5 wichtige Tipps zur Terminsteuerung im Projektmanagement

Projekte bestehen aus vielen beweglichen Teilen. Eine der Möglichkeiten, mit denen Sie feststellen können, ob das Projekt hinter oder vor dem Zeitplan liegt, wird als Zeitplankontrolle bezeichnet.

Projektplanung, Terminierung und Kontrolle gehören zusammen, wenn Sie ein Projekt verwalten, um pünktlich zu bleiben und Ihre Fristen einzuhalten. Zu lernen, was Terminkontrolle ist und was Sie tun können, um sie am besten anzuwenden, kann Ihnen helfen, Ihr nächstes Projekt pünktlich und unter Budget zu bringen.

Was ist Terminkontrolle?

Die Zeitplankontrolle wird im Projektmanagement verwendet, um Ihre Aktivitäten und Aufgaben zu überwachen, um sicherzustellen, dass Sie wie geplant vorankommen. Natürlich ist es mehr als nur die Überwachung des Status. Die Kontrolle des Projektzeitplans bedeutet auch, Ihre Projektprozesse zu aktualisieren und Änderungen zu verwalten.

Die gebräuchlichste Methode hierfür ist das Erstellen einer Baseline. Eine Baseline stellt dar, wie das Projekt Ihrer Meinung nach fortschreiten wird. Wenn Sie einen Basisplan haben, können Sie sich Ihren tatsächlichen Fortschritt ansehen und ihn mit dem geplanten Fortschritt vergleichen, wodurch Sie wissen, ob Sie dem Zeitplan voraus oder hinter ihm liegen.

Dieser gesamte Prozess wird mit Hilfe von Projektplanungssoftware wie ProjectManager vereinfacht. Mit ProjectManager können Sie einen Projektplan erstellen, eine Baseline festlegen und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen. Es war noch nie einfacher, Ihren Zeitplan unter Kontrolle zu halten.

Die Terminsteuerung ist Teil des größeren Projektmanagementprozesses der Steuerung und Überwachung. Das heißt, Projekte müssen genau überwacht werden, und wenn Änderungen auftreten, was der Fall sein wird, müssen diese Änderungen proaktiv gesteuert werden. Dies liegt in der Zuständigkeit des Projektleiters, der den Zeitplan erstellt hat und für dessen Ausführung verantwortlich ist.

Warum ist die Kontrolle des Projektzeitplans wichtig?

Die Projektablaufsteuerung ist unerlässlich, da sie zur Überwachung und Steuerung des Projektfortschritts verwendet wird. Ein Projekt, das seinen Termin verpasst, ist kein Erfolg. Während es viele Metriken gibt, um den Erfolg eines Projekts zu messen, gehört die Einhaltung des Zeitplans zu den grundlegendsten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Zeitplankontrolle ist, dass sie die Erwartungen Ihrer Projektbeteiligten verwaltet. Es hält sie über Änderungen und deren Auswirkungen auf das Projekt auf dem Laufenden. Darüber hinaus teilt es den Stakeholdern mit, wie Sie auf Probleme reagieren werden, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Dieser Prozess ist der Schlüssel, um die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten, und sollte während des gesamten Lebenszyklus des Projekts durchgeführt werden.

Projektplanung, Terminierung und Kontrolle arbeiten Hand in Hand, um die Auswirkungen auf Ihr Budget zu reduzieren. Der Vorteil ist die finanzielle Stabilität, die Projekte zu einem von den Interessengruppen genehmigten Preis liefern müssen. Es erstellt auch eine Dokumentation, die hilfreich sein kann, wenn Sie historische Daten für zukünftige Projekte recherchieren, die dem ähneln, das Sie derzeit verwalten.

Wann ist die Zeitplankontrolle am wichtigsten?

Die Terminkontrolle ist während des gesamten Projekts wichtig. Stakeholder werden den Stand des Zeitplans von der Erstellung bis zum Abschluss des Projekts wissen wollen. Daher sollte es in Ihren Zeitplan eingebaut werden, während Sie es entwickeln.

Natürlich ist es am wichtigsten, wann Sie mit der Ausführung des Zeitplans beginnen. Dann ist der Zeitplan keine Abstraktion mehr, sondern ein praktisches Werkzeug, um Aufgaben pünktlich und innerhalb des Budgets auszuführen. Während der Ausführungsphase eines Projekts wird Ihr Zeitplan von internen und externen Kräften beeinflusst, die Ihren Fortschritt möglicherweise beeinträchtigen könnten.

Die Überwachung und Steuerung des Zeitplans erfolgt während der gesamten Ausführung, vom Beginn der ersten Aufgabe bis zum Ende der letzten. Obwohl dies der Zeitpunkt ist, an dem die Zeitplankontrolle am wichtigsten ist, ist sie jedoch nie abgeschlossen. Dokumentieren Sie Ihre Änderungen während der Ausführung: Die Art und Weise, wie Sie darauf reagiert haben, und die Ergebnisse sind der Schlüssel zu dieser Phase des Projekts.

Verwandt: Projektplanungsvorlagen

So führen Sie die Terminsteuerung im Projektmanagement durch

Die Terminkontrolle im Projektmanagement ist eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass der Zeitplan wie geplant verläuft. Es gibt fünf Schritte in diesem Prozess:

1. Standards setzen: Um zu wissen, ob der Zeitplan nicht eingehalten wird, müssen Sie Standards setzen. Das heißt, Sie müssen die Metriken bestimmen, anhand derer Sie die Leistung Ihres Projekts messen.
2. Leistung messen: Während der Zeitplan ausgeführt wird, müssen Sie Daten über seinen Fortschritt abrufen und Aufzeichnungen führen. Die Messung ist entscheidend. Wenn Sie die Leistung Ihres Zeitplans messen können, vergleichen Sie ihn mit der Baseline. Ein Dashboard kann helfen.
3. Vergleichen Sie Ihre Ergebnisse: Vergleichen Sie Ihre Messung des Projektfortschritts mit der von Ihnen erstellten Baseline. Wenn Sie diese regelmäßigen Vergleiche durchführen, möchten Sie auf Abweichungen achten. Identifizieren Sie sie, denn sie sind entscheidend für den nächsten Schritt.
4. Probleme ermitteln: Sobald Sie eine Abweichung von der Baseline festgestellt haben, besteht der nächste Schritt darin, herauszufinden, warum das passiert ist. Nur wenn Sie den Grund für die Änderung ermitteln, können Sie einen angemessenen Plan ausarbeiten, um darauf zu reagieren und die Änderung zu beheben.
5. Maßnahmen ergreifen: Ergreifen Sie Maßnahmen, um das Problem nach Bedarf zu beheben. Dies kann durch Anpassung von Einnahmen, Kosten, Gewinnen, Produkten, Zeit, Ressourcen usw. erfolgen.

All dies kann mit ProjectManager durchgeführt werden. Sehen Sie sich in diesem Tutorial-Video an, was unser Tool für Ihre Terminplanung leisten kann.

5 Tipps zur Terminkontrolle beim Planen & Scheduling

Es ist wichtig und Sie wissen, wie man es plant, aber was sind einige Tipps für die Planung und Terminierung Ihres Projekts zur Terminkontrolle? Der beste Weg zur Kontrolle des Zeitplans ist die Anwendung von Techniken, die Ihnen helfen, Änderungen zu überwachen und zu verwalten. Hier sind fünf:

• Leistungsbewertungen: Verwenden Sie dies, um die Leistung Ihres Zeitplans zu messen, zu vergleichen und zu analysieren. Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Leistung auszuwählen, die Sie überprüfen möchten, z. B. das tatsächliche Start- und Enddatum, den Prozentsatz der Fertigstellung und die verbleibende Dauer für die laufende Arbeit.
• Methode des kritischen Pfads: Der kritische Pfad hilft Ihnen bei der Vorhersage, wie lange das Projekt dauern wird, indem er die Abfolge der Aktivitäten analysiert und herausfindet, welche wesentlich sind und welche Sie überspringen und das Projekt trotzdem erfolgreich abschließen können.
• Monte-Carlo-Simulation: Diese Technik hilft Ihnen, die Gesamtkosten Ihres Projekts zu quantifizieren, wodurch Sie eine definierte Verteilung der Gesamtkosten für das Projekt und mögliche Fertigstellungstermine berechnen können.
• Ressourcenhistogramm: Mithilfe eines Ressourcenhistogramms können Sie den Ressourcenverbrauch und die Verfügbarkeit nach Zeitraum anzeigen.
• Abweichungsanalyse: Die Abweichung ist die Differenz zwischen dem geplanten und dem tatsächlichen Zeitplan Ihres Projekts. Diese Analyse hilft Ihnen, die Ursache der Abweichung zu ermitteln.

Wie ProjectManager bei der Terminsteuerung hilft

Diese Techniken sind alle hilfreich, aber um Ihren Fortschritt besser zu überwachen und zu verfolgen und den Zeitplan zu kontrollieren, müssen Sie eine Projektmanagement-Software verwenden. ProjectManager ist ein Cloud-basiertes Tool, das Live-Informationen erfasst, um Projektmanagern dabei zu helfen, bessere und aufschlussreichere Entscheidungen zu treffen.

Erstellen Sie dynamische Zeitpläne auf Gantt-Diagrammen

Unser interaktives Gantt-Diagramm dient als leistungsstarkes Tool zur Planung Ihrer Projekte. Im Gegensatz zu weniger leistungsstarken Tools, die nur Prioritäten festlegen, Abhängigkeiten verknüpfen und Meilensteine ​​hinzufügen, können Sie auch nach dem kritischen Pfad filtern und Projektbasislinien sofort festlegen.

Verfolgen Sie Ihren Zeitplan mit einem Dashboard

Überwachung und Nachverfolgung sind eine Notwendigkeit für die Kontrolle des Projektzeitplans. Sie müssen Ihren tatsächlichen Fortschritt in Echtzeit sehen und schnell handeln, wenn er vom Plan abweicht. Verschaffen Sie sich mit unserem Dashboard, das keine Einrichtung erfordert, eine Übersicht auf hoher Ebene. Das Dashboard erfasst mehrere Projektmetriken, einschließlich Varianz, und zeigt die automatisierten Ergebnisse in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen an.

Verwenden Sie detaillierte Berichte, um Probleme zu analysieren

Manchmal möchten Sie einen tieferen Einblick in die Daten. Hier kommen unsere Ein-Klick-Berichte zu Abweichungen, Kosten und vielem mehr ins Spiel. Alle Berichte können gefiltert werden, um nur die Informationen anzuzeigen, die Sie sehen möchten. Anschließend drucken oder teilen Sie die Ergebnisse als PDF. Dies ist großartig, um die Erwartungen der Stakeholder zu verwalten und sie auf dem neuesten Stand zu halten.

Dies sind nur einige der Funktionen von ProjectManager, die Ihnen bei der Zeitplankontrolle helfen können. Es gibt auch automatische Benachrichtigungen, Tools zur Ressourcenverwaltung und Stundenzettel, um die Zeit zu verfolgen, die Ihr Team für seine Aufgaben aufwendet. Außerdem können Teams mehrere Ansichten verwenden, sodass jeder so arbeiten kann, wie er möchte. Warum sich mit einer Handvoll Apps herumschlagen, wenn man Qualität pünktlich und innerhalb des Budgets liefern kann?

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Aufgaben, Teams und Projekte organisiert. Es verfügt über Funktionen, die Sie in jeder Phase eines Projekts unterstützen, von der Planung bis zur Überwachung und Berichterstattung. Schließen Sie sich den Zehntausenden von Teams in Organisationen von der NASA bis zu Ralph Lauren an, die unser Tool zur Durchführung ihrer Projekte verwenden. Probieren Sie ProjectManager noch heute aus.