Sechs wesentliche Schritte, um Daten überzeugend zu präsentieren

„Für die Darstellung statistischer Sachverhalte hat die grafische Methode eine erhebliche Überlegenheit gegenüber der tabellarischen. Eine schwere Zahlensammlung ist für das Auge schmerzlich ermüdend, und der Volksgeist ist ebenso unfähig, daraus nützliche Lehren zu ziehen, wie Sonnenstrahlen aus Gurken zu ziehen.“

-Arthur Briggs Farquhar und Henry Farquhar von Economic and Industrial Delusions

In einer früheren Kolumne habe ich Ihnen mitgeteilt, dass Datenvisualisierung Ihre Geheimwaffe zum Geschichtenerzählen und Überzeugen ist. Ich wollte dem mit umsetzbaren Tipps folgen, wie Sie mit Ihren eigenen Bemühungen erfolgreicher sein können, indem Sie Daten mit Ihrem Team teilen.

Ich war im Laufe meiner Karriere in unzähligen Meetings, in denen Kunden oder Kollegen mir Daten präsentierten … schmerzhaft. Wenn ich schmerzlich sage, lag es nicht daran, dass sie nicht hart an einer Kampagne oder einem Projekt gearbeitet haben und erstaunliche Erkenntnisse zu teilen haben. Aber die eigentliche Präsentation/Bereitstellung von Erkenntnissen und Aktionen hätte weitaus effektiver sein können. Und die Mühe lohnt sich sehr.

Daten überzeugend zu präsentieren ist eine „letzte Meile“, weil Sie die Arbeit bereits erledigt haben, sich mental „fertig“ fühlen und jetzt nur noch Erkenntnisse und nächste Schritte teilen. Das ist verständliche und grundlegende menschliche Natur. Die Arbeit fühlt sich fertig an, weshalb viele Inhaltsersteller zufällig Folien zusammenwerfen, wenn sie bereit sind, mit dem nächsten Schritt fortzufahren. Heute möchte ich Sie davon überzeugen, dies nicht zu tun und sich stattdessen Zeit zu nehmen, Ihre Daten nachdenklich zu präsentieren.

Wenn Sie die folgenden sechs Schritte befolgen, wird Ihr nächstes Meeting mit einem Chef oder Kunden nicht nur reibungsloser verlaufen, Sie haben auch viel höhere Chancen, diese Person zu beeinflussen, die gewünschten Maßnahmen zu ergreifen.

Ich habe ein paar Beispiele eingeworfen, um meine Punkte zu veranschaulichen.

1. Bevor Sie in die Daten einsteigen, stellen Sie die Situation ein

Beginnen Sie niemals mit einer Präsentation vor einer Gruppe, indem Sie Diagramme und Grafiken auf einen Bildschirm werfen. Und präsentieren Sie niemals einer Gruppe, indem Sie einfach ein Google Sheet teilen oder Google Analytics-Berichte auf den Overhead projizieren.

Machen Sie ein schnelles Deck – dies ist nicht nur besser, um es zu präsentieren, sondern gibt dem Team auch einen Vorteil, der intern leichter zirkulieren kann, und leitende Angestellte, die den Inhalt weitergeleitet bekommen, öffnen und klicken sich viel eher durch.

Sie haben also eine Präsentation gestartet. Nehmen Sie sich zunächst Zeit, um die Leute durch das zu führen, was Sie getan haben (im Idealfall visuell). Haben Sie beispielsweise gerade einen A/B-Test auf einer neuen Landingpage durchgeführt? Großartig, zeigen Sie eine Folie mit der alten Seite und der neuen Seite, bevor Sie in die Ergebnisse eintauchen, damit wir sehen können, was Sie getan haben, zusammen mit den Zielen, warum Sie diesen speziellen Test überhaupt durchgeführt haben.

Der Vorteil dabei ist, dass jetzt jeder mit Ihrer Präsentation sofort nach Ihrer Logik beginnt und Sie viel weniger Fragen bekommen. Ihr Team hat das Projekt möglicherweise anfangs unterschrieben, aber es ist wahrscheinlicher, dass es sich nicht an alles erinnert. Helfen Sie ihnen.

Wenn meine Kollegin Krista Seiden beispielsweise die Ergebnisse ihres Projekts zur Neugestaltung der Google Apps for Business-Site präsentieren wollte, sollte sie vor dem Eintauchen in die Daten zunächst zeigen, wie die alte Site aussah.

2. Nehmen Sie pro Folie einen klaren Takeaway vor, korrigieren Sie defekte, verwirrende oder irreführende Visualisierungen

Zu oft habe ich gesehen, wie junge Kundenbetreuer alle ihre Daten auf eine Folie geworfen haben (vielleicht nicht einmal nur als Zahlenliste visualisiert), weil sie das Bedürfnis haben, alles im Voraus zu vermitteln und mehr Daten müssen gut sein, weil es so aussieht offizieller, oder? Falsch.

Haben Sie nie eine Folie mit mehr als einem Diagramm – es ist einfach zu viel Material, niemand wird es aufnehmen und die Augen der Leute werden betrunken. Dies sind einfach zu viele Informationen, um unseren Geist herumzureißen und trotzdem einem Moderator zuzuhören.

Wenn du versuchst, alles zu sagen, sagst du nichts. Ein Beispiel dafür, was man nicht tun sollte (vier Diagramme auf einer Folie, einfach viel zu viel):

Noch wichtiger ist, dass Sie Ihr Publikum niemals in die Irre führen! Diese Visualisierungsskala im Diagramm unten ist nicht nur völlig gebrochen, sondern der „süße“ Versuch, Personensymbole zu verwenden, um die Balken im Diagramm darzustellen, fügt einfach noch mehr Verwirrung hinzu. Es ist schwer, jemanden ernst zu nehmen, der diese Art von Grafiken verwendet, wie gut sie auch sein mögen.

Manche Grafiken sind einfach hoffnungslos … die untenstehende Grafik enthält nicht nur 3D-Balken, die Sie niemals verwenden sollten, da sie unglaublich verwirrend sind, sondern die Symbole über der Grafik sorgen für noch mehr Verwirrung. Ganz zu schweigen von der Tatsache, dass dieses Diagramm kein Etikett hat! Das einzige, wovon dieses Diagramm jemanden überzeugen würde, ist, dass die Person, die es erstellt hat, Ihrem Team wahrscheinlich keine Daten präsentieren sollte. Übrigens war dies ein echtes Diagramm, das jemand in einem Agentur-Meeting präsentierte (bearbeitet, um die Unschuldigen zu schützen).

Über Ian Lurie

3. Präsentieren Sie Daten so einfach & sauber wie möglich (sehen wir uns nun einige gute Beispiele an)

Wenn Sie das Wachstum verschiedener Einnahmequellen oder Verbraucherpräferenzen in einem Sektor vergleichen möchten, müssen Sie nichts Besonderes tun. Zeichnen Sie die Daten einfach in einem einfachen Liniendiagramm mit Beschriftungen, Quellen und Titeln. Einfach und die Ergebnisse sind sehr klar!

Aus der folgenden Grafik wissen wir, dass die Einnahmen aus Online-Videodiensten zwischen 2017 und 2018 voraussichtlich die Kinokassen in den Schatten stellen werden. Es gibt keinen Raum für Verwirrung oder irgendeine Möglichkeit, falsch zu interpretieren.

Es passiert uns allen – Sie haben ein Diagramm erstellt, das nicht sehr klar ist. Dies lässt sich jedoch beheben: Finden Sie heraus, welchen Punkt Sie vermitteln möchten, und mischen Sie die Daten neu, um klar darzustellen, was Sie kommunizieren möchten.

Die große Erkenntnis aus der folgenden Grafik ist das massive Wachstum des Internets um 216% als Nachrichtenquelle für Verbraucher in den letzten 10 Jahren. Aber das sieht man im ersten Chart nicht so gut. Fetten Sie den einen Datenpunkt, den Sie verwenden möchten, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen, und ziehen Sie auch in Betracht, die prozentuale Änderung hervorzurufen, um Ihr Publikum darauf zu fokussieren, wie groß der Trend ist.

Quelle: flowdata über eine ihrer „Visualize This“-Herausforderungen, um Datenvisualisierungen zu verbessern

4. Präsentieren Sie Daten immer im Kontext – gehen Sie niemals davon aus, dass die Leute wissen, was Sie tun, nicht einmal Ihr eigenes Team

Zeigen Sie zum Beispiel nicht nur einen Trend der Metriken über diesen Monat, sondern überlagern Sie, wie das letzte Jahr aussah, um schnell zu sehen, was dies im Vergleich zu früheren Zeitrahmen bedeutet.

Google Analytics macht dies sehr einfach und es ist viel hilfreicher als ein Diagramm, das hübsch aussieht und nach oben und rechts verläuft. Das sieht zwar nett aus, aber was bedeutet das? Sind diese Zahlen gut? Wir wissen es nicht. Der Kontext beantwortet dies.

Zeigen Sie außerdem niemals einfach ein Diagramm wie dieses allein – stattdessen haben Sie unten ein Textfeld mit einer prozentualen Änderungsanzeige, auf die Sie aufmerksam machen möchten, und dem Grund dafür. Sagen Sie uns, was wir aus den Daten mitnehmen sollen.

Und denken Sie daran, dass jemand in der Lage sein sollte, sich durch Ihre Folien zu klicken und ein klares Verständnis davon zu bekommen, was Sie kommunizieren möchten, ohne dass Sie eine Präsentation benötigen.

Als Analysten interpretieren nicht nur das 'Was ist passiert?' aber warum?' und was bedeutet das?' sind das, was das Gute vom Großen unterscheidet. Ein Tipp, um Ihnen das Leben zu erleichtern: Verwenden Sie Anmerkungen in Google Analytics, um interessante Ereignisse direkt im Produkt mit Zusatzinformationen zu versehen. Wenn Sie später Daten freigeben müssen, müssen Sie sich keine Sorgen machen, was in diesem Zeitraum passiert ist.

5. Haben Sie zusätzliche Details in einem Anhang, aber Sie müssen ihn nicht durchgehen

Sie müssen nicht jede einzelne KPI- und Indikatormetrik in Ihrer Präsentation durchgehen, insbesondere nicht diejenigen, die nicht zum Kern Ihres Projekts gehören. Es ist eigentlich das, was Sie nicht zeigen, was Präsentationen besser macht. Mehr Daten helfen Ihnen nicht nur nicht, Ihre Geschichte zu erzählen, sondern ermüden auch jeden im Raum und Sie verlieren die Aufmerksamkeit.

Es gibt nur eine begrenzte Menge, die wir in einer Sitzung aufnehmen können, und es ist unsere Aufgabe als Analysten und Vermarkter, nur die wichtigsten Informationen zu teilen. Bieten Sie einen Anhang zu beiden CYA an, aber geben Sie auch Details an, wenn jemand mehr verstehen möchte. Sie können dies offline tun und verschwenden nicht die Zeit der Gruppe.

6. Halten Sie eine Folie mit den nächsten Schritten bereit, auf der Sie genau zusammenfassen, was Sie als nächstes erreichen möchten

Sie haben Ihr Projekt, Ihre Ziele, Ergebnisse und Erkenntnisse präsentiert. Sie haben Ihre Argumente vorgetragen und alle davon überzeugt, so zu denken, wie Sie es möchten (die Realität sehen, hurra!).

Fassen Sie nun zusammen, was Sie konkret mit diesen Daten in Form einer Aufgabenliste und von Teamergebnissen tun werden (z aus Ihrem E-Commerce-Katalog).

Bonus-Tipp: Überprüfen Sie Ihre Folien/Präsentation, bevor Sie präsentieren

Übung macht den Meister beim Präsentieren, und während Sie wahrscheinlich nicht so lange auf die Vorbereitung einer Keynote einer Veranstaltung gehen müssen, sollten Sie zumindest einen kurzen Probelauf machen, was Sie sagen möchten.

Der Aufwand lohnt sich, schon ein oder zwei Proben durch etwas machen nicht nur mit dem Stoff vertraut, sondern machen auch deutlich, was Sie aus Ihrer Präsentation entfernen können.