So kontrollieren Sie Terminkonflikte im Projektmanagement

Das Letzte, was ein Projektmanager will, ist ein Terminkonflikt. Doch ein Terminkonflikt kommt im Projektmanagement durchaus vor. Während es die Aufgabe des Projektmanagers ist, für einen reibungslosen Arbeitsablauf zu sorgen, liegt es auch in seiner Verantwortung, auftretende Terminkonflikte zu lösen – ein Problem, das unvermeidbar ist.

Bevor Sie einen Terminkonflikt kontrollieren können, müssen Sie verstehen, worum es sich handelt. Anschließend können Sie Strategien zur Vermeidung von Terminkonflikten entwickeln und die hilfreichen Projektplanungstools einsetzen. Wir werden uns mit jedem dieser Themen befassen, und am Ende dieses Blogs werden Sie wissen, wie Sie Zeitpläne verwalten, um Terminkonflikte zu vermeiden.

Was ist ein Terminkonflikt?

Ein Terminkonflikt liegt einfach dann vor, wenn zwei oder mehr Aktivitäten gleichzeitig stattfinden. Natürlich kann es Aufgaben geben, die gleichzeitig ausgeführt werden, aber nur, wenn Sie eingeplant haben, dass Sie über genügend Ressourcen und Zeit verfügen, um sie zu erledigen. Diese Strategie ist jedoch beabsichtigt, während Terminkonflikte eher zufällig entstehen.

Wenn Sie einen Terminkonflikt haben, können Sie die zugewiesenen Aufgaben nicht erfüllen. Ihre Teammitglieder sind zu dünn gesät und andere Ressourcen, die zur Erledigung der Aufgabe erforderlich sind, stehen möglicherweise nicht zur Verfügung. Die Folge eines Terminkonflikts kann zu Terminüberschreitungen, einer Überschreitung Ihres Budgets und einer Verschlechterung der Projektmoral führen. Keines davon ist das Risiko einer schlampigen Planung wert, die zu Planungskonflikten führt.

Das bedeutet nicht, dass Planungsfehler immer für Planungskonflikte verantwortlich sind. Es gibt Unfälle, die auf menschliches Versagen zurückzuführen sind, und jedes Projekt birgt Risiken. In jedem Fall werden Sie wahrscheinlich mit Terminkonflikten zu kämpfen haben. Je besser Sie vorbereitet sind, desto besser. Ein Teil der Vorbereitung besteht darin, Projektmanagement-Software zur Planung Ihrer Projekte zu verwenden.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, die Sie bei der Planung, Verwaltung und Nachverfolgung in Echtzeit unterstützt. Nutzen Sie unsere leistungsstarken Gantt-Diagramme, um Ihre Aufgaben und Ressourcen zu organisieren. Sie können alle vier Arten von Aufgabenabhängigkeiten verknüpfen, um Planungskonflikte und Verzögerungen zu vermeiden. Filtern Sie nach dem kritischen Pfad und sehen Sie, welche Aufgaben für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts unerlässlich sind. Sobald Sie eine Basislinie festgelegt haben, können Sie Ihren Fortschritt in Echtzeit verfolgen und etwaige Probleme erkennen, lösen und den Zeitplan einhalten. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

So vermeiden Sie Terminkonflikte im Projektmanagement

Manchmal lässt sich ein Terminkonflikt nicht vermeiden. Es kommt zu kurzfristigen Besprechungen, Missverständnissen und anderen Problemen. Aber abgesehen von einer Anomalie gibt es Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihr Zeitplan frei von Terminkonflikten ist. Projektmanagern wird empfohlen, diese Vorsichtsmaßnahmen zu treffen.

Verwenden Sie einen Projektstrukturplan, um den Umfang Ihres Projekts klar zu definieren

Jeder weiß, dass Projekte aus vielen Aufgaben bestehen. Was jedoch oft übersehen wird, ist, dass es ein Tool zur Identifizierung dieser Aufgaben gibt. Wenn Sie einen Projektstrukturplan (PSP) verwenden, können Sie die Liefergegenstände und Aufgaben in einem Projekt abbilden. Es handelt sich um ein Baumdiagramm, das mit dem endgültigen Ergebnis gekrönt wird und von dem die kleineren Diagramme, die dorthin führen, darunter abzweigen. Dies bietet den vollen Umfang des Projekts und hilft, Terminkonflikte zu vermeiden, da es einfacher ist, Konflikte zu vermeiden, wenn Sie alle Arbeiten und Ergebnisse im Voraus kennen.

Identifizieren Sie alle Aufgabenabhängigkeiten

Natürlich sind nicht alle Aufgaben gleich. Es gibt oft Aufgabenabhängigkeiten oder Aufgaben, die gestartet oder gestoppt werden können, bis eine andere Aufgabe startet oder stoppt. Ein einfaches Beispiel: Eine Aufgabenabhängigkeit ist wie eine Wand, die erst gestrichen werden kann, wenn sie gebaut ist. Aufgabenabhängigkeiten können einen Projektzeitplan drastisch beeinflussen. Daher ist es wichtig, sie zu identifizieren, damit es nicht zu kostspieligen Verzögerungen oder Terminkonflikten kommt. Sie sollten auch beachten, um welche Art von Aufgabenabhängigkeit es sich handelt. Es gibt vier: Start-zu-Start, der beginnt, wenn ein anderer startet; „Start to Finish“, das beginnt, wenn ein anderes endet, „Finish to Finish“, das endet, wenn ein anderes endet, und „Finish to Start“, das endet, wenn ein anderes anfängt.

Legen Sie eine Reihenfolge für Ihre Projektaufgaben fest

Projektpläne sollten einer bestimmten Reihenfolge folgen, um sicherzustellen, dass Sie nichts falsch machen. Es beginnt im Großen und Ganzen mit der Definition der Projektziele und der Identifizierung aller Beteiligten. Dies führt zu einer endgültigen Frist, die festlegt, wann alle Leistungen abgeschlossen sein müssen. An diesem Punkt möchten Sie Ihren WBS nutzen, um alle Ihre Leistungen, Aufgaben und die Schritte aufzulisten, die Sie zum Abschluss des Projekts unternehmen werden. Sie richten Prozesse und Abläufe ein. Den Teammitgliedern werden Aufgaben zugewiesen, die Start- und Fälligkeitstermine haben. Dieser Zeitplan wird dann mit dem Team geteilt und alle gefundenen Terminkonflikte können vor der Ausführung des Projekts geändert werden.

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Weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten zu

Eine weitere Möglichkeit, Terminkonflikte zu vermeiden, besteht darin, sicherzustellen, dass jedem im Projektteam eine Rolle zugewiesen wurde und er seine Verantwortlichkeiten versteht. Dadurch erhält jedes Teammitglied die Verantwortung für einen Teil des Projekts, was zu einer höheren Qualität und einer termingerechten Erledigung seiner Aufgaben führt. Das liegt daran, dass jedes Teammitglied Verantwortung trägt. Sie sind für die Lösung aller Probleme wie Verzögerungen, fehlende Ressourcen und Konflikte zuständig.

Identifizieren Sie den kritischen Pfad

Der kritische Pfad ist die längste Abfolge von Aktivitäten, die rechtzeitig abgeschlossen werden müssen, damit das gesamte Projekt erfolgreich ist. Eine andere Sichtweise besteht darin, dass der kritische Pfad diejenigen Aufgaben trennt, die für die Durchführung des Projekts wesentlich sind, von anderen, die vernachlässigt werden könnten, wenn Zeit und Geld zum Problem werden. Aus offensichtlichen Gründen ist es sehr wichtig, dies zu planen. Sie kennen jetzt die kritischen Aufgaben und können sich auf diese konzentrieren, während andere bei Konflikten verzögert werden können, und wissen auch, wie viel Spielraum Sie haben.

Erstellen Sie einen Projektplan

Oben sind die Schritte zur Erstellung eines Projektzeitplans beschrieben. Ohne einen Projektplan fliegen Sie im Blindflug. Dies ist nicht für kleine Projekte zu empfehlen und schon gar nicht für große, komplexere Projekte. Mit einem Projektzeitplan können Sie Ihr Projekt auch verfolgen, indem Sie den geplanten Fortschritt mit dem tatsächlichen Fortschritt vergleichen. Dadurch arbeiten alle auf dem gleichen Stand, sodass sie wissen, was zu tun ist und wann es getan werden muss. All dies trägt dazu bei, ein erfolgreiches Projekt mit weniger Terminkonflikten durchzuführen.

Welche Projektplanungstools können bei Terminkonflikten helfen?

Die Erstellung eines Projektzeitplans ist Teil der Planungsphase im Projektmanagement. Das Projektmanagement verfügt über Planungstools, die Sie sowohl bei der Planung als auch bei der Durchführung des Projekts unterstützen können. Schauen wir uns drei gängige Arten von Projektplanungstools an und wie sie dazu beitragen, Planungskonflikte zu reduzieren.

1. Gantt-Diagramme

Gantt-Diagramme haben wir bereits angesprochen. Dies sind die Arbeitspferde traditioneller Projektmanagementmethoden. Sie eignen sich hervorragend für Projekte, die auf Phasen folgen, in denen eine Sache nach der anderen passiert. Sie beschreiben das gesamte Projekt auf einer visuellen Zeitleiste, die alle Aufgaben und deren Dauer anzeigt. Sie können häufig Meilensteine, Verknüpfungsabhängigkeiten und mehr hinzufügen, um das Projekt von Anfang bis Ende zu planen.

2. Projektkalender

Ein Projektkalender ist vielleicht nicht so robust wie ein Gantt-Diagramm, aber er ist auch viel einfacher zu erstellen und zu verwenden. Kalender werden seit langem bei der Terminplanung verwendet, weil sie funktionieren. Dabei handelt es sich um ein visuelles Tool, das einen Monat auf einer Seite darstellt und Ihnen Start- und Fälligkeitstermine anzeigt. Sie sind leicht zu teilen und zu verstehen, weshalb sie fast von Anfang an ein fester Bestandteil der Projektplanung waren.

3. Kanban-Boards

Kanban-Boards sind ein moderneres Werkzeug. Dabei handelt es sich um ein visuelles Workflow-System, das einen Produktionsplan in Spalten auf einer Tafel aufteilt, wobei Aufgaben durch Karten dargestellt werden, die sich bei ihrer Erledigung über die Tafel bewegen. Dies ermöglicht es einem Projektmanager, den gesamten Prozess zu sehen und Probleme wie Terminkonflikte zu erkennen, bevor das Team auf sie stößt. Der Projektmanager kann dann Ressourcen neu zuweisen, um das Problem zu lösen und die Arbeit des Teams ungehindert zu halten.

ProjectManager ist eine robuste Projektplanungssoftware

Alle drei dieser Projektplanungstools finden Sie in ProjectManager, der preisgekrönten Projektmanagementsoftware, mit der Sie Projekte in Echtzeit planen, verwalten und verfolgen können. Die Planung beginnt mit der Einarbeitung Ihres Teams. Mit unserer Software können Sie die Verfügbarkeit Ihres Teams festlegen, einschließlich PTO, Urlaub und weltweiter Feiertage, was die Zuweisung erleichtert. Wenn Sie Ihren Projektzeitplan erstellen, können Sie Terminkonflikte vermeiden, indem Sie wissen, wer wann verfügbar ist.

Verwenden Sie mehrere Projektplanungstools

Sobald Sie Ihr Projekt in unserem Gantt-Diagramm geplant haben, können Sie diesen Plan mit Ihrem Projektteam teilen. Aber Teammitglieder benötigen nicht alle Funktionen eines Gantt-Diagramms, weshalb wir über mehrere Projekttools verfügen. Sie können ihre Arbeit mit jedem Tool ausführen, mit dem sie vertraut sind, wie zum Beispiel Aufgabenlisten, Kanban-Boards oder sogar Kalender. Alle teilen dieselben Daten und aktualisieren sie gleichzeitig in Echtzeit, damit alle auf dem gleichen Stand sind.

Überwachen Sie den Projektfortschritt mit Echtzeit-Dashboards

Die Aktualisierung von Projektplanungstools ist nur ein Aspekt von Echtzeitdaten. Mithilfe von Live-Daten können Projektmanager den Projektzeitplan überwachen und sicherstellen, dass das Projekt im Zeitplan liegt. Projektmanager können sich einen allgemeinen Überblick über das Projekt verschaffen, indem sie zu den Echtzeit-Dashboards wechseln. Sie sammeln automatisch Live-Daten und zeigen sie in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen an, die Kennzahlen wie Zeit, Kosten, Arbeitsbelastung und vieles mehr messen. Im Gegensatz zu leichter Alternativsoftware ist keine zeitaufwändige Konfiguration erforderlich. Es ist fertig, wenn Sie es sind.

Die Terminplanung ist für die pünktliche Lieferung eines Projekts von entscheidender Bedeutung. Unsere Software ermöglicht dies mit mehreren Projektansichten, Echtzeit-Dashboards und Berichten, die tiefer in die Daten eintauchen. Berichte können so angepasst werden, dass sie sich nur auf die wichtigen Daten konzentrieren. Sie können problemlos geteilt werden, um die Beteiligten über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten. Mit unserer Software können Sie Ihren Zeitplan von Anfang bis Ende planen, verwalten und verfolgen.

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, die Teams über Abteilungen und Kontinente hinweg verbindet. Sie können Ihren Zeitplan planen und ihn mit verteilten Teams teilen und deren Fortschritte überall und jederzeit verfolgen. Treten Sie Teams von Avis, Nestle und Siemens bei, die unsere Software nutzen, um erfolgreiche Projekte umzusetzen. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.