Was ist Scope Creep im Projektmanagement?

Was wäre, wenn etwas den Tod eines ehrgeizigen Website-Projekts verursachen könnte? Ihre ersten Gedanken könnten sein, dass dieses Etwas Aufschub, mangelnde Planung oder unerfahrene Designer sein könnte, aber es gibt tatsächlich etwas, das noch gefährlicher ist: Scope Creep .

Wenn Projekte ihre ursprünglichen Ziele überschreiten, häufen sich immer mehr Aufgaben, bis der Termin versäumt wird und alle an Fahrt verlieren. Sobald dies geschieht, kann es schwierig sein, sich jemals zu erholen.

Haben Sie Angst, dass Sie oder Ihre Organisation dem Scope Creep erliegen? Mit Planung, Kommunikation und gemäßigten Erwartungen können Sie es stoppen.

Lassen Sie uns lernen, wie Sie Scope Creep erkennen und vermeiden – bevor es passiert.

Wenn Sie sich entscheiden, ein neues Projekt in Angriff zu nehmen, erstellen Sie zunächst einen Plan. Der Projektumfang ist Teil der Projektplanung und beinhaltet das Aufschreiben der Ziele, Projektleistungen, Kosten und anderer Punkte im Zusammenhang mit dem Projekt.

In einem Projektumfang skizzieren Sie alles, von den Fristen, den Verantwortlichkeiten der verschiedenen Mitglieder, den Maßnahmen zur Qualitätskontrolle bis hin zu den Gesamtkosten des Projekts.

Der Umfang eines Projekts ist im Wesentlichen eine Anleitung zum Projekt für das Team und die Kunden und wird oft in den Vertrag aufgenommen. Es hilft jedem, sich auf seine Aufgaben zu konzentrieren und gibt dem Kunden einen greifbaren Zeitplan für den Abschluss des Projekts.

Scope Creep ist, wenn die Anforderungen und Ergebnisse eines Projekts über die ursprüngliche Vision hinausgehen. Im Projektmanagement ist Scope Creep eine der Hauptursachen für Misserfolge. Es tritt auf, wenn neue Anfragen eingehen, die zusätzliche Überarbeitungen, Neuauflagen, Neudesigns und zusätzliche Anforderungen beinhalten.

Es gibt zahlreiche Gründe, warum Scope Creep entsteht, insbesondere eine schlechte Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten und eine fehlende anfängliche Identifizierung dessen, was zur Sicherung der Projektziele erforderlich ist.

Hier ist ein Beispiel für Scope Creep in Aktion:

Stellen Sie sich vor, Sie und Ihr Team arbeiten an einer WordPress-Startseite für einen Kunden. Die Site muss eine Homepage, eine About-Seite und einen kleinen Online-Shop haben. Die Frist dafür beträgt nur drei Wochen. Obwohl dies eine kurze Frist ist, sind Sie und Ihr Team dennoch zuversichtlich, dass die Website rechtzeitig einsatzbereit ist.

Schließlich haben Sie in der Vergangenheit WordPress-Websites erstellt und wissen genau, was und wie lange Sie für das Projekt benötigen. Es gibt keine eklatanten Herausforderungen und Sie verfügen über alle notwendigen Tools und Ressourcen, die Sie je nach ursprünglich festgelegtem Projektumfang benötigen

Eine Woche nach Projektbeginn fordert der Kunde jedoch mehr Funktionen und zusätzliche Funktionen auf der Website an. Zuerst bitten sie nur um eine kleine Anpassung, die Sie in den bestehenden Projektumfang integrieren können. Dann fordern sie jedoch größere Änderungen, z. B. einen erweiterten Shop, das Hinzufügen eines Blogs zur Website, die Anpassung ihres Logos, SEO-Dienste und die Erstellung weiterer Seiten, die nicht in der ursprünglichen Vereinbarung enthalten waren.

Bevor Sie es wissen, hat sich der Projektumfang von einer „kleinen WordPress-Site mit Online-Shop“ zu einer ausgewachsenen Site mit Tonnen von Funktionen und Seiten entwickelt. Leider können Sie das Projekt nicht mehr vor Ablauf der dreiwöchigen Frist abschließen.

Das ist das Unheimliche am Scope Creep: Es fängt normalerweise klein an, also merkt man es erst, wenn es zu spät ist.

Hier sind einige häufige und vermeidbare Ursachen für Scope Creep:

Die Nichtplanung zusätzlicher Anfragen ist eine der Hauptursachen für das Scope Creep. Wenn der ursprüngliche Vertrag den Umgang mit diesen neuen Anforderungen (dh Erhöhung der Frist, Erhöhung der Kosten, Einstellung von zusätzlichem Personal usw.)

Aber wenn man davon ausgeht, dass das Projekt ohne Änderungen abläuft, führt dies unweigerlich dazu, dass man diese nicht bewältigen kann, wenn sie auftreten.

Mangelnde Kommunikation ist eine weitere wichtige Ursache für das Scope Creep. Manchmal ist ein Projekt nur zwischen Ihnen und einem einzelnen Kunden. Manchmal ist der Kunde ein ganzes Unternehmen, und das bedeutet, dass es viele Vorgesetzte gibt, die bei der Gestaltung mitreden wollen.

Mit wem Sie auch immer zusammenarbeiten, schlechte Kommunikation führt oft dazu, dass die Erwartungen außer Kontrolle geraten. Selbst wenn Sie dies nur alleine tun, ist es gut, herauszufinden, was Sie wollen und es klar als eine Reihe von Aufgaben mit einer Frist aufzustellen.

Das Anhäufen von zu vielen Revisionen kann ein Webdesign-Projekt zunichte machen. Jede Site wird ein paar Änderungen benötigen, wenn Sie versuchen, die Vision des Kunden zu erfassen, aber wenn es zu weit geht, kann es den Zeitplan völlig ins Stocken bringen

Diese Mini-Aufgaben sind so klein, dass Sie vielleicht nicht einmal bemerken, wie viel Zeit sie brauchen, aber sie können ernsthaften Schaden anrichten, wenn Sie sie nicht unter Kontrolle halten. Diese besondere Praxis, an einem Projekt zu arbeiten, das über den Punkt der sinkenden Rendite hinausgeht, wird oft als Vergoldung bezeichnet .

Ein schlecht definierter Projektumfang kann fatal für den Erfolg Ihres Projekts sein. Wenn Ihren Teammitgliedern, Projektmanagern und anderen Beteiligten die Anforderungen und Leistungen des Projekts nicht klar sind, ist es unvermeidlich, dass es irgendwann zu einer Panne kommt.

Scope Creep kann zu jedem Zeitpunkt während eines Projekts auftreten, aber es gibt einige Phasen, in denen Sie besonders wachsam sein sollten

• Während der anfänglichen Planungsphase, wenn versucht wird, eine Liste mit vernünftig erreichbaren Zielen zu erstellen
• Nachdem Sie etwas an einen Kunden gesendet haben, werden Sie möglicherweise um mehr Überarbeitungen und Ergänzungen gebeten, als Sie Zeit haben, oder um Überarbeitungen, die zu lange dauern würden.
• Wenn jemand aus dem Planungsprozess ausgeschlossen wird, kann er später kommen und um Änderungen bitten.
• Eine Projektmitte, die es ermöglicht, dem Zeitplan eine unbegrenzte Anzahl von Aufgaben hinzuzufügen, kann dazu führen, dass das Projekt viel weniger realistisch aussieht.
• Wenn die Planung abgeschlossen ist und Sie hart an der Aufgabe arbeiten und weniger Korrespondenz führen, hat der Kunde Zeit, mehr Ideen zu entwickeln.
• Sobald eine Frist versäumt wird, ist es einfacher, sie ein wenig mehr verstreichen zu lassen und das Problem anzuhäufen.
• Gerade wenn Sie die letzten Aufgaben abschließen, wird jemand sagen: „Aber was wäre, wenn wir …?“ hinzufügen.

Kurz gesagt, Scope Creep kann in jeder Phase eines Projekts auftreten, aber wenn Sie bereits mit seiner Ankunft rechnen, kann es viel einfacher sein, sich davor zu schützen.