Sieben einfache Regeln für eine effektivere E-Mail-Kommunikation

Unabhängig von Ihrer Branche, Ihrem Fachgebiet, Ihrer Karriere, Ihrer täglichen Verantwortung oder Ihren Aufgaben ist Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil Ihres Erfolgs.

Dies gilt insbesondere für SEO und Linkbuilding, wo Kommunikation für die Aufklärung der Kunden, die Durchführung von Kampagnen, die Sicherung von Links und die Präsentation von Ergebnissen von entscheidender Bedeutung ist.

E-Mail ist vielleicht das wichtigste Kommunikationsmittel in der heutigen digitalen Welt. Wenn Sie nicht gut per E-Mail kommunizieren können, werden Sie wahrscheinlich Schwierigkeiten haben.

Vorteile effektiver Kommunikation

1. Schafft Vertrauen, legt den Projektumfang fest und definiert Erwartungen.
2. Vermittelt und hebt die richtigen Informationen hervor.
3. Identifiziert Teamhindernisse und erleichtert die Problemlösung.
4. Ermöglicht, dass beide Parteien verstanden werden.
5. Sorgt für Kunden-, Team- und persönliche Zufriedenheit.

Ihre Fähigkeit, sich gut zu präsentieren, Ideen zu kommunizieren und zu präsentieren, ist grundlegend für den Erfolg.

Lassen Sie mich klarstellen, dass Wissen, Können und Integrität für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind. Eine gute Kommunikation ist jedoch in allen Aspekten der Arbeit von entscheidender Bedeutung.

Gute Kommunikation steigert den Wert, schafft Vertrauen, schafft Vertrauen, löst Probleme, deckt Hindernisse auf und erleichtert praktisch jeden Teil einer SEO-Kampagne und Beziehung zu Kunden, Vorgesetzten und Teammitgliedern.

Kommunikation ist beim Linkbuilding doppelt wertvoll, was eine Eins-zu-Eins-Kommunikation mit anderen Site-Besitzern erfordert, um Links zu sichern. Sie müssen effektiv kommunizieren, WARUM es in ihrem (oder ihrem Publikum) besten Interesse ist, zu verlinken.

Regeln für eine effektive E-Mail-Kommunikation (und Kontaktaufnahme)

1. Verwenden Sie Vorlagen für das Format.
2. Kenne deine Zuhörer.
3. Führen mit Wert.
4. Seien Sie klar und prägnant.
5. Aktive Sprache gewinnt.
6. Senden Sie vollständige E-Mails.
7. Nachverfolgen.

Was ist das Ziel Ihrer E-Mail? Jedes einzelne Element Ihrer E-Mail (Betreff, Struktur, Wortwahl) sollte dies unterstützen.

1) Vorlagen: E-Mails formatieren

Jeder hat schreckliche Massen-E-Mails mit einer Vorlage erhalten, die keine Anpassungen enthält.

Wenn ich noch eine „Lieber Webmaster“-E- Mail erhalte…

Trotzdem glaube ich fest an den Wert von Vorlagen. Vorlagen führen zu Systemen und Prozessen, die zu gut formatierten E-Mails führen, die leicht zu lesen und zu verstehen sind (ganz zu schweigen von produzieren).

Meine Faustregel, ob ich eine Vorlage verwende oder nicht, lautet:

1. Sende ich mehrere E-Mails an eine ähnliche Zielgruppe?
2. Werde ich in Zukunft eine ähnliche E-Mail senden?
3. Gibt es einen optimalen Weg, die Informationen zu strukturieren, um meine Botschaft zu vermitteln?

Das Geheimnis einer guten Vorlage ist die Listensegmentierung. Ihre Vorlage sollte an Ihr Publikum angepasst werden und bei Bedarf genügend Spielraum für Abweichungen lassen.

Wenn ich nicht auf einen Thread antworte oder eine eindeutige E-Mail sende, verwende ich höchstwahrscheinlich eine Form von Vorlage.

Sogar handgeschriebene E-Mails folgen einem allgemeinen Format (AKA-Vorlage). Denken Sie an die verschiedenen E-Mails, die Sie täglich versenden müssen. Ich wette, es gibt eine Handvoll allgemeiner Vorlagen, denen Sie folgen, selbst wenn Sie jede E-Mail einzeln erstellen.

Hier ist ein Beispiel für eine Vorlage, die ich häufig verwende:

Dies verwende ich, wenn ich eine positive Erwähnung einer Person oder ihres Unternehmens in einen Beitrag einfüge. Dies hilft mir, eine Verbindung aufzubauen, macht sie darauf aufmerksam, dass sie erwähnt wurden und warum, und bringt mir vielleicht sogar ein paar Social Shares ein.

Das Erstellen von Prozessen ist der Schlüssel zur Effektivität. Diese Idee der Optimierung sollte der SEO-Crowd nicht neu sein

2) Kennen Sie Ihr Publikum

Die wichtigste Kommunikationsregel besteht darin, das gesamte Gespräch auf Ihr Publikum auszurichten.

Denk darüber nach:

Wie unterhält man sich mit einem Kollegen? Ein Aufseher? Ein Klient? Ein guter Freund? Deine Eltern?

Stil, Ton, Wortwahl und Art der Kommunikation variieren mit jedem Publikum. Es ist Kommunikation 101 – Sie müssen das Gespräch so strukturieren, dass es für dieses Publikum sinnvoll und effektiv ist.

Folgendes sollten Sie über Ihren Kontakt wissen, bevor Sie eine E-Mail verfassen:

1. Name
2. Titel/Position
3. Persönlichkeit
4. Autorität/Einfluss
5. Ihr Kommunikationsstil
6. Wie oft werden sie gepitcht
7. Ihre berufliche Beziehung.

Wenn Sie unabhängig von der Zielgruppe ähnliche E-Mails senden, kommunizieren Sie ineffektiv.

3) Wertorientierte Kommunikation

Es gibt immer einen Grund, WARUM Sie eine E-Mail senden.

Um effektiv zu kommunizieren, sollte klar sein, warum Sie eine E-Mail gesendet haben und warum dies für die Person, der Sie eine E-Mail senden, wichtig ist.

Es ist der letzte Punkt – warum Ihre E-Mail für Ihren Kontakt wichtig ist – das ist das Wichtigste. Mit dieser Führung schaffen Sie Werte und gewinnen Aufmerksamkeit.

Sie müssen keine lange Einführung darüber schreiben, wer Sie sind oder warum das, was Sie tun, für die Welt von Bedeutung ist. Führen Sie mit dem Wert zu Ihrem Publikum.

Warum sollten sie sich darum kümmern?

Je früher Sie diese Frage per E-Mail beantworten können, desto besser.

Beim Bearbeiten einer Vorlage ist mein erster Schritt immer, die Aussage „warum das für Sie wichtig ist“ nach oben (oder so weit wie möglich nach oben) zu verschieben.

Hier ist ein E-Mail-Pitch, den ich oft erhalte:

So würde ich diese E-Mail zuerst auf den Wert setzen.

Hallo Cory,

Arbeiten Sie daran, Ihre Vertriebs- und Marketingbandbreite zu verbessern?

(benutzerdefinierte Zeile, die direkt die Position der Person oder das Unternehmen anspricht).

Bei [redacted] stellen wir Ihnen eine maßgeschneiderte B2B-Liste für Ihre potenziellen Konten, Lead-Generierung und Datenverwaltungsdienste zur Verfügung, sodass Sie der Kunde sind, während wir die gesamte Recherche durchführen.

Wir sind spezialisiert auf:

• Whitepaper-Lead-Generierung.
• CRM-Datenpflege und -genauigkeit.
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• Marktkartierung und Marktbewertung.

Lassen Sie uns besprechen, wie [redacted] Ihnen helfen kann, Ihre Ziele zu erreichen.

Ist es perfekt? Nein – das geht mich nichts an, daher kann ich die Botschaft oder Positionierung nicht überarbeiten. Außerdem möchte ich keine Listenerstellung kaufen oder auslagern, also bin ich die falsche Zielgruppe.

Diese neu formatierte Version führt jedoch mit Wert. Es verschwendet keine Zeit. Wenn es nicht die richtige Passform ist, können sie sofort weitermachen. Wenn dies der Fall ist, ist es wahrscheinlicher, dass sie es tatsächlich lesen und antworten.

Es sollte immer einen Grund geben, WARUM Sie die E-Mail senden.

Begrabe deine Lede nicht.

4) Klar und prägnant

Das Geheimnis guten Schreibens liegt in der freien Bearbeitung.

Schreiben Sie Ihre E-Mail und schneiden Sie dann so viel wie möglich davon ab. Dann noch etwas abschneiden.

Ich liebe es zu schneiden:

• Junk-Wörter: das, viel, Ding, wie, fühlt sich an,
• Euphemismen: Sinn bekommen, zuhören, helfen, sich Zeit nehmen, mich wissen lassen, nach vorne schauen usw., Kurs halten usw.
• Adverbien: vollständig, speziell, vollständig, besonders usw.
• Falsche Pronomen: jede unnötige Schaltung. Behalten Sie es so oft wie möglich in der ersten Person.
• Alles: Wenn ich es schneiden kann, werde ich es tun.

Lesen Sie E-Mails nicht zwanghaft noch einmal, bevor Sie sie senden. Schneiden Sie stattdessen alles ab, bis Sie WISSEN, dass kein Müll mehr übrig ist. Alle werden glücklicher darüber sein.

5) Aktive Stimme ist für Menschen

Active Voice kommuniziert die richtige Perspektive und Ereigniskette in E-Mails.

E-Mail-Berichte sind besonders auf aktive Stimme angewiesen, da passive Stimme die Arbeit falsch darstellen kann.

Passive Sprache beraubt die Kommunikation von Ursache und Wirkung, macht unklar, welche Aktion zu welchem ​​Ergebnis geführt hat, und betont den Wert Ihrer E-Mail-Kommunikation.

Wenn Sie Probleme mit aktiver oder passiver Stimme haben, suchen Sie nach unangenehmen Phrasierungen und überlegen Sie, wer was getan hat. Stellen Sie sicher, dass Sie die Informationen aus keinem Grund verschleiern.

Einige Beispiele für Passiv versus Aktiv:

„Die Seite wurde von der SEO optimiert.“ vs "Die SEO hat die Seite optimiert."

„Acht Links wurden im Laufe des Monats vom Team aufgebaut.“ vs "Das Team hat diesen Monat acht Links aufgebaut."

„Die Rankings haben sich verbessert und der Suchverkehr wurde durch unsere gemeinsamen SEO-Bemühungen erhöht.“ vs „Unsere SEO-Bemühungen haben das Ranking verbessert und den Suchverkehr erhöht.“

Passive Stimme wird Ihren Ton untergraben, Ihre Bedeutung verwirren und Ihre Position schwächen.

6) Fügen Sie Ihren Stellplatz ein

Stellen Sie keine Pitch-Anfrage. Tu es nicht.

Es kommt oft vor:

Das beste Szenario ist ein „Ja, schick einen Pitch mit“. Dieselbe Reaktion könnte Ihr TATSÄCHLICHES Ziel gewesen sein – ein Link, eine Veröffentlichung, eine Berichterstattung, ein Treffen usw.

Machen Sie sich das Leben nicht schwerer als nötig. Alle sind beschäftigt und alle bekommen zu viele E-Mails. Pseudo-Höflichkeit erhöht nicht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Pitch erfolgreich ist, insbesondere wenn Sie Regel 2 befolgen und E-Mails nur dann senden, wenn Sie einen Mehrwert haben.

Die besten E-Mails beantworten jede Frage in der ersten E-Mail. Betrachten Sie Ihr Publikum und stellen Sie sicher, dass Sie alles im Rahmen des Zumutbaren abdecken.

7) Nachfassen – Es ist höflich

Wenn Sie Links erstellen oder Werbe-E-Mails senden, erledigen Sie Ihre Arbeit nicht, wenn Sie nicht weiterverfolgen.

Es ist nicht unhöflich, Folge-E-Mails zu senden – es ist höflich.

Die Follow-up-E-Mail ist ein guter Lackmustest für den Wert Ihrer E-Mail.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie etwas Wertvolles zu bieten haben, sollten Sie sich nicht scheuen, eine Erinnerung zu senden, um sicherzustellen, dass die Person Ihre E-Mail überprüfen kann.

Sie tun ihnen tatsächlich einen Gefallen, indem Sie sicherstellen, dass sie keine vernünftige Gelegenheit verpassen. Wenn Sie sich nicht so fühlen, haben Sie Ihren Ansatz nicht genug verfeinert. Sie müssen an den Wert Ihrer Botschaft, die Kürze der Kontaktaufnahme und die Ziele Ihres Kontakts glauben.

Die Obergrenze, die ich sende, ist vier. Das Original mit drei Thread-Nachrichten.

Dies gilt nicht für Kontakte, zu denen ich eine klar definierte Beziehung habe – nur, wenn ich glaube, dass jemand meine E-Mails wirklich vermisst und ich einen wertvollen Grund habe, ihn zu kontaktieren.

Ich kann Ihnen nicht sagen, wie oft meine dritte (oder sogar vierte) E-Mail positiv beantwortet wurde. Die Leute sind beschäftigt.

Wenn Sie Ihrer ursprünglichen E-Mail überhaupt nicht nachkommen, verpassen Sie eine große Chance.