So bauen Sie einen nahtlosen Genehmigungsprozess für soziale Medien auf

Realitätscheck: Social Media ist heute für Unternehmen selten ein „Solo-Act“.

Von der Inhaltserstellung bis zur Verteilung und darüber hinaus ist die Zusammenarbeit der Schlüssel zu jeder erfolgreichen sozialen Kampagne.

Wer optimiert zum Beispiel Ihre sozialen Inhalte? Wer ist für die Terminplanung zuständig? Wer hat das „letzte Wort“ darüber, was veröffentlicht wird?

Aber während Teamarbeit für Marketingspezialisten heute von entscheidender Bedeutung ist, kann es Kopfschmerzen bereiten, alle auf dieselbe Seite zu bringen. Tatsächlich wird das Veröffentlichen von Inhalten laut Sprout Social Index, Ausgabe XVI: Above & Beyond, als eine der größten Herausforderungen für Vermarkter genannt.

Genau aus diesem Grund müssen Sie einen Social-Media-Genehmigungsprozess zusammenstellen.

Und in diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Workflow erstellen, der Ihr Team zusammenbringt und effizienter macht.

6 Schritte zur Zusammenstellung des Freigabe-Workflows für soziale Medien

Denken Sie daran, dass es keinen einheitlichen Ansatz für Ihren Genehmigungsprozess gibt.

Glücklicherweise haben Sie die Freiheit, Ihre eigene basierend auf der Größe Ihres Teams zu erstellen.

Im Folgenden haben wir die wichtigsten Schritte zu einem Content-Genehmigungs-Workflow aufgeschlüsselt, der für Agenturen, große Marketingteams und alle dazwischen ein faires Spiel ist.

1. Stellen Sie Ihr Team zusammen und bestimmen Sie Ihre Entscheidungsträger

Das Wichtigste zuerst: Finden Sie die Hauptakteure in Ihrem Content-Workflow heraus.

Von der Feinabstimmung Ihrer Nachrichten bis hin zur Sicherstellung, dass Ihre Posts optimiert sind, gibt es eine Vielzahl von Personen, die für die beweglichen Teile Ihrer sozialen Präsenz verantwortlich sind.

Ihr Team könnte beispielsweise eine beliebige Kombination der folgenden Elemente umfassen:

• Social-Media- und Community-Manager
• Content-Ersteller, Designer und Texter
• Führungskräfte auf C-Ebene
• Teammitglieder aus anderen Abteilungen (z. B. Vertrieb)

Mit einem Team-Collaboration-Tool wie Sprout Social können Sie diese klar definieren. Möchtest du jemanden zu deinem Social Squad hinzufügen? Möchten Sie jemanden einbeziehen, dessen einzige Aufgabe es ist, Stellen „grünes Licht“ zu geben? Egal wie groß oder klein Ihr Team sein mag, mit Sprout können Sie Autoren und Workflows benennen, die Ihre Inhalte am Laufen halten.

Das Definieren von Rollen ist ein wichtiger Schritt im Genehmigungsprozess.

Kurz gesagt, Sie müssen entscheiden, wer an Ihrem Genehmigungsprozess für soziale Medien beteiligt ist, um Dinge zu genehmigen. Ebenso müssen Sie entscheiden, wer berechtigt ist, Inhalte hochzuladen und Änderungen vorzunehmen.

In Bezug auf die Anzahl der Personen, die in Ihren Genehmigungsworkflow für soziale Medien einbezogen werden sollten, empfehlen wir, es auf der kleineren Seite zu halten. Dadurch können Engpässe vermieden und sichergestellt werden, dass Inhalte rechtzeitig von Person zu Person übertragen werden. Entscheiden Sie als Team, wer Ihre Inhalte wirklich sehen muss, bevor sie veröffentlicht werden.

2. Organisieren Sie Ihre sozialen Vermögenswerte und Leistungen

Das Zusammenstellen einer sozialen Botschaft mag ziemlich einfach erscheinen.

Berücksichtigen Sie jedoch die Entscheidungsfindung und Diskussion, die in Folgendes einfließen:

• Erstellen von markengerechten sozialen Bildunterschriften
• Auswählen von Fotos und Videos für einen bestimmten sozialen Beitrag
• Bereitstellung von Links zu relevanten Werbeaktionen und Seiten
• Beantwortung von Kundenfragen und -bedenken

Und wenn Sie ein Unternehmen sind, das mit Hunderten oder Tausenden von Kunden interagiert, ist die Organisation dieser beweglichen Teile ein Muss.

Hier sind Tools wie die Asset-Bibliothek von Sprout praktisch. Anstatt nach Antworten zu suchen, um zu zweifeln, wo sich ein bestimmtes Foto oder ein bestimmter Inhalt befindet, kann Ihr Team an einem Ort darauf zugreifen.

Neben Creatives können Sie mit Sprout auch häufige Antworten auf Kundenfragen und -bedenken speichern. Auf diese Weise können Sie Bedenken schnell ansprechen, ohne sich umständlich bemühen zu müssen oder das Risiko einzugehen, Kunden in die falsche Richtung zu lenken.

3. Legen Sie einen Zeitplan für die Genehmigung von Social Media fest

Einer der größten Vorteile der Einrichtung eines Content-Workflows besteht darin, dass Sie nicht nach Inhalten suchen müssen.

Idealerweise sollte Ihr Genehmigungsprozess für soziale Medien es Ihnen ermöglichen, sich an einen bestimmten Zeitplan zu halten.

Sie sollten nicht nur einen festen Zeitplan für Posts haben (wie viele pro Tag oder Woche), sondern auch, wie lange es dauert, bis sie genehmigt werden. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie zeitkritische Social-Media-Kampagnen durchführen.

Sie können beispielsweise davon ausgehen, dass ein Beitrag innerhalb von 24 oder 48 Stunden genehmigt wird, nachdem er zur Veröffentlichung eingereicht wurde. Dies verschafft Ihren Teammitgliedern etwas Freiraum in Bezug auf ihren Zeitplan, stellt aber auch sicher, dass sie rechtzeitig Maßnahmen ergreifen.

Der Veröffentlichungskalender von Sprout bietet jederzeit eine Vogelperspektive Ihres Inhaltskalenders (nach Tag, Woche und Monat). Dadurch kann jeder in Ihrem Social-Media-Team nachvollziehen, was zur Veröffentlichung ansteht und was noch genehmigt werden muss.

4. Halten Sie Ihre Markenstimme mit einem Styleguide konsistent

Je mehr Mitarbeiter an Ihrem Content-Workflow arbeiten, desto wichtiger ist es, auf Ihre Markenstimme zu achten.

Denk darüber nach. Wenn eine Nachricht von einer Person zur nächsten wandert, hat diese Person im Workflow die Möglichkeit, ihr ihren kreativen „Stempel“ aufzudrücken.

Sie möchten jedoch nicht, dass der Ton Ihrer Marke dabei verloren geht. Zum Beispiel wäre es für eine traditionelle „seriöse“ Marke erschütternd, aus dem Nichts All-In auf Memes zu gehen.

Dies spricht dafür, wie wichtig es ist, einen Styleguide zu haben, auf den Sie verweisen können. Ein solches Dokument hebt die Stimme und die Werte Ihrer Marke hervor und kann Teammitgliedern Aufschluss darüber geben, worum es bei Ihrer Marke geht. Dies erleichtert das Onboarding neuer Mitglieder Ihres Social-Teams oder externer Mitarbeiter, die möglicherweise nicht mit Ihrem Unternehmen vertraut sind.

5. Vergessen Sie nicht die Optimierung

Wenn Sie sich die Mühe machen, einen Genehmigungsprozess für soziale Medien zu erstellen, sind Sie offensichtlich besorgt über die Reichweite Ihrer Inhalte.

Und so können Sie nicht vergessen, jeden Beitrag basierend auf jedem Netzwerk, in dem er veröffentlicht wird, zu optimieren.

Zwischen Zeichenbeschränkungen und demografischen Merkmalen des Publikums haben Posts auf Twitter, LinkedIn und Facebook jeweils völlig unterschiedliche Best Practices und Optimierungsmöglichkeiten.

Stellen Sie vor dem Klicken auf „Veröffentlichen“ sicher, dass jeder Beitrag entsprechend optimiert ist. Beispielsweise weisen die Hashtag-Analysen von Sprout auf beliebte und relevante Tags für Ihre Inhalte hin, unabhängig davon, wo sie gepostet werden.

6. Halten Sie sich an einen Veröffentlichungs- und Genehmigungszeitplan

Der letzte Teil Ihres Genehmigungsworkflows ist die Veröffentlichung. Kein Hirngespinst, oder?

Aber wie entscheiden Sie, wann Ihre Inhalte veröffentlicht werden? So wie Sie einen Zeitplan für die Genehmigung haben, sollten Sie sich auch an einen Zeitplan für die Veröffentlichung und Planung Ihrer Inhalte halten.

Dies stellt eine Win-Win-Situation für Ihr Team und Ihre Follower dar. Sie geraten in einen Rhythmus und eine Routine der Genehmigung, wenn Sie regelmäßig Inhalte für Ihre Kunden erstellen und veröffentlichen. Schön, oder?

Konsistenz zählt in den sozialen Medien. Mit Sprout können Sie Ihre Inhalte basierend auf einem bestimmten Timing planen oder Funktionen wie ViralPost verwenden, um zu veröffentlichen, wenn Ihre Follower am engagiertesten sind.

Was sind die Vorteile des Aufbaus eines Genehmigungsprozesses für soziale Medien?

Hey, berechtigte Frage.

Die Einrichtung eines Freigabeprozesses für soziale Medien sollte heute eine Priorität für Vermarkter sein. Dies bedeutet jedoch eine anfängliche Investition Ihrer Zeit.

Langfristig lohnt sich die Investition aber allemal. Hier ist ein kurzer Überblick darüber, wie Ihr Unternehmen letztendlich von einem Content-Genehmigungs-Workflow profitiert.

Weniger Unordnung und Chaos bei Benachrichtigungen für Vermarkter

Alles, was Sie tun können, um Ihr Leben als Vermarkter einfacher zu machen, ist ein großes Plus.

Das bedeutet, dass Sie nicht in Slack-Benachrichtigungen ertrinken oder endlos E-Mail-Ketten durchsuchen müssen, um soziale Inhalte zu veröffentlichen.

Durch die Verwendung eines Tools wie Sprout ist Ihre gesamte soziale Kommunikation zentral an einem Ort. Dies gewährleistet Sichtbarkeit und weniger Chancen, dass Nachrichten von Ihrem Spam-Ordner übersehen oder vergraben werden.

Die Möglichkeit, Ihre Aufgaben, To-Dos und Genehmigungen zu verfolgen, bedeutet, dass Sie sich keine Gedanken darüber machen müssen, „was als Nächstes mit Ihren sozialen Kampagnen kommt“.

Gewinnen Sie wertvolle Zeit in Ihrem Zeitplan zurück

Huckepack auf den obigen Punkt, die Arbeit innerhalb einer einzigen Plattform für die Genehmigung und Veröffentlichung von Social Media ist eine enorme Zeitersparnis.

Von Facebook bis Instagram und darüber hinaus werden alle Ihre Creatives konsolidiert. Anstatt zwischen den einzelnen Netzwerken hin- und herzuspringen, ermöglicht Ihnen Sprout, alle Ihre sozialen Kampagnen zu verwalten, unabhängig davon, wo Sie veröffentlichen.

Vermeiden Sie unnötige Fehler und Schadensbegrenzung

Dies ist eine große Sache.

Wer nicht in den Krisenmanagement-Modus verfallen will, braucht einen Social-Media-Genehmigungsprozess.

Wenn mehrere Personen in Ihrem Team die Möglichkeit haben, als zweites Augenpaar auf Ihre Inhalte zu fungieren, vermeiden Sie eher unnötige Fehler wie:

• Kaputte Links
• Unsensible oder markenfremde Tweets oder Posts
• Fehlinformationen
• Falsch geplante Werbeaktionen

All dies kann Ihrem Markenruf und Ihrem Gewinn schaden. Mit einem definierten Genehmigungsprozess ist es viel einfacher, diese Fehler zu erkennen und im Keim zu ersticken.

Verantwortlichkeit für Ihre Social-Media-Bemühungen

Unternehmen möchten zu Recht ihre Social-Teams für ihre Arbeit zur Rechenschaft ziehen.

Von der Rechtfertigung Ihres Social-Media-Budgets bis hin zur Hervorhebung einzelner Beiträge zu Kampagnen ist die Verfolgung Ihres Genehmigungsprozesses von entscheidender Bedeutung. Manager sollten in der Lage sein zu verstehen, wie Marketingfachleute zusammenarbeiten und wer was in Bezug auf ihre Rollen tut.

Tools wie Sprout verfolgen den Genehmigungsprozess für soziale Medien von Punkt A bis Punkt B. Dazu gehört nicht nur, wer Inhalte hochlädt und den Workflow vorantreibt, sondern auch, wie sich diese Inhalte im Nachhinein verhalten.

Der Zweck eines Genehmigungsprozesses für soziale Medien besteht darin, die Effizienz Ihres Teams zu steigern und sicherzustellen, dass die von Ihnen erstellten Inhalte für Ihre Kunden richtig sind. Durch die Überwachung und Bewertung Ihres Arbeitsablaufs können Sie sehen, wie einzelne Mitglieder Ihres Teams zu diesen Bemühungen beitragen.

Richten Sie die Ziele Ihres Unternehmens aus

Insbesondere mit dem Aufkommen von Remote- und verteilten Teams wird Zusammenarbeit heute von Teams erwartet.

Ein Teil der Zusammenarbeit besteht darin, Ziele festzulegen. Mit einem Genehmigungsprozess für soziale Medien können Sie externe Teams ins Boot holen, um Input und Erkenntnisse zur Verbesserung Ihrer Kampagnen bereitzustellen.

Es ist zum Beispiel gut dokumentiert, dass die Abstimmung zwischen Vertrieb und Marketing bessere Ergebnisse mit beiden erzielt. Anstatt die sozialen Medien vom Rest Ihres Unternehmens abzugrenzen, sollten Sie die Integration von Abteilungen und Entscheidungsträgern in Betracht ziehen, um Ihre Kampagnen an den Zielen Ihres Unternehmens auszurichten.

Und damit schließen wir unseren Leitfaden ab!

Wie sieht Ihr Social-Media-Freigabeprozess aus?

Hören Sie: Vermarkter können es nicht mehr einfach „beflügeln“.

Mit einem definierten Genehmigungsworkflow für soziale Medien befähigen Sie Ihr Unternehmen im Wesentlichen, als Team zusammenzuarbeiten, um die bestmöglichen sozialen Inhalte zu produzieren. Dies bedeutet auch, unnötige Fehler zu vermeiden und viel Zeit zu sparen.

Die oben genannten Tipps und Tools wie Sprout sind der Schlüssel, um dies zu erreichen. Wenn Sie daran interessiert sind, was unsere Plattform tun kann, um Ihre Social-Marketing-Bemühungen zu rationalisieren, fordern Sie noch heute eine Demo an und überzeugen Sie sich selbst!