Was Regierungsbehörden über die Archivierung in sozialen Medien wissen müssen

Es gibt Social-Media-Management, dann gibt es Social-Media-Management für Regierungsbehörden. Denn wer sonst kann schon von sich behaupten, dass seine Beiträge nach dem Freedom of Information Act (FOIA) als öffentliche Aufzeichnung gelten?

Um die Einhaltung des Gesetzes zu gewährleisten, müssen Regierungsorganisationen gründliche Praktiken zur Archivierung sozialer Medien implementieren. Es ist nicht die aufregendste Arbeit, aber sie ist entscheidend, um Ihre Agentur vor zukünftigen Risiken zu schützen. Es gibt eine Reihe von Social-Media-Tools, die Regierungsbehörden bei der Verwaltung dieses Prozesses unterstützen. Bevor Sie jedoch eine Wahl treffen, müssen Sie den einzigartigen Ansatz Ihres Staates zur Aufbewahrung von Social-Media-Datensätzen verstehen.

In diesem Artikel behandeln wir die Grundlagen der Social-Media-Archivierung, damit Sie eine möglichst fundierte Entscheidung treffen können.

Bitte beachten Sie: Die in diesem Artikel bereitgestellten Informationen stellen keine formelle Rechtsberatung dar und sind auch nicht als solche gedacht. Bitte lesen Sie unseren vollständigen Haftungsausschluss, bevor Sie weiterlesen.

• Was ist Social-Media-Archivierung?
• Warum ist die Archivierung sozialer Medien für Regierungsbehörden wichtig?
• Wie und wann Social-Media-Inhalte archiviert werden
• Best Practices für die Archivierung sozialer Medien
• Tools zur Archivierung sozialer Medien, um den Prozess zu vereinfachen

Was ist Social-Media-Archivierung?

Unter Social-Media-Archivierung versteht man die Sicherung von Inhalten, die von und mit einer Organisation geteilt werden, damit sie zu einem späteren Zeitpunkt referenziert werden können. Diese Backups werden von einer Organisation lokal gespeichert, um die Einhaltung der Gesetze zu öffentlichen Aufzeichnungen zu gewährleisten.

Im Gegensatz zu herkömmlichen öffentlichen Aufzeichnungen sind Social-Media-Aufzeichnungen sofort für die Öffentlichkeit sichtbar, sobald sie von Ihrer Behörde und Ihren Wählern erstellt wurden. Legitime (also kein Spam) Kommentare, Antworten, Erwähnungen und Direktnachrichten können alle als öffentliche Aufzeichnung gelten, sobald sie in Ihren sozialen Profilen veröffentlicht werden.

Viele – aber nicht alle – Bundesstaaten haben spezifische Leitlinien zu öffentlichen Aufzeichnungen in sozialen Medien und deren Speicherung herausgegeben. Die aktuellsten Richtlinien für Ihre Social-Media-Archivierungspraktiken finden Sie auf der Website Ihres Außenministeriums.

Warum ist die Archivierung sozialer Medien für Regierungsbehörden wichtig?

Die Archivierung von Social-Media-Inhalten ist eine entscheidende Maßnahme zur Aufrechterhaltung der Transparenz. Ohne einen Social-Media-spezifischen Aufzeichnungsprozess ist Ihre Organisation möglicherweise nicht in der Lage, den FOIA-Anfragen nach diesen Informationen nachzukommen.

FOIA wurde zwar bereits im Jahr 1966 erlassen, seine Anwendungsmöglichkeiten sind jedoch breit genug, um durch die Definition des Begriffs „Aufzeichnung“ auf die moderne Technologie anwendbar zu sein. Gemäß FOIA gilt als Aufzeichnung jedes Schriftstück, das zum Zeitpunkt der Anfrage von einer Behörde erstellt oder beschafft wird oder unter der Kontrolle der Behörde steht. Dazu gehören Bücher, Aufsätze, Fotos, Videos – und natürlich Social-Media-Inhalte.

Unter Social Media umfasst es mehr als nur den Inhalt eines Beitrags selbst. Kommentare, Antworten und „Gefällt mir“-Angaben gelten ebenfalls als erhaltene Aufzeichnungen, die ebenfalls gemäß FOIA archiviert werden müssen. Sogar einfache Updates, wie dieser Beitrag von der Facebook-Seite der Stadt Las Vegas, unterliegen den Archivierungspraktiken der sozialen Medien.

Regierungsbehörden sind für die Einrichtung ihrer eigenen Social-Media-Archivierungsprozesse verantwortlich. Plattformen speichern Social-Media-Inhalte, aber nur für einen bestimmten Zeitraum. Soziale Netzwerke – wie Facebook, X (früher bekannt als Twitter), Instagram oder LinkedIn – sind private Unternehmen. Sie sind nicht an das FOIA gebunden, daher besteht für sie keine Notwendigkeit, Benutzerinhalte auf unbestimmte Zeit aufzubewahren. Sobald dieser Inhalt verschwunden ist, ist er wahrscheinlich für immer verschwunden.

Wie und wann Social-Media-Inhalte archiviert werden

Soziale Medien gelten in den gesamten USA als öffentliche Aufzeichnungen, doch in einigen Bundesstaaten gibt es spezielle Gesetze zur Aufbewahrung öffentlicher Aufzeichnungen, die Auswirkungen darauf haben, wie und wann soziale Inhalte archiviert werden.

Wenn es in Ihrem Bundesstaat keine spezifischen Gesetze zum Umgang mit der Archivierung in sozialen Medien gibt, bietet die National Archives and Record Administration Richtlinien für die ordnungsgemäße Vorgehensweise an. Zu diesen Methoden gehören:

• Verwendung von RSS-Feeds, Aggregatoren oder manuellen Methoden zur Erfassung von Inhalten.
• Verwendung von Tools, die in einige Social-Media-Plattformen integriert sind, um Inhalte zu exportieren.
• Verwendung plattformspezifischer Anwendungsprogrammierschnittstellen (auch als APIs bezeichnet) zum Abrufen von Inhalten.

Wenn Ihre Agentur soziale Medien regelmäßig auf mehreren Plattformen nutzt, sollten Sie sich für den API-Ansatz entscheiden. Es klingt kompliziert, aber diese Tools und Dienste von Drittanbietern vereinfachen den sonst zeitaufwändigen manuellen Aufwand der Aggregation und Organisation ausgehender und eingehender Inhalte.

Der „Wann“-Aspekt der Social-Media-Archivierung hängt weitgehend von der von Ihnen gewählten Methode ab. Wenn Sie planen, Inhalte manuell zu archivieren, sollten Sie dies wöchentlich oder sogar täglich tun, um zu vermeiden, dass die Arbeit zu überwältigend wird. Wenn Sie jedoch mit Unterstützung eines Tools archivieren, können Sie vierteljährlich archivieren.

Best Practices für die Archivierung sozialer Medien

Die Vorstellung, jeden Beitrag, Kommentar und jede Interaktion im gesamten Social-Media-Auftritt Ihrer Agentur aufzuzeichnen und aufzubewahren, kann entmutigend wirken, aber keine Panik. Nutzen Sie diese Best Practices, um die Vorschriften einzuhalten, ohne überlastet zu werden.

Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten für die Datensatzverwaltung

Wenn Sie zulassen, dass die Archivierung von Social-Media-Inhalten in die Verantwortung jedes Einzelnen fällt, ohne sie zu jemandes Aufgabe zu machen, ist Ihre Agentur einem hohen Risiko ausgesetzt. Dies gilt insbesondere für Organisationen, die mehrere Profile plattformübergreifend verwalten. Je mehr Informationen Sie in sozialen Netzwerken teilen, desto leichter kann es passieren, dass ein Eintrag verloren geht.

Vermeiden Sie dieses Schicksal, indem Sie gemeinsam mit wichtigen Social-Media-Stakeholdern Archivierungsrollen und -verantwortlichkeiten definieren. Arbeiten Sie zusammen, um Folgendes zu identifizieren:

• Wer wird der Ansprechpartner für die Social-Media-Archivierung sein? Diese Person ist für die Entwicklung und Aufrechterhaltung aktueller Aufzeichnungsprozesse in Bezug auf soziale Medien verantwortlich. Sie sind auch dafür verantwortlich, Archivierungsaufgaben im festgelegten Rhythmus Ihrer Organisation auszuführen oder zu delegieren.
• Wie oft sollten Beiträge archiviert werden? Wie bereits erwähnt, hängt dies weitgehend von Ihrer bevorzugten Archivierungsmethode ab.
• Wo werden archivierte Inhalte gespeichert und wer kann darauf zugreifen? Offene Dateien im gemeinsam genutzten Speicher machen die Agenturen für alle böswilligen Akteure haftbar, die archivierte Inhalte manipulieren. Geben Sie aus Sicherheitsgründen an, wo Datensätze (und ihre Backups) sicher gespeichert werden können.

Betonen Sie frühzeitig und häufig, was als öffentliche Aufzeichnung gilt

Wenn Menschen an „FOIA“ denken, denken sie an Dokumente, Fotos und E-Mails. Social-Media-Beiträge hingegen stehen normalerweise nicht im Vordergrund. Es liegt an Ihrem Team, sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen die wahre Definition einer öffentlichen Aufzeichnung versteht und weiß, wo soziale Medien ins Spiel kommen.

Integrieren Sie während der Mitarbeiterschulung und der Einarbeitungssitzungen Informationen zu den Arten von Inhalten, die in Ihrem Bundesstaat als öffentliche Aufzeichnungen gelten. Aktualisieren Sie Ihre Social-Media-Richtlinie, um explizite Gebote und Verbote zur Compliance in sozialen Medien aufzunehmen. Manchmal mag es sich wie eine Überkommunikation anfühlen, aber wenn es um den öffentlichen Sektor geht, ist Vorsicht immer besser als Nachsicht.

Überprüfen Sie Ihre Social-Media-Richtlinie regelmäßig

Soziale Netzwerke ändern sich häufig und diese Änderungen können alles Mögliche umfassen – von neuen Nutzungsbedingungen bis hin zu neuen Funktionen. Alle diese Aktualisierungen können dazu führen, dass sich die Herangehensweise Ihrer Organisation an den Archivierungsprozess für soziale Medien ändert. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, dass Sie Ihre Social-Media-Richtlinie regelmäßig überprüfen.

Eine gute Social-Media-Richtlinie befasst sich mit einer Reihe von Themen, darunter Richtlinien für persönliche Konten, Regeln für Organisationsverbände und rechtliche Richtlinien. Diese Themen sind alles andere als statisch, daher ist es am besten, sie regelmäßig oder bei einem größeren Plattformwechsel erneut aufzugreifen.

Tools zur Archivierung sozialer Medien, um den Prozess zu vereinfachen

Nachdem Sie nun einige Best Practices kennen, auf die Sie verweisen können, können Sie einige Tools ausprobieren. Die folgenden Plattformen helfen Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Compliance-Anforderungen, ohne dass die Effizienz darunter leidet.

1. Sprout Social

Sprout Social vereint die Planung, Berichterstattung, Überwachung und Archivierung sozialer Medien in einem zentralen Tool und unterstützt so optimierte Arbeitsabläufe für Regierungsbehörden. Im Falle einer Datensatzanfrage können Vermarkter mithilfe der Suchfunktion im Abschnitt „Veröffentlichung“ bestimmte Beiträge anzeigen . Relevante Kommentare und Antworten können über die Suchfunktion im Smart Inbox gefunden werden.

Regierungsbehörden können auch den Inbox-Export von Sprout verwenden, um Beiträge, Nachrichten und Bewertungen aus dem Smart Inbox zu Aufzeichnungszwecken schnell in eine CSV-Datei zu exportieren. Diese Exporte bieten eine klare Dokumentation granularer Metadaten, einschließlich Nachrichtentyp und Zeitstempel, des Sprout-Benutzers, der jede Nachricht gesendet oder bearbeitet hat, und Permalinks zur Nachricht im ursprünglichen Netzwerk.

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3. ArchiveSocial

ArchiveSocial ist eine Social-Media-Archivierungslösung von CivicPlus. Dieses Tool unterstützt Vermarkter in Regierungsbehörden bei der Aufbewahrung von Aufzeichnungen in Echtzeit, die im Einklang mit den Gesetzen zur öffentlichen Aufzeichnung erfolgt. Während CivicPlus ein Lösungsportfolio für Organisationen des öffentlichen Sektors bietet, handelt es sich bei ArchiveSocial um eine Punktlösung, die sich ausschließlich auf die Archivierung konzentriert.

3. Pagefreezer

Pagefreezer ist eine weitere digitale Echtzeit-Archivierungslösung, die die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Web- und Social-Media-Aktivitäten unterstützt. Das Tool ermöglicht es Unternehmen jeder Größe, digitale Inhalte dauerhaft in sozialen Netzwerken und darüber hinaus aufzubewahren, dann auf diese Archive zuzugreifen und sie wiederzugeben, als wären sie noch live. Während Pagefreezer mehr als nur soziale Archivierung bietet, bieten sie keine Planungs-, Berichts- oder Abhörfunktionen für soziale Medien.

Optimieren Sie Ihren Ansatz zur Social-Media-Archivierung mit Sprout

Mit Sprout Social können Regierungsbehörden die Verwaltung und Archivierung sozialer Medien in einem einzigen Budgetposten konsolidieren und dabei gleichzeitig ein hohes Maß an Compliance gewährleisten.

Um mehr darüber zu erfahren, wie Sprout Regierungsbehörden dabei hilft, mithilfe der sozialen Medien stärkere Beziehungen zu ihren Wählern aufzubauen, vereinbaren Sie noch heute eine Demo.

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