Ursachenanalyse: Eine Kurzanleitung

Probleme treten in fast jedem Projekt auf. Aber zu wissen, dass es ein Problem gibt, ist eine Sache; herauszufinden, wie man es löst, ist eine andere. Wenn Sie Fristen verpassen und die Qualität Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung leidet, gibt es ein Problem.

Um das Problem zu beheben, müssen Sie Techniken anwenden, die Ihrem Team Raum geben, offen und ehrlich zu sein, damit Sie Möglichkeiten zur Lösung des Problems diskutieren können. Eine Möglichkeit dazu ist die Ursachenanalyse.

Was ist Ursachenanalyse?

Wie der Name schon sagt, ist eine Ursachenanalyse eine Problemlösungstechnik, die Teams die Möglichkeit bietet, Probleme zu identifizieren, die das Problem verursachen.

Die Ursachenanalyse wird verwendet, wenn es Probleme mit dem Projekt gibt, insbesondere solche, die sich negativ auf den Kunden auswirken. Dies kann von einem Kunden, der sich über einen Aspekt des Projekts beschwert, bis hin zu blockierten Teams und Lieferverzögerungen reichen.

Natürlich sind Probleme in einem Projekt nicht das Ergebnis einer einzigen Ursache. Aus diesem Grund wird eine Ursachenanalyse eingerichtet, um eine Vielzahl von Ursachen zu erfassen, die das Problem verursachen, das Sie erleben.

Warum ist eine Ursachenanalyse wichtig?

Probleme sind schlecht! Sie bringen Ihren Projektplan durcheinander und kosten Geld, und eine Ursachenanalyse hilft, sie zu lösen. Das sollte Ansporn genug sein, Sie diese Methode anwenden zu lassen. Ursachenanalysen helfen auch, ein erneutes Auftreten des Problems zu vermeiden. Sobald Sie wissen, was das Problem ist und wie Sie es beheben können, können Sie verhindern, dass es erneut auftritt.

Ein iterativer Ansatz

Ein weiterer Grund für die Verwendung der Ursachenanalyse ist, dass es sich um ein Werkzeug zur kontinuierlichen Verbesserung handelt, mit dem Sie die Qualität Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung aufrechterhalten können. Kein Projekt ist erfolgreich, wenn seine Qualität nicht den Erwartungen der Stakeholder entspricht.

Dokumentation

Projekte sind bekannt für ihre Dokumentation. Es gibt Recherchen, Machbarkeitsstudien und vieles mehr. Es gibt sogar eine Dokumentation beim Abschluss eines Projekts. Aber oft wird die Dokumentation von Projektproblemen und deren Lösung vernachlässigt. Die Ursachenanalyse ist eine Möglichkeit, den Prozess zu dokumentieren und in zukünftigen Projekten anzuwenden.

Prozessverbesserung

Andere Dinge, die die Methode identifizieren kann, sind Mängel im Prozess, die behoben werden können, was wiederum zukünftige Effizienzsteigerungen hinzufügt, aber auch Lücken im Teamtraining feststellt. Daher kann es Möglichkeiten eröffnen, Ihr Team auf Vordermann zu bringen und es zu wertvollen Ressourcen zu machen.

So führen Sie eine Ursachenanalyse durch

Bei der Durchführung einer Ursachenanalyse ist es wichtig, sich nicht auf die Symptome einzulassen. Denken Sie daran, dass dies eine Analyse ist, um die Ursachen aufzudecken. Das sind die Stellen, an denen Sie Ihren Fokus setzen und alle Projektmängel korrigieren möchten.

1. Identifizieren Sie das Problem: Ohne ein klar definiertes Problem gibt es keine Möglichkeit, zurückzugehen und nach Ursachen in dem Prozess zu suchen, der dazu geführt hat. Das ist der wichtigste Schritt: das Problem kennen und seinen Umfang definieren.
2. Arbeiten Sie rückwärts: Um die möglichen Ursachen für das von Ihnen identifizierte Problem aufzudecken, gehen Sie die Schritte zurück. Auch hier gibt es wahrscheinlich mehr als einen. Notieren Sie so viele wie relevant. Ein Teil dieses Prozesses umfasst das Brainstorming mit Ihrem Team, wobei Prozess-Mapping und ein Fischgrätendiagramm verwendet werden, um die verschiedenen Ursachen zu erfassen, die zu Ihrem Problem führen.
3. Bestimmen Sie, was die Grundursache ist: Es gibt andere Tools, die helfen können, wie die fünf Warums, auf die wir gleich noch eingehen werden, einen Fehlerbaum, einen Ursachen- und Ereignisbaum und mehr.
4. Lösungen finden: Auch hier ist Brainstorming mit dem Team hilfreich. Sie sind diejenigen, die mit dem Projekt und seiner Ausführung vertraut sind und Ihre beste Ressource sein werden, um einen Weg zur Lösung des Problems zu finden.
5. Implementieren Sie die Lösung: Denken Sie daran, dass dies keine einmalige Sache ist, sondern nachhaltig sein muss und dass die Lösung tatsächlich das tut, wofür sie geplant wurde. Dies erfordert Geduld und Follow-up und bringt alle mit, die von der Änderung betroffen sein werden.
6. Überwachen, verfolgen und berichten Sie über die Lösung: Projektmanagement-Software kann diesen Schritt erleichtern.

ProjectManager ist ein Cloud-basiertes Tool, das Echtzeitdaten sammelt, um Ihnen genauere Informationen für aufschlussreiche Entscheidungen zu liefern. Überwachen Sie Fortschritt und Leistung auf hohem Niveau mit Live-Dashboards und verwenden Sie dann filterbare Berichte mit einem Klick, um sie mit Stakeholdern zu teilen, um sie auf dem Laufenden zu halten.

Die 5 Warums der Ursachenanalyse

Eine der besten Techniken bei der Durchführung einer Ursachenanalyse wird als „Fünf Warum“ bezeichnet. Dieser Ansatz fragt einfach nach dem „Warum?“. wieder und wieder. Diese Übung taucht tiefer in das Problem und seine Ursachen ein, anstatt die erste Antwort zu akzeptieren, und bringt Sie der eigentlichen Ursache des Problems näher.

Der beste Weg, diese Technik zu verstehen, ist ein Beispiel. Beachten Sie, dass es zwar als „fünf Warum“ bezeichnet wird, aber nur wenige Warums oder Dutzende erforderlich sein können, bevor Sie die Grundursache Ihres Problems erreichen.

Nehmen wir an, Sie bauen eine Brücke, aber Fristen werden versäumt.

F: „Warum wird die Frist versäumt?“
A: Das Team konnte seine Aufgabe nicht rechtzeitig erledigen.
F: „Warum konnte das Team seine Aufgabe nicht rechtzeitig erledigen?“
A: Materialien wurden verzögert.
F: „Warum wurden Materialien verzögert?“
A: Es gab kein Follow-Through mit den Lieferanten.
F: „Warum gab es keine Nachverfolgung bei den Lieferanten?“
A: Die Teams waren nicht ausreichend geschult.
F: „Warum wurden die Teams nicht ausreichend geschult?“
A: Die hybride Methodik hat Lücken…

Diese Frage-und-Antwort-Übung führte zur eigentlichen Ursache des Problems der verpassten Fristen. In diesem Fall gibt es viele Probleme, darunter mangelnde Ausbildung, schlechte Lieferantenbeziehungen und so weiter. Die Hauptursache ist die Methodik, die das Projekt nicht richtig verwaltet hat.

Das Fishbone-Diagramm

Bei der Ursachenanalyse geht es um Ursache und Wirkung. Um Ursachen zu identifizieren und zu dokumentieren, ist ein Diagramm oder eine Art Dokument erforderlich. Das am häufigsten verwendete im Fischgrätendiagramm wird auch als Ishikawa-Diagramm und Fischgrätendiagramm bezeichnet.

Ein Fischgrätendiagramm wird so genannt, weil es wie ein Fischskelett aussieht. In der Mitte befindet sich eine Linie, aus der oben und unten Stacheln sprießen, wobei jeder Stachel die Ursachen des Problems sammelt. Sie führen dorthin, wo der Fischkopf wäre, was das Problem selbst ist.

ProjectManager bietet Dutzende von kostenlosen Projektmanagementvorlagen, einschließlich dieser Vorlage zur Ursachenanalyse. Verwenden Sie die kostenlose Vorlage, um Brainstorming-Sitzungen mit Ihrem Team anzuregen und eine Lösung zu finden, die verhindert, dass Ihre Probleme erneut auftreten.

Änderungsanalyse

Eine weitere der vielen Techniken, die bei der Ursachenanalyse verwendet werden, wird als Änderungsanalyse bezeichnet. Die Änderungsanalyse wird verwendet, um zu identifizieren und zu verstehen, was passieren könnte, wenn eine Änderung angenommen wird, sowie was erforderlich ist, um diese Änderung zu erreichen, wie sie gestaltet wird und auch viele damit verbundene Risiken, einschließlich der Auswirkungen auf Ressourcen, Aufwand und Zeitplan.

Dies ist eine großartige Möglichkeit, Empfehlungen zum erfolgreichen Hinzufügen Ihrer Änderung zu erhalten. Es kann auch verwendet werden, um die Ursachen des Problems zu finden. Damit diese Technik funktioniert, muss natürlich eine Vergleichsbasis vorhanden sein. Es wird auch viele Ressourcen in Anspruch nehmen und die Ergebnisse sind nicht immer schlüssig. Daher sind viele Tests erforderlich, um Ihre Ergebnisse zu untermauern.

Prinzipien der Ursachenanalyse

Wie oben erwähnt, besteht das allgemeine Prinzip der Ursachenanalyse darin, herauszufinden, was ein Problem verursacht, damit es behoben und die Prozesse, die es verursacht haben, geändert werden können. Damit dies funktioniert, muss die Ursachenanalyse jedoch systematisch durchgeführt werden.

Ein weiteres Prinzip der Ursachenanalyse ist, dass es nur eine geben kann. Ja, es kann Dutzende von Ursachen geben, die in einem Fischgrätendiagramm gesammelt werden, aber die Grundursache ist einzigartig. Das kann bedeuten, dass Sie viel Zeit investieren müssen, um es zu finden, aber es ist immer da. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Ermittlungen fortsetzen, bis Sie den Schuldigen gefunden haben.

Damit Ihre Untersuchung funktioniert, müssen Sie eine Zeitleiste der Ereignisse erstellen. Auf diese Weise können Sie die Beziehung zwischen den verschiedenen Ursachen verstehen und die Ursache erreichen. Damit lösen Sie nicht nur ein Problem, sondern verändern eine Unternehmenskultur von reaktionär zu proaktiv. Dieser Problemlösungsstil reduziert die Probleme, die Sie haben, um auf Überstunden zu reagieren.

Wie ProjectManager bei der Analyse hilft

Das Ermitteln der Grundursache eines Problems führt zu einer höheren Effizienz, was dazu beiträgt, Ihr Projekt auf Kurs zu halten. ProjectManager ist eine Projektmanagement-Software, die Ihnen hilft, Probleme zu finden und Ihnen Werkzeuge zur Verfügung stellt, um Probleme zu lösen und effektiver zu arbeiten.

Das Abfangen von Problemen, bevor sie zu Problemen werden, ist der beste Weg, um den reibungslosen Ablauf Ihres Projekts zu gewährleisten. Da ProjectManager ein Cloud-basiertes Tool ist, erhalten Sie Live-Daten, die eine bessere Entscheidungsfindung ermöglichen. Es ermöglicht Ihnen auch, Abweichungen schneller zu erkennen und früher darauf zu reagieren, um eine Verzögerung des Projekts oder eine Überschreitung des Budgets zu vermeiden.

Verschaffen Sie sich mit unserem Echtzeit-Dashboard einen Überblick über Ihren Fortschritt und Ihre Leistung. Es ist im Gegensatz zu anderen Apps bereits für Sie eingerichtet und berechnet automatisch Projektabweichung, Arbeitsbelastung, Zeit, Aufgaben und mehr, die in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen angezeigt werden. Es ist, als hätten Sie einen sofortigen Statusbericht, ohne etwas tun zu müssen.

Ihre Stakeholder sind in das Projekt investiert und möchten über alle Änderungen auf dem Laufenden bleiben, die sich auf ihr Endergebnis auswirken könnten. Unsere Berichtsfunktionen erleichtern das Erstellen eines Berichts mit nur einem Klick und können auf vielfältige Weise geteilt werden, um den Kommunikationsvorlieben Ihrer Stakeholder zu entsprechen. Besser noch, jeder unserer Berichte kann gefiltert werden, um nur die Daten anzuzeigen, die Sie teilen möchten.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Aufgaben, Teams und Projekte organisiert, um die Produktivität zu steigern. Echtzeitdaten bedeuten, dass Sie Probleme schneller finden und vermeiden können, dass sie zu Problemen werden. Nutzen Sie Live-Dashboards und dynamische Berichte, um Probleme noch heute zu analysieren und zu lösen, indem Sie sich noch heute kostenlos anmelden.