Was ist eine Zeitplan-Baseline und wie erstelle ich eine?
Veröffentlicht: 2022-08-23Bevor Sie ein Projekt starten, müssen Sie über die Zeit nachdenken. Es ist die wichtigste Variable, die Ihren Plan beeinflussen kann. Wie können Sie das, was Sie tun müssen, in der Zeit erledigen, in der Sie es tun müssen? Um dies zu erreichen, muss man einen Zeitplan erstellen.
Ein Zeitplan ist ein Schlüssel zur Projektplanung, aber Zeitpläne sind wirklich nur ein Rahmen. Sobald Sie darauf reagieren und Ihr Projekt Aufgabe für Aufgabe ausführen, ändert sich der Zeitplan. Wie können Sie sicherstellen, dass Sie den Zeitplan einhalten und Ihr Projekt auf Kurs halten?
Hier kommt die Erstellung einer Baseline ins Spiel. Durch die Erstellung eines Baseline-Projektplans und eines Baseline-Zeitplans haben Sie die Möglichkeit, zu vergleichen, wo Sie sich bei der Ausführung des Projekts befinden – und ob dies mit dem übereinstimmt, wo Sie zu diesem Zeitpunkt stehen wollten.
Was ist eine Zeitplan-Baseline?
Unabhängig davon, ob Sie es einen Basisplan oder einen Basisplan nennen, bezieht sich der Begriff auf den fertigen und genehmigten Zeitplan. Die Plan-Baseline kann als Werkzeug zur Messung der Leistung verwendet werden, indem die Planabweichung gemeldet wird. Das heißt, die Zeitplan-Baseline kann verwendet werden, um zu vergleichen, wo Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt im Projekt sein wollten, und wo Sie sich laut Daten tatsächlich befinden.
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Wie Sie wissen, ist der Zeitplan für ein Projekt eine Sammlung von Aufgaben, die über einen bestimmten Zeitraum abgeschlossen werden müssen, um das endgültige Ergebnis für das Projekt zu erreichen. Daher ist die Zeitplan-Baseline eine Möglichkeit, diesen endgültigen Zeitplan zu erfassen und als Benchmark zu verwenden, um Ihren Fortschritt bei der Ausführung des Projekts zu messen.
Die Zeitplan-Baseline erfasst Änderungen in Ihrem Zeitplan, die aufgrund der Entwicklung von Risiken auftreten. Die Verwendung eines Basisplans bedeutet, dass Sie diese Abweichungen in Ihrem Zeitplan eher früher als später sehen und schnell Anpassungen vornehmen können, um auf Kurs zu bleiben.
Warum einen Baseline-Zeitplan verwenden?
Der offensichtliche Grund für die Verwendung eines Basisplans ist, dass er Ihnen hilft, den Zeitplan einzuhalten. Ohne einen ist es, als würden Sie außerhalb des aktuellen Kontexts Ihres Projekts arbeiten. Es gibt keine Möglichkeit zu wissen, wo sich der Zeitplan befinden sollte , da es keinen Maßstab gibt, mit dem Sie Ihren Fortschritt vergleichen können.
Projekte vergehen selten, ohne dass zahlreiche Probleme auftauchen. Es kann ein kleines Missgeschick oder ein großes passieren. Unabhängig von der Schwere des Problems können sich die Auswirkungen unweigerlich auf Ihren Zeitplan auswirken und Fristen stören. Sie müssen Ressourcen neu zuweisen, um Ihr Projekt zu stabilisieren.
Das bedeutet, Teile des Zeitplans zu ändern, um auf die Änderungen zu reagieren und auf Kurs zu bleiben, um Ihre endgültige Frist einzuhalten. Im ständigen Fluss von Änderungen und Rückschlägen bleibt die Zeitplanbasis jedoch fest. Es ist die Konstante im Meer der Veränderung, die ein Projekt ist, das es Ihnen ermöglicht, erfolgreich zu navigieren, wenn ein Sturm Sie in unbekannte Gewässer führt.
Natürlich gibt es viele verschiedene Arten von Grundlinien. Alle sind wichtig. Der Baseline-Zeitplan hält Sie am Ziel und steht in Beziehung zum Baseline-Projektplan, da der Zeitplan Teil des größeren Projektplans ist. Der Basisplan umfasst jedoch Unternehmensressourcen und -ressourcen, sodass Sie sie korrekt zuweisen können, um den Zeitplan einzuhalten.
So erstellen Sie eine Zeitplan-Baseline
Bevor Sie Ihren Zeitplan festlegen können, müssen Sie einen Zeitplan haben. Das beginnt mit dem Sammeln aller Aufgaben, die Sie ausführen müssen, um zu Ihrem endgültigen Ergebnis zu führen.
Aufgaben identifizieren
Verwenden Sie einen Projektstrukturplan, um von Ihrem endgültigen Ergebnis rückwärts zu arbeiten. Dieses Tool stellt sicher, dass Sie keine Schritte auslassen. Um einen erfolgreichen Zeitplan zu erstellen, müssen Sie zunächst jede Aufgabe gründlich definieren. Wenn Sie Planungsbesprechungen mit Ihrem Team und Ihren Stakeholdern durchführen, können Sie sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Schritte in Ihrem Zeitplan auslassen. Sie können auch historische Daten verwenden, wenn Sie ähnliche Projekte recherchieren.
Dauer bestimmen
Sobald Sie alle Ihre Aktivitäten ausgerichtet haben, müssen Sie abschätzen, wie lange sie dauern werden, bis sie abgeschlossen sind. Es gibt eine Reihe von Techniken, die Ihnen helfen, eine genaue Zahl zu erhalten. Für schnellere Ergebnisse gibt es analoge Schätzungen, die sich auf die Zeit beziehen, die zum Abschluss ähnlicher früherer Projekte benötigt wurde. Es gibt auch Drei-Punkte-Schätzungen, die eine Formel verwenden, um die Parameter höchstwahrscheinlich, optimistisch und pessimistisch zu berechnen. Natürlich gibt es noch andere Tools. Wählen Sie das Richtige für Sie und Ihr Projekt.
Meilensteine setzen
Projekte sind groß und Aufgaben klein. Meilensteine sind die Schritte zwischen diesen beiden Punkten. Sie werden normalerweise verwendet, um das Ende einer Projektphase und den Beginn der nächsten zu markieren. Sie können jedoch einen Meilenstein verwenden, um jeden wichtigen Punkt im Projekt festzulegen.
Abhängigkeiten erkennen
Einige der Aufgaben, die Sie gesammelt haben, werden alleine stehen, während andere von anderen abhängig sind. Das heißt, sie können nicht starten oder stoppen, bis ein anderer startet oder stoppt. Diese abhängigen Aufgaben können später im Projekt Probleme verursachen, wenn Sie sie nicht identifizieren.
Ressourcen hinzufügen
Aufgaben erledigen sich nicht von selbst. Sie müssen Ressourcen an sie anhängen. Ressourcen können Teammitglieder, Materialien, Werkzeuge usw. sein. Diese haben alle damit verbundene Kosten und auch eine geschätzte Dauer, um zu bestimmen, wie lange Sie sie benötigen.
Grundlinie festlegen
Jetzt haben Sie einen Projektplan. Das Festlegen der Baseline ist lediglich das Einfrieren dieser Daten – das Erstellen einer Momentaufnahme davon. Sie benötigen dies, um Ihren Fortschritt zu vergleichen, wenn Sie in die Ausführungsphase des Projekts eintreten.
Im nächsten Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie einfach dies im ProjectManager ist, oder Sie können sich dieses kurze Tutorial-Video ansehen, wenn Sie dies bevorzugen.
So erstellen Sie eine Zeitplan-Baseline im ProjectManager
Wenn Sie Ihren Zeitplan erstellt haben, speichern Sie ihn. Jetzt haben Sie einen Basisplan und können dieses Dokument verwenden, um Ihren tatsächlichen Fortschritt bei der Ausführung des Projekts zu vergleichen. Aber es gibt einen effizienteren Weg, um Ihre Projektabweichung zu berechnen.
Zeit ist eine wertvolle Ressource in jedem Projekt, und mit einer cloudbasierten Projektplanungssoftware wie ProjectManager können Sie Zeit und Geld sparen und gleichzeitig die Produktivität Ihres Projekts steigern. So funktioniert das.
Zunächst sollten Sie Ihren Zeitplan in unserem Online-Gantt-Diagramm erstellen. Importieren Sie die Aufgaben oder verwenden Sie eine unserer branchenspezifischen Vorlagen, um zu beginnen. Wie bei jedem Zeitplan möchten Sie das Start- und Enddatum hinzufügen. Dann stellt das Gantt-Diagramm Ihr Projekt über eine Zeitachse dar. Aber hier wird es interessant.
Teilen Sie den größeren Zeitplan mit unserer Meilensteinfunktion in überschaubarere Teile auf, die das Projekt in Phasen unterteilen oder wichtige Fristen anzeigen kann. Das Gantt kann farblich weiter angepasst werden.
Verknüpfen Sie dann Abhängigkeiten, damit sie sich während der Ausführung nicht an Sie heranschleichen. Wenn es während der Ausführung Änderungen gibt, kann unser Gantt einfach bearbeitet werden, indem Sie die Aufgabe per Drag & Drop auf das neue Datum ziehen.
Festlegen der Grundlinie
Wie bereits erwähnt, messen Sie mit dem Festlegen der Baseline die Projektabweichung bei der Ausführung der Aufgaben. Nachdem Sie Ihren Plan abgeschlossen haben, möchten Sie daher die Zeitplanbasis festlegen. Alles, was Sie mit unserem Gantt-Tool tun müssen, ist, auf die erweiterten Einstellungen zu klicken. Dort sehen Sie eine Option zum Festlegen der Baseline. So einfach ist das.
Wenn Sie Ihren Basisplan festgelegt haben, werden die geplanten Start- und Enddaten in die Spalten für den Basisplan-Start und -Ende eingetragen. Diese Daten ändern sich nicht, es sei denn, Sie setzen Ihre Baseline zurück und überschreiben sie.
Unsere Ein-Klick-Berichte beinhalten einen Projektabweichungsbericht, der Ihren tatsächlichen mit dem geplanten Fortschritt vergleicht. Dies ist eine großartige Möglichkeit, den Projektpuffer zu berechnen, d. h. wie viel Zeit Sie einer Aufgabe hinzufügen können, ohne den Gesamtplan zu beeinträchtigen.
ProjectManager ist ein preisgekröntes Tool, das Managern bei der Planung hilft und ihnen die Tools gibt, die sie benötigen, um diesen Zeitplan auf Kurs zu halten. Von der Planung von Baselines bis zur Nachverfolgung von Projektabweichungen haben Sie die Kontrolle. Organisieren Sie Aufgaben, weisen Sie Ressourcen zu und überwachen Sie alles in Echtzeit.