5 Tipps für die Ausrichtung einer erfolgreichen virtuellen Konferenz oder Veranstaltung

Da die COVID-19-Pandemie Reisen und überfüllte persönliche Versammlungen einschränkt, haben virtuelle Konferenzen und Veranstaltungen ihre persönlichen Gegenstücke ersetzt. Anstatt dass diese Unterbrechungen die Planung verlangsamen, scheint es, als ob es zwischen Webinaren und Einführungsveranstaltungen und Branchenkonferenzen mehr Veranstaltungen als je zuvor gibt.

Da diese virtuellen Events mittlerweile so verbreitet sind, sind Vorbereitung und eine etablierte Strategie der Schlüssel, um sich von der Masse abzuheben. Virtuelle Events sind kein neues Konzept. Direct-to-Consumer-Unternehmen haben oft reine digitale Produkteinführungen und Social-Media-Funktionen machen diese nur noch einfacher und einfacher.

Wenn Sie zum ersten Mal eine virtuelle Konferenz oder Veranstaltung veranstalten, bewaffnen Sie sich mit diesen Tipps für ein erfolgreiches Erlebnis.

Arten von virtuellen Konferenzen und Veranstaltungen

Viele persönliche Veranstaltungen können in digitale Erlebnisse umgewandelt werden, solange Sie die notwendige Planung im Voraus vornehmen. Branchenkonferenzen mit vielen Präsentationen und Referenten funktionieren in einer virtuellen Umgebung, aber Sie müssen sich auch Gedanken darüber machen, wie das übliche Networking-Stück einer persönlichen Veranstaltung virtuell funktionieren wird. Die Leute besuchen diese Art von Veranstaltungen teilweise für spontane Gespräche und Satelliten-Networking-Events, die entstehen.

Über Branchenkonferenzen hinaus haben wir viele Beispiele für virtuelle Veranstaltungen gesehen, darunter Festivals, Konzerte, Produkteinführungen, Firmenversammlungen und sogar Happy Hour. Für fast jede Art von Veranstaltung gibt es eine virtuelle Alternative.

1. Budget, Budget, Budget

Nur weil es sich jetzt um eine virtuelle Veranstaltung handelt, heißt das noch lange nicht, dass Sie Ihr Budget ausgeben können. Ja, Sie können den Druck, den persönlichen technischen Support, die Reservierung des Veranstaltungsortes und die Beschilderung einsparen, aber das Marketing nicht vollständig streichen. Virtuelle Veranstaltungen haben einen geringeren Overhead als persönliche Veranstaltungen, aber je mehr Aktivität und Anwesenheit Sie haben, desto mehr müssen Sie einplanen, insbesondere für die unterstützende Technologie.

Ein Veranstaltungsort wird durch die Software oder App ersetzt, mit der Sie die Veranstaltung ausrichten. Die Anzahl der Teilnehmer, sowohl Referenten als auch Teilnehmer, und Ihr gewünschtes Maß an Interaktion bestimmen die Art der Verwaltungsplattform, die Sie verwenden. Einige Veranstaltungen fanden vollständig auf Instagram Live statt, während es sich bei anderen um vorab aufgezeichnete Videos handelt, die zu festgelegten Zeiten veröffentlicht werden.

Sponsoring ist ein wichtiger Bestandteil der Veranstaltungsplanung. Wenn Sie also weiterhin Swag verschicken oder virtuelle Happy Hour veranstalten möchten, passen Sie Ihren Sponsoring-Plan unbedingt an die Anforderungen einer virtuellen Veranstaltung an. Das persönliche Geschäft, das bei der Veranstaltung anwesend sein sollte? Es kann jetzt ein Online-Dropship-Store mit Sonderangeboten oder Angeboten für die Teilnehmer sein.

Andere Budgetierungsposten, die Sie im Zusammenhang mit virtuellen Veranstaltungen berücksichtigen müssen, sind: starke Werbung in sozialen Medien, Live-Untertitelung, Moderation von Kommentaren und das Hosten von Videos und Dokumenten nach dem Ende der Veranstaltung. Kleinere Veranstaltungen wie Webinare und ganztägiges Live-Streaming benötigen all dies nicht, also prüfen Sie, was Sie priorisieren sollten und was Sie von Ihrem Budget kürzen können.

2. Mischen Sie Live-Streams und aufgezeichnete Videos

Die Festlegung Ihres Zeitplans und das Aufsuchen von Vorträgen, die Sie nicht verpassen möchten, sind wichtige Bestandteile einer Konferenz. Der Vorteil einer virtuellen Veranstaltung besteht darin, dass Sie in der Regel Vorträge ansehen können, die Sie verpassen. Aber was ist der Sinn der Teilnahme, wenn Sie später nur zuschauen können? Peppen Sie Ihre Veranstaltungen auf und machen Sie sie mit unterhaltsamen Live-Streams, virtuellen Breakout-Räumen oder Diskussions-Chats und anderem interaktiven Material attraktiver für Live-Teilnehmer.

Vorab aufgezeichnete Videos entlasten Ihre Lautsprecher bei technischen Problemen und ermöglichen bei Bedarf auch eine Bearbeitung. Am Ende jeder ihrer Sitzungen können die Redner entweder in einem Live-Video oder im Chatroom zugeschaltet werden, um Fragen zu beantworten, genau wie bei einer persönlichen Veranstaltung.

Die California Academy of Sciences veranstaltete früher eine wöchentliche NightLive-Veranstaltung. Jede Veranstaltung hatte ein Thema und beinhaltete relevante Referenten und Vorführungen. Während der Pandemie hat das Museum diese wöchentlichen Veranstaltungen in Virtual NightLife und NightSchool umgewandelt, die beide Live-Streaming-Veranstaltungen sind, die ihre persönlichen Veranstaltungen widerspiegeln. Wenn Sie diese auf Facebook Live haben, werden Kommentare angeregt und das Video wird auch für zukünftige Teilnehmer zum Ansehen gespeichert.

Livestreams, ob auf Facebook Live, Instagram oder einer anderen Streaming-Plattform, sind für alle viel interaktiver und ein Mehrwert, wenn die Teilnehmer für die Teilnahme bezahlen müssen.

Das Mischen der beiden Arten von Videos in einer Veranstaltung macht Spaß und ist unvergesslich, da der Veraltungsfaktor überwunden wird, den streng voraufgezeichnete Videos haben können.

3. Bereiten Sie Ihre Lautsprecher vor

Stellen Sie für eine vollständig virtuelle Veranstaltung sicher, dass Ihre Redner vollständig vorbereitet sind. Größere Veranstaltungen sollten Testläufe für Internetgeschwindigkeit, Komfortniveau mit der Technologie und Mikrofonprüfungen durchführen. Livestreaming und die Nutzung der von Ihnen gewählten Veranstaltungsplattform können für Ihre Redner eine neue Erfahrung sein, daher ist es am besten, sie auf das vorzubereiten, was ihnen begegnen könnte. Müssen sie die Kommentare selbst moderieren? Müssen sie ihren Bildschirm für eine Folienpräsentation freigeben?

Einige gängige Szenarien, auf die Sie sich vorbereiten sollten, sind:

• Finden Sie die beste physische Umgebung für Ihren Lautsprecher, um Unterbrechungen zu minimieren und einen klaren Klang zu haben. Testen, üben und bereiten Sie die Ausrüstung vor, um sicherzustellen, dass alle Lautsprecher mit ungefähr dem gleichen Schallpegel senden, um überraschende Lautstärkeänderungen für die Zuschauer zu vermeiden.
• Wenn Sie einen Bildschirm oder Livestream teilen, erhalten Sie Tipps dazu, was Sie auf Ihrem Computer ausschalten sollten, z. B. das Anhalten aller Benachrichtigungen.
• Kommentieren oder nicht kommentieren? Im Idealfall haben Sie eine separate Person, die die Kommentare moderiert, damit sich der Sprecher auf seinen Vortrag konzentrieren kann. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass sie mit dem Verhaltenskodex der Veranstaltung und dem Umgang mit anstößigen Kommentatoren vertraut sind
• Technologieprobleme. Was passiert, wenn die Technik des Redners versagt oder die Software ausfällt oder seine Folien nicht funktionieren? Halten Sie Backup-Pläne für all diese möglichen Probleme bereit.

Schließlich sind Redner eine weitere Werbequelle für Ihre Veranstaltung. Sie möchten, dass sie für ihren Vortrag werben, damit ihr aktuelles Publikum das Gefühl hat, dass es sich lohnt, an der Veranstaltung teilzunehmen. Um es den Rednern zu erleichtern, bereiten Sie mehrere Werbematerialien in idealen Social-Media-Größen und vorgeschlagenen Bildunterschriften vor. Auf diese Weise müssen sie lediglich den Inhalt planen und die Bildunterschriften einfügen.

4. Legen Sie Erwartungen für die Teilnehmer fest

Ob es sich um eine große Branchenkonferenz oder einen Live-Stream zu einem einzelnen Thema handelt, Sie müssen effektiv kommunizieren, was die Teilnehmer erwarten können. Es stinkt, sich Zeit für die Teilnahme an einer Veranstaltung zu nehmen, nur um festzustellen, dass das Thema zu breit gefächert oder auf ein anderes Publikum ausgerichtet ist. Machen Sie deutlich, was die Veranstaltung ist und für wen sie ist. Wie hebt es sich von all den anderen virtuellen Veranstaltungen da draußen ab?

Wenn Sie eine persönliche Veranstaltung in eine virtuelle umwandeln, sollten Sie darüber sprechen, wie die wichtigsten Funktionen online aussehen werden. Wie sieht ein Begrüßungsempfang und ein Keynote-Speaker-Teil für die Teilnehmer aus? Veröffentlichen Sie wie bei jeder Veranstaltung einen Zeitplan. Lassen Sie sie wissen, ob sie vorab aufgezeichnet wurde, ob Kommentare verfügbar sind, ob die Präsentation gespeichert wird und wie die Interaktion aussehen wird. Werden Teilnehmervideos ein- oder ausgeschaltet sein? Sind Hashtags verfügbar, sodass Live-Tweets oder ergänzende Twitter-Chats möglich sind?

Die Comic-Con, eine Veranstaltung, die in der Vergangenheit mehr als 130.000 Teilnehmer angezogen hat, wurde 2020 vollständig virtuell. Um das persönliche Erlebnis, die für die Veranstaltung geplanten Wettbewerbe, viele Gespräche, eine Online-Ausstellungshalle, Uhrenpartys und mehr nachzubilden.

Machen Sie es den Teilnehmern sehr einfach, einen Veranstaltungsplan zu erstellen, und erhalten Sie die richtigen Links, zu denen sie gehen können, wenn es an der Zeit ist, daran teilzunehmen. Wenn eine Veranstaltungsplattform verwendet wird, senden Sie Anleitungen zu deren Verwendung und erforderlichen Downloads. Zugänglichkeitsfunktionen wie Live-Untertitel und Übersetzungen sollten ebenfalls berücksichtigt werden. Mit einer virtuellen Veranstaltung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Besucherbasis zu erweitern und effektiv mehr potenzielle Leads und sinnvolles Engagement zu generieren. Diejenigen, die nicht zu der Veranstaltung reisen konnten, können jetzt an der virtuellen teilnehmen.

Nehmen Sie sich zu guter Letzt Zeit für das Networking, insbesondere wenn es sich um eine Branchenkonferenz handelt, die normalerweise diese Komponente hat. Von Sponsoren veranstaltete Happy Hour, schnelle Einzelgespräche und thematische Breakout-Räume sind Möglichkeiten, das Networking zu fördern. Für welche Plattform Sie sich auch entscheiden, die Veranstaltung zu veranstalten, ermutigen Sie die Teilnehmer, ihr Profil vollständig auszufüllen, damit sie leichter mit Branchenkollegen in Kontakt treten können.

5. Planen Sie die Aktion: Vorher, während und nachher

Marketing, insbesondere in den sozialen Medien, wird einen großen Teil Ihrer Vorbereitung ausmachen. Das Bezahlen von Social-Media-Anzeigen ist ein Muss für digitale Events, aber vergessen Sie nicht Event-Landingpages und Newsletter-Versand. Events wie Sprout Sessions Digital 2020 haben einen vollen Werbeplan, der vor dem Event beginnt. Die Bemühungen enden auch nicht mit dem Tag der Veranstaltung – virtuelle Veranstaltungen bieten viele Möglichkeiten, Livestreams und digitale Inhalte noch Wochen nach der Veranstaltung wiederzuverwenden.

Zum Glück für Sie machen es virtuelle Events einfach, Ihren ROI zu verfolgen. Zwischen Social Media Listening, Keyword- und Tag-Analyseberichten und digitalen Werbeanalysen möchten Sie wissen, wie gut Ihre Kampagne funktioniert.

Die MozCon, eine persönliche Veranstaltung, wurde 2020 digital. Die Zielseite zeigt deutlich, was die Teilnehmer vom virtuellen Aspekt erwarten können. Noch besser, ihre Post-Event-Promotion beinhaltet ein kostenpflichtiges Videopaket, das Sie kaufen können, wenn Sie die Teilnahme verpasst haben.

Das Hosten virtueller Veranstaltungen mit Videositzungen bedeutet, dass Ihnen jetzt eine Fundgrube an Inhalten zur Verfügung steht. Verwenden Sie den Inhalt in anderen Formaten wie Podcast-Episoden, Zitatgrafiken und langen Artikeln.

Bedanken Sie sich nach der Veranstaltung bei allen Beteiligten und verwenden Sie Folgeumfragen, um zu verstehen, woran Sie beim nächsten Mal arbeiten können. Diese Umfrageergebnisse können auch als Testimonials für die Veranstaltungswerbung im nächsten Jahr dienen.

Fazit

Planung und Vorbereitung sind Säulen für die Ausrichtung einer erfolgreichen virtuellen Konferenz oder Veranstaltung. Wenn alle Beteiligten – Referenten, Teilnehmer, Moderatoren – wissen, was sie erwartet und wie sie teilnehmen können, wird die Erfahrung viel reibungsloser. Virtuelle Veranstaltungen haben den Vorteil, dass sie kostengünstiger sind, ein breiteres Publikum besuchen und Analysen einfach nachverfolgen können, aber das bedeutet nicht, dass Sie an anderen notwendigen Elementen sparen sollten.

Der Bereich der virtuellen Veranstaltungen wird von Jahr zu Jahr überfüllter, daher müssen Sie effektiv kommunizieren, warum Ihre diejenige ist, an der Sie teilnehmen, und nicht die anderen. Zusätzliche Funktionen wie Live-Streams und Live-Fragen und Antworten werden die Teilnahme der Teilnehmer erhöhen.

Sie möchten gerne Ihre eigene virtuelle Konferenz oder Veranstaltung veranstalten, brauchen aber etwas Inspiration? Nutzen Sie Social Listening, um zu sehen, welche thematischen Lücken geschlossen werden können.