Skalierung einer Agentur: Lehren aus Wachstum und Veränderung

Die Leitung und Skalierung einer schnell wachsenden Agentur war eine unglaubliche Reise, insbesondere da der Aufbau eines Unternehmens noch nicht einmal auf meinem Radar stand, als ich vor sechs Jahren mit der unabhängigen Beratung begann.

In den letzten sechs Jahren beim Aufbau von Eyeful Media habe ich auf mein Netzwerk und meine Kollegen zurückgegriffen, insbesondere auf diejenigen mit Agenturerfahrung, um unser Wachstum erfolgreich zu steuern. Ich habe auf Schritt und Tritt wertvolle Lektionen gelernt.

Während wir einige Lektionen schon früh gelernt haben, haben wir viele gelernt, als wir älter wurden. Wir haben unsere Reise basierend auf dem Organisationslebenszyklusmodell von Adizes in Phasen unterteilt:

• Kindheit.
• Go-Go-Wachstum.
• Jugend.
• Prime.

Wir erkannten die Notwendigkeit, unseren Ansatz in jeder Phase anzupassen und zu verbessern.

Viele der wichtigsten Wachstumschancen, die wir nutzen konnten, wurden aus dem Feedback unserer Kunden und Mitarbeiter gewonnen.

Diese wichtigen Lektionen, die wir in jeder Phase unserer Reise gelernt haben, haben sich im Laufe unserer Reifung als Organisation weiterentwickelt.

Festlegung von Themen für den Geschäftsfortschritt

Um Klarheit und Orientierung zu geben, haben wir jedes Jahr ein Thema festgelegt, das den Stand unseres Unternehmens widerspiegelt.

Im Jahr 2020 haben wir uns auf den Aufbau der Infrastruktur konzentriert. Das Jahr 2021 stand im Zeichen der Strukturierung. Im Jahr 2022 war es unser Ziel, die Effizienz zu steigern, was auch im Jahr 2023 eine Priorität bleibt.

Eines der wichtigsten Dinge, die wir getan haben, war die sorgfältige Ausarbeitung und Verfeinerung unserer Mission, Vision und Werte.

Die Klarheit über diese Dinge hat es uns ermöglicht, auf eine Weise zu skalieren, die sich für uns richtig anfühlt, einschließlich der Einstellung von Mitarbeitern, die zur Kultur passen, und des Aufbaus von Infrastruktur, Struktur und Effizienz in einer Weise, die mit dem übereinstimmt, was wir erreichen und wofür wir stehen wollen.

Das Jahr der Infrastruktur (2020)

In den Anfangsjahren unserer Agentur stützten wir uns auf ein Netzwerk von Auftragnehmern und Beratern.

Als wir jedoch im Jahr 2020 damit begannen, Vollzeitkräfte einzustellen, benötigten wir eine stärkere Infrastruktur, um unser wachsendes Team zu unterstützen.

Der Hauptgrund für den Wechsel zu Vollzeitstellen bestand darin, eine bessere Vorhersehbarkeit bei der Personalbesetzung bei der Kundenwerbung zu erreichen.

Bei den folgenden Punkten wünsche ich mir, dass wir sie viel früher umgesetzt hätten. Wenn Ihr Budget es zulässt, sollten Sie darüber nachdenken, sie so bald wie möglich umzusetzen:

Holen Sie sich eine Lösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Der Übergang von der Bezahlung von Auftragnehmern über PayPal zur Verwendung von Gusto für die Gehaltsabrechnung hat unsere Prozesse erheblich vereinfacht.

Mit Gusto wurde die Ausgabe von 1099 und W2 effizienter. Die Integration mit Corpnet und Benefits hat uns auch dabei geholfen, Mitarbeiter in verschiedenen Bundesstaaten effektiver zu verwalten.

Investieren Sie in hochwertige Kommunikationstools

Wir erkannten die Notwendigkeit einer nahtlosen Zusammenarbeit und wechselten aufgrund des Feedbacks unseres Teams von Google Chat zu Slack.

Insbesondere für Remote-Agenturen ist die Investition in Kommunikationstools, die eine effektive Teamarbeit und den Informationsaustausch ermöglichen, von entscheidender Bedeutung.

Wählen Sie eine Unternehmensbuchhaltungssoftware

Beginnen Sie mit einer robusteren Buchhaltungssoftware wie QuickBooks Online, um eine spätere Datenmigration von einer Version für unabhängige Freiberufler zu vermeiden.

Die Konsistenz bei der Projektbenennung und der Einrichtung von Abteilungen und Klassen liefert wertvolle Erkenntnisse für die Wachstumsanalyse.

Automatisieren Sie die Erfassung von Berichtsdaten

Um manuelle Aufgaben zu reduzieren und unserem Team Zeit für die Analyse zu sparen, haben wir zunächst Supermetrics verwendet, um Daten in Tabellenkalkulationen zu übertragen. (Als unsere Anforderungen jedoch wuchsen, führten wir Domo ein, eine umfassendere Berichtslösung, um in unserem Jahr der Effizienz detaillierte interne und externe Berichte zu erstellen.)

Verfolgen Sie die Zeit genau

Obwohl es vielen nicht gefällt, die Zeit zu erfassen, haben wir erkannt, wie wichtig sie für das Verständnis der Projekt- und Kundenrentabilität ist.

Die Zeiterfassung war vom ersten Tag an vorhanden, da wir sie für Abrechnungszwecke benötigten, aber wir haben ein Upgrade auf eine Lösung durchgeführt, die sich besser in den Rest unseres Tech-Stacks integrieren ließ.

(Hinweis: In späteren Jahren begannen wir, eine tiefergehende monatliche Analyse des Prozentsatzes der erfassten Gesamtzeit und der Kunden-/Projektrentabilität durchzuführen, aber damit waren die Voraussetzungen geschaffen.)

Nutzen Sie eine Projektmanagementlösung

Führen Sie ein Projektmanagement-Tool ein, um Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Effizienz zu verbessern. Unser erster SEO-Mitarbeiter drängte auf Projektmanagement.

Da ich aus einer internen Führungsrolle hervorgegangen war, war mir nicht bewusst, wie wichtig es für die Ausrichtung mehrerer Organisationen auf gleichzeitige Arbeitsabläufe ist.

Investieren Sie in Tools, die es Ihrem Team erleichtern, Feedback auszutauschen

Als werteorientierte Agentur ist es wichtig, stets einen Überblick darüber zu haben, wie es unseren Mitarbeitern geht. Wir haben 15fünf auf Anregung eines Freundes implementiert, der eine viel größere Agentur leitet.

Obwohl große Unternehmen in der Regel Workforce-Management-Tools eingesetzt haben, ist dies eines der wenigen Dinge, die für uns das Spiel verändert haben.

Erstellen Sie eine benutzerdefinierte PowerPoint-/Google Slides-Vorlage

Das klingt vielleicht albern, aber eine unserer besten Investitionen war die Beauftragung eines Designers mit der Erstellung einer Google Slides-Vorlage.

Früher haben wir unzählige Stunden damit verbracht, Decks zu überarbeiten, weil sie inkonsistent waren. Es hat uns viel Zeit gespart und uns weniger als 2.000 US-Dollar gekostet.

Entlasten Sie die Buchhaltung und erhalten Sie einen CPA, der mehrere Staaten unterstützen kann

Früher habe ich jede Ausgabe in QuickBooks manuell kategorisiert. Es ist zwar in Ordnung, Ihre eigene Buchhaltung zu Beginn der Unternehmensentwicklung zu verwalten, um Ihre Ausgaben zu verstehen, aber ab einem bestimmten Punkt ist dies nicht mehr die optimale Nutzung Ihrer Zeit.

Bezahlen Sie jemanden (wie Corpnet), der für Sie Staaten für Steuern einrichtet und einen Buchhalter findet. Nach unseren ersten Jahren im Geschäft mussten wir auch einen neuen Wirtschaftsprüfer einstellen. Aufgrund der Komplexität der Tätigkeit in vielen Bundesstaaten waren wir unserem ersten Unternehmen entwachsen.

Erstellen Sie einen übergreifenden Betriebsplan

Als Gründer haben Sie möglicherweise ein klares Bild im Kopf, wohin Sie mit der Agentur wollen und was Ihnen wichtig ist.

Aber wenn Sie mehr Führungskräfte einstellen, möchten Sie sicherstellen, dass es ihnen auch klar ist. Wenn Sie einen Plan zu Papier bringen, können Sie auch Lücken und Chancen erkennen.

Richten Sie gemeinsame Laufwerke ein und organisieren Sie Ihre Dokumente

Es wäre mir egal, alle Dokumente in einem einzigen Ordner abzulegen und zu durchsuchen. Allerdings kann nicht jeder so arbeiten, und es kann sehr mühsam sein, die Dokumente anschließend noch einmal zu ordnen.

Erstellen Sie eine organisierte, skalierbare Dateistruktur, die das Onboarding neuer Mitarbeiter erleichtert. Wenn Sie schnell wachsen, brauchen Sie Leute, die schnell hochfahren, und wenn Sie sich Zeit für die Organisation nehmen, können Sie den Prozess beschleunigen.

Stellen Sie dabei sicher, dass Sie alle Verträge auch in einem organisierten Ordner ablegen.

Identifizieren Sie Einnahme- und Ausgabenströme

Identifizieren Sie, was Sie verkaufen möchten, wie Sie dafür abrechnen möchten und wie Sie die Ressourcen auf die Art der Arbeit ausrichten, die Sie ausführen möchten.

In Ihren ersten Jahren sind Sie vielleicht bereit, alle Projekte anzunehmen, die Ihnen in den Weg kommen, aber mit zunehmender Größe entscheiden Sie sich möglicherweise dafür, die Breite Ihres Angebots zu erweitern oder zu reduzieren.

Das Jahr der Struktur (2021)

In dieser Phase lag unser Hauptaugenmerk darauf, eine solide Grundlage zu schaffen und unsere Prozesse für Skalierbarkeit und strategische Initiativen zu verfeinern.

Unser Ziel war es, das Team für strategische Initiativen freizustellen und den Onboarding-Prozess zu verbessern.

Es kann eine Herausforderung sein, sich von alltäglichen Aufgaben zu lösen, insbesondere wenn Sie als Vermarkter angefangen haben und nun ein „richtiger“ CEO werden müssen.

Allerdings ist die Delegation von Verantwortlichkeiten und der Aufbau einer soliden Teamstruktur von entscheidender Bedeutung, wenn Sie die richtigen Leute einstellen.

Maximieren Sie die vorhandene Technologie, standardisieren Sie Vorgehensweisen und erwägen Sie den Einsatz ausgefeilterer Tools zur effektiven Konsolidierung und Präsentation von Daten.

Führen Sie zusätzliche Managementebenen ein, um eine effiziente Kommunikation und Abstimmung innerhalb der Agentur sicherzustellen. Auch die Suche nach Partnerschaften und die Sicherung einer Kreditlinie können das Wachstum Ihrer Agentur in dieser Phase unterstützen.

Bauen Sie einen robusten Onboarding-Prozess auf

In den ersten Jahren habe ich das Onboarding durchgeführt, da ich sicherstellen wollte, dass die Leute unsere Werte verstehen. Dies war jedoch weder effizient noch skalierbar und nicht so effektiv, wie es hätte sein können.

Einige unserer Führungskräfte beschlossen, einen besseren Prozess mit mehr Klarheit über die Erwartungen für die ersten 90 Tage, Links zu wichtigen Dokumenten und Treffen und Begrüßungen mit verschiedenen Kollegen aufzubauen.

Richten Sie eine Teamstruktur ein

Zu diesem Zeitpunkt begannen wir mit dem Aufbau zusätzlicher Managementebenen, einschließlich der Hinzufügung von Gruppenleitern. Dies ermöglichte es unserem Team, Manager zu haben, an die es sich wenden konnte, und sorgte für mehr Klarheit bei den Rollen.

Führen Sie jährliche Überprüfungen durch

Ich war noch nie ein großer Fan von Jahresbewertungen, weil ich der Meinung bin, dass Manager 365 Tage im Jahr Feedback geben sollten.

Einige unserer umweltfreundlicheren Mitarbeiter wünschten sich jedoch einen strukturierteren Prozess, der ihnen hilft, zu verstehen, was nötig ist, um auf die nächste Ebene zu gelangen.

Wir haben damit begonnen, dies in Google Docs zu tun, haben den Prozess dann aber auf 15 Five verschoben.

Sichern Sie sich eine Kreditlinie

Der beste Zeitpunkt, einen Kreditrahmen zu erhalten, ist, wenn Sie ihn nicht benötigen.

Als Führungskraft sind Sie für den Lebensunterhalt Ihrer Mitarbeiter und deren Familien verantwortlich. Halten Sie eine Sicherheitslinie bereit, falls Sie auf ein Cashflow-Problem stoßen.

Werten Sie Ihre Marke auf

Möglicherweise fliegen Sie in den ersten Jahren unter dem Radar. Wenn Sie mit der Skalierung beginnen, auch durch Mundpropaganda, sollten Sie eine Neugestaltung Ihrer Website oder eine Aktualisierung Ihres Logos in Betracht ziehen. Achten Sie nur darauf, dass Sie nicht zu viel ausgeben!

Mieten Sie im Voraus, aber nicht zu viel

Wenn Ihre Agentur skaliert und der Umsatz vorhersehbarer wird, sollten Sie in Betracht ziehen, von einem Just-in-Time-Einstellungsmodell auf die Personalaufstockung etwas im Voraus umzusteigen.

Stellen Sie nicht zu viel ein, damit Sie nicht mit ungenutzter Bandbreite konfrontiert werden (wie Blumen sind Agenturstunden vergänglich – wenn sie einmal weg sind, sind sie weg!). Durch die personelle Aufstockung erhält das Team jedoch mehr Spielraum für das Training und eine Absicherung bei Abwesenheiten.

Nutzen Sie Auftragnehmer, um Ressourcen schnell zu skalieren, wenn ein Projekt aus dem Nichts kommt und Sie die Bandbreite benötigen.

Das Jahr der Effizienz (2022)

Effizienz wurde zu unserem Hauptaugenmerk, da wir darauf abzielten, unsere Prozesse zu optimieren, die Automatisierung zu nutzen und die Kunden- und Projektrentabilität zu verbessern.

Wir legen auch großen Wert auf die Entwicklung unserer Mitarbeiter. Auch wenn die Schulung von Führungskräften möglicherweise nichts mit Effizienz zu tun hat, sollte Ihr Ziel immer darin bestehen, unfreiwillige Fluktuationen zu reduzieren und Wachstumschancen für Ihr Team zu schaffen. Coaching kann bei beiden Dingen helfen.

Holen Sie sich einen Assistenten

Als Gründer übernimmt man oft Aufgaben, für die sonst niemand da ist.

Dazu können Dinge wie das Einrichten von E-Mail-Adressen für neue Mitarbeiter oder die Bearbeitung von Fragen zu Sozialleistungen gehören. Berücksichtigen Sie die Opportunitätskosten Ihrer Zeit und überlassen Sie diese Aufgaben einem Assistenten.

Erstellen Sie Prozesse und Vorlagen

Es kann schwierig sein, die Prozessimplementierung mit Früheinstellungen zu meistern. Sie werden wahrscheinlich auf Widerstand stoßen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie frühzeitig und häufig Feedback einholen.

Vorlagen können Optionen wie 90-Tage-Pläne oder Berichtspläne enthalten, aber Ihr Ziel sollte es sein, etwas zu finden, das häufig neu erstellt wird, um dem Team Zeit zu sparen.

Möglicherweise sind Sie auch in der Lage, wiederverwendbare Projektansätze und -inhalte zu erstellen, obwohl Sie Arbeiten vermeiden möchten, die sich „aus der Dose“ oder aus der Stange anfühlen.

Nehmen Sie die Kunden- und Projektrentabilität ernst

Sie sollten immer einen guten Überblick über die Rentabilität haben, sind aber möglicherweise bereit, in den ersten Jahren, während Sie Ihren Ruf aufbauen, geringere Margen in Kauf zu nehmen.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre tatsächlichen Kosten für die Kontoverwaltung auf der Grundlage des zugewiesenen Teams und seiner spezifischen Kosten im Griff haben.

Entwickeln Sie Ihre Mitarbeiter – und das nicht nur mit taktischen Plattform-/Marketingschulungen

Gehen Sie nicht davon aus, dass die Leute die gleichen Fähigkeiten haben wie Sie. Denken Sie daran, dass Sie wahrscheinlich viel mehr gesehen haben als sie.

Erstellen Sie einen umfassenden Schulungskalender, der Themen wie aktives Zuhören, das Führen schwieriger Gespräche und das Zuschneiden von Materialien für Kunden auf verschiedenen Organisationsebenen abdeckt.

Richten Sie Ihr Team neu aus

Die Menschen, die Sie hierher gebracht haben, sind nicht unbedingt diejenigen, die Sie auf die nächste Wachstumsstufe bringen, aber Sie möchten Menschen treu bleiben, die gute Arbeit leisten.

Einer der schwierigsten Aspekte beim Wachstum eines Unternehmens besteht darin, zu verstehen, ob Sie die Rollen einiger Ihrer Mitarbeiter oder deren Berichtsbeziehungen ändern müssen. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass Ihre Teammitglieder zu Ihrer Marke und Ihren Werten passen.

Jemand mag ein unglaublich harter Arbeiter sein, aber es ist am besten, ihn zu verlassen, wenn er nicht zur Kultur passt. Ein strenger Einstellungsprozess kann dazu beitragen, die Mitarbeiter im Vorfeld zu prüfen. Es kann jedoch sein, dass Sie es nicht immer richtig machen.

Aktualisieren Sie Ihre rechtlichen Unterlagen

Da Sie nun mehr Mitarbeiter und Kunden haben, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Beratungsverträge, Mitarbeiterhandbücher, Arbeitsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen und andere ähnliche Unterlagen von einem Anwalt überprüfen lassen.

Gesetze ändern sich häufig und Sie möchten sicherstellen, dass Ihr Unternehmen geschützt ist.

Überprüfen Sie Ihre Bankkonten

Möglicherweise verfügen Sie seit der Gründung Ihrer Agentur über ein einfaches Girokonto.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, sollten Sie unbedingt mit einem Bankberater über die Aktualisierung Ihres Kontos sprechen und erwägen, ein verknüpftes Sparkonto hinzuzufügen, damit Sie erste Zinsen sammeln können.

Möglicherweise können Sie auch Überweisungsgebühren sparen.

Aktualisieren Sie Ihre Reporting-Suite

Da Sie wahrscheinlich mit mehr Kunden zusammenarbeiten, sollten Sie sich nach einer fortschrittlicheren Reporting-Suite wie Domo, Tableau oder einer anderen Lösung umsehen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Erstellen Sie ein echtes Budget

Wenn Sie über ein reiferes Unternehmen verfügen, ist es an der Zeit, mit dem Betrieb und der Verwaltung im Rahmen eines geplanten Budgets zu beginnen.

Im ersten Jahr werden Sie sich irren, aber es ist ein großartiger Muskelaufbau, um zu verstehen, wo Ihr Umsatz schneller oder langsamer als erwartet wächst und wo die Ausgaben von Ihren Plänen abweichen.

6 weitere Tipps zum Agenturwachstum, die Sie im Hinterkopf behalten sollten

Erhalten Sie regelmäßig Feedback von Kunden und Ihrem Team

Nichts ist wichtiger, als sicherzustellen, dass sich Ihre Kunden und Teammitglieder gehört fühlen.

Erfassen Sie vierteljährliches oder häufigeres Feedback, einschließlich NPS, eNPS und Start/Stop/Fortfahren.

Achten Sie auf das Feedback, das Sie erhalten, um eine starke und dauerhafte Agentur aufzubauen.

Diversifizieren Sie Ihren Umsatz

Möglicherweise können Sie dies nicht kontrollieren, wenn Sie sich noch im Anfangsstadium befinden und das meiste, was auf Sie zukommt, akzeptieren.

Agenturentwicklungsberater empfehlen Ihnen möglicherweise, sich auf eine bestimmte Nische zu konzentrieren, und es ist ein Balanceakt, um sicherzustellen, dass Sie angesichts dieser Ratschläge die Gesundheit des Unternehmens und den Lebensunterhalt schützen, für den Sie verantwortlich sind.

Vermeiden Sie es, zu viel von Ihrem Geschäft in die Hände eines Kunden oder einer Branche zu legen. Um Ihr Unternehmen gesund zu halten, ist es wichtig, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Honoraren und einmaligen Projekten zu gewährleisten.

Es ist einfacher, Mitarbeiter einzustellen, während einmalige Projekte lukrativ sein können, solange es nicht zu einer starken Ausweitung des Projektumfangs kommt.

Sagen Sie Nein, wenn es Ihnen übertrieben vorkommt oder der Kunde nicht zu Ihnen passt

Es kann nichts Gutes daraus entstehen, ein Projekt anzunehmen, für das man nicht die nötigen Fähigkeiten hat, um es zu unterstützen.

Vertrauen Sie den Perspektiven Ihres Führungsteams und verlassen Sie sich nicht nur auf Ihre eigene Intuition. Es ist besser, freundlich wegzugehen und sogar eine andere Firma zu empfehlen, als minderwertige Arbeit zu liefern.

Denken Sie daran, dass Sie immer weggehen können, wenn ein Kunde nicht zu Ihnen passt, weil er sich gegenüber den Mitarbeitern erniedrigt, ständig versucht, mehr von Ihnen zu verlangen, oder weil er generell ein schlechter Partner ist.

Implementieren Sie Mindestanforderungen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre beste Arbeit zu leisten

In den frühen Phasen des Unternehmenswachstums sind Sie möglicherweise bereit, Mindestvergütungen oder Projektgebühren in Kauf zu nehmen.

Mit der Zeit werden Sie feststellen, wie viele Stunden Ihr Team für die Arbeit aufbringen muss, auf die Sie und Ihr Team stolz sind und die in der Lage ist, Ergebnisse zu erzielen.

Lassen Sie sich von Ihren Preisen nicht schämen. Berechnen Sie, was Sie und Ihre Arbeit wert sind.

Finden Sie heraus, welche Arten von Menschen in Ihrem Unternehmen erfolgreich sind

Aufgrund der Geschwindigkeit und Komplexität unserer Arbeit fanden wir es schwierig, mehr Nachwuchskräfte einzustellen, die täglich praktische Anleitung benötigen.

Machen Sie einen Schritt zurück, sehen Sie sich die Muster an, wer erfolgreich ist und wer dazu neigt, sich abzumelden oder schlechtere Leistungen zu erbringen, und passen Sie Ihre Einstellungen entsprechend an.

Sie möchten, dass die Menschen über die richtigen Werte und Fähigkeiten verfügen, was Anstrengung erfordert.

Behalten Sie kleine Ausgaben im Auge

Wenn Sie vollständig remote arbeiten, werden Sie feststellen, dass der Großteil Ihrer Ausgaben auf Personal und Software entfällt – und Software kann sich schnell summieren.

Ein kurzer Tipp ist, regelmäßig zu überprüfen, ob noch Freelancer in Ihrem Dienstplan enthalten sind, damit Sie E-Mails, Projektmanagement, Zeiterfassung und andere Ausgaben, die sich schnell summieren, streichen können.

Führen Sie vierteljährlich eine Prüfung aller Software durch, um sicherzustellen, dass Ihr Team sie weiterhin aktiv nutzt.

Wir berücksichtigen verschiedene Phasen des Wachstums und der Veränderung

Die Skalierung einer Agentur ist eine aufregende Reise voller Herausforderungen und Lektionen. Sie können Ihre Agentur erfolgreich skalieren, indem Sie den Umsatz diversifizieren, strategische Einstellungen vornehmen, effiziente Prozesse implementieren und sich auf die Teamentwicklung konzentrieren.

Bewältigen Sie die verschiedenen Wachstumsphasen, passen Sie sich den sich ändernden Anforderungen Ihrer Agentur an und bewerten und optimieren Sie Ihre Abläufe kontinuierlich.

Denken Sie daran, dass jeder Schritt auf dem Weg wertvolle Erkenntnisse bringt, die zum Erfolg Ihrer Agentur beitragen.