Stakeholder-Mapping 101: Eine Kurzanleitung zu Stakeholder-Maps

Stakeholder sind Personen oder Organisationen innerhalb oder außerhalb des Projekts, die ein berechtigtes Interesse an seinem Erfolg haben. Dieses Interesse kann sich positiv oder negativ auf die Projektabwicklung auswirken. Daher ist es entscheidend, Ihre Stakeholder zu kennen.

Sie müssen nicht nur in der Lage sein, die Stakeholder des Projekts zu identifizieren, sondern Sie müssen sie auch verwalten. Es ist eine große Aufgabe. Woher wissen Sie, wer was braucht, wenn Sie während des Projekts mit ihnen kommunizieren? Das ist der Beginn des Stakeholder-Managements, und es beginnt mit dem Stakeholder-Mapping.

Was ist eine Stakeholder-Karte?

Eine Stakeholder Map ist eine visuelle Einfluss-Interessen-Matrix mit vier Quadranten, die verwendet wird, um Stakeholder zu identifizieren und sie in Bezug auf ihren Einfluss und ihr Interesse am Projekt zu kategorisieren.

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Die y-Achse bestimmt den Grad des Interesses, vom höchsten oben bis zum niedrigsten unten – was bedeutet, wie stark die Stakeholder vom Ergebnis des Projekts beeinflusst werden. Die x-Achse des Rasters misst den Grad des Einflusses des Stakeholders oder wie stark der Stakeholder das Projekt beeinflussen kann, von niedrig (linke Seite) bis hoch (rechte Seite).

Stakeholder werden dann auf dieser Karte dargestellt, je nachdem, wie sie auf diese beiden Metriken fallen.

Eine Stakeholder-Map ist der erste Schritt zum Stakeholder-Management, indem sie die Beziehung des Stakeholders zum Projekt definiert. Es wird fast jede Entscheidung beeinflussen, die ein Projektmanager in Bezug auf seine Stakeholder trifft, einschließlich der Häufigkeit ihrer Treffen und wie viele Informationen sie über das Projekt erhalten.

Die Bedeutung des Stakeholder-Mappings

Ein Stakeholder-Mapping ist wichtig, weil Stakeholder für den Erfolg eines Projekts wichtig sind. Es gibt in der Regel viele Stakeholder, was viele und unterschiedliche Erwartungen bedeutet. Ohne Stakeholder in Bezug auf ihren Einfluss und ihr Interesse am Projekt abzubilden, wird es Ihnen schwer fallen, mit ihnen zu kommunizieren und sie bei Laune zu halten.

Aber es ist auch eine Einbahnstraße. Eine gute Kommunikation mit Stakeholdern gibt Projektmanagern dringend benötigte Einblicke in das Projekt, was ihnen auf unzählige Weise hilft. Es hilft, Risiken zu mindern und die wahren Ziele des Stakeholders für das Projekt zu entdecken.

Mit anderen Worten, das Stakeholder-Mapping ist der Beginn eines effektiven Kommunikationsplans. Ohne Kommunikation können Projekte nicht gelingen. Je besser die Kommunikation, desto reibungsloser verläuft das Projekt und desto einfacher wird es, die Wünsche Ihrer Stakeholder zu verstehen.

Stakeholder-Mapping ist auch eine Möglichkeit, Erwartungen zu verwalten. Indem Sie Ihre Stakeholder kartieren, wissen Sie, wie sie in Bezug auf das Projekt stehen. Während das Projekt ausgeführt wird, kann sich ein Projektmanager daher schrittweise mit diesen Erwartungen befassen und sie mit dem Projekt in Einklang bringen, sodass alle mit den Ergebnissen zufrieden sind.

Beispiel einer Stakeholder-Karte

Um Ihnen ein Beispiel und die Möglichkeit zu geben, Ihre eigene Stakeholder-Map zu erstellen, laden Sie unsere Stakeholder-Map-Vorlage herunter. Es liefert die Gliederung und alles, was Sie tun müssen, ist die Details hinzuzufügen. Unsere Stakeholder-Map-Vorlage ist unten dargestellt:

Es gibt vier Möglichkeiten, Ihre Kommunikation mit Stakeholdern zu verwalten: Verwalten Sie sie eng, halten Sie sie zufrieden, halten Sie sie auf dem Laufenden oder überwachen Sie sie einfach.

• Wenn Ihr Stakeholder ein hohes Maß an Einfluss auf das Projekt hat, aber nicht so viel Interesse, sollte er zufrieden gestellt werden, was bedeutet, dass er regelmäßige Updates benötigt und sein Feedback wichtig ist.
• Ein Stakeholder mit einem hohen Maß an Einfluss und Interesse muss engmaschig verwaltet werden. Das bedeutet, dass Sie sich häufiger mit ihnen treffen als mit der Gruppe, die in der Kategorie „Zufrieden bleiben“ ist, und ihr Feedback ist auch für jede Entscheidungsfindung von entscheidender Bedeutung.
• Diejenigen mit geringerem Einfluss und höherem Interesse sind in der Regel Ihr Kundenstamm. Sie brauchen auch Updates zum Fortschritt, aber nicht mit der Häufigkeit der Gruppen „genau verwalten“ und „zufrieden bleiben“. Diejenigen, die sowohl wenig Einfluss als auch Interesse haben, müssen natürlich überwacht werden, müssen aber wahrscheinlich nur über große Schritte im Projekt informiert werden.

So erstellen Sie eine Stakeholder-Karte

Wenn Sie bereit sind, Ihre Stakeholder-Karte zu erstellen und den Stakeholder-Mapping-Prozess zu starten, sollten Sie diese vier Schritte befolgen:

1. Stakeholder identifizieren

An einem Projekt können viele Beteiligte beteiligt sein. Die Liste, die Sie erstellen, hängt von Ihrer Organisation, den Auswirkungen des Projekts und seinen Zielen ab. Das bedeutet, dass Sie die Liste möglicherweise im Laufe des Projekts überarbeiten müssen.

2. Stakeholder analysieren

Der nächste Schritt verlangt nach einer Analyse. Dies hilft Ihnen herauszufinden, wie relevant sie für das Projekt sind und welche Perspektive sie einbringen. Definieren Sie dazu, welche Art von Stakeholdern sie sind, wie viel sie zum Projekt beitragen könnten und welche Legitimität sie dabei haben. Sind sie bereit, sich zu engagieren? Wie viel Einfluss und Beteiligung am Projekt haben sie?

Siehe auch: Stakeholder-Analyse-Vorlage

3. Stakeholder zuordnen

In diesem Fall erstellen Sie Ihre Box und teilen sie in vier Teile, wobei die y-Achse den Grad des Einflusses von niedrig (unten) bis hoch (oben) misst. Auf der x-Achse ordnen Sie das Interesse zu, niedrig (links) bis hoch (rechts). Zeichnen Sie sie anhand Ihrer Liste der Stakeholder und der von Ihnen erstellten Analyse entlang der beiden Achsen auf.

4. Priorisieren Sie Stakeholder

Nachdem Sie Ihre Stakeholder auf der Karte aufgelistet, analysiert und grafisch dargestellt haben, können Sie damit beginnen, einen Plan zu entwickeln, wie Sie im Laufe des Projekts mit den Stakeholdern zusammenarbeiten werden. Je nachdem, wo sie auf der Karte landen, werden Sie sie entweder genau verwalten, um sie nur zu überwachen. Dies ist der Beginn Ihres Stakeholder-Kommunikationsplans und des gesamten Stakeholder-Managements.

Best Practices beim Stakeholder-Mapping

Es hilft, wenn Sie so viele Informationen wie möglich über alle Ihre Stakeholder erhalten. Sie möchten wissen, wer sie sind und wie sie gerne kommunizieren. Einige bitten Sie möglicherweise nur, ihnen Updates per SMS zu senden, andere möchten persönliche Präsentationen und einige bevorzugen möglicherweise einen Anruf. Kennen Sie die Kommunikationsmethode, die sie wünschen, und bestimmen Sie eine für sie richtige Frequenz.

Seien Sie inklusiv

Ein weiterer Aspekt Ihres Stakeholder-Mappings ist das Verständnis der kulturellen oder sprachlichen Vielfalt unter ihnen. Wenn sie nicht Ihre Muttersprache sprechen, müssen Sie Ihre Nachrichten anpassen. Es ist wichtig, integrativ zu sein und zu wissen, was für einen Stakeholder richtig ist, kann für einen anderen falsch sein.

Kommunizieren Sie klar

Der Inhalt Ihrer Mitteilungen muss klar sein. Sie möchten Fachjargon vermeiden und einfach die Fakten darstellen. Seien Sie transparent, wenn Sie kommunizieren, und achten Sie immer darauf, was sicher ist und was nicht. Seien Sie offen für das Feedback Ihrer Stakeholder und wissen Sie, wie sie Ihre Entscheidungen beeinflussen können.

Seien Sie offen und ehrlich

Halten Sie sich niemals mit Informationen zurück, insbesondere nicht mit schlechten Nachrichten. Je früher Sie es öffentlich machen können, desto schneller können Sie auf die Erwartungen der Interessengruppen eingehen und etwaige Bedenken bewältigen.

Bleiben Sie verfügbar

Halten Sie schließlich die Kommunikationswege offen. Bleiben Sie mit Ihren Stakeholdern in Kontakt, geben Sie ihnen aber auch einen Kanal, über den sie Sie bei Bedarf erreichen können. Wenn sie das tun, hören Sie zu, was sie zu sagen haben, interagieren Sie mit ihnen, stellen Sie Ihre eigenen Fragen. Kommunikation ist ein Austausch von Informationen.

Wie ProjectManager Ihnen hilft, Stakeholder zu verwalten

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software, die die Kommunikation in Echtzeit mit Berichten fördert, die den Fortschritt erfassen, während er geschieht, um alle am Projekt Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Unsere Funktionen helfen Ihnen, Ihre Stakeholder einfach auf dem Laufenden zu halten.

Stakeholder möchten wissen, wie Sie das Projekt umsetzen werden. Projektmanager arbeiten hart daran, einen praktikablen Zeitplan in unserem Online-Gantt-Diagramm zu erstellen, das Aufgaben organisiert, Abhängigkeiten verwaltet und Meilensteine ​​festlegt. Der Zeitplan kann mit Stakeholdern geteilt werden, um sie auf dem Laufenden zu halten.

Stellen Sie Stakeholdern Echtzeitdaten zur Verfügung

Sobald sie Ihren Plan kennen, werden sie sehen wollen, wie es während der Ausführung vorankommt. Sie können das Echtzeit-Dashboard teilen, das eine Übersicht über Projektmetriken wie Fortschritt bei Aufgaben, verbleibende Zeit, Kosten und mehr zeigt.

Teilen Sie den Stakeholdern bei Bedarf Projektdetails mit

Für einen detaillierteren Einblick in Fortschritt und Leistung haben wir One-Click-Berichte. Generieren Sie Statusberichte, Projektkosten und vieles mehr auf Knopfdruck. Drucken Sie den Bericht dann aus oder teilen Sie ihn mit Stakeholdern, und alle Berichte können gefiltert werden, um nur die Daten anzuzeigen, an denen sie interessiert sind.

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