Risikoreaktionsplan im Projektmanagement: Schlüsselstrategien und Tipps

Projekte sind heikle Vorgänge. Es gibt so viel, was sie beeinflussen kann; Ein Sturm, der die Lieferkette unterbricht, ein Maschinenausfall oder ein Arbeitskampf sind nur drei mögliche Situationen in einer scheinbar endlosen Reihe von Risiken.

Der Risikoreaktionsplan, den Sie erstellen, um mit diesen Risiken umzugehen, der Risikoidentifikations-, -bewertungs- und -minderungsreaktionsstrategien beschreibt, kann den Erfolg oder Misserfolg des Projekts bedeuten. Kein Wunder, dass das Projektmanagement so sehr auf Risiken ausgerichtet ist!

Risikokontrolle, ein Risikoreaktionsplan und die Umsetzung von Risikoreaktionsstrategien sind Methoden, um Ihr Projekt besser zu verwalten und Erfolg zu erzielen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, eine Projektmanagementsoftware zu haben, mit der Sie Ihre Risikoreaktionsstrategien planen und verfolgen können.

Was ist ein Projektrisiko?

Ein Projektrisiko ist ein ungewisses Ereignis, das sich potenziell positiv oder negativ auf ein Projekt auswirken kann. Projektmanager müssen Risikoreaktionspläne erstellen, die die Risikominderungsstrategien beschreiben, die sie verwenden werden, um die negativen Auswirkungen von Risikoereignissen zu minimieren.

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Woran viele nicht denken, ist, dass Risiken auch gut für ein Projekt sein können. Negatives Risiko? Ein Sturm, der Stromausfälle verursacht und die Produktion stoppt. Positives Risiko? Der Preis für die Materialien, die Sie für Ihr Projekt benötigen, ist erheblich gesunken. Im Projektmanagement werden negative Risiken allgemein als Bedrohungen bezeichnet, während positive Risiken als Chancen bezeichnet werden.

• Negative Risiken (Bedrohungen)
• Positive Risiken (Chancen)

Unabhängig von der Art des Risikos möchten Sie ein Risikoregister und einen Risikoreaktionsplan haben, um damit umzugehen.

Während es unmöglich ist, sich auf alles vorzubereiten, was in einem Projekt passieren könnte, können Sie mit Hilfe von historischen Daten, Erfahrung und Glück wahrscheinlich auftretende Projektrisiken identifizieren und dann einen Plan erstellen, um darauf zu reagieren.

Was ist eine Risikoreaktion?

Risikoreaktion ist der Prozess des Managements von Risikoereignissen, die als Probleme in Ihrem Projekt auftreten. Der Risikoreaktionsprozess wird von einem Risikoreaktionsplan geleitet.

Was ist ein Risikoreaktionsplan?

Ein Risikoreaktionsplan ist ein Dokument, das die Strategien erläutert, die ergriffen werden würden, um negative Projektrisiken zu mindern. Es ist Teil des größeren Risikomanagementplans, der später Teil jedes Projektmanagementplans ist.

Eine Risikoreaktion ist genau so, wie sie sich anhört. Sie reagieren auf Risiken. Dazu müssen Projektmanager mit Stakeholdern zusammenarbeiten, Ressourcen für die Risikoreaktionsstrategien sichern und Risikoverantwortliche mit deren Einsatz beauftragen.

Bevor Sie auf ein Risiko reagieren, müssen Sie es identifizieren. Die Risikoidentifikation erfolgt in der Projektplanungsphase. Während die Definition von Risiko eine Unsicherheit ist, bedeutet das nicht, dass jedes potenzielle Risiko für Ihr Projekt aus dem linken Feld kommt und Sie überrascht.

Eine gute Risikoreaktion beginnt mit einer guten Risikoidentifikation. Wie oben erwähnt, können Sie viele potenzielle Projektrisiken ermitteln, indem Sie sich ähnliche Projekte ansehen, die Sie geleitet haben, mit Ihren erfahrenen Projektteammitgliedern darüber sprechen, was ihrer Meinung nach passieren könnte, und sich an Stakeholder und Mentoren wenden.

Das Sammeln all dieser Daten ist nur der Anfang. Jetzt müssen Sie es organisieren. Projektmanagement-Software kann helfen. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die alle im Projektteam verbindet. Wenn sie ein potenzielles Risiko vorschlagen möchten, können sie es der Aufgabenlistenansicht hinzufügen, einer der mehreren verfügbaren Projektansichten. Testen Sie ProjectManager noch heute kostenlos.

Warum ist ein Risikoreaktionsplan im Projektmanagement wichtig?

Da Risiken auftreten, ist es natürlich wichtig, einen Risikoreaktionsplan zu haben. Bei der Verwaltung eines Projekts geht es darum, Aktivitäten so zu organisieren, dass Zeitpläne und Budgetbeschränkungen eingehalten werden. Projektrisiken können diesen Zeitplan beeinträchtigen und die Kosten erhöhen. Je schneller Sie sie identifizieren und auftretende Probleme lösen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie ein erfolgreiches Projekt abliefern.

Daher ist ein Risikoreaktionsplan eine Möglichkeit, Bedrohungen für das Projekt zu reduzieren oder zu beseitigen. Es kann auch verwendet werden, um die Chancen zu erhöhen, die positive Risiken bieten. Das heißt, wenn es positive Risiken gibt, die dem Projekt helfen können, legt ein gut durchdachter Plan fest, wie Sie schnell so viel Nutzen wie möglich daraus ziehen können.

Manchmal werden Risiken nicht gelöst. Die Risikoreaktion ist auch eine Möglichkeit, einen Notfallplan in die Tat umzusetzen. Das heißt, haben Sie einen Plan B, wenn Sie nicht so weitermachen können, wie Sie es im Projekt getan haben.

Auch hier bietet ein Risikoreaktionsplan dem Projektmanager Optionen. Es schafft Bewusstsein für die vielen Risiken, die im Projekt auftreten können, und bietet verschiedene Möglichkeiten, sie anzugehen.

Arten von Risikoreaktionsstrategien

Wir haben viel darüber gesprochen, eine Risikoreaktion zu haben, um positive und negative Risiken anzugehen, wenn sie in Ihrem Projekt auftauchen. Hier kommt ein Risikoreaktionsplan ins Spiel.

Ein Plan bietet dem Projektmanager eine Vielzahl von Risikoreaktionsstrategien, um negative Risiken zu mindern, wenn sie auftreten. Wie definiert, ist Risiko Ungewissheit, die sich negativ oder positiv auf ein Projekt auswirken kann. Daher gibt es Strategien zur Maximierung des Nutzens positiver Risiken.

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Risikoreaktionsstrategien für negative Risiken (Bedrohungen)

Die vier Strategien für Risiken sind unten aufgeführt:

1. Vermeiden: Bei dieser Risikoreaktionsstrategie geht es darum, die Bedrohung mit allen Mitteln zu beseitigen. Das kann bedeuten, dass Sie Ihren Projektmanagementplan ändern müssen, um das Risiko zu vermeiden, da es sich nachteilig auf das Projekt auswirkt.
2. Mindern: Einige Projektrisiken können Sie einfach nicht vermeiden. Diejenigen, die Sie mindern müssen, wodurch die Auswirkungen des negativen Risikos auf das Projekt verringert werden.
3. Übertragung: Wie der Name schon sagt, übertragen oder übergeben Sie hier die Arbeit zur Lösung des Projektrisikos an einen Dritten, z. B. den Abschluss einer Versicherung oder den Erhalt einer Gewährleistung und Garantie.
4. Akzeptieren: Diese Risikoreaktionsstrategie besteht darin, ein Risiko zu identifizieren und alle Informationen zum Risikomanagement darüber zu dokumentieren, aber keine Maßnahmen zu ergreifen, solange das Risiko nicht eintritt.

Risikoreaktionsstrategien für positive Risiken (Chancen)

Auf der anderen Seite der Medaille gibt es die positiven Risiken, die Sie nutzen möchten. Auch dafür gibt es drei Strategien:

1. Exploit: Wenn es ein positives Risiko oder eine Chance gibt, die Sie nutzen möchten, müssen Sie weitere Aufgaben hinzufügen oder den Managementplan ändern, um davon zu profitieren. Dieser Ansatz ist mit Risiken verbunden, aber oft ist es die Belohnung wert.
2. Erhöhen: Hier erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass ein positives Risiko in Ihrem Projekt eintritt.
3. Teilen: Hier teilen Sie die Risikoreaktion mit anderen Partnern in verschiedenen Teams oder Projekten. Es kann bedeuten, dass ein erfahrenes Teammitglied über verschiedene Projekte hinweg geteilt wird.

Was ist, wenn ein Risiko sowohl positiv als auch negativ ist?

Manchmal kann ein Risiko sowohl eine Bedrohung als auch eine Chance beinhalten. In diesem Fall gibt es ein paar Risikoreaktionsstrategien, die Sie anwenden können:

1. Akzeptieren: Hier akzeptieren Sie das Risiko und warten, bis eine angemessene Reaktion festgelegt werden kann, z. B. ein Notfallplan oder die Zuweisung von Zeit und Kosten. Diese Entscheidung muss mit den Beteiligten geteilt werden.
2. Eskalieren: Wenn das Risiko nicht überwacht werden kann und außerhalb des Projektmanagements liegt, wird es auf eine höhere Ebene eskaliert, z. B. das Programm- oder Portfoliomanagement.

So erstellen Sie einen Risikoreaktionsplan

Erst wenn Sie die Arten von Risikoreaktionsstrategien verstehen, können Sie mit der Entwicklung eines Risikoreaktionsplans beginnen. Im Risikoreaktionsplanungsprozess skizzieren Sie die Strategien, die Sie verwenden, um negative Risiken (Bedrohungen) und positive Risiken (Chancen) zu bewältigen.

Der Plan umfasst die Identifizierung von Risiken, Aufgaben im Zusammenhang mit der Reaktion darauf und die Risikoverantwortlichen, die Maßnahmen ergreifen. Der Plan ist eine Möglichkeit, Ihre Strategien zu strukturieren, um sicherzustellen, dass keine Schritte übersprungen werden.

Sie müssen die Wahrscheinlichkeit und das Ausmaß der Auswirkungen eines Risikos berücksichtigen und Ihre Reaktion darauf priorisieren. Bestimmen Sie dann, ob es kosteneffektiv und realistisch ist und ob es erfolgreich sein wird, wenn es durchgeführt wird. Ihre Risikobewertung muss von allen Beteiligten, insbesondere den Projektbeteiligten, abgesprochen werden.

Der Plan wird eine der oben aufgeführten Risikoreaktionsstrategien anwenden. Dann wird es Risikoauslöser geben, die den Plan in Gang setzen. Diese Reaktionen müssen ebenfalls priorisiert werden, von geringer Wahrscheinlichkeit und geringer Auswirkung bis hoher Wahrscheinlichkeit und hoher Auswirkung. Auf diese Weise können Sie bestimmen, auf welche Risiken Sie reagieren müssen.

Wie ProjectManager bei der Risikoabwehr hilft

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die Ihnen hilft, Ihren Plan zu organisieren, seinen Fortschritt zu überwachen und den Beteiligten Bericht zu erstatten, um sie über Ihren Fortschritt auf dem Laufenden zu halten. ProjectManager liefert Echtzeitdaten, die helfen, Risiken schneller zu identifizieren und Ihre Risiken in Echtzeit zu verfolgen.

Erstellen Sie Risikoreaktionspläne in Gantt-Diagrammen

Sobald Sie wahrscheinliche Risiken in Ihrem Projekt identifiziert haben, müssen Sie einen Risikoreaktionsplan erstellen. Das Online-Gantt-Diagramm von ProjectManager hilft Ihnen, Aufgaben zu organisieren, Teammitglieder zuzuweisen und eine Basislinie festzulegen. Wenn das Risiko eintritt, können Sie den tatsächlichen Fortschritt anhand des Plans verfolgen, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Zeitplan und Ihr Budget einhalten. Außerdem kann das Gantt mit Teammitgliedern und Stakeholdern geteilt werden, um alle auf dem Laufenden zu halten.

Verfolgen Sie den Fortschritt bei Problemen mit Kanban Boards

Der visuelle Workflow, der von der Kanban-Tafelansicht angeboten wird, ist nur eine der vielen Projektansichten, die in ProjectManager angeboten werden. Teams können die Board-Ansicht verwenden, um ihren Rückstand zu verwalten und Sprints zu planen, während Manager Transparenz über ihren Prozess erhalten und Ressourcen nach Bedarf zuweisen können, um ihre Kapazitätsauslastung aufrechtzuerhalten.

Verfolgen Sie Risiken in Echtzeit auf Projekt-Dashboards

Ein weiteres Tool, mit dem Manager einen Überblick über die Risikoreaktion erhalten, ist das Echtzeit-Dashboard. Im Gegensatz zu leichtgewichtigen Tools muss unser Dashboard nicht konfiguriert werden. Es ist einsatzbereit, wenn Sie es sind. Es sammelt automatisch Statusaktualisierungen und berechnet Projektmetriken, die dann in leicht lesbaren Diagrammen und Grafiken angezeigt werden.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Projektrisiken mit Live-Daten organisiert, verfolgt und darüber berichtet, die aufschlussreiche Entscheidungen treffen. Halten Sie Ihre Teams in Verbindung, ob im Büro oder auf der ganzen Welt verteilt. Erfahren Sie, warum die NASA, die Bank of America und Ralph Lauren unser Tool verwenden, um produktiver zu arbeiten. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus!