Das funktioniert einfach: Vereinfachen Sie Ihren Workflow mit Softwareautomatisierung

Briana Strauss, Partner Marketing Manager bei Jotform, glaubt an die Kraft der Softwareautomatisierung, um Ihren Arbeitsablauf zu vereinfachen – und sie teilte bei This Just Works genau mit, wie.

Als Vermarkter suchen wir immer nach besseren und effektiveren Wegen, um Kunden mit den richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu erreichen und so ein nahtloses Marketingerlebnis für Kunden zu schaffen.

Durch die Erstellung einer Reihe von Workflow-Automatisierungen können viele alltägliche Marketingaufgaben automatisiert werden, um Ihnen dabei zu helfen, dies zu erreichen, nicht nur extern und mit Kundenkontakt, sondern auch intern mit Ihrem eigenen Team. Stellen Sie Aufgaben wie Lead-Management, Dateneingabe und Projektmanagement auf Autopilot, um Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern, während Sie gleichzeitig das Kundenerlebnis und die Teamkommunikation verbessern.

Diese Zusammenfassung behandelt, wie Sie Workflow-Automatisierung implementieren und mit den richtigen Tools beginnen, Automatisierungen verwenden, um das Kundenerlebnis zu verbessern und die Teamproduktivität zu steigern.

Diese Sitzung wurde bei This Just Works, der digitalen Anti-Konferenz, präsentiert. Sie können die vollständige Sitzung (und 14 weitere Vorträge) sehen, indem Sie sich hier mit dem Code TJWAG2020 registrieren.

Was ist ein automatisierter Workflow?

Ein automatisierter Workflow ist ein Technologie-Stack, der zusammenarbeitet, um auf bestimmte Auslöser zu reagieren, die dazu führen, dass eine andere Aktion das gewünschte Ergebnis erzielt.

„Ein einfaches Marketingbeispiel hierfür wäre ein neues Kontaktformular auf der Zielseite Ihrer Website, das ein Kunde ausfüllt, um als Abonnent zu Ihrer E-Mail-Liste hinzugefügt zu werden. Sobald eine Einreichung eingegangen ist und sie zu dieser E-Mail-Liste hinzugefügt und mit ihrem E-Mail-Tool verbunden ist – vielleicht verwenden Sie ein Tool wie Active Campaign, um dies zu verwalten – und ihnen automatisch eine Willkommens-E-Mail gesendet oder ausgelöst wird in eine Willkommensserie“, sagt Briana.

Müssen Sie einen automatisierten Workflow verwenden? Briana wiegt ein:

„Der Automatisierungs-Workflow kann Teams und Unternehmen jeder Form und Größe wirklich helfen, von kleinen Unternehmen oder Unternehmern bis hin zu Unternehmen auf Unternehmensebene. Es kann verwendet werden, um Ihre Marketingbemühungen mit Kunden zu skalieren und Engpässe zu beseitigen oder intern zur Steigerung der Produktivität zu verwenden.“

Ein guter Ausgangspunkt ist zu verstehen, was Ihr Team erreichen möchte. Und dies wird Ihnen helfen, die besten Tools und Arbeitsabläufe zu bestimmen.

Wie man die Workflow-Automatisierung nutzt, um das Kundenerlebnis zu verbessern

„Das Hinzufügen von Automatisierung kann dazu beitragen, die Erfahrung des Kunden mit Ihrem Team und Ihrem Produkt zu verbessern. Ich mag immer dieses Zitat von Mari Smith von Social Media Influence darüber, wie Content König ist. Diese Verlobung ist Königin und sie regiert das Haus. Ich denke, das ist wirklich relevant für die Marketingautomatisierung, denn wenn Ihr Marketingteam diese erstaunlichen Inhalte erstellen wird, wird ein weiterer wichtiger Teil darin bestehen, sicherzustellen, dass diese Inhalte Ihre Kunden zum richtigen Zeitpunkt erreichen.“

Das Erstellen eines Workflows für das Marketing kann Ihnen dabei helfen, Leads zu pflegen und ihnen relevante Informationen basierend auf ihren Interaktionen auf Ihrer Website bereitzustellen – und wie kompliziert Ihre Automatisierungen sein sollen.

Eine Studie von Invespcro besagt, dass Marketing-Automatisierung im Durchschnitt zu einer Steigerung der Vertriebsproduktivität um 14,5 % und einer Reduzierung der Marketing-Overheads um 12,2 % geführt hat. Das bedeutet, dass es eine größere Wirkung für Ihr Marketing erzielt – zu geringeren Kosten.

Die Schlüsselkomponenten eines Marketing-Workflows

„Workflow-Automatisierungen sind vollständig anpassbar und können so komplex oder so einfach sein, wie Sie es möchten“, sagt Briana.

Die Top-Tools für einen Marketing-Stack sind:

• Datenerfassungstool
• CRM
• E-Mail Marketing

„Obwohl es All-in-One-Tools zur Marketingautomatisierung gibt, mit denen Sie Ihre Marketingbemühungen rationalisieren können, gibt es auch einfachere Möglichkeiten, eine Reihe von Softwaretools zu verwenden, ohne Tausende von Marketinggeldern investieren zu müssen“, bemerkt Briana.

Ein Formular-Tool kann Ihnen helfen, diese wertvollen Benutzerinformationen zu sammeln und den Informationsfluss in ein anderes Tool auszulösen. Dies kann so einfach sein wie das Einbetten eines Formulars zur Lead-Generierung, um einige grundlegende Kundeninformationen zu sammeln, um weitere Kontakte zu einem Produkt oder einer Dienstleistung herzustellen.

Ein einfaches Formular zur Lead-Generierung von Jotform.

Automatisierungsworkflows können eingerichtet und ausgelöst werden, um Informationen an Ihr CRM zu senden.

Ein neues Lead-Generierungsformular wird von einem potenziellen Kunden ausgefüllt. Möglicherweise wurde diese direkt auf Ihrer Website eingebettet. Dies könnte entweder einen neuen Kontakt in Ihrem CRM mit den relevanten übermittelten Informationen auslösen und dann direkt bei einem Vertriebsmitarbeiter zur Nachverfolgung angemeldet werden.

Ein Beispiel dafür, wie ein Verkaufszyklus mit einem Formular zur Lead-Generierung beginnen kann.

„Abhängig vom Fluss könnte dasselbe Formular zur Lead-Generierung auch an ein Marketing-Automatisierungstool gesendet und dann zur weiteren Pflege zu einer Drip-Kampagne hinzugefügt werden, oder dasselbe Formular kann dann an Slack gesendet werden, um eine Warnung an einen bestimmten Kanal auszulösen oder Person. Es hängt alles davon ab, wie Sie Ihre Workflow-Automatisierung einrichten“, sagt Briana.

Marketing-Automatisierung kann Ihnen nicht nur dabei helfen, Leads in Kunden umzuwandeln, sondern Ihnen auch dabei helfen, mit Ihren bestehenden Kunden in Kontakt zu treten und eine bessere Produktakzeptanz und zusätzliche Käufe zu fördern.

Die E-Mail-Marketing-Automatisierung ist nützlich, da sie zeitaufwändige Aufgaben wie das Vorbereiten von E-Mail-Listen oder das Senden allgemeinerer Nachrichten eliminiert. Und eine von Salesforce-Benutzern durchgeführte Studie besagt, dass die Marketingautomatisierung die Verkaufserlöse im Durchschnitt um 34 % gesteigert hat.

Einige der besten E-Mail-Marketing-Automatisierungen, mit denen Sie beginnen können, sind:

• Willkommens-Workflow für Blog-Abonnenten
• Workflow für die erneute Einbindung
• Ereignis-Workflow

Ein Formular, das einen automatisierten Ereignis-E-Mail-Workflow auslöst.

„Kommt das vielleicht bekannt vor? Sie haben ein einfaches Registrierungsformular ausgefüllt und einige einfache Informationen wie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse angegeben und ein Passwort erstellt. Und dann erhalten wir automatisch eine Bestätigungs-E-Mail, wodurch ein einfacher E-Mail-Marketing-Automatisierungsworkflow entsteht, und ich bin mir sicher, dass das Event-Marketing-Team viel Zeit und Energie sparen wird“, sagt Briana.

Wie Marketing-Automatisierung die Teamproduktivität steigert

Marketing-Automatisierung kann verwendet werden, um das Benutzerengagement zu verbessern und kundenbasierte Aktivitäten zu rationalisieren. Es ist auch eine großartige Möglichkeit, die interne Produktivität zu steigern und die Teamkommunikation zu optimieren.

Das ultimative Ziel jeder Workflow-Automatisierung ist es, Ihr Unternehmen effizienter zu machen und viele manuelle Routineaufgaben zu eliminieren – sogar Brianas Team nutzt es!

„Unternehmen, einschließlich meines eigenen, profitieren von Automatisierungen, um:“

• Produktivität erhöhen
• Bleiben Sie mit unseren lokalen und globalen Teams in Verbindung
• Um Prozesse weniger manuell zu gestalten
• E-Mails minimieren
• Geben Sie Ihren Mitarbeitern Zeit für wichtigere Aufgaben

„Laut einer Studie von Imagine Innovation haben Unternehmen, die einen automatisierten Workflow für sich wiederholende und manuelle Aufgaben haben, die Mitarbeiterproduktivität erfolgreich um 12-15 % gesteigert. Und das summiert sich wirklich, wenn man in einem größeren Unternehmen arbeitet“, bemerkt Briana.

„Bei Jotform verwenden wir eine Vielzahl von Tools wie Trello, Zoom und Slack, um bei allem zu helfen, vom Projektmanagement über die Webinar-Registrierung bis hin zur besseren Teamkommunikation. Wir sind GROSSE Fans von Trello für das Projektmanagement und verwenden sie täglich, um unsere Projektanfragen zu verfolgen. Wir verwenden Jot Form, um ein Anfrageformular zu erstellen, das für eine bestimmte Aufgabe ausgefüllt werden muss – wie vielleicht eine Designanfrage oder Kopieranfragen von unserem Marketingteam.“

„Wir verwenden auch Automatisierungen, um Webinar-Registrierungen zu sammeln, beginnend mit einem benutzerdefinierten Registrierungsformular, und registrieren dann automatisch Teilnehmer für Meetings und Webinare.“

So erstellen Sie Workflows für Ihr Team

Die Größe Ihres Unternehmens wird einer der Faktoren sein, die Ihnen bei der Entscheidung helfen, welche Toolsets Sie letztendlich verwenden.

Um Ihrem Team weitere Ideen zu geben, wie es mit der Vereinfachung seiner Arbeitsabläufe beginnen kann. Sehen Sie sich den aktuellen Prozess Ihres Unternehmens auf zeitaufwändige oder manuelle Dinge an, die automatisiert werden können, wie zum Beispiel:

• Aufgaben erstellen
• Rechnungen erstellen
• Leads verwalten
• Erstattung von Personalkosten
• Onboarding neuer Mitarbeiter
• Verwalten von IT-Tickets
• Urlaubsanträge genehmigen

„Ein weiterer hilfreicher Tipp, den ich erwähnen möchte, ist die Auswahl und der Aufbau Ihres Technologie-Stacks. Ob für den Kundenkontakt oder die interne Produktivität. Es ist großartig, nach Tools mit nativen Apps und Integrationen zu suchen. Dies bietet einen flexibleren und skalierbareren Workflow, der mit Ihnen wachsen kann, wenn Ihr Unternehmen wächst“, bemerkt Briana.

Und rate was? Sie benötigen kein spezialisiertes Team, um diese automatisierten Workflows einzurichten.

„Viele Unternehmen denken so und wollen die Ressourcen nicht hinzufügen. Aber wissen Sie, nein, die meisten dieser Plattformen sind jetzt No-Code oder Low-Code, um das Erstellen und Implementieren ähnlicher Workflows für Ihr Team sehr einfach und leicht zu machen. Jotform zum Beispiel hat eine No-Code-Plattform, und alle unsere Apps und Integrationen können in ein paar einfachen Schritten eingerichtet werden. Lassen Sie dies also kein Hindernis für den Einstieg in das Hinzufügen von Automatisierung sein, denn es gibt so viele großartige Tools, die Ihnen dabei helfen können“, sagt Briana.

Verschwenden Sie also keine Zeit mehr und automatisieren Sie Ihren Workflow!

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