Erfolgreiche Events beginnen mit Social Media

Was haben Event-Teams und Social-Teams gemeinsam? Beide sind aufgerufen, „ihre Magie zu wirken“. Aber für beide Teams ist diese wahrgenommene Magie eine Aktion, die in Strategie, Daten und Benutzererfahrung verwurzelt ist.

Hören Sie unten zu und lesen Sie weiter, um zu hören, wie Sprouts Manager of Events, Alysha Daytner, und Senior Manager of Social Media, Rachael Samuels, darüber sprechen, wie sie sich zusammenschließen, um herausragende Erlebnisse zu schaffen.

Alysha: Ich finde es toll, dass wir darüber im Detail sprechen, weil unsere Partnerschaft so organisch ist. Auch wenn unsere beiden Teams große Beiträge hinter den Kulissen leisten können, passiert eine Menge! Veranstaltungen könnten ohne Ihre Einsicht keine Erlebnisse schaffen.

Rachel: Richtig? Ihr Team bindet uns von Anfang an ein, und das ist wichtig für beide Seiten dieser Gleichung.

Alysha: Wenn wir eine Veranstaltung aufbauen, bauen wir sie für ein definiertes Publikum auf. Dies ist etwas, was Ihr Team so gut macht, weshalb wir immer um Ihre Meinung bitten, aber es kann ein einschüchternder Ausgangspunkt sein. Wie validieren Sie Ihren Instinkt für das, was ein Publikum will?

Rachael: Glücklicherweise macht Sprout das einfach. Als Social-Media-Profis sind wir ständig auf unser Publikum eingestellt … nicht nur durch die tägliche Verwaltung unserer Kanäle, sondern auch durch die Verwendung von Listening , um die Gespräche aufzudecken, die unser Publikum in Echtzeit führt. Wir können uns in bestimmte Themen einarbeiten, Stimmungen verstehen und Dinge aufdecken, die wir vielleicht übersehen, indem wir uns nur auf unseren Instinkt verlassen.

Alysha: So wissen wir zum Beispiel, wann unser Publikum unter digitaler Event-Müdigkeit leidet, und das hilft uns, Entscheidungen zu treffen, z. B. kürzere Sessions oder kürzere Events zu gestalten.

Rachael: Ich bin für kürzere Sitzungen hier!

Alysha: Aber das ist auch ein unglaublicher Schub für unsere Programmentwicklung. Wir treffen klügere, strategischere Entscheidungen über die Arten von Sitzungen, die wir aufbauen (z. B. ein Hauptredner im Vergleich zu tiefergehenden Workshops), wenn wir die Bedürfnisse und Wünsche unseres Publikums anhand sozialer Daten betrachten.

Alysha: Reden wir über Beförderung. Wir verlassen uns auf verschiedene Kanäle, um unsere Erfahrungen zu bewerben, dazu gehören natürlich auch die sozialen Medien. Wie können Veranstaltungsteams ausgezeichnete Partner von Social Teams sein, wenn es darum geht, im Vorfeld einer Veranstaltung Spannung aufzubauen?

Rachael: Da die soziale Strategie so viele Inputs hat, ist es umso besser, je früher wir Informationen über ein Ereignis haben.

Alysha: Richtig – ich würde Sie niemals eine Woche vor einem Event lockern und Sie bitten, „Ihre Magie zu wirken“.

Rachael: Im Namen aller Social-Media-Profis weiß ich das zu schätzen! Alles, von den logistischen Details einer Veranstaltung bis hin zu den Kernbotschaften an die Zielgruppe, hilft uns bei der Entscheidung, welche Kanäle und Strategien zu verwenden sind. Event-Teams können auch Social-Teams helfen, indem sie ihre eigene Vision für Werbung teilen, was uns hilft, einen Startplatz zu schaffen. OK, ich bin an der Reihe, eine Frage zu stellen…

Alysha: …Ja, bitte!

Rachael: Was können Social Teams von Event-Teams verlangen? Wir wissen, dass Sie alle viel zu tun haben, wenn es darum geht, eine Veranstaltung zu produzieren. Wie können wir durchdachte Partner sein, während Sie alles von der Werbung über die Lautsprecher bis hin zum Branding steuern … bis hin zu den Killer-Playlists, die Sie zusammenstellen?

Alysha: Die Wiedergabelisten! Ein echter Vorteil des Jobs! Ich finde es übrigens toll, dass du das fragst. Ich weiß, dass ich mich schuldig gemacht habe, einfach Ihrem Fachwissen zu vertrauen, ohne genau zu wissen, was Sie brauchen. Seien Sie ehrlich mit mir: Sagen Sie mir, dass Sie die Vision der Veranstaltung verstehen müssen oder dass Sie Bilder oder Zitate bis zu bestimmten Fristen benötigen … und teilen Sie die Auswirkungen auf Ihre Arbeit mit, wenn ich sie Ihnen nicht zukommen lasse. Hier gibt es keine „Magie“!

Rachael: Das machen wir zu unserem neuen Motto.

Alysha: Du weißt, dass ich dabei bin.

Alysha: Apropos Zeitpläne – Event-Teams (und das sage ich für mich selbst) müssen daran denken, dass Social-Teams benachrichtigt werden müssen, wenn ein Event Live-Berichterstattung benötigt.

Rachael: Hundert Prozent. Wir betrachten uns als Teil des Produktionsteams, daher ist es für die Berichterstattung am Veranstaltungstag entscheidend, uns in die Ablaufdokumente, Schlüsselbotschaften und Erwartungen einzubeziehen.

Alysha: Warte, du meinst, du wartest nicht nur mit geöffneten Instagram-Geschichten, bereit, Inhalte zu erstellen?

Rachael: Ich meine … das sind wir … aber wie in jedem Arbeitsbereich gilt: Je mehr Planung und Strategie wir dahinterstecken, desto besser.

Alysha: Ich sage immer „Ich hasse Überraschungen, von denen ich nichts weiß.“ Das fühlt sich relevant an.

Rachael: Warte, ist Alysha: Das ist diese Partnerschaft, von der ich spreche! Du verstehst es!

Rachael: Eine letzte Sache, die sich auf Überraschungen bezieht … Einen Plan zu erstellen, wie unsere Teams während einer Live-Veranstaltung kommunizieren werden, insbesondere wenn wir uns an verschiedenen physischen Orten befinden, ist eine weitere Möglichkeit, wie wir starke Partner sein können.

Alysha: Das ist so ein großartiger Punkt. Wenn sich etwas ändert, braucht das gesamte Produktionsteam – einschließlich der sozialen Medien – eine klare Botschaft darüber, was sich geändert hat und wie es damit umgeht. Das kann alles sein, von einem technischen Fehler (mein Albtraum) bis hin zur Verwaltung von Twitter-Threads, die abheben.

Alysha: Zusammenfassend lässt sich sagen, dass unsere Teams besser funktionieren, wenn sie zusammenarbeiten. Frühzeitig zusammenzuarbeiten, Daten zu nutzen, um Entscheidungen zu treffen, sich darüber im Klaren zu sein, was jede Seite braucht, um erfolgreich zu sein, und zu kommunizieren, hilft uns allen!

Rachael: Ich wünschte, wir könnten durch den Bildschirm High Five geben!

Alysha: Danke für das Gespräch. Aufgeregt, wenn ich mehr über das nächste Event erzählen kann, das wir aushecken.

Rachael: Dasselbe. Vielen Dank!

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Social Listening Ihnen helfen kann, Ihre Marketingausgaben zu maximieren? Lesen Sie unseren Leitfaden zum ROI des Zuhörens in sozialen Medien.