Was ist eine Leistungsbeschreibung? Definition & Beispiele

Ganz gleich, in welcher Branche Sie tätig sind, die einzige Konstante während des gesamten Projektlebenszyklus eines Projekts ist der Papierkram. Es gibt immer viel Papierkram zu erstellen, zu genehmigen, zu archivieren und schließlich zu archivieren. Alle diese Projektmanagementdokumente sind wichtig, aber das Statement of Work (SOW) ist mit Sicherheit eines der wichtigsten, da es zu Beginn eines Projekts erstellt wird und alles umreißt, was in Ihr Projekt einfließen muss.

Mit effektiven Projektplanungstools und einer gründlichen und gut geschriebenen Leistungsbeschreibung (SOW) können Sie ein Projekt termingerecht und innerhalb des Budgets erfolgreich über die Ziellinie führen.

Was ist ein Statement of Work (SOW) im Projektmanagement?

Die Leistungsbeschreibung (SOW) ist ein rechtsverbindliches Dokument, das alle Aspekte des Arbeitsmanagements Ihres Projekts erfasst und definiert. Sie notieren die Aktivitäten, Ergebnisse und den Zeitplan für das Projekt. Es handelt sich um einen äußerst detaillierten Arbeitsvertrag, der die zwischen den Parteien vereinbarten Bedingungen und Konditionen definiert und die Grundlage für den Projektplan bildet.

Die Leistungsbeschreibung (SOW) ist eines der ersten Dokumente, die Sie erstellen, um die gesamte Landschaft des Projekts zu skizzieren, bevor Sie planen und ausführen. Aufgrund der großen Menge an erforderlichen Details kann die Aussicht, einen zu schreiben, entmutigend sein. Lassen Sie uns es daher in besser verdauliche Teile aufteilen. Ihre Leistungsbeschreibung wird viel detaillierter sein als Ihr Kostenvoranschlag, der ein einfacheres Dokument ist, das die durchzuführenden Arbeiten und die damit verbundenen Kosten umreißt.

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Was ist der Zweck einer Leistungsbeschreibung (SOW)?

Wie bereits erwähnt, ist die Leistungsbeschreibung ein detaillierter Überblick über den Projektumfang. Es ist auch eine Möglichkeit, die Projektanforderungen, Akzeptanzkriterien und Zahlungsbedingungen mit denjenigen zu teilen, die an dem Projekt arbeiten, unabhängig davon, ob sie zusammenarbeiten oder mit der Arbeit an dem Projekt beauftragt sind. Dazu gehören Interessengruppen wie Anbieter und Auftragnehmer, die sich für die Arbeit an dem Projekt bewerben.

Es ist auch für Projektmanager hilfreich, da es eine Struktur bietet, auf der der Projektplan aufbauen kann. Das Lastenheft hilft auch, Konflikte im Projekt zu vermeiden. Mit Details und Klarheit hilft die SOW, alle am Projekt Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten, und arbeitet daran, Verwirrung auf ein Minimum zu reduzieren.

Beim Erstellen Ihres Zeitplans hilft es, Projektmanagement-Software zu verwenden. Es kann sehr hilfreich sein, Ihre Aufgaben und Ressourcen zu organisieren, da es in dieser Phase des Projekts entscheidend ist, einen genauen Zeitplan zu erstellen.

Projektmanagement-Software kann Ihnen auch dabei helfen, einen Projektstrukturplan (WBS) zu erstellen, um Ihren Projektumfang zu vergrößern und die Aktivitäten, Ergebnisse und Meilensteine ​​Ihres Projekts zu identifizieren.

Beispiele für Arbeitsanweisungen

Eine SOW kann in Kategorien unterteilt werden. Es gibt drei Haupttypen, die im Wesentlichen wie folgt definiert werden können.

• Design/Detail : Wenn Sie diese SOW schreiben, vermitteln Sie dem Lieferanten, wie Sie die Arbeit erledigen möchten. Was sind die Anforderungen des Käufers, die den Prozess des Lieferanten steuern? Sie können eine Vorlage zum Sammeln von Anforderungen verwenden, um sicherzustellen, dass Sie sie alle erfassen. Diese Projektanforderungen können von Qualitätsabnahmekriterien und Zahlungsbedingungen bis hin zur Messung von Materialien reichen. In dieser SOW wird der Käufer für die Leistung verantwortlich gemacht, da er derjenige ist, der den Projektverlauf steuert.
• Aufwand/Zeit und Material/Einheitssatz: Dies ist eine nahezu universelle Version, die für die meisten Projekte gelten kann. Was es definiert, ist der Aufwand sowie die Materialien und Kosten pro Einheit. Es findet in der Regel Verwendung in kurzfristigen Verträgen.
• Leistungsbasiert: Dies ist die bevorzugte SOW von Projektmanagern, da sie sich auf den Zweck des Projekts, die Ressourcen und das erwartete Qualitätsniveau der Ergebnisse konzentriert. Es wird jedoch nicht erklärt, wie die Arbeit erledigt werden soll. Dies ermöglicht ein hohes Maß an Autonomie, wie man zu einem Ergebnis kommt, ohne dass ein bestimmter Prozess erforderlich ist.

Unabhängig von der Art des SOW-Dokuments, für das Sie sich entscheiden, sollten Sie eine Projektmanagement-Software verwenden, um den Prozess zu rationalisieren. ProjectManager kann alle Informationen, die Sie sammeln, in unserer Listenansicht organisieren. Aber unser Tool kann mehr als nur eine ausgefallene To-do-Liste erstellen wie andere Apps. Unsere Echtzeit-Software verfolgt Ihren Fortschritt und die Liste zeigt den abgeschlossenen Prozentsatz für jede Aufgabe. Sie können Ihrem Team Arbeit zuweisen, Prioritäten festlegen, benutzerdefinierte Tags hinzufügen und vieles mehr. Überzeugen Sie sich selbst und nehmen Sie noch heute an unserer kostenlosen 30-Tage-Testversion teil.

So schreiben Sie eine Projekt-Leistungsbeschreibung (SOW)

Eine Leistungsbeschreibung ist eine rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen einem Kunden und einem Anbieter, die die Bedingungen für die Ausführung des Arbeitsumfangs eines Projekts beschreibt. Es gibt viele Informationen, die in der SOW beschrieben werden müssen. Sie können dies selbst erstellen, wenn Sie möchten, aber die Verwendung von Projektmanagement-Tools, um sicherzustellen, dass nichts ausgelassen wird, wird sich als hilfreich erweisen. Sie haben nur eine Chance, Ihr SOW-Dokument zu erstellen, und Sie möchten, dass es richtig gemacht wird.

Hier ist eine Übersicht über die Schritte, die Sie befolgen müssen, um Ihre Leistungsbeschreibung zu schreiben:

1. Erstellen Sie eine kurze Einführung für Ihr Projekt.
2. Definieren Sie den Zweck Ihres Projekts.
3. Definieren Sie Ihren Projektumfang.
4. Erstellen Sie einen Projektstrukturplan, um Ihre Projektaufgaben, Meilensteine ​​und Ergebnisse zu identifizieren.
5. Erstellen Sie einen Projektplan für Ihre Aufgaben, Meilensteine ​​und Ergebnisse
6. Definieren Sie Projektanforderungen und Abnahmekriterien
7. Zahlungsbedingungen definieren.

Wir werden jede der an diesem Prozess beteiligten SOW-Komponenten im folgenden Abschnitt untersuchen.

In Bezug auf das Schreiben der Leistungsbeschreibung sollten Sie spezifisch sein. Sie möchten die verwendeten Begriffe klären, um sie allgemein verständlich zu machen. Definieren Sie außerdem klar, wer was tun wird und bis wann diese Aufgaben erledigt sein müssen. Dadurch vermeiden Sie später im Projekt Verwirrung, wenn Sie sich keine Missverständnisse oder Streitigkeiten leisten können.

Neben dem klaren Schreiben sollten Sie auch visuelle Elemente in die SOW aufnehmen. Dies wird dazu beitragen, die Linse auf die verschiedenen Aspekte des Projekts zu fokussieren. Das Einbeziehen von Bildmaterial, seien es Diagramme, Grafiken oder andere Illustrationen, die Ihnen helfen, das Projekt zu verdeutlichen, macht die SOW leichter verdaulich.

Nach all der Arbeit, die Sie geleistet haben, um die Einzelheiten des Projekts zu detaillieren, möchten Sie den letzten, entscheidenden Schritt nicht vernachlässigen – die Abnahme der Arbeit. Sie können nicht fortfahren, wenn Sie nicht dazu berechtigt sind. Oder genauer gesagt, Sie können, aber es könnte Sie den Erfolg des Projekts kosten. Stellen Sie daher sicher, dass die Verantwortlichen die Leistungsbeschreibung abgezeichnet haben.

Was sollte in einem Statement of Work (SOW) enthalten sein?

Es gibt so viele Teile in einer Leistungsbeschreibung wie in einem Projekt, daher ist es ratsam, ein Projektmanagement-Informationssystem zu verwenden, um Ihnen bei der Verwaltung aller seiner Komponenten zu helfen. Wenn Sie sich zunächst auf die Teile konzentrieren, können Sie sich zum Ganzen hocharbeiten. Um eine SOW vollständig zu verstehen, notieren Sie zunächst die Hauptaspekte des Projekts, auf das sie sich bezieht.

1. Einleitung

Beginnen Sie damit, zu erklären, welche Arbeiten durchgeführt werden, und geben Sie allgemeine Informationen über das Projekt. Und wer ist an dem Projekt beteiligt? Geben Sie diese Parteien an. Dies führt zu einem Dauerangebot, das die Preise für die für das Projekt gekauften Produkte oder Dienstleistungen zementiert, und zu einem formelleren Vertrag, der mehr ins Detail geht.

2. Zweckerklärung

Beginnen Sie mit der großen Frage: Warum initiieren Sie dieses Projekt? Was ist der Zweck des Projekts? Erstellen Sie eine Absichtserklärung, um diesen Abschnitt zu beginnen, und geben Sie eine gründliche Antwort auf diese Fragen, z. B. was sind die Projektziele, Ergebnisse und Rentabilität.

3. Umfang der Arbeit

Welche Arbeiten sind im Projekt zu erledigen? Beachten Sie im Arbeitsumfang, welche Hard- und Software benötigt wird. Welchen Prozess werden Sie verwenden, um die in Ihrem Projektumfang definierte Arbeit abzuschließen? Dazu gehören Ergebnisse, Zeitaufwand und sogar allgemeine Schritte, die erforderlich sind, um dies zu erreichen. Sie müssen eine Projektumfangserklärung erstellen, um alle Informationen über Ihren Projektumfang zu erfassen.

4. Wo wird die Arbeit durchgeführt?

Das Team, das Sie beschäftigen, muss irgendwo arbeiten. Das Projekt kann standortspezifisch sein, an einer zentralen Einrichtung oder an anderen, wenn nicht alle Teammitglieder remote arbeiten könnten. Wie auch immer, hier möchten Sie dies detailliert beschreiben und wo sich die verwendete Ausrüstung und Software befinden wird.

5. Aufgaben

Führen Sie die im Arbeitsumfang beschriebenen allgemeinen Schritte aus und unterteilen Sie sie in detailliertere Aufgaben. Seien Sie spezifisch und lassen Sie keine Maßnahmen aus, die erforderlich sind, um Ergebnisse zu liefern und die Projektziele zu erreichen. Wenn Sie möchten, unterteilen Sie die Aufgaben in Meilensteine ​​oder Phasen. Eine Projektstrukturplan-Vorlage kann dabei helfen.

6. Meilensteine

Definieren Sie die Zeit, die für die Fertigstellung des Projekts geplant ist, vom Startdatum bis zum vorgeschlagenen Enddatum. Geben Sie die abrechenbaren Stunden pro Woche und Monat an und alles andere, was mit der Planung des Projekts zusammenhängt. Auch hier zählt die Spezifität. Wenn es beispielsweise eine maximale Anzahl abrechenbarer Stunden für Anbieter und/oder Verträge gibt, vermerken Sie dies hier.

Verwenden Sie Projektmanagement-Software, um Ihren Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass Sie Ihre Meilensteine ​​erreichen. ProjectManager verfügt über ein Echtzeit-Dashboard, das in das Tool integriert ist, im Gegensatz zu anderer Software, mit der Sie Ihre eigene erstellen können. Wir haben nicht nur ein eingebettetes Dashboard, sondern führen auch alle Berechnungen durch und zeigen die Metriken in leicht lesbaren Diagrammen und Grafiken an. Bleiben Sie über mehr als nur Meilensteine ​​auf dem Laufenden, sondern auch über Projektabweichungen, Kosten und mehr.

7. Leistungen

Was sind die Projektleistungen? Listen Sie sie auf und erklären Sie, was fällig ist und wann es fällig ist. Beschreiben Sie sie detailliert, z. B. Menge, Größe, Farbe und was auch immer relevant sein könnte.

8. Zeitplan

Fügen Sie eine detaillierte Liste bei, wann die Projektergebnisse fertig sein müssen, beginnend mit dem Anbieter, der ausgewählt wird, um dieses Ziel zu erreichen, dem Kickoff, dem Leistungszeitraum, der Überprüfungsphase, der Entwicklung, der Implementierung, dem Testen und dem Abschluss des Projekts , etc.

9. Normen und Tests

Wenn es branchenspezifische Akzeptanzkriterien oder Qualitätsstandards gibt, die eingehalten werden müssen, listen Sie diese hier auf. Wenn das Produkt getestet wird, führen Sie außerdem auf, wer an diesem Abnahmetestprozess beteiligt sein wird, welche Ausrüstung benötigt wird und welche anderen Ressourcen vorhanden sind.

10. Projekterfolg definieren

Beachten Sie, was der Sponsor und/oder die Projektbeteiligten als erfolgreichen Projektabschluss erwarten.

11. Projektanforderungen

Listen Sie alle anderen Geräte auf, die für den Abschluss des Projekts erforderlich sind, und ob für die Teammitglieder ein erforderlicher Abschluss oder eine erforderliche Zertifizierung erforderlich ist. Beachten Sie auch, ob Reise- oder andere Projektanforderungen anfallen, die noch nicht abgedeckt sind.

12. Zahlungsbedingungen

Wenn das Projektbudget erstellt wurde, können Sie die Zahlungen im Zusammenhang mit dem Projekt auflisten und angeben, wie sie geliefert werden, im Voraus, im Laufe der Zeit oder nach Abschluss. Sie können beispielsweise nach Abschluss eines Meilensteins oder nach einem festen Zeitplan bezahlen, je nachdem, was finanziell machbarer ist.

13. Sonstiges

Es wird andere Teile des Projekts geben, die nicht in die oben genannten Kategorien passen, und hier können Sie sie hinzufügen, damit alles abgedeckt ist. Gibt es beispielsweise Sicherheitsprobleme, Einschränkungen in Bezug auf Hardware oder Software, Reisekosten, Support nach dem Projekt usw.?

14. Schließung

Dadurch wird festgelegt, wie die Leistungen angenommen werden und wer die Leistungen liefert, prüft und abzeichnet. Außerdem befasst es sich mit den endgültigen Verwaltungsaufgaben und stellt sicher, dass alles signiert, geschlossen und archiviert wird.

Vorlage für eine Arbeitserklärung

Wenn Sie eine Leistungsbeschreibung schreiben, kann es hilfreich sein, eine Vorlage für eine Leistungsbeschreibung zu verwenden, da sie alle verschiedenen Aspekte des Projekts erfassen muss. Die meisten Vorlagen enthalten Dinge wie ein Glossar mit Begriffen, die definieren, worauf Sie sich in der SoW beziehen. Es wird einen Platz geben, an dem Sie die Absichtserklärung sowie administrative Informationen verfassen können.

Wenn Ihnen unsere Vorlage für Leistungsbeschreibungen gefällt, können Sie unsere kostenlosen Projektmanagement-Vorlagen ausprobieren, um Ihre Projekte zu verwalten.

SOW-bezogene Dokumente

Ein SOW ist eines von vielen Projektmanagementdokumenten, die Sie benötigen, um Ihre Projekte zu verwalten. Hier sind einige, die eng mit einer Leistungsbeschreibung zusammenhängen.

Master-Service-Vereinbarung

Ein Master Service Agreement ist ein Vertrag, der die Bedingungen definiert, die zukünftige Transaktionen und Vereinbarungen zwischen zwei Parteien regeln. Der Rahmendienstleistungsvertrag enthält grundlegende Geschäftsbedingungen, auf die in zukünftigen rechtlichen Vereinbarungen verzichtet werden kann.

Sie können einen Master-Servicevertrag verwenden, um eine Beziehung mit einem Kunden oder Lieferanten aufzubauen, und dann eine SOW für jedes Projekt verwenden.

Projektcharta

Ein Projektauftrag gibt einen Überblick über Ihr Projekt. Es umfasst unter anderem Dinge wie die Projektziele, Stakeholder, Ziele, Projektumfang. Es ist ein sehr hilfreiches Dokument, das Ihnen beim Schreiben Ihrer SOW hilft.

Projektstrukturplan

Ein Projektstrukturplan ist ein Projektmanagement-Tool, das es Projektmanagern ermöglicht, den Projektumfang in Aufgaben, Ergebnisse, Meilensteine ​​und Projektphasen zu unterteilen. Es ist eine visuelle Darstellung aller für ein Projekt erforderlichen Arbeiten.

Angebotsanfrage

Eine Angebotsanfrage (RFP) wird verwendet, um Anbieter und Auftragnehmer zu finden, die ein Projekt mit Produkten und Dienstleistungen beliefern können. Das RFP bietet eine Projektübersicht, um den Bieterparteien eine klare Beschreibung dessen zu geben, was von ihnen benötigt wird. Nachdem sich der Kunde für einen Anbieter entschieden hat, besteht der nächste Schritt darin, ihm eine Leistungsbeschreibung mit detaillierteren Informationen zum Arbeitsumfang zu geben.

ProjectManager kann Ihre Leistungsbeschreibung verbessern

ProjectManager verfügt über eine Reihe von Projektmanagement-Tools, mit denen Sie eine Leistungsbeschreibung erstellen können, die das bevorstehende Projekt genau darstellt. Für den Anfang können Sie unser Gantt verwenden, um alle Aufgaben aufzulisten, die Ihnen für das Projekt einfallen.

Das Online-Gantt verfügt über die Grundlagen einer visuellen Zeitleiste, die Möglichkeit, Abhängigkeiten zu verknüpfen, um Engpässe zu vermeiden und Meilensteine ​​zu setzen. Ordnen Sie Aufgaben Kosten zu und sehen Sie Ihre geplanten Kosten für das Projekt oder bestimmte Phasen. Aber Sie können die Blattansicht verwenden, um nur das Raster zu sehen, den kritischen Pfad filtern, um zu wissen, welche Aufgaben bei Bedarf übersprungen werden können, und die Basislinie festlegen, sobald Ihr Zeitplan und Ihr Budget fertig sind. Das bedeutet, dass Sie in Echtzeit verfolgen können, ob Sie auf Kurs bleiben und Ihr Budget einhalten. ProjectManager hat die Tools, die Sie wollen, und bietet mehr Funktionalität als die Konkurrenz. Probieren Sie es kostenlos mit unserer 30-Tage-Testversion aus.

Wie Sie sehen können, kann die Verwendung unserer Gantt-Diagramm-Software viel dazu beitragen, eine genaue Leistungsbeschreibung für Ihr Projekt zu erstellen. Genauigkeit bedeutet den Beteiligten viel, wenn es darum geht, die von Ihnen festgelegte Arbeit zu erledigen.

Die Leistungsbeschreibung ist ein grundlegendes Dokument für jedes Projekt. Nach der Erstellung und Genehmigung müssen Sie einen Plan erstellen und umsetzen. Hier kommt ProjectManager ins Spiel. Unsere Cloud-basierte Projektmanagement-Software liefert Echtzeitdaten, mit denen Sie Ihre Leistungsbeschreibung verwalten und nachverfolgen können. Probieren Sie es aus und sehen Sie, wie es Ihnen mit dieser 30-tägigen kostenlosen Testversion helfen kann.