Automatisierung kleiner Unternehmen: 6 Prozesse, die Sie automatisieren sollten

Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, ist jede Minute wertvoll. Sie haben viel zu tun und nur so viele Stunden am Tag, um es zu erledigen.

Die meisten kleinen Unternehmen verschwenden Zeit, indem sie nicht automatisieren.

Während 40 % der großen Unternehmen in mindestens einem Geschäftsbereich über automatisierte Prozesse verfügen, können nur 25 % der kleinen Unternehmen dasselbe sagen.

Viele Kleinunternehmer sind der Meinung, dass Automatisierung nur etwas für große Unternehmen ist, aber das könnte nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein. Untersuchungen von McKinsey haben gezeigt, dass kleine Unternehmen zwar weniger wahrscheinlich in Automatisierung investieren als große, aber mehr Erfolg haben, wenn sie dies tun.

Wie kann Ihr kleines Unternehmen also mit der Automatisierung beginnen?

Dieser Artikel beschreibt alles, was Sie über die Automatisierung eines kleinen Unternehmens wissen müssen, einschließlich der zu automatisierenden Prozesse und der Auswahl der besten Automatisierungsplattform.

Welche Vorteile bietet die Automatisierung kleiner Unternehmen?

Kleine Unternehmen zögern manchmal, in Automatisierung zu investieren, aber die Automatisierung von Prozessen ist ein entscheidender Vorteil, den sie haben. 88 % der kleinen Unternehmen geben an, dass die Automatisierung es ihrem Unternehmen ermöglicht, mit größeren Unternehmen zu konkurrieren.

Durch die Automatisierung kann Ihr kleines Unternehmen seine Leistung skalieren, ohne mehr Mitarbeiter einstellen zu müssen. Darüber hinaus ermöglichen Ihnen Automatisierungstools, datengesteuerter zu sein und Ihren ROI effektiver zu verfolgen, was für kleine Unternehmen mit knappen Kassen noch wichtiger ist als für große Unternehmen.

1. Automatisierung spart Ihrem Team Zeit, um sich auf wertvollere Arbeit zu konzentrieren

Büroangestellte verbringen mehr als drei Stunden pro Tag mit sich wiederholenden manuellen Aufgaben. Und 51 % sagen, dass sich wiederholende digitale Verwaltungsaufgaben ihrer Hauptaufgabe im Wege stehen.

Die Automatisierung nimmt Ihrem Team diese Aufgaben ab. Da die sich wiederholenden, langweiligsten Aufgaben aus dem Weg geräumt sind, können sich die Mitarbeiter auf die Dinge konzentrieren, in denen sie wirklich gut sind – die strategische Arbeit, die zum Gewinn Ihres kleinen Unternehmens beiträgt.

2. Automatisierung eliminiert menschliche Fehler

Wer immer wieder die gleiche Aufgabe macht, macht irgendwann einen Fehler. Beispielsweise wurde ein Ausfall von Amazon Web Services im Jahr 2017 dadurch verursacht, dass ein Mitarbeiter während einer routinemäßigen Fehlerbehebung einen Befehl falsch eingab.

Automatisierungssoftware macht solche Fehler nicht. Ein Automatisierungstool schließt einen Prozess jedes Mal auf die gleiche Weise ab.

3. Automatisierung ermöglicht datengesteuerte Entscheidungsfindung

Unternehmen treffen bessere Entscheidungen, wenn sie die Daten haben, die ihre Entscheidungen stützen. Das Zusammenstellen und Analysieren von Daten und das Teilen von Berichten ist jedoch zeitaufwändig, wenn Sie dies manuell tun müssen.

Die Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, eine große Menge an Informationen zu synthetisieren, ohne viel zusätzliche Arbeit zu leisten.

6 Bereiche, die kleine Unternehmen automatisieren sollten (mit Beispielen)

Sie können nahezu jeden sich wiederholenden Prozess automatisieren. Hier sind einige allgemeine Bereiche der Automatisierung, in denen kleine Unternehmen große Ergebnisse erzielen können.

1. Lead- und Kontaktmanagement

Der manuelle Umgang mit Leads und Kontakten kann mühsam sein. Erwägen Sie, diese komplizierte Tabellenkalkulation durch CRM-Automatisierung zu ersetzen.

Anmeldeformulare

Anmeldeformulare auf Ihrer Website ermöglichen es potenziellen Kunden, sich für Ihre Abonnentenliste anzumelden. Die Automatisierung kann diese Informationen übernehmen und sie automatisch zu Ihren CRM- und E-Mail-Marketing-Listen hinzufügen. Segmentieren Sie Kontakte basierend darauf, wie sie sich angemeldet haben, oder lösen Sie sofort eine Willkommens-E-Mail aus.

Lead-Scoring

Jede Interaktion mit einem Kontakt kann seinen Wert für Sie erhöhen oder verringern. Aber das ist nichts, was Sie manuell berechnen möchten.

Eine CRM-Plattform kann das Lead-Scoring automatisieren und Maßnahmen ergreifen, wenn sich ein Score ändert. Beispielsweise kann es Sie benachrichtigen, wenn ein Geschäft in die Höhe geht, oder eine E-Mail-Pflegekampagne auslösen, wenn ein Kontakt eine bestimmte Punktzahl erreicht.

Listensegmentierung

Die Segmentierung Ihrer Kontaktliste ist der Schlüssel zum Senden personalisierter Inhalte.

Sie können dies automatisch basierend auf Aktionen tun, die eine Person ausführt. Beispielsweise können Sie Leads basierend auf ihrer Geschäftsphase automatisch in Segmente verschieben.

Beispiel dieser Automatisierung in Aktion

Die Agentur für Sozialforschung, Demografie und Datenanalyse, McCrindle, musste ihre Lead-Generierung und Konversionsrate steigern. Für die Agentur war es wichtig, ihre Engagements zu personalisieren, aber das Segmentieren von Listen und das Erstellen von Inhalten dauerte Stunden.

Die Automatisierung von ActiveCampaign ermöglicht es McCrindle, eine personalisierte und effiziente Customer Journey anzubieten.

Wenn ein Kunde innerhalb des Trichters eine Aktion durchführt, erhält das Team automatisch ein Tag und einen Lead-Score. Diese Daten werden verwendet, um ein Profil für jeden Kunden zu erstellen und liefern Details für die Listensegmentierung.

Das Ergebnis ist eine personalisierte Kommunikation und eine durchschnittliche Öffnungs-/Klickrate von 34 % für ihre Kampagnen.

2. E-Mail-Marketing

E-Mail-Marketing hat einen unglaublichen Return on Investment (ROI). Unternehmen verdienen durchschnittlich 35 US-Dollar für jeden ausgegebenen US-Dollar. E-Mail bietet Ihnen einen direkten Draht zu Ihrem Publikum und hilft Ihnen, Markenbekanntheit aufzubauen.

Aber das regelmäßige Versenden professioneller, personalisierter E-Mails an alle Ihre Kontakte ist mehr, als die meisten kleinen Unternehmen Zeit haben. E-Mail-Marketing-Automatisierungssoftware macht es einfacher.

Werfen wir einen Blick auf einige Arten von automatisierten E-Mails, die Sie senden können.

Willkommens-E-Mails

Der Moment, in dem ein Kontakt Ihrer E-Mail-Liste beitritt, ist der Moment, in dem er am meisten an Ihrem Angebot interessiert ist.

Profitieren Sie davon, indem Sie eine automatische Willkommens-E-Mail senden – oder eine Reihe von Willkommens-E-Mails. Danken Sie ihnen für die Anmeldung und stupsen Sie sie dazu an, eine Maßnahme Ihrer Wahl zu ergreifen.

E-Mails zu abgebrochenen Warenkörben

Nahezu 70 % der E-Commerce-Warenkörbe werden aufgegeben. Wenn ein Kunde seinen Einkaufswagen zurücklässt, kann der verlassene Einkaufswagen automatisch eine E-Mail auslösen, die ihn daran erinnert, zurückzukommen und die Artikel zu kaufen.

Geburtstags- und Jubiläums-E-Mails

Sie können E-Mails basierend auf dem Geburtstag des Kontakts oder dem Jahrestag des Tages auslösen, an dem er Ihrer Liste beigetreten ist. Sie können ein Sonderangebot hinzufügen, damit sich der Abonnent gefeiert fühlt.

Beispiel dieser Automatisierung in Aktion

Morrow Audio fertigt und vertreibt High-End-Audiokabel und -Komponenten. Gründer Mike Morrow verwendet eine Reihe von E-Mail-Automatisierungen, um Kunden zu gewinnen und zu halten.

Beispielsweise führte eine E-Mail-Kampagne mit zwei E-Mails für abgebrochene Warenkörbe zu einer Wiederherstellung von 26 % verlorener Warenkörbe – das sind 30.000 US-Dollar an wiedergewonnenen entgangenen Verkäufen.

3. Soziale Medien

Die Social-Media-Automatisierung umfasst die Automatisierung Ihrer Inhalte, damit diese zu bestimmten Zeiten auf der Social-Media-Plattform veröffentlicht werden. Doch die Möglichkeiten gehen weit darüber hinaus.

Soziales Zuhören

Social Listening bezieht sich auf die Überwachung von Social-Media-Plattformen und die Benachrichtigung, wenn jemand Ihre Marke erwähnt. Es ist besonders nützlich, wenn Sie auf mehreren Social-Media-Websites sind und ein einheitliches Tool zum Anhören aller Kanäle wünschen.

Werbung in sozialen Medien

Alle großen sozialen Netzwerke erlauben bezahlte Werbung. Sie können ein Zielpublikum in einem Raum erreichen, in dem es bereits Zeit verbringt.

Die Verwaltung von Anzeigen kann jedoch mühsam sein.

Integrationen

Sie können Ihre soziale Gefolgschaft auch in Ihre anderen Prozesse integrieren. Beispielsweise können Sie Social-Media-Leads automatisch in Ihr CRM ziehen.

Beispiel dieser Automatisierung in Aktion

Yes Supply ist eine von Reese Evans gegründete Plattform für persönliche Entwicklung und Coaching.

Evans sammelt Kontakte, indem sie auf ihrer Website kostenlose Schulungen anbietet. Besucher, die sich anmelden, erhalten fünf Tage lang kostenlose Inhalte, danach erhalten sie E-Mails, um sich für eine Meisterklasse anzumelden.

Wenn sie sich nicht sofort anmelden, verwendet Evans ActiveCampaign + Facebook Custom Audiences, um die Leads in den sozialen Medien neu auszurichten.

4. Benachrichtigungen und Updates

Benachrichtigungen sind eine Art der Automatisierung, die große Vorteile wie erhöhte Effizienz und Geschwindigkeit bietet.

Automatische Benachrichtigungen informieren Sie über kritische Ereignisse, sodass Sie sofort handeln können. Beispielsweise könnte Ihr Vertriebsteam Benachrichtigungen erhalten, wenn sich der Status eines Deals ändert. Es wird keine Zeit verloren, um auf die Änderung zu reagieren.

Beispiel dieser Automatisierung in Aktion

Sneleentaxi verwendet ActiveCampaign CRM, um Leads und Interessenten zu verwalten. Benachrichtigungen sind der Schlüssel zum Landen von Geschäften mit größeren Unternehmen.

Wenn eine Nicht-Verbraucher-E-Mail verwendet wird, wird ein Vertriebsmitarbeiter benachrichtigt, damit er dieses Unternehmen als potenziellen Partner weiterverfolgen kann.

5. Kundenbetreuung

Kleine Unternehmen kümmern sich um ihre Kunden und sind bestrebt, den bestmöglichen Support zu bieten.

Aber es ist nicht einfach. Sie haben wenig Personal – oder gar kein Personal – und Supportanfragen gehen rund um die Uhr über eine Vielzahl von Kanälen ein.

Automatisierung kann helfen.

Ticketzuweisung

Unabhängig vom Kanal, den der Kunde nutzt, können Support-Tickets umgehend an die richtige Person weitergeleitet werden.

Diese Automatisierung erspart Mitarbeitern das Durchsuchen von E-Mails, Facebook-Nachrichten, Telefonnachrichten und Chats, um Fragen mit hoher Priorität zu finden und zu beantworten.

Chatbots

Chatbots werden im Kundensupport immer beliebter. Während Chatbots manchmal einen schlechten Ruf für ihre nicht ganz menschlichen Interaktionen haben, können sie kleinen Unternehmen dabei helfen, einen großartigen Service zu bieten.

Sie sind immer auf Abruf, sie reagieren sofort, und wenn eine Frage zu komplex ist, um sie zu beantworten, können sie den Kunden an einen menschlichen Agenten weiterleiten.

Es hat sich gezeigt, dass Chatbots den Umsatz um durchschnittlich 67 % steigern.

Beispiel dieser Automatisierung in Aktion

Your Therapy Source ist eine Online-Therapieressource, die ActiveCampaign für die Marketingautomatisierung verwendet. Der Gründerin Margaret Rice ist es wichtig, erstklassigen Kundenservice zu bieten.

YourTherapySource sorgt mit der Conversations-Funktion für zufriedene Kunden. Conversations bietet kanalübergreifendes Kundensupport-Messaging mit automatisierten und Live-Chat-Funktionen.

Wenn ein Kunde Ihre Therapiequelle kontaktiert, wird die Nachricht direkt an Rices Telefon gesendet, damit sie sofort antworten kann.

6. Berichterstattung

Sie müssen einen Gesamtüberblick darüber haben, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht, und Sie müssen wissen, ob sich Ihre Marketing- und Vertriebsbemühungen auszahlen.

Leider kann die manuelle Zusammenstellung der erforderlichen Berichte wertvolle Stunden verschwenden. Es ist an der Zeit, von Excel-Diagrammen wegzukommen und Berichte automatisch zu erstellen.

Beispiel dieser Automatisierung in Aktion

Gehen wir zurück zu McCrindle.

McCrindle verwendet CRM-Berichte, um einen 360-Grad-Einblick in die Customer Journey durch die Pipeline zu erhalten. Sie können ihre Daten nach Pipeline, Produkt, Produktfamilie und Persona aufschlüsseln, um eine Kombination aus Gesamtbild und granularen Daten zu sehen.

So implementieren Sie die Automatisierung in Ihrem kleinen Unternehmen

Unternehmen jeder Größe profitieren von der Automatisierung, aber der Einstieg kann entmutigend sein. Hier sind ein paar Schritte, die Sie befolgen können:

Schritt 1: Identifizieren Sie Automatisierungsmöglichkeiten

Prüfen Sie zunächst Ihre bestehenden Prozesse und erstellen Sie eine Liste der zu automatisierenden Prozesse. Machen Sie sich noch keine Gedanken darüber, wie Sie es tun werden.

Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern darüber, welche Aufgaben die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Der beste Kandidat für Ihren ersten automatisierten Prozess wird etwas langweiliges und sich wiederholendes sein.

Beginnen Sie mit den einfachen Prozessen und erweitern Sie dann. Vielleicht verbringen Sie beispielsweise viel zu viel Zeit damit, Leads in eine Tabelle einzugeben. Die Verwendung eines CRM zur automatischen Generierung von Leads aus Formularfeldern ist ein einfacher Schritt, der viel Zeit spart.

Schritt 2: Wählen Sie Automatisierungstools aus

Jetzt ist es an der Zeit, das Werkzeug dafür auszuwählen.

Idealerweise entscheiden Sie sich für Tools zur Geschäftsautomatisierung, die mehrere kritische Prozesse in Ihrem Unternehmen rationalisieren können. Erstellen Sie eine Auswahlliste mit Automatisierungssoftware, an der Sie interessiert sind, und vereinbaren Sie Demos mit den Anbietern.

Gehen Sie in die Demos mit Kenntnis Ihres Budgets und einer Liste der Funktionen, die Sie benötigen (sowie einiger netter Extras).

Schritt 3: Verfolgen und analysieren

Berichtsfunktionen geben Ihnen Einblick in Ihre Geschäftsabläufe und helfen Ihnen, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Automatisierungssoftware hilfreiche Analysen bereitstellen kann.

Beispielsweise zeigt Ihnen eine E-Mail-Marketing-Automatisierungsplattform Statistiken zu Ihrer Kampagnenleistung, und ein CRM sollte Ihnen helfen, Ihren Pipeline-Status zu verstehen.

Analytics sind wichtig, um Ihre automatisierten Prozesse in Zukunft zu verbessern. Sie können beispielsweise sehen, welche Art von automatisierter E-Mail das meiste Engagement erhält, und diese Erkenntnisse nutzen, um Ihre anderen Automatisierungen anzupassen.

So wählen Sie eine Automatisierungsplattform für Ihr kleines Unternehmen aus

Der wichtigste Faktor ist, dass die Software das tut, was Sie wollen. Erstellen Sie eine Liste der Funktionen, die Sie benötigen, bevor Sie Produktdemos einrichten.

Hier sind ein paar Dinge, nach denen Sie suchen sollten:

Preis

Für kleine Unternehmen ist der Preis immer ein Faktor. Das bedeutet nicht, dass die billige Option immer die beste ist. Suchen Sie nach Software mit kleinunternehmensfreundlichen Preisen – das heißt, der Basisplan ist erschwinglich, aber er verfügt auch über erweiterte Funktionen, in die Sie hineinwachsen können.

Integrationen

Berücksichtigen Sie auch die Integrationen, die jedes Tool bietet. Je besser Ihre Automatisierungssoftware mit Ihrem bestehenden Tech-Stack zusammenarbeiten kann, desto effizienter wird Ihr Unternehmen.

Skalierbarkeit

Denken Sie an die Prozesse, die Sie heute automatisieren möchten, und die, die Sie morgen automatisieren möchten – Sie möchten nicht in ein Tool investieren, das für Ihre zukünftigen Anforderungen zu eingeschränkt ist.

Fazit

Die Automatisierung rationalisiert Ihre Prozesse und macht Sie wettbewerbsfähiger – insbesondere wenn Sie ein kleines Unternehmen sind.

Die Marketing- und CRM-Automatisierungslösungen von ActiveCampaign sind ideal für kleine Unternehmen: erschwinglich, intuitiv auf jedem Kenntnisstand und bereit, mit Ihnen zu wachsen.

Testen Sie ActiveCampaign noch heute kostenlos.