So optimieren Sie den Genehmigungsprozess für soziale Medien Ihrer Agentur

Social Media Marketing erfordert viel sorgfältige Planung und Überlegung.

Wenn etwas so Kleines wie ein einziger schlecht formulierter Tweet ausreichen könnte, um Sie in ernsthafte Probleme mit Ihrem Markenruf zu bringen, wird ein solider Social-Media-Freigabeprozess zu einem kritischen Bestandteil jeder Marketingstrategie. Das Problem ist, dass es schwierig ist, einen konsistenten Posting-Zeitplan auf all Ihren sozialen Kanälen aufrechtzuerhalten, wenn Sie ständig auf ein „Daumen hoch“ von Ihrem Genehmigungsteam warten.

Es kann sowohl für Content-Ersteller als auch für Marketingstrategen ein Albtraum sein, wenn es darum geht, den Workflow von Social Content zu verwalten. Selbst mit all den großartigen sozialen Tools auf dem Markt kann die Verwaltung des Genehmigungsprozesses ohne den richtigen Plan eine Herausforderung sein.

Es gibt gute Nachrichten – es muss nicht so sein.

Bei der Zusammenstellung eines Genehmigungsprozesses für soziale Medien gibt es viele bewegliche Teile, an die man denken muss. Mit den richtigen Prozessen und Tools können Sie die Belastung Ihres Unternehmens im Handumdrehen reduzieren.

Also, wo fängst du an?

Schritt 1: Definieren Sie Ihren Genehmigungsprozess

Bevor Sie mit der Optimierung des Genehmigungsprozesses für soziale Medien beginnen, müssen Sie eine Entscheidung über Ihre geschäftlichen Prioritäten treffen, bevor ein Beitrag veröffentlicht wird. Frag dich selbst:

• Wer wird für die Erstellung von Inhalten verantwortlich sein?
• Wer ist für die Genehmigung dieser Inhalte verantwortlich?
• Wer sorgt dafür, dass die Inhalte rechtzeitig veröffentlicht werden?
• Welche Richtlinien müssen Ersteller und Genehmiger befolgen?
• Was passiert, wenn etwas durch die Ritzen rutscht?

Wenn Sie Ihrem Chef jedes Mal soziale Inhalte senden müssen, wenn eine Genehmigung erforderlich ist, wird es eine Weile dauern, bis die Dinge erledigt sind. Das bedeutet, dass Sie im Voraus planen müssen, um zu verhindern, dass sie zu einem Engpass werden, wenn Sie Inhalte teilen möchten. Je mehr Sie darüber wissen, was Ihr Genehmigungsprozess für soziale Medien umfasst, desto besser können Sie planen.

Denken Sie daran, dass 70 % der Agenturen ihre Inhalte etwa zwei Wochen vor der Veröffentlichung genehmigen lassen.

Ein Beispiel für Ihren Content-Genehmigungs-Workflow könnte etwa so aussehen:

Content Creator > Social Media Manager > Brand Executive > Planungsteam

Schritt 2: Fristen ausarbeiten

Sobald Sie wissen, wer an Ihrem Genehmigungsprozess für soziale Medien beteiligt sein wird, legen Sie Fristen für jede Aufgabe fest. Denken Sie daran, dass Ihre Fristen nicht nur Leitfäden zu Tweet-Zeiten enthalten sollten, sondern auch:

• Wenn jeder Beitrag, jedes Bild oder Video erstellt werden muss
• Wie lange sollte das Korrekturlesen dauern?
• Wenn Inhalte an Führungskräfte oder Genehmigungsgremien geliefert werden sollen

Mit Social-Media-Publishing-Tools wie Sprout Social ist es einfacher, genehmigte Inhalte in mehreren Netzwerken gemäß strenger Fristen zu veröffentlichen. Das Fenster „Verfassen“ ermöglicht es Benutzern, Nachrichten effektiv zu planen und über ein soziales Netzwerk zu verteilen, alles von einer einzigen Plattform aus. Es ist sogar eine Lösung zur Genehmigung von Nachrichten integriert, sodass Personen markiert werden können, um jeden Beitrag zu überprüfen und zu genehmigen, bevor er live geht.

Schritt 3: Schulen Sie die Mitarbeiter hinsichtlich der inhaltlichen Erwartungen

Wenn jeder in Ihrem Social-Media-Erstellungs-, Genehmigungs- und Veröffentlichungsteam die Erwartungen seiner Gruppe an jeden Beitrag kennt, wird Ihr Veröffentlichungserlebnis reibungsloser verlaufen.

Indem sie jedem Team zeigen, wie sie ihre eigene Arbeit korrigieren können, während sie sie erstellen, und Entscheidungen ohne Anleitung treffen, befähigen Unternehmen soziale Teams, mehr zu erledigen. Die Frage ist, wie schulen Sie Ihre Mitarbeiter, um bei der Genehmigung wertvoller sozialer Inhalte so viel Zeit wie möglich zu sparen?

Am einfachsten ist es, einen Styleguide zu erstellen. Ein Identitätsleitfaden für Ihre Marke sollte Details enthalten zu:

• Tonfall: Wie sprechen Sie mit Kunden?
• Farben und Visuals: Welche Art von Bildern oder Logos verwenden Sie?
• Medienfreigabe: Wann sollten Ersteller Text, Video, Bilder oder andere Inhalte verwenden?
• Marken-Hashtags und Erwähnungen: Wie können Sie jede Kampagne brandmarken?

AirBnb veröffentlicht regelmäßig hochinteressante Bilder auf allen Kanälen. Aber der Hauptpunkt ist, dass die Farben, Themen und Hashtags in jedem Netzwerk übereinstimmen. Ihre Entscheidungen folgen offensichtlich internen Richtlinien für ihre Marke.

Schritt 4: Schulen Sie Teams, um Probleme frühzeitig zu erkennen

Während das Erstellen eines Styleguides eine fantastische Möglichkeit ist, Ihr Social-Media-Team auf dem Laufenden zu halten, besteht immer die Gefahr, dass etwas durch die Ritzen rutscht. Dies gilt insbesondere, wenn Sie neue Inhaltsproduzenten ins Team holen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Genehmigungsteam weiß, wie es Korrekturen frühzeitig erkennen kann, um den Prozess so schnell und effizient wie möglich zu gestalten.

Es gibt keinen einheitlichen Leitfaden dafür, wie Ihre Inhalte aussehen und klingen sollten, aber Ihr Genehmigungsteam sollte wahrscheinlich nach den folgenden Problemen suchen:

• Kontroverse Sprache: Einige Unternehmen sind mit ihren Social Posts informeller als andere. Kontroverse Begriffe oder Phrasen, die Ihre Follower verärgern könnten, müssen jedoch um jeden Preis vermieden werden. Erwägen Sie, Ihrem Styleguide unbedingt zu vermeidende Begriffe hinzuzufügen.
• Inhalte von geringer Qualität: Fotos, die nicht zu Ihrem bestehenden Instagram- Design passen, oder Videos, die auf Facebook schlecht abgespielt werden, können Ihrem Ruf schaden. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen veröffentlichten Inhalte Ihr Markenimage positiv hervorheben.
• Schlechte Optimierung: Unterschiedliche soziale Netzwerke verlangen von den Inhaltsproduzenten, dass sie unterschiedliche Regeln befolgen. Erwägen Sie die Bereitstellung einer Checkliste für jeden Kanal, den Sie verwenden, um Teams auf Kurs zu halten.
• Fehler: Gibt es Rechtschreib- oder Grammatikfehler? Ein Tool wie Grammarly könnte hier helfen.

Schritt 5: Verwenden Sie Tools, um Ihr Team zu unterstützen

Eines der größten Probleme, das Unternehmen mit Genehmigungsprozessen für soziale Medien haben, besteht darin, den Überblick über die gesamte Arbeit einer sozialen Strategie zu behalten. Für ein sehr kleines Team können eine Tabelle und eine wöchentliche Überprüfung ausreichen, um den Überblick darüber zu behalten, was erstellt wurde und was im sozialen Umfeld noch genehmigt werden muss.

Wenn Ihr Unternehmen jedoch über mehr als einen sozialen Kanal oder ein Profil verfügt, benötigen Sie eine erweiterte Option. Denken Sie daran, je weniger Zeit Ihr Team für den Genehmigungsprozess aufwendet, desto mehr Zeit hat es, Ihr Publikum einzubeziehen, auf Schlüsselbotschaften zu reagieren und mehr großartige Inhalte zu erstellen.

Ein Social-Advocacy-Tool wie Bambu hilft bei der Ausrichtung von Markenbotschaften, indem es ein Genehmigungssystem mit einer einzigen Schnittstelle bereitstellt, in dem Teams die ansprechendsten Inhalte für Ihre Markenbotschaften sortieren können. Darüber hinaus können Teams vorab genehmigte Inhalte kuratieren, die Befürworter teilen können, und auf wichtige unternehmensweite Informationen zu Richtlinien, Kampagnenkontext und mehr zugreifen.

Schritt 6: Führen Sie Post-Mortems an Ihrem Beitrag durch

Sobald ein Unternehmen seinen Genehmigungsprozess für Inhalte definiert hat, hört die harte Arbeit nicht auf. Für Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, ihren Arbeitsablauf regelmäßig neu zu bewerten, um nach Anzeichen von Problemen oder Schwächen zu suchen. Je genauer Sie Ihren Genehmigungsprozess für soziale Medien untersuchen, desto einfacher wird es, die Hindernisse zu erkennen, die der Effizienz schaden könnten.

Ihr Genehmigungsprozess sollte nicht nur effizient funktionieren, sondern Sie möchten auch die Leistung Ihrer Social-Media-Beiträge verfolgen und messen, um Ihre Richtlinien entsprechend anzupassen. Das Problem ist, dass das einfache Messen Ihrer sozialen Leistung Ihre Social-Media-Marketingstrategie noch komplexer machen kann.

Schließlich braucht es Zeit, um einen aussagekräftigen Social-Media-Bericht zu entwickeln, der alle Anleitungen bietet, die Sie benötigen, um fundierte Entscheidungen über Ihre Sharing-Praktiken zu treffen. Auch hier könnten die richtigen Tools die Antwort sein. Zum Beispiel bietet Sprout präsentationsreife Berichte über Ihre Leistung in sozialen Medien, die von wöchentlichen Berichten bis hin zu monatlichem Feedback reichen.

Schritt 7: Automatisieren Sie, wo Sie können

Nachdem Sie schließlich einen Genehmigungsprozess für soziale Medien definiert und erstellt haben, ist es an der Zeit, nach Möglichkeiten zu suchen, um die Erfahrung mit Automatisierungstools weiter zu vereinfachen. Beispielsweise sollten Sie keine Chatnachrichten und E-Mails senden müssen, um Teammitglieder zu benachrichtigen, wenn Ihre Inhalte zur Genehmigung bereit sind. Je schneller Sie diese unnötigen Zeitfresser loswerden, desto effektiver wird Ihre Social-Media-Strategie.

Mit Sprout müssen Sie lediglich die Personen in Ihrem Team, die für die Genehmigung eines Beitrags verantwortlich sind, mit dem Inhalt verknüpfen, und sie erhalten automatisch ein Update. Denken Sie daran, je mehr Sie es vermeiden können, hochrangige Führungskräfte in den Genehmigungsprozess einzubeziehen, desto besser. Die C-Ebene Ihres Teams wird wahrscheinlich jeden Tag mit einer Reihe von Aufgaben beschäftigt sein. Das bedeutet, dass sie nicht immer die Zeit haben werden, jeden Instagram-Post zu genehmigen.

Erwägen Sie stattdessen die Auswahl gut ausgebildeter Kampagnenleiter in Ihrem Marketingteam, um den Genehmigungsprozess zu überwachen.

Vereinfachte Genehmigung für soziale Medien

Die Zustimmung zu sozialen Medien ist ein wichtiger Bestandteil, um sicherzustellen, dass Sie auf allen Kanälen, die Sie zur Interaktion mit Ihrem Publikum verwenden, dieselbe Markenstimme und dasselbe Image beibehalten. Leider kann dieser Prozess ohne die richtige Strategie zeitaufwändig und komplex sein. Die gute Nachricht ist, dass die richtigen Tools und Methoden es Ihnen erleichtern können, die Genehmigung für Ihr Team zu vereinfachen und Ihre sozialen Kampagnen zu beschleunigen.