplan erstellen, um alle Ihre Projektrisiken zu identifizieren und sie mit Risikokategorien zu klassifizieren. Sie können dies tun, indem Sie alle Projektbeteiligten und Branchenexperten befragen. Viele Projektrisiken lassen sich in Risikokategorien wie technische oder organisatorische einteilen und nach bestimmten Unterkategorien wie Technologie, Schnittstellen, Leistung, Logistik, Budget usw. auflisten. Erstellen Sie außerdem ein Risikoregister, das Sie mit allen teilen können befragt, um alle bekannten Risiken, die während der Identifizierungsphase aufgedeckt wurden, zentral aufzufinden.

Mit einer Online-Projektmanagement-Software können Sie bequem ein Risikokataster für Ihr Projekt erstellen. Verwenden Sie beispielsweise die Listenansicht in ProjectManager, um alle Projektrisiken zu erfassen, ihre Prioritätsstufe hinzuzufügen und ein Teammitglied damit zu beauftragen, diese Risiken zu identifizieren und zu lösen. Besser als To-Do-Listen-Apps können Sie Dateien und Tags anhängen und den Fortschritt überwachen. Sehen Sie, wie viel Prozent der Arbeit zur Lösung des Problems abgeschlossen sind. Schützen Sie Ihr Projekt vor Risiken, indem Sie sich für eine kostenlose Testversion von ProjectManager anmelden.

2. Risikobewertung

In dieser nächsten Phase überprüfen Sie die qualitativen und quantitativen Auswirkungen des Risikos – wie die Wahrscheinlichkeit, dass das Risiko eintritt, im Vergleich zu den Auswirkungen, die es auf Ihr Projekt hätte – und tragen dies in eine Risikobewertungsmatrix ein

Zuerst tun Sie dies, indem Sie der Risikowahrscheinlichkeit eine Punktzahl von niedriger Wahrscheinlichkeit bis hoher Wahrscheinlichkeit zuweisen. Dann ordnen Sie Ihre Risikoauswirkungen von niedrig über mittel bis hoch zu und weisen jedem eine Punktzahl zu. Dies gibt Ihnen eine Vorstellung davon, wie wahrscheinlich das Risiko den Erfolg des Projekts beeinträchtigt und wie dringend die Reaktion sein muss.

Damit alle Mitglieder des Risikomanagementteams und Projektbeteiligte die Risikobewertungsmatrix effizient verstehen, weisen Sie eine Gesamtrisikobewertung zu, indem Sie Ihre Auswirkungsstufenbewertung mit Ihrer Risikowahrscheinlichkeitsbewertung multiplizieren. Sie können mit unserer kostenlosen Risikobewertungsvorlage beginnen.

3. Erstellen Sie einen Risikoreaktionsplan

Eine Risikoreaktion ist der Aktionsplan, der ergriffen wird, um Projektrisiken zu mindern, wenn sie auftreten. Der Risikoreaktionsplan enthält die Risikominderungsstrategien, die Sie ausführen, um die Auswirkungen von Risiken in Ihrem Projekt zu mindern. Dies ist normalerweise mit einem Preis verbunden – auf Kosten Ihrer Zeit oder Ihres Budgets. Sie sollten also Zeit und Geld für Ihre Risikomanagementanforderungen aufwenden, bevor Sie Ihren Risikomanagementplan erstellen.

4. Weisen Sie Risikoverantwortliche zu

Darüber hinaus sollten Sie jedem Projektrisiko einen Risikoverantwortlichen zuweisen. Die Mitglieder des Risikomanagementteams, die Risikoeigentümer sind, sind für die Überwachung der ihnen zugewiesenen Risiken und bei Bedarf für die Überwachung der Ausführung der Risikomaßnahmen verantwortlich.

Darüber hinaus sollten Sie jedem Projektrisiko einen Risikoverantwortlichen zuweisen. Die Mitglieder des Risikomanagementteams, die Risikoeigentümer sind, sind für die Überwachung der ihnen zugewiesenen Risiken und bei Bedarf für die Überwachung der Ausführung der Risikomaßnahmen verantwortlich.

Wenn Sie Ihr Risikoregister und Ihre Risikobewertungsmatrix erstellen, listen Sie die Risikoeigentümer auf, damit niemand verwirrt ist, wer die Risikoreaktionsstrategien implementieren muss, wenn die Projektrisiken auftreten, und jeder Risikoeigentümer sofort Maßnahmen ergreifen kann.

Stellen Sie sicher, dass Sie die genaue Risikoreaktion für jedes Projektrisiko in einem Risikoregister aufzeichnen und Ihren Risikoreaktionsplan vor der Implementierung von allen Beteiligten genehmigen lassen. Auf diese Weise haben Sie eine Aufzeichnung des Problems und der Lösung, die Sie überprüfen können, sobald das gesamte Projekt abgeschlossen ist.

5. Verstehen Sie Ihre Auslöser

Dies kann mit oder ohne Risiko geschehen, das sich bereits auf Ihr Projekt ausgewirkt hat – insbesondere während Projektmeilensteinen, um den Projektfortschritt zu überprüfen. Wenn dies der Fall ist, ziehen Sie in Betracht, diese bestehenden Risiken neu zu klassifizieren.

Selbst wenn diese Auslöser nicht erfüllt wurden, ist es am besten, im Laufe des Projekts einen Backup-Plan zu erstellen – vielleicht sind die Bedingungen für ein bestimmtes Risiko nicht mehr vorhanden, nachdem ein bestimmter Punkt im Projekt erreicht wurde.

6. Erstellen Sie einen Sicherungsplan

Betrachten Sie Ihr Risikoregister und Ihre Risikobewertungsmatrix als lebendiges Dokument. Die Klassifizierung Ihrer Projektrisiken kann sich zu jedem Zeitpunkt während Ihres Projekts ändern. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie im Rahmen Ihres Prozesses einen Notfallplan erstellen.

Die Notfallplanung umfasst die Entdeckung neuer Risiken während Projektmeilensteinen und die Neubewertung bestehender Risiken, um festzustellen, ob Bedingungen für diese Risiken erfüllt wurden. Jede Neuklassifizierung eines Risikos bedeutet, dass Sie Ihren Notfallplan geringfügig anpassen müssen.

7. Messen Sie Ihre Risikoschwelle

Bei der Messung Ihrer Risikoschwelle geht es darum, herauszufinden, welches Risiko zu hoch ist, und sich mit Ihren Projektbeteiligten zu beraten, um zu überlegen, ob es sich lohnt, das Projekt fortzusetzen – ob es sich lohnt, ob es Zeit, Geld oder Umfang ist.

So wird die Risikoschwelle normalerweise bestimmt: Berücksichtigen Sie Ihre Risiken, die eine Punktzahl von „sehr hoch“ oder mehr als ein paar „hohe“ Punktzahlen haben, und konsultieren Sie Ihr Führungsteam und die Projektbeteiligten, um festzustellen, ob das Projekt selbst bei sein könnte Ausfallrisiko. Projektrisiken, die einer zusätzlichen Beratung bedürfen, sind Risiken, die die Risikoschwelle überschritten haben.

Verwenden Sie Projektmanagement-Software, um Risiken genau im Auge zu behalten, wenn sie Probleme in Ihrem Projekt aufwerfen. ProjectManager verfügt über Echtzeit-Dashboards, die in unser Tool eingebettet sind, im Gegensatz zu anderer Software, bei der Sie sie selbst erstellen müssen. Wir berechnen automatisch den Zustand Ihres Projekts und prüfen, ob Sie pünktlich sind oder in Verzug geraten. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Ausgaben, Ihren Fortschritt und mehr. Je schneller Sie Risiken erkennen, desto schneller können Sie sie beheben.

Best Practices für die Aufrechterhaltung Ihres Risikomanagementplans

Risikomanagementpläne scheitern nur auf wenige Arten: schrittweise aufgrund unzureichender Budgets, durch Modellierungsfehler oder durch völliges Ignorieren Ihrer Risiken.

Ihr Risikomanagementplan entwickelt sich im Laufe des Projektlebenszyklus von Anfang bis Ende ständig weiter. Die Best Practices bestehen also darin, sich auf die Überwachungsphase des Risikomanagementplans zu konzentrieren. Bewerten Sie Ihre Risiken und deren Punktzahlen weiterhin und neu und gehen Sie bei jedem Projektmeilenstein auf Risiken ein.

Projekt-Dashboards und andere Funktionen zur Risikoverfolgung können ein Lebensretter sein, wenn es um die Aufrechterhaltung Ihres Risikomanagementplans geht. Sehen Sie sich das Video unten an, um zu sehen, wie wichtig Projektmanagement-Dashboards, Live-Daten und Projektberichte sein können, wenn es darum geht, Ihre Projekte auf Kurs und Budget zu halten.

Führen Sie zusätzlich zu Ihrer routinemäßigen Risikoüberwachung bei jedem Meilenstein eine weitere Interviewrunde mit derselben Checkliste durch, die Sie zu Beginn des Projekts verwendet haben, und befragen Sie Projektbeteiligte, Mitglieder des Risikomanagementteams, Kunden (falls zutreffend) und Branchenexperten erneut .

Zeichnen Sie ihre Antworten auf, passen Sie gegebenenfalls Ihr Risikoregister und Ihre Risikobewertungsmatrix an und melden Sie alle relevanten Aktualisierungen Ihres Risikomanagementplans an die wichtigsten Projektbeteiligten. Dieser Prozess und dieses Maß an Transparenz helfen Ihnen, neue zu bewertende Risiken zu identifizieren, und informieren Sie, wenn frühere Risiken abgelaufen sind.

Wie ProjectManager bei Ihrem Risikomanagementplan helfen kann

Lassen Sie Risiken nicht unerkannt. Mit ProjectManager erhalten Sie Zugriff auf kollaborative Arbeitsbereiche, die dazu beitragen, Risiken schneller und einfacher als je zuvor zu lösen. Verwenden Sie Projektplanungs- und Aufgabentools, um Risiken zu identifizieren und ihnen Risikoverantwortliche zuzuweisen. Verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick darüber, welche Aufgaben welchen Teammitgliedern zugewiesen sind, und beobachten Sie in Echtzeit, wie sie diese Risiken angehen. Markieren Sie sie als erledigt und archivieren Sie sie für später – wir bieten unbegrenzten Cloud-Speicher für eine einfache Aufzeichnung.

Verfolgung & Berichte

Auch in der Monitoring-Phase glänzt ProjectManager. Unser patentiertes Echtzeit-Dashboard gibt Ihnen einen Live-Einblick in kritische Projektmetriken wie Slippage, Workload, Budgets und mehr. Erhalten Sie außerdem automatisierte Berichte, mit denen Sie Berichte mit nur wenigen Tastenanschlägen erstellen können, sodass Sie immer in der Lage sind, zu handeln, wenn die Bedingungen für ein Risiko erfüllt sind. Die Risikoverfolgung war noch nie so einfach.

Risiken sind bei jedem Projekt unvermeidlich. Wenn Sie jedoch über die richtigen Tools verfügen, um den Planungsprozess für das Risikomanagement besser zu steuern, können Sie Fehler besser eindämmen. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software, die in Echtzeit aktualisiert wird und Ihnen die neuesten Informationen zu Ihren Risiken, Problemen und Änderungen liefert. Starten Sie eine kostenlose 30-Tage-Testversion und verwalten Sie Ihre Risiken besser.