Zeitplan-Managementplan: Wie man einen erstellt und pflegt

Ein richtiger Zeitplanmanagementplan hilft Ihnen, ein Projekt termingerecht abzuliefern. Der Projektplanungsprozess beginnt, bevor der Zeitplan erstellt wird, und wird während des gesamten Projektlebenszyklus fortgesetzt. Ein idealer Plan umfasst das Festlegen von Erwartungen und Informationen darüber, wie der Projektplan entwickelt, verwaltet, ausgeführt und kontrolliert wird.

Auch wenn dies kein wesentlicher Bestandteil jedes Projekts ist, sollten komplexe Projekte einen Zeitplanmanagementplan haben, um Ihr Team auf Kurs zu halten. Unabhängig davon, ob Sie es während des gesamten Projekts verwenden, ist es eine wichtige Grundlage, die Sie in Ihrer Projektmanagementpraxis kennen sollten.

Was ist ein Terminverwaltungsplan?

Ein Zeitplanverwaltungsplan ist ein Dokument, das erklärt, wie ein Projektzeitplan erstellt, verfolgt und verwaltet wird. Planungsmanagementpläne variieren je nach Projekt, aber sie definieren im Allgemeinen die Planungsmethodik, Leistungsmessungen, Tools und Verfahren, die eingesetzt werden.

Verwandt: Projektplanungsvorlagen

Das Erstellen eines Zeitplanverwaltungsplans ist der erste Schritt im Projektplanungsprozess, da er die Regeln festlegt, die befolgt werden, um Ihren Projektzeitplan zu erstellen und zu verwalten.

Sobald ein Terminmanagementplan erstellt ist, verwenden Projektmanager Projektmanagementsoftware, um Projektzeitpläne zu erstellen, indem sie Tools wie Gantt-Diagramme, Aufgabenlisten und Projektkalender verwenden. ProjectManager ist eine robuste Projektmanagement-Software, die über alle Projektplanungsfunktionen verfügt, die Sie zum Erstellen eines Projektplans benötigen.

Rollen und Aufgaben

Zunächst gilt es festzulegen, wer was zu tun hat. Sie müssen jemanden benennen, dem der Zeitplan gehört, normalerweise der Projektmanager. Entscheiden Sie dann, wer die Befugnis hat, den Zeitplan in Ihrer Planungssoftware zu aktualisieren. Dies wird wahrscheinlich auch der Projektmanager sein; größere Projekte haben jedoch möglicherweise einen Projektadministrator, der diese Aufgabe übernimmt. In einigen Fällen aktualisiert das Team selbst den Zeitplan, wenn es seinen Status bei der Arbeit an einer Aufgabe einreicht. In der Regel ist es der Projektmanager, der die endgültige Genehmigung erteilt.

Aktualisierung des Zeitplans

Ein Teil des Plans ist die Entscheidung, wie oft Sie den Zeitplan aktualisieren. Manchmal ist es eine Aktivität am Montagmorgen, um die Woche zu beginnen. In anderen Fällen können Sie den Zeitplan an einem anderen Tag aktualisieren oder sich für zweiwöchentliche Aktualisierungen entscheiden. Wöchentliche Aktualisierungen gelten als die Norm und werden dringend empfohlen, aber die Häufigkeit, mit der Sie Ihren Zeitplan aktualisieren, wird durch das Projekt, die Beteiligten, die Organisation und mehr bestimmt.

Feedback

Feedback ist ein integraler Prozess in jedem Zeitplanmanagementplan. Die Zeitpläne sind flexibel und die Statusberichte, die Sie von den Teammitgliedern an vorderster Front erhalten, sind entscheidend, um den sich ändernden Anforderungen des Projekts gerecht zu werden. Um sicherzustellen, dass dieser Kanal offen bleibt und nichts verloren geht, müssen Sie festlegen, wie Feedback übermittelt wird. Dies kann durch Statusberichte, Teambesprechungen oder andere Mitteilungen erfolgen.

Zeitplanänderungen

Wenn sich Zeitpläne ändern, müssen die Änderungen überprüft und genehmigt werden. Ein Teammitglied, normalerweise der Projektmanager, muss als Genehmiger für Terminänderungen ernannt werden. Wenn die Änderung jedoch den akzeptierten Spielplan in einem Zeitplan überschreitet, muss sie wahrscheinlich vom oberen Management und/oder den Projektbeteiligten genehmigt werden.

Planungstools

Listen Sie die Tools auf, die Sie zum Erstellen und Verwalten Ihres Zeitplans verwenden werden. Es ist auch wichtig zu beachten, wer diese Tools in welchem ​​Umfang nutzen wird. Bestimmen Sie die Rollen wie Nur-Lesen, Bearbeiten und Aktualisieren usw.

Berichterstattung

Berichte ermöglichen es Ihnen, den Fortschritt an Stakeholder zu kommunizieren, Daten zu erhalten, um bessere Entscheidungen zu treffen und Ihr Projekt auf Kurs zu halten. Dieser Teil Ihres Zeitplanmanagementplans umreißt die Arten von Berichten, die Sie benötigen, wer sie während des Projekts erstellt und erhält und wie oft.

Planen Sie die Integration

Diese letzte Komponente ist für diejenigen gedacht, die einen Zeitplan verwalten, der Teil eines größeren Zeitplans ist, oder den Zeitplan eines Projekts in einem Programm oder Portfolio von Projekten. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie die anderen Zeitpläne im Auge behalten und sicherstellen, dass Ihrer mit dem Gesamtzeitplan und der Strategie der anderen übereinstimmt.

So erstellen Sie einen Zeitplan-Verwaltungsplan

Der Zeitplanmanagementplan ist Teil des größeren Projektmanagementplans und ein Mittel, um sicherzustellen, dass Sie die Projektergebnisse einhalten. Es beschreibt auch die Prozesse, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Fälligkeitstermine einzuhalten.

Ein Zeitplanmanagementplan besteht aus vier Abschnitten: Zeitplanentwicklung, Zeitplansteuerung, Zeitplanänderungen und dem Projektzeitplan. Lassen Sie uns tiefer in jedes dieser Themen eintauchen.

Entwicklung planen

Sobald jemand aus dem Projektteam diese Aufgabe erhält, sammelt er den Input des Teams und schreibt Verfahren auf, um die Dauer jeder Aufgabe, die damit verbundenen Kosten und die zur Erledigung der Aufgabe erforderlichen Ressourcen besser abzuschätzen.

Dazu gehört eine gründliche Prüfung aller für den Projektplan erforderlichen Elemente (einschließlich Projektmanagement-Software), wer für die Entwicklung und Verwaltung des Zeitplans verantwortlich ist, wer die Befugnis hat, Änderungen vorzunehmen, und so weiter.

Zeitplankontrolle

An diesem Punkt müssen Sie bestimmen, wie Sie Ihren Zeitplan messen und steuern können. Dies bedeutet, dass Sie Ihre geplanten Zeitpläne und Kosten mit Ihren tatsächlichen Zeitplänen und Kosten vergleichen können. Sie müssen bestimmen, wie Sie den Zeitplan messen, z. B. Fertigstellungsgrad, Stunden, Kosten usw.

Jemand aus dem Team trägt die Verantwortung, den Fortschritt zu messen. Manchmal ist es der Projektmanager, aber nicht immer ist er die richtige Person für den Job. Das Team ist normalerweise zu beschäftigt, um auch diese Rolle zu übernehmen. Treffen Sie diese Entscheidung basierend auf Ihrem Projekt, Ihrem Team und der Regelmäßigkeit, mit der diese Messungen durchgeführt werden.

Zeitplanänderungen

Wie bereits erwähnt, werden sich in einem Projekt zweifellos Änderungen ergeben, wie z. B. zusätzliche Zeit oder Kosten, und es ist wichtig, dass Sie jemanden haben, der diese Änderungen genehmigt. Diese Person ist normalerweise der Projektsponsor, jemand, der nicht in die täglichen Aktivitäten involviert ist.

Einige Dinge, die Sie bei Änderungen beachten sollten, sind: Ist dies ein Grund, den Zeitplan zu ändern? Gibt es Papierkram? Was ist der Zeitrahmen, um die Änderung realistisch umzusetzen? Und natürlich, wer ist berechtigt, die Änderung zu genehmigen?

Der Projektplan

Der Zeitplan ist oft Teil des Projektplans und wird als eines der Dokumente oder als Anhang beigefügt. Wenn das Projekt größer und der Zeitplan länger und komplizierter ist, wird es normalerweise in das Projektmanagement-Softwaretool integriert.

ProjectManager ist eine Projektmanagementsoftware, mit der Sie Ihren Projektplan und Zeitplan verwalten können. Sehen Sie in diesem kurzen Video, wie das geht.

Checkliste für das Zeitplanmanagement

Stellen Sie sicher, dass Sie Antworten auf die folgenden Fragen haben, um sicherzustellen, dass Ihr Zeitplan alle erforderlichen Teile enthält, und um eine Erweiterung des Umfangs zu vermeiden.

• Wie werden Sie den Zeitplan entwickeln?

Wählen Sie Software, die Tools bietet, mit denen Sie Ihren Zeitplan erstellen und verwalten können, z. B. ein Gantt-Diagramm, das Aufgaben auf einer Zeitachse sammelt und organisiert. Sie sollten auch die Techniken kennen, die Sie verwenden werden, um die Zeit, die Ihr Projekt in Anspruch nehmen wird, besser abzuschätzen.

• Wer ist in der Schleife?

Identifizieren Sie Stakeholder, die über den Fortschritt auf dem Laufenden bleiben müssen, und finden Sie heraus, wie oft und auf welche Weise sie Updates erhalten möchten.

• Wie und wann wird Leistung gemessen?

Es gibt viele Möglichkeiten, den Projektfortschritt und die Leistung zu überwachen und zu verfolgen. Von Dashboards, die allgemeine Momentaufnahmen liefern, bis hin zu Berichten, die tiefer in die Daten eintauchen, stellen Sie sicher, dass Sie über die richtigen Tools verfügen, bevor Sie Ihren Zeitplan ausführen.

• Wie bleiben Sie auf Kurs?

Wie bereits erwähnt, ändern sich Projekte und Sie befinden sich möglicherweise irgendwann in Verzug. Es ist nicht das Ende der Welt, aber es erfordert eine Reaktion, um wieder in den Zeitplan zu kommen. Einige häufig verwendete Techniken sind das Abstürzen (Hinzufügen weiterer Ressourcen), das Fast-Tracking (Ausführen mehrerer Aufgaben gleichzeitig), das Ändern des Umfangs oder das Überarbeiten des Zeitplans.

• Wie werden Ressourcen verwaltet?

Kennen Sie die Ressourcen, die Sie benötigen, um jede Aufgabe zu erledigen, und wie sie in Ihren Zeitplan passen. Sie sollten alle notwendigen Materialien zur Hand haben, wenn Ihr Team bereit ist, diese Aufgabe auszuführen.

Zeitplanverwaltungsvorlagen

Wir bieten Dutzende kostenloser Projektmanagement-Vorlagen an, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Projekte helfen. Hier sind drei Vorlagen, die sich ideal zum Erstellen eines Projektzeitplans und zum Sammeln der erforderlichen Informationen für Ihren Zeitplanverwaltungsplan eignen.

Vorlage für Gantt-Diagramme

Gantt-Diagramme sind ein vielseitiges Tool, mit dem Projektmanager Projektzeitpläne erstellen, verfolgen und verwalten können. Sie können unsere kostenlose Gantt-Diagrammvorlage als Excel-Datei verwenden oder in ProjectManager importieren, um einen Projektplan zu erstellen, auf den Sie und Ihr Team online zugreifen können.

Projektstrukturplan-Vorlage

Durch die Erstellung eines Projektstrukturplans können Sie Ihre Projektaufgaben visualisieren und entsprechend priorisieren. Dies ist ein grundlegender Schritt beim Erstellen eines Projektzeitplans. Sie können unsere Vorlage für den Projektstrukturplan herunterladen oder unser Online-Gantt-Diagramm verwenden, das über eine integrierte Funktion für den Projektstrukturplan verfügt, die den Prozess für Sie automatisiert.

Projektumfangsvorlage

Bevor Sie einen Zeitplanmanagementplan erstellen, müssen Sie Ihren Projektumfang definieren, der alle erforderlichen Projektarbeiten umreißt. Es ist wichtig, dass Sie auch festlegen, was nicht getan werden soll, damit Sie einen genauen Projektplan erstellen können.

Wie ProjectManager hilft, Managementpläne zu planen

Die Verwaltung Ihres Zeitplans ist wie ein kleineres Projekt, das in das größere eingebettet ist. Unabhängig von der Größe des Projekts müssen Zeitpläne eingehalten, Ressourcen verwaltet und Teams zugewiesen werden. Sie müssen dafür sorgen, dass alle ausgelastet sind und ihren Fortschritt und ihre Arbeitsbelastung überwachen. Das ist viel zu tun, und hier kommt ProjectManager ins Spiel. Unsere preisgekrönte Software hält Sie organisiert und produktiv.

Um Ihren Zeitplan zu erstellen und dann zu verwalten, ist ein robustes Tool erforderlich. Unser Online-Gantt-Diagramm sammelt Ihre Projektaufgaben und fügt Start- und Enddaten hinzu, die sich über eine Projektzeitachse füllen. Sie können dann Aufgaben mit Priorität markieren, damit Ihr Team weiß, was wann am wichtigsten zu erledigen ist. Um den Fortschritt einfach zu verfolgen, kann der gesamte Zeitplan mit unserer Meilensteinfunktion in verschiedene Phasen unterteilt werden.

Kosten für Arbeit und Ressourcen können auch auf dem Gantt erfasst werden. Sobald Sie Ihren Zeitplan fertig haben, können Sie filtern, um den kritischen Pfad anzuzeigen, und sogar eine Baseline festlegen, mit der Sie die Projektabweichung messen können. Sie wissen immer, ob Sie auf dem richtigen Weg sind oder Anpassungen vornehmen müssen, um den Zeitplan wieder einzuhalten. Wenn Sie etwas in Ihrem Zeitplan ändern müssen, ziehen Sie die Aufgabe einfach per Drag & Drop auf das neue Datum und alles wird automatisch aktualisiert.

Teams haben die Möglichkeit, ihre eigene Arbeit mit einer unserer zahlreichen Projektansichten zu organisieren, z. B. einer dynamischen Aufgabenliste oder einem Kalender. Die Kanban-Board-Ansicht visualisiert Ihren Workflow, sodass Manager sehen können, wer woran arbeitet. Es gibt auch Ressourcenverwaltungsfunktionen, die sicherstellen, dass Teams das haben, was sie brauchen, ohne sie zu überlasten. Unsere Workload-Seite hält die Aufgaben Ihres Teams für mehr Produktivität im Gleichgewicht.

Schließlich hält die Kommunikation der Projektleistung an Ihre Stakeholder diese zufrieden und ermöglicht es Ihnen, Ihren Zeitplan einzuhalten. Unsere Ein-Klick-Berichte können gefiltert werden, um nur die Daten anzuzeigen, die Sie und Ihre Stakeholder sehen möchten. Es ist auch einfach zu teilen, entweder als PDF oder sogar ausgedruckt, wenn Sie es Stakeholdern präsentieren. ProjectManager steuert Ihren Zeitplan und gibt Ihnen die Transparenz, die Sie benötigen, um auf Kurs zu bleiben.

ProjectManager ist ein preisgekröntes, Cloud-basiertes Tool, das Projektzeitpläne erstellt und verwaltet, Pläne ausführt, Fortschritte überwacht und Leistungsberichte erstellt. Es ist Ihr One-Stop-Shop für alle Ihre Projektmanagement-Anforderungen. Sehen Sie, warum wir Zehntausenden von Teams dabei geholfen haben, Hunderttausende von Projekten zu verwalten, und nehmen Sie noch heute an dieser 30-tägigen Testversion teil.