So führen Sie einen erfolgreichen Online-Roundtable durch

Unser Zugang zu Technologie ermöglicht es uns, unsere Kreativität zu nutzen, um immer vielfältigere und qualifiziertere Live-Erlebnisse zu schaffen.

Stellen Sie sich zum Beispiel die Durchführung von Firmenveranstaltungen vor, bei denen das Unternehmen traditionell über ausreichend Platz für die Unterbringung der Teilnehmer verfügen muss. Im digitalen Zeitalter ist das kein Problem mehr.

Wenn Sie einen runden Tisch veranstalten möchten, um unternehmensinterne Themen anzusprechen oder der Käuferpersönlichkeit wertvolle Inhalte anzubieten, können Sie Videokonferenzen nutzen, um eine größere Anzahl von Rednern zusammenzubringen. Es ist sogar möglich, Personen als Beobachter einzuladen.

Für den Erfolg der Veranstaltung ist es jedoch wichtig zu wissen, wie man den Roundtable bestmöglich durchführt, um die Beteiligung des Publikums sicherzustellen und mehrere Vorteile zu erzielen.

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Was ist ein Roundtable?

Ein Roundtable ist nichts anderes als eine Veranstaltung mit dem Ziel, eine Diskussion unter den Teilnehmern zu fördern , bei denen es sich um Mitglieder des Unternehmens oder einfach um von den Organisatoren eingeladene Personen handeln kann.

Es kommt häufig vor, dass Teilnehmer aus verschiedenen Branchen vertreten sind. Daher findet die Veranstaltung in Form eines Expertentreffens statt , mit dem Vorteil, dass die Teilnehmer freiwillig teilnehmen und so spannende Erkenntnisse entstehen.

Die Idee besteht darin, allen Beteiligten Raum zu geben, die Möglichkeit zu haben, Beiträge zur Debatte beizutragen. Dies eignet sich zwar hervorragend zur Förderung einer vielfältigen und qualifizierten Erfahrung, man muss jedoch aufpassen, dass die Diskussion nicht zu einem Chaos wird.

Deshalb sollten Roundtables neben einer begrenzten Teilnehmerzahl auch einen starken Mediator haben. Dies stellt kein Problem dar, da die wichtigsten Tools für Remote-Meetings Moderationsressourcen bieten.

Bisher haben wir Roundtables als große Brainstorming-Sitzungen dargestellt. Auf diese Weise bringen sie zweifellos Vorteile für die Teilnehmer mit sich. Allerdings ist auch die kommerzielle Nutzung weit verbreitet.

In vielen Fällen übernimmt ein Sponsor alle notwendigen Investitionen für die Veranstaltung, meist im Gegenzug für die Präsentation seiner Marke.

Da ein Expertentreffen für die Öffentlichkeit attraktiv ist, ist es auch möglich, den Roundtable in digitale Marketinginhalte umzuwandeln und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen.

Welche Vorteile bietet die Durchführung eines Roundtables?

Wie Sie gesehen haben, sind Roundtables hervorragende Orte für ausführliche Diskussionen. Wie dieser Vorteil Ihrem Unternehmen zugute kommen kann, hängt direkt von Ihren Zielen ab.

Stellen Sie sich eine Situation vor, in der das Unternehmen erkennt, dass es sich mit einem Problem befassen muss, das Management sich jedoch über die Lösung nicht sicher ist.

Die Manager laden Experten aus verschiedenen Branchen zu einem Roundtable ein, um den Diskussionsvorschlag zu klären.

Dadurch steht der Unternehmensführung eine Vielzahl an Erkenntnissen zur Verfügung, die direkt zur Optimierung der Markenabläufe genutzt werden können.

Gleichzeitig haben die Teilnehmer die einmalige Gelegenheit, von Gleichgesinnten zu lernen, auch wenn sie diese gerade erst kennengelernt haben. Dieser Erfahrungsaustausch ist eine der effektivsten Formen des Lernens im Unternehmensumfeld.

Dies wird noch deutlicher, wenn man die Realität internationaler Unternehmen betrachtet, deren Mitglieder an verschiedenen Standorten ansässig sind.

Durch den Einsatz spezialisierter Plattformen ist es einfach, alle relevanten Teilnehmer in einem Meeting zusammenzubringen. Daher gibt es im Gegensatz zu herkömmlichen Meetings keine Einschränkungen hinsichtlich der Teilnahme von Fachleuten.

Roundtables brechen Hierarchien ab

Eine der ältesten Erwähnungen von Gesprächsrunden stammt aus „King Arthur's Tales“, einer der berühmtesten Geschichten der westlichen Gesellschaft.

Der Legende nach versammelte Arthur seine Berater an einem runden Tisch, genau um die Idee zu veranschaulichen, dass dort alle gleich waren. Mit anderen Worten: Bei einem Runden Tisch gibt es keine Hierarchie, da die Meinungen aller Teilnehmer das gleiche Gewicht haben.

Obwohl es sich bei der Referenz um eine mythische Geschichte handelt, lässt sich das Konzept perfekt auf die Diskussionsrunden übertragen, die sich auf diesen Artikel konzentrieren.

Ohne festgelegte Anführer fühlen sich die Teilnehmer viel motivierter, ihre Meinung zu äußern, was die Debatte ungemein bereichert.

Runde Tische können genutzt werden, um die Autorität einer Marke zu stärken

Erinnern Sie sich, als wir die Möglichkeit erwähnten, Sponsoren für Ihre Roundtables zu finden?

In solchen Situationen ist es üblich, dass die Veranstaltung einem breiteren Publikum zugänglich ist, was nicht bedeutet, dass sie für jedermann zugänglich sein sollte.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass Ihre Agentur einen Roundtable mit großartigen Experten für digitales Marketing veranstaltet. Um die Bekanntheit zu steigern, laden Sie eine ausgewählte Gruppe von Personen ein, die Ihre VIP-Kunden, strategischen Partner und andere Branchenmitglieder sein können.

Diese Veranstaltung kann problemlos als Teil einer Markenstrategie genutzt werden. Verknüpfen Sie die Qualität der Debatte mit dem Markenimage und tragen Sie zur Steigerung Ihrer Marktautorität bei.

Welche Fehler sollten Sie bei der Durchführung eines Roundtables vermeiden?

Bevor wir über die Tipps zur Durchführung Ihrer Roundtables sprechen, ist es wichtig, einige Fehler zu erwähnen, die Sie vermeiden sollten. Eine der häufigsten Ursachen ist die mangelnde Beachtung des Zeitmanagements.

Sie müssen das Gespräch so planen, dass es weder die vereinbarte Zeit überschreitet noch vorzeitig endet. Wenn eine Debatte nach der Beantwortung einer Frage verstummt, sollte der Moderator eingreifen, um die Stimmung aufzufrischen und die Veranstaltung voranzutreiben.

Ein weiteres weit verbreitetes Problem ist die mangelnde Klarheit der behandelten Themen. Selbst wenn Sie die besten Redner zusammenbringen, können sie schlechte Leistungen erbringen, wenn sie nicht verstehen, welche Art von Feedback sie geben sollen.

Daher ist es wichtig, einen starken Mediator zu haben und vor allem zu wissen, wie man mit den Teilnehmern kommuniziert.

Eine weitere Situation, die dem Erfolg des Runden Tisches schaden kann, ist die Konzentration der Rede auf ein oder zwei Personen. Ohne die Beteiligung aller ist es unmöglich, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Wenn diese Treffen per Videokonferenz stattfinden, ist es nicht ungewöhnlich, dass einige Teilnehmer sich eingeschüchterter fühlen.

Es ist wichtig, diese Situationen zu erkennen und die notwendigen Interventionen durchzuführen, um den Runden Tisch anzupassen und seine Qualität zu verbessern.

Wie führen Sie Ihren Roundtable erfolgreich durch?

Kommen wir nun zum Punkt: Mit welchen Praktiken und Techniken können Sie Ihre Roundtables durchführen?

Lesen Sie weiter und finden Sie es heraus!

Definieren Sie Ihre Ziele

Das ist immer der erste Schritt. Durch die Definition Ihrer Ziele können Sie eine Grundlage für den weiteren Prozess schaffen. Denn je nachdem, was Sie mit dem Roundtable erreichen wollen, entscheiden Sie, welche Teilnehmer Sie einladen, welche Themen Sie ansprechen und vieles mehr.

Es ist wichtig, alle Teams einzubeziehen, die am Planungs-, Produktions- und Bewertungsprozess des Runden Tisches beteiligt sind. Nur wenn diese Menschen die Ziele verstehen, können sie angemessen handeln, um sicherzustellen, dass sie erreicht werden.

Es können mehrere Themen abgedeckt werden. Es liegt an Ihnen, eines auszuwählen, das für Ihre potenziellen Gäste von Interesse ist und gleichzeitig einen Bezug zu den Aktivitäten Ihres Unternehmens hat.

Wählen Sie Ihre Teilnehmerliste sorgfältig aus

Nachdem die Ziele und Themen definiert sind, ist es an der Zeit, die Teilnehmerliste zusammenzustellen. Zunächst müssen Sie festlegen, wie viele Teilnehmer an der Veranstaltung teilnehmen möchten.

Bei runden Tischen ist es üblich, dass diese Zahl zwischen 6 und 10 Personen liegt. Wenn Sie jedoch glauben, dass eine Verlängerung dieses Limits möglich ist, steht Ihnen nichts mehr im Wege.

Nachdem Sie die Teilnehmer ausgewählt haben, stellen Sie sicher, dass Sie relevante Informationen über jeden einzelnen Teilnehmer sammeln.

Ihre Jobs, Fachgebiete und Berufserfahrung haben einen direkten Einfluss darauf, wie sie zum Gespräch beitragen können. Daher ist es wichtig, etwas über sie zu wissen.

Die Kenntnis ihrer Eigenschaften erleichtert auch die Kommunikation mit ihnen. Schließlich müssen Sie die Punkte klären, von denen Sie erwarten, dass sie besprochen werden. Der Moderator ist ein wichtiger Verbündeter bei dieser Mission.

Wählen Sie einen starken Moderator

Sie können alle Vorteile des Rundtischgesprächs vergessen, wenn es ineffizient durchgeführt wird, viele Leute gleichzeitig reden oder vor den Hauptthemen davonlaufen.

Es ist unbedingt darauf zu achten, dass alle Anwesenden die gleichen Zeitrahmen haben, sich zu äußern. Um die Diskussion am Leben zu erhalten, ist es auch wichtig, langes Schweigen zu vermeiden.

Der Moderator sollte in der Lage sein, mit all diesen Situationen umzugehen. Wenn er oder sie das Gefühl hat, dass sich die Diskussion in einer Sackgasse befindet, sollte er/sie die Teilnehmer ermutigen, kreativere Auswege zu finden.

Mods sind auch dafür verantwortlich, weniger selbstbewusste Teilnehmer zum Mitmachen zu motivieren und Redner zu beruhigen, die sich mitreißen lassen.

Eine bewährte Vorgehensweise besteht darin, dem Moderator einen Leitfaden mit Einstiegsfragen und wichtigen Diskussionspunkten zur Verfügung zu stellen. Allerdings sollte der Mediator nicht als Teilnehmer betrachtet werden. Ihre Rolle besteht lediglich darin, zu moderieren, nicht darin, ihre Meinung offenzulegen.

Halten Sie die Teilnehmer bei der Stange

Es gibt keinen runden Tisch, wenn es keine engagierten Leute gibt. Wenn der Zweck des Roundtables der Austausch von Ideen ist, müssen Sie darauf achten, dass die Teilnehmer in das Gespräch einbezogen werden.

Eine Möglichkeit besteht darin, eine interaktive Umgebung zu schaffen . Fügen Sie beispielsweise eine Frage-und-Antwort-Runde hinzu, bei der das Publikum Fragen an die Teilnehmer des Runden Tisches sendet und diese live beantworten lässt. Menschen lieben es, gehört zu werden, und das Warten auf ihre Antworten wird sie aufmerksam und engagiert halten.

Ein weiterer Tipp ist die Verwendung visueller Hilfsmittel . Untersuchungen zeigen, dass Menschen 6,5-mal mehr Informationen behalten, wenn sie einer Kombination aus visuellen und oralen Elementen ausgesetzt sind, verglichen mit oralen Elementen allein. Verwenden Sie daher Diagramme, Grafiken, kurze Videos und Bilder, um die Aufmerksamkeit des Publikums zu fesseln.

Es ist auch eine gute Idee, während längerer Sitzungen kurze Pausen einzuplanen , um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, sich zu erfrischen und neue Energie zu tanken. Erwägen Sie außerdem, energiespendende Aktivitäten wie kurze Eisbrecher oder Dehnübungen einzubeziehen, um das Energieniveau und die Konzentration aufrechtzuerhalten.

Denken Sie abschließend daran, dass nichts davon funktioniert, es sei denn, Sie stellen relevante Inhalte bereit . Ein guter Tipp ist die Wiederverwendung von Inhalten, also die Wiederverwendung von Materialien in einem neuen Format. Beispielsweise kann ein High-Performance-Artikel zu einem Round-Table-Thema werden.

Transkribieren Sie das Gespräch

Apropos Umnutzung: Neben dem Streamen des Roundtables und dem Anbieten als Live-Erlebnis für Ihre Benutzer können Sie damit auch andere Materialien produzieren. E-Books und Blogbeiträge sind die häufigsten Beispiele.

Dazu müssen Sie natürlich einen Mitarbeiter mit der einzigen Aufgabe beauftragen, das gesamte Gespräch zu transkribieren.

Sobald Sie Ihre Transkription fertig haben, besteht der nächste Schritt darin, sie nahtlos in ein anderes Format zu konvertieren. WriterAccess ist eine Plattform, die Sie mit erstklassigen Autoren verbinden kann, die die Aufgabe mit Finesse und Präzision erledigen können.

Investieren Sie in die entsprechende Plattform und Tools

Schließlich ist es wichtig, mit der am besten geeigneten Plattform und den am besten geeigneten Tools zu arbeiten. Verschiedene Optionen auf dem Markt bieten Ressourcen, um den gesamten Prozess von der Werbung bis zur Veranstaltung zu erleichtern.

Da es sich um Remote-Meetings handelt, ist es wichtig zu überprüfen, ob die Plattform über die notwendigen Funktionen zur Unterstützung Ihres Roundtables verfügt. Zoom und GoToMeeting sind gute Beispiele für Plattformen, die für kleinere Veranstaltungen genutzt werden können.

Einige Optionen bieten erweiterte Funktionen, wie z. B. Hubilo, einschließlich der Anpassung des Erscheinungsbilds der Veranstaltung, um Ihre Marke darzustellen. Bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden, prüfen Sie daher, was sie bietet.

Whiteboards für gemeinsames Brainstorming wie Stormboard und Abstimmungstools wie Poll Everywhere können das Publikum einbeziehen.

Denken Sie daran, dass die Wahl der Tools von den spezifischen Bedürfnissen und Zielen der Diskussionsrunde abhängt.

Letzte Worte

Die Durchführung eines Roundtables ist eine Möglichkeit, vertiefte Diskussionen unter Einbeziehung von Fachleuten und Experten zu fördern. Dadurch können Sie wertvolle Erkenntnisse generieren und alle Teilnehmer zur Teilnahme animieren.

Definieren Sie Ihre Ziele, Teilnehmer und Moderatoren und beginnen Sie mit der Planung Ihrer nächsten erfolgreichen Veranstaltung.

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