Vertriebsoperationen: Definition, Techniken und warum es wichtig ist

Sie haben vielleicht die talentiertesten Verkäufer der Welt – Vertriebsmitarbeiter, die hervorragend darin sind, potenzielle Kunden anzusprechen, die richtigen Fragen zu stellen und das Geschäft abzuschließen.

Aber wenn Sie die Vertriebsoperationen nicht richtig machen, werden sie einfach nicht so gut abschneiden, wie sie könnten, weil sie nicht über die Systeme und Prozesse verfügen, die ihre natürlichen Fähigkeiten ergänzen.

Was sind Vertriebsoperationen?

Kurz gesagt geht es beim Vertrieb darum, den Vertriebsmitarbeitern zu ermöglichen, mehr Zeit mit dem Verkauf zu verbringen und weniger mit Dingen wie Verwaltung, Besprechungen und arbeitsintensiven Aufgaben von geringem Wert.

Durch den Aufbau einer effizienteren Vertriebseinheit hilft Ihnen Sales Ops dabei, die Ergebnisse zu erzielen, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen voranzubringen.

Oft bedeutet dies die Implementierung eines Verkaufssystems, das sicherstellt, dass alle Vertriebsmitarbeiter auf die gleichen Ziele hinarbeiten, anstatt alle ihr eigenes Ding zu machen.

Warum ist der Vertrieb so wichtig?

Einige Vertriebsmitarbeiter sehen den Betrieb als Hindernis für ihre Verkaufsbemühungen – sie glauben, dass der Vertrieb durch die Einrichtung von Strukturen und Prozessen zur Definition von Best Practices und die Einführung eines konsistenten Ansatzes sein natürliches Flair einschränkt.

Der Vertrieb ist jedoch wertvoll, weil er Reibungspunkte aus Ihrem Verkaufsprozess beseitigt – die Dinge, die Ihre Vertriebsmitarbeiter verlangsamen und sie von der äußerst wichtigen Aufgabe ablenken, mit potenziellen Kunden zu sprechen.

Das bedeutet, dass sie effizienter und produktiver sind, was ihnen wiederum mehr Möglichkeiten gibt, Geschäfte abzuschließen und den Umsatz zu steigern.

Sales Operations vs. Sales Enablement: Was ist der Unterschied?

Bei Sales Operations und Sales Enablement geht es darum, Sie so zu positionieren, dass Sie mehr verkaufen können. Aber sie sind nicht dasselbe.

Im Großen und Ganzen geht es bei Sales Ops darum, die besten Optionen für Ihr Vertriebsteam zu evaluieren und strategische Entscheidungen zu diesen Optionen zu treffen. Beim Sales Enablement geht es dann darum, diese Entscheidungen umzusetzen.

Um ein Beispiel zu nennen: Auf strategischer Ebene könnten Vertriebsmitarbeiter feststellen, dass Vertriebsmitarbeiter nicht genügend Zeit für die Qualifizierung potenzieller Kunden aufwenden, was später im Prozess zu Ineffizienzen führt. Sales Enablement würde dann die Erstellung von Schulungssitzungen und Materialien beinhalten, um den Vertriebsmitarbeitern zu helfen, Leads effektiver zu qualifizieren.

Die beiden Disziplinen sind in der Regel auch an verschiedenen Teilen des Verkaufsprozesses beteiligt:

• Sales Enablement: Wird normalerweise weiter oben im Trichter eingesetzt und konzentriert sich auf das Engagement und die Ausbildung potenzieller Kunden.
• Verkaufsoperationen: In der Regel weiter unten im Verkaufstrichter beteiligt und mehr mit Verhandlungen und Abschluss des Verkaufs befasst.

Welche Aufgaben hat das Sales Operations Team?

Die spezifischen Verantwortlichkeiten der Sales Operations-Funktion variieren leicht von einer Organisation zur anderen, aber im Großen und Ganzen berühren sie die folgenden Bereiche:

1. Datenverwaltung und -analyse

Sie können einen effizienteren Verkaufsprozess nicht durch Vermutungen aufbauen – Ihre Entscheidungen müssen auf Daten basieren.

Aus diesem Grund muss der Vertrieb die Führung bei der Verwaltung und Analyse aller relevanten Verkaufsdaten übernehmen und die Zahlen untersuchen, um umsetzbare Empfehlungen zu erstellen.

Die spezifischen Metriken und KPIs, die sie verfolgen, hängen von den Zahlen ab, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Wenn Sie nur ein einzelnes Produkt gegen eine feste Gebühr verkaufen, ist der durchschnittliche Vertragswert nicht relevant, aber möglicherweise, wenn Sie mehrere Stufen oder maßgeschneiderte Preise anbieten.

Hier sind ein paar Dinge, die Ihre Verkaufsabteilung nachverfolgen sollte:

• Durchschnittlich getätigte Anrufe/gesendete E-Mails pro Tag: Einfach ausgedrückt, sprechen Ihre Vertriebsmitarbeiter mit genügend potenziellen Kunden?
• Kundengewinnungskosten : Je weniger Sie für die Gewinnung eines Kunden ausgeben, desto eher wird dieses Konto rentabel.
• Abschlussrate : Wenn Sie nur einen kleinen Teil der Geschäfte abschließen, ist dies ein Zeichen dafür, dass Sie potenzielle Kunden nicht effektiv qualifizieren.
• Lebenslanger Wert: Generieren Sie mehr Wert von jedem Kunden, und Ihr Umsatz wird steigen, ohne dass Sie eine Menge neuer Konten gewinnen müssen.
• Länge des Verkaufszyklus: Wenn Ihr Verkaufsteam seine Arbeit erledigt, sollten Sie eine Verringerung der durchschnittlichen Zeit vom ersten Kontakt mit einem Interessenten bis zum Geschäftsabschluss feststellen.

2. Verkaufsprognose

Prognosen werden oft den Vertriebsleitern überlassen, aber es ist schwierig.

Verbringen Sie zu viel Zeit damit, werden die Zahlen schnell irrelevant. Machen Sie sich im Voraus zu wenig Gedanken, und es wird ziemlich bedeutungslos sein – Sie hätten genauso gut ein paar zufällige Zahlen auswählen können.

Da das Betriebsteam Zugriff auf eine Fülle von Daten hat, ist es oft am besten in der Lage, die zukünftige Umsatzgenerierung und das Aktivitätsniveau vorherzusagen. Auf diese Weise können Vertriebsleiter potenzielle Probleme erkennen, bevor sie auftreten, und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um sie zu vermeiden.

3. Teamübergreifende Zusammenarbeit und Stakeholder-Management

Der Vertrieb betrifft jeden in Ihrem Unternehmen.

Die C-Suite möchte, dass Sie Ihre Verkaufsziele übertreffen. Teamleiter möchten, dass Sie ihre Produkte pushen. Jeder möchte eine Gehaltserhöhung, eine Beförderung, ein größeres Budget oder die Einstellung neuer Teammitglieder. Und all das ist nicht möglich, wenn das Verkaufsteam nicht funktioniert.

Verständlicherweise möchten viele Interessengruppen ihre Meinung zu Verkaufsstrategie, Prozessen und Berichterstattung haben.

Das ist eine Menge zusätzlicher Lärm, mit dem Ihre Verkäufer an vorderster Front fertig werden müssen.

Anstatt Ihre Vertriebsmitarbeiter einzubeziehen, überlassen Sie die Aufgabe des Stakeholder-Managements und der Kommunikation Ihrem Einsatzteam.

4. Verkaufsstrategie & Kommunikation

Da sie Zugriff auf all diese Daten haben und die Vertriebsprozesse und -leistung aus erster Hand betrachten, anstatt sich im Geschäft zu verzetteln, befindet sich der Vertrieb in einer fantastischen Position, um effektive neue Systeme und Strategien zu entwickeln. Dinge, die:

• Konversionen vorantreiben
• Verbessern Sie die Prospektion
• Beschleunigen Sie den Verkaufszyklus

Nicht nur das, sie können auch die Führung übernehmen, wenn es darum geht, Änderungen in der Herangehensweise an Vertriebsleiter und andere wichtige Interessengruppen zu kommunizieren.

5. Schulung & Entwicklung

Kein Verkäufer ist das volle Paket. Ob erfahrener, langjähriger Mitarbeiter oder Neueinsteiger, es gibt immer Raum für Verbesserungen – und das kommt oft durch Schulungen.

Das Vertriebsteam übernimmt häufig die Verantwortung für die Erstellung und Bereitstellung von Schulungen und anderen Begleitmaterialien.

Sie können auch ein Vertriebs-Mentoring-Programm aufbauen und implementieren, um Unterstützungssysteme zu schaffen, Best Practices auszutauschen und die Moral zu verbessern.

Darüber hinaus übernehmen Vertriebsmitarbeiter häufig die Führung bei der Schulung von Vertriebsmitarbeitern in der Verwendung neuer Vertriebssoftware. Dieser Ansatz ist sehr sinnvoll, da es oft das Operations-Team ist, das zuerst den Bedarf an neuer Software erkennt, um die Effizienz des Verkaufsprozesses zu steigern, und sich häufig auch für die Software entscheidet.

6. Unterstützung der Lead-Generierung

Viele Verkäufer haben Probleme damit, Leads zu finden. Es nimmt viel Zeit in Anspruch und bringt oft keine großartigen Ergebnisse.

Sales Ops können diesem wichtigen Teil Ihres Verkaufsbetriebs eine Menge Effizienz verleihen.

Sie können beispielsweise Prozesse erstellen, die die Abstimmung zwischen Ihren Vertriebs- und Marketingfunktionen verbessern. Das kann Ihnen helfen, Fragen zu beantworten wie:

• Wie sollte der Vertrieb Buyer Personas verwenden?
• Welcher Vertriebsmitarbeiter sollte die Führung beim Umgang mit qualifizierten Marketing-Leads übernehmen?
• Welche Sales-Enablement-Inhalte brauchen wir?
• Wo sollen diese Inhalte leben?

7. Leistungsmanagement

Leistungsmanagement ist ein weiterer wichtiger Teil des Vertriebs, der von Ihrem Operations-Team in Form von:

• Entwicklung von Vergütungsplänen und Anreizen
• Erstellen von Prozessen zum Ausgleichen schlechter Leistung
• Aufbau von Systemen zur Anerkennung von Top-Performern

Sie können auch die Führung bei regelmäßigen Leistungsbeurteilungen übernehmen oder alternativ Vertriebsleiter dabei unterstützen, wie sie diese Beurteilungen selbst durchführen können.

8. Bewertung des Verkaufsprozesses

Wie beurteilen Sie die Effektivität einer Verkaufskampagne, eines neuen Prozesses oder einer Produkteinführung?

Durch Messen und Auswerten der Daten. Dies ist eine Schlüsselaufgabe der Sales Operations-Funktion.

Anhand der Zahlen kann das Sales Ops-Team den Erfolg Ihrer aktuellen Verkaufsstrategien bestimmen. Wenn die Dinge nicht wie erwartet funktionieren, sind sie gut aufgestellt, um über einen neuen Ansatz oder Prozess zu beraten.

Darüber hinaus werden die Vertriebsabteilungen auch Dinge wie externe Benchmarks, Wettbewerbsanalysen und interne Leistungsdaten verwenden, um bei Bedarf neue Vertriebsstrategien zu entwickeln.

Vertriebstechniken und Best Practices

Bei solch weitreichenden Verantwortlichkeiten kann es für Vertriebsteams schwierig sein, herauszufinden, was als nächstes zu tun ist.

Was wird die größte Wirkung erzielen? Neugestaltung der Lead-Qualifizierung oder Straffung der Prospektion? Verbessern Sie die Abstimmung mit dem Marketing oder der C-Suite? Aufbau eines neuen Trainingsprogramms oder Coaching bestehender Vertriebsleiter?

Hier sind einige allgemeine Techniken zum Ausführen einer effektiven Verkaufsfunktion:

1. Arbeiten Sie mit Vertriebsleitern an der Strategie zusammen

Sales Ops existieren nicht im luftleeren Raum. Wenn die von ihnen eingeführten Maßnahmen keine Zustimmung des Vertriebsteams an der Front finden, werden sie einfach nicht funktionieren.

Darüber hinaus ist der Vertrieb zwar hervorragend darin, datengesteuerte Erkenntnisse zu liefern, ihm fehlt jedoch die praktische Erfahrung, mit Interessenten zu sprechen und Ihr Produkt zu verkaufen.

Aus diesem Grund sollten alle strategischen Entscheidungen in Zusammenarbeit zwischen Ops und Front-Line-Vertriebsleitern getroffen werden.

Dieser Ansatz verringert das Risiko, dass die ops-Funktion Schlussfolgerungen auf der Grundlage von Daten zieht, die in der realen Welt einfach nicht anwendbar oder praktikabel sind.

2. Richten Sie Analytics ein

In diesem Artikel habe ich darauf hingewiesen, wie wichtig es ist, sicherzustellen, dass Vertriebsmitarbeiter Zugriff auf alle erforderlichen Daten haben.

Als Ausgangspunkt sollte die Ops-Einheit also die Einrichtung aller relevanten Vertriebsanalyse-Tools leiten.

Welche Werkzeuge brauchen sie? Nun, das hängt von den Metriken ab, auf die sie sich konzentrieren möchten, also müssen sie auch herausfinden, welche Arten von Fragen sie später beantworten möchten. Dinge wie:

• Wie viele Anrufe oder E-Mails tätigen unsere Vertriebsmitarbeiter pro Tag?
• Wie groß ist unsere Vertriebspipeline?
• Wie lange brauchen wir im Durchschnitt, um ein Geschäft abzuschließen?
• Wie effektiv qualifizieren wir Interessenten?

3. Definieren Sie klare Gebiete

Traditionell drehte sich beim Verkauf alles darum, an Türen zu klopfen. Das bedeutete, dass jeder Verkäufer ein definiertes geografisches Gebiet hatte, um sicherzustellen, dass niemand dem anderen auf die Füße trat.

Außendienst ist heute weniger üblich, und selbst wenn es noch vorkommt, kommt es selten vor, dass der Außendienstmitarbeiter kalt wird – im Allgemeinen hat der Interessent zuerst mit jemand anderem auf der Verkäuferseite gesprochen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Gebiete nicht mehr relevant sind. Sie sind vielleicht nicht mehr geografisch.

Unterschiedliche Vertriebsmitarbeiter sind natürlich besser darin, mit unterschiedlichen Arten von Interessenten zu sprechen oder mit unterschiedlichen Arten von Unternehmen zu verhandeln. Einige lieben vielleicht die Unmittelbarkeit und Zugänglichkeit von Startups, während andere in der engagierteren, beziehungsorientierten Welt des Unternehmensverkaufs aufblühen.

Ihr Ops-Team sollte die Führung bei der Definition von Gebieten in Ihrer Vertriebsfunktion und der entsprechenden Zuweisung von Leads übernehmen.

4. Bauen Sie einen effizienteren Verkaufsprozess auf

Kein Verkaufsprozess ist perfekt.

Wenn Sie bereits einen haben, besteht eine gute Chance, dass er von Zeit zu Zeit auseinanderfällt.

Und wenn Sie keinen formalisierten Prozess haben, brauchen Sie definitiv einen. Ansonsten haben Sie nicht einmal ein Verkaufsteam – Sie haben nur ein paar Einzelpersonen, die tun, worauf sie Lust haben.

Unabhängig davon, in welcher Position Sie sich gerade befinden, sollten Vertriebsmitarbeiter über alle Daten verfügen, die sie benötigen, um die Ineffizienzen zu identifizieren und etwas Intelligenteres aufzubauen. Wenn sie die Daten noch nicht haben, sollten sie zumindest über die Analysetools verfügen, um sie zu sammeln.

Möglicherweise möchten Sie den Ops spezifische Anleitungen zu den spezifischen Teilen Ihres Verkaufsprozesses geben, die möglicherweise derzeit verbessert werden müssen.

Alternativ können Sie ihnen auch freie Hand lassen, den gesamten Prozess zu durchforsten, Ineffizienzen aufzuspüren und Maßnahmen zu ihrer Beseitigung zu ergreifen.