7 Schlüssel, um produktiv zu bleiben, wenn Ihre tägliche Routine explodiert

Ich hatte einen Rhythmus.

Ich hatte eine Routine.

An den meisten Tagen hatte ich sogar genug Zeit.

An einigen großartigen Tagen hatte ich mehr als genug Zeit. (Nein, wirklich. Es war herrlich.)

Aber dann wurde meine Tochter geboren. Schließlich ging meine Frau wieder zur Arbeit. Und sehr zu unserem Leidwesen gab es keine akzeptablen Optionen für Kindertagesstätten oder Kindermädchen.

Plötzlich wurde ich tagsüber die Vollzeitbetreuerin meines kleinen Mädchens, während ich immer noch einen Vollzeitjob als Vice President of Marketing von zu Hause aus innehatte.

Oh, und um das Ganze abzurunden, als Mama nicht mehr da war, um ihre Mama Nap Wizardry zu bearbeiten, entschied meine Tochter, dass sie nicht mehr in ihrem Kinderbett schlafen würde. Nein, nur mehr als eine Stunde Kinderwagenspaziergänge draußen in der Sommerhitze von Texas würden ausreichen. Ja…

Was passiert also, wenn Ihr akribisch gestalteter Tagesplan durch eine Reihe von Umständen (wenn auch wirklich niedlichen), die Sie nicht vollständig geplant haben, in Stücke gerissen wird?

Zumindest meiner Erfahrung nach lernen Sie sehr schnell einige wichtige Lektionen, wenn Sie Hoffnung auf Überleben haben möchten.

Aber eine kurze Anmerkung, bevor wir zu diesen Lektionen kommen ...

Hier ist das schmutzige kleine Geheimnis dieses Beitrags

Machen Sie nicht den Fehler zu denken, dass der Rest dieses Beitrags nur für Sie gilt, wenn Sie ein neuer Elternteil sind. Oder einen anderen verrückten Lebensübergang durchlaufen. Oder Sie sind im Allgemeinen ein unorganisiertes Durcheinander.

1. Sie können nicht immer genau planen, wann das Leben Ihnen ein paar Curveballs hintereinander werfen wird. Aber ich verspreche Ihnen, dass die sieben Schlüssel, die ich unten im Hinterkopf erkläre, Ihnen helfen werden, ein bisschen besser vorbereitet zu sein, wenn (eher wie wann ) es passiert.
2. Sie müssen wirklich nicht einmal warten, bis das Leben verrückt wird, um den folgenden Ratschlägen zu folgen, da das meiste davon allgemein für die Produktivität gilt. Ich meine, gibt es jemals eine Zeit in Ihrem Leben, in der Priorisierung und Fokussierung kontraproduktiv sein werden? Nein.

Lesen Sie also weiter.

Wenn Sie sich in Ihrer aktuellen Lebenssituation wie ein Huhn mit abgeschnittenem Kopf fühlen, habe ich einen Plan, der Ihnen hilft, ein wenig geistige Gesundheit wiederzugewinnen. (Es hat mir sicherlich geholfen.)

Und wenn Ihre aktuelle Lebenssituation Flaumig ist, dient jeder einzelne Schlüssel, den Sie unten lesen, weiterhin als nützliche Erinnerung daran, wie Sie noch produktiver werden können… und wie Sie sich in Zukunft anpassen und reagieren können, falls es zu einer größeren Umstellung kommt.

Okay, nun zu den Lektionen, die ich in sieben Tasten organisiert habe, um diese möglicherweise unruhigen, zeitversetzten Gewässer erfolgreich zu navigieren.

Schießen! Ich habe gerade gesehen, wie meine Tochter ihre Position in ihrem Kinderbett verschoben hat. Wir haben nicht viel Zeit ...

1. Kommunizieren

Als ich merkte, dass sich mein persönlicher Arbeitsplan drastisch ändern würde, wusste ich, dass sich dadurch ändern würde, wofür ich zur Verfügung stehen würde.

Zum Beispiel habe ich in den letzten 18 Monaten viel Webinar-Hosting durchgeführt, oft zwei Sitzungen pro Woche. Aber wie sollte ich während der normalen Geschäftszeiten zuverlässige Blöcke von 90 Minuten finden, um mich auf ein Webinar mit einem herumkrabbelnden Baby zu konzentrieren?

Dies führte zu mehreren Gesprächen - mit meinen Vorgesetzten und mit anderen Personen, deren Rollen aufgrund meiner Unfähigkeit, Webinare abzuhalten, beeinträchtigt würden.

Gespräche wie diese können sich manchmal unangenehm anfühlen, weil wir nie gerne zugeben, dass wir länger etwas tun können, auf das wir zählen. Aber es ist viel besser, sie sofort zu haben, damit neue Pläne erstellt werden können, als zu warten und dann alle zum Klettern zu zwingen.

Glücklicherweise wurden alle Ängste, die ich hatte, schnell beseitigt.

Meine Vorgesetzten verstanden und waren bereit, mit dem neuen Zeitplan meiner Bonkers zu arbeiten, und bemerkenswerte Teamkollegen wie Chris Garrett und Will DeWitt waren bereit, in meiner Abwesenheit Webinar-Planungs-, Organisations- und Hosting-Aufgaben zu übernehmen.

Gilt diese Lektion für Sie, wenn Sie ein Business of One sind, beispielsweise ein digitaler Einzelunternehmer? Absolut.

In Ihrem Fall kommunizieren Sie jedoch möglicherweise mit Ihrem Publikum anstatt mit einem Team bei der Arbeit. Wenn sich Ihr Tagesablauf so weit ändert, dass sich Ihr Inhaltsplan ändert, teilen Sie dies Ihrem Publikum mit.

Erwartungen sind alles. Stellen Sie die richtigen ein, damit die Leute wissen, was sie zu erwarten haben, und damit Sie die Chance haben, sie zu übertreffen. Denken Sie daran: Es ist immer besser, zu wenig zu versprechen und zu viel zu liefern, als umgekehrt.

2. Priorisieren

Nachdem Sie mit den betroffenen Parteien kommuniziert haben, ist es Zeit, sich zu setzen und ein wenig ehrlich mit sich selbst zu kommunizieren.

Denn wenn Sie von einem ununterbrochenen Ozean der Zeit zu etwas übergehen wollen, das sich jetzt wie ein paar kleine verstreute Zeitpfützen anfühlt, müssen Sie verdammt sicher sein, dass Sie diese Pfützen maximieren!

Das heißt, Priorisierung ist der Schlüssel.

Was ist für Sie wichtig ... und was nicht?

Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Ihre Verantwortlichkeiten in vier Quadranten zu organisieren:

• Dringend und wichtig
• Nicht dringend und wichtig
• Dringend und unwichtig
• Nicht dringend und unwichtig

Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was dringend und wichtig ist, damit es nicht durch die Risse rutscht.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Zeit für die nicht dringenden, aber wichtigen Aktivitäten finden, die sich angesichts einer Zeitkrise leicht abschieben lassen.

Und dann in der Lage sein, die dringenden, aber unwichtigen Dinge sowie die nicht dringenden und unwichtigen Dinge zu identifizieren, damit Sie richtig priorisieren können, was einfach beiseite geschoben und ignoriert wird.

Sie können nicht alles tun, aber Sie können sicherstellen, dass Sie das tun, was am wichtigsten ist.

Das Fazit ist, dass Sie, wenn Sie weniger Zeit haben, weniger Spielraum für Fehler haben, was erledigt wird und was nicht, weil Sie wahrscheinlich nicht in der Lage sind, das gleiche Volumen an Dingen zu erledigen.

Wenn Sie in den Hyperpriorisierungsmodus wechseln, müssen Sie klären, worauf es ankommt und was nicht. Und die Weisheit, die Sie dadurch gewinnen, kann angewendet werden, sobald Ihr Zeitplan wieder normal ist, was Ihre Planung und Produktivität auf ein Superhelden-Niveau bringen kann.

3. Entscheide

Der nächste Schlüssel besteht darin, das, was Sie aus der Priorisierung gelernt haben, zu übernehmen und zu entscheiden, was Sie tun, delegieren und entlassen.

Es kann oft der größte Schlüssel sein, um sicherzustellen, dass alles, woran Sie beteiligt sind, weiter summt, als ob sich Ihr Zeitplan nie geändert hätte.

Kehren wir zu den vier oben genannten Quadranten der Dringlichkeit und Wichtigkeit zurück und betrachten sie durch das Prisma dessen, was Sie tun, delegieren oder entlassen sollten.

1. Dringend und wichtig: Delegieren Sie, wenn Sie jemanden haben, der in der Lage ist, damit umzugehen, andernfalls tun Sie es selbst.
2. Nicht dringend und wichtig: Tun Sie dies selbst. Wahrscheinlich ist Ihre Fähigkeit, sich bei diesen Aktivitäten zu übertreffen, das, was Sie in der Position hat, in der Sie sich befinden, und was den langfristigsten Wert für Sie und Ihr Unternehmen schaffen kann.
3. Dringend und unwichtig: Delegieren Sie an jemanden, der in der Lage ist, damit umzugehen (insbesondere, wenn er etwas aus der Erfahrung lernen könnte), oder ziehen Sie eine Entlassung in Betracht.
4. Nicht dringend und unwichtig : Entlassen. Du hast keine Zeit für dieses Zeug!

Lassen Sie mich jetzt eine wichtige Einschränkung anbieten ...

Ihre persönliche Terminexplosion ist keine Lizenz, um alles zu delegieren (oder zu entlassen) . Überfordern Sie also nicht die Mitglieder Ihres Teams, indem Sie ihnen eine Lawine neuer Arbeiten schicken. Versuche strategisch zu sein.

Die Delegation ist sowohl eine Gelegenheit, Ihnen Zeit zu sparen, als auch eine Gelegenheit, Menschen, die umweltfreundlicher oder neuer als Sie sind, wertvolle Erfahrungen zu bieten.

Versuchen Sie nach Möglichkeit, das, was Sie delegieren, mit dem abzugleichen, was das Wachstum der Person oder Personen fördert, an die Sie delegieren. Und stellen Sie sicher, dass Sie die neuen Aufgaben so positionieren, wenn Sie sie erklären.

Da ich diesen Prozess selbst durchlaufen habe, hatte ich das große Glück, Menschen wie Will DeWitt und Loryn Thompson bereit, willens und aufgeregt zu haben, neue Aufgaben zu übernehmen. Sie wollen lernen und wachsen und sind überaus fähig.

Wenn Sie solche Leute in Ihrem Team haben, ist die Delegation sicherlich viel einfacher. Und wenn Sie klug und strategisch sein können, was Sie delegieren und ablehnen, können Sie sich viel mehr auf das konzentrieren, was Sie tun werden.

4. Identifizieren

Jetzt, da Sie wissen, was Sie tun, delegieren und entlassen werden, ist es Zeit, mit der Organisation zu beginnen, wenn Sie tatsächlich etwas erledigen möchten.

Bevor Sie sich hinsetzen und hektisch auf die Tastatur klopfen, als wären Sie Bruce Allmächtiger, ist es am besten, sich zu organisieren.

Ja, um sich zu organisieren, wird einige Zeit benötigt.

Und ja, die Zeit ist momentan knapp für Sie.

Sie denken also vielleicht:

„Ich habe keine Zeit, mit meinem Kalender und meiner Aufgabenliste zu spielen. Ich muss mich an die Arbeit machen, Mann! “

Dies ist jedoch ein Schritt zurück, der Ihnen hilft, zwei, drei oder vier Schritte vorwärts zu machen, während Sie Ihre Tage durchlaufen. Es ist weniger Zeitaufwand als Investition - und es wird sich auszahlen.

Wir planen, was Sie in den nächsten Zeitblöcken tun werden. Das ist Schlüssel Nr. 5. Aber es gibt einen Schritt, der vor diesem Schritt kommen muss: Identifizieren Sie tatsächlich die Zeitblöcke, die Sie für die Arbeit zur Verfügung haben.

Dies zu tun hilft immens.

Eine der größten Herausforderungen beim Übergang von einem größtenteils ununterbrochenen Arbeitstag während der normalen Geschäftszeiten zu verstreuten Arbeitssitzungen zu jeder Tageszeit, zu der ich sie einpassen konnte, war, wie unorganisiert sich alles anfühlte.

Aber das Erkennen der beständigen Zeitblöcke, auf die ich zählen konnte, half mir, mich zu entspannen und Ordnung im Chaos zu finden.

• Ich wusste, dass ich früh aufstehen und 90 Minuten in Ruhe arbeiten konnte.
• Ich wusste, dass ich tagsüber zwei Zeitblöcke von 60 bis 90 Minuten bekommen konnte, während meine Tochter ein Nickerchen machte, als ich endlich herausfand, wie ich sie in ihrem Kinderbett und nicht im Kinderwagen ein Nickerchen machen konnte. (Und ich konnte sogar vorläufig Anrufe oder Podcast-Aufzeichnungen um diese Fenster herum planen, da sie im Alltag etwas Standard waren.)
• Ich wusste, dass ich beim Mittagessen E-Mails abrufen und ein paar schnelle dringende / wichtige Aufgaben erledigen konnte, während meine Frau zu Hause war, und dann in der halben Stunde, nachdem sie nach der Arbeit nach Hause zurückgekehrt war.
• Ich wusste, dass ich dann nach dem Abendessen so viel Zeit bekommen konnte, wie ich brauchte… obwohl ich versuchte, dies nicht zu missbrauchen und zu spät aufzubleiben, da ich, zurück zur ersten Kugel oben, auch früh aufstehen wollte.
• Und schließlich wusste ich, dass ich an den Wochenenden im Wesentlichen Vollzeit plus extra arbeiten konnte.

Dies wurden Zeitblöcke, die ich in meinen Kalender eintragen konnte. Ich musste nur die Aufgaben ausfüllen, die ich bei jedem einzelnen erledigen würde.

Dieser Prozess hat mir wirklich geholfen, meinen Tag zu verankern und mich davon abzuhalten, mich überfordert zu fühlen.

5. Planen

Trotzdem fühle ich mich immer noch unweigerlich überwältigt.

Aber als ich herausfand, was dieses Gefühl verursachte, war es leichter zu überwinden.

Folgendes wurde mir klar:

Jedes Mal, wenn ich mich überfordert gefühlt habe, habe ich einen Zeitblock verstreichen lassen, ohne etwas Bestimmtes und Wichtiges zu erreichen. Dann würde ich zusätzliche Arbeit in den nächsten Zeitblock oder in das Wochenende (ugh) geben, was mir das Gefühl geben würde, dass ich zu viel zu tun hatte und unmöglich alles erledigen konnte.

Die Lösung ist immer einfach: Nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu planen, was ich mit jedem Zeitblock machen werde, damit ich sofort mit der Arbeit beginnen kann, anstatt herauszufinden, was ich tun werde.

Das scheint ein zusätzlicher Schritt zu sein.

Können Sie sich nicht einfach zu Beginn eines jeden Blocks ein paar Minuten Zeit nehmen, Ihre Aufgabenliste überprüfen, das wichtigste Element auswählen und sich an die Arbeit machen?

Vielleicht. Vielleicht funktioniert das für Sie. Ich weiß nur, dass es nichts für mich ist.

Das Ziehen, um E-Mails zu überprüfen, Twitter zu überprüfen oder Feedly zu öffnen, ist immer dann stark, wenn ich mich vor meinen Computer lege. FoMO ist eine verdammt gute Droge. Und während ich früher ein bisschen Zeit hatte, um in Kaninchenlöcher zu fallen, habe ich es jetzt nicht getan.

Wenn ich genau weiß, woran ich arbeiten werde, wenn ich mich an den Computer setze, kann ich daran arbeiten. Dies stellt sicher, dass ich in etwas, das wichtig ist, bedeutende Fortschritte mache.

Dann und nur dann, wenn ich am Ende des Zeitblocks fertig bin und zusätzliche Zeit habe, kann ich eine schnelle E-Mail- / Social Media- / News-Prüfung durchführen. An diesem Punkt muss ich mir keine Sorgen mehr machen, dass ich zu viel Zeit durch potenzielle Kaninchenlöcher verliere, weil ich bereits einen wichtigen Gegenstand abgehakt habe… und weil kriechende / weinende / kuschelige Töchter das ultimative Gegenmittel gegen jedes dumme Kaninchenloch sind .

6. Fokus

Wie Sie sehen können, baut jeder Schlüssel auf den vorherigen auf.

Die ersten fünf Schlüssel - Kommunizieren, Priorisieren, Entscheiden, Identifizieren und Planen - führen alle in eine ganz bestimmte Richtung, sodass Sie sich darauf konzentrieren können, die wichtige Arbeit auch dann zu erledigen, wenn Ihr Zeitplan durcheinander ist.

Und jeder dieser Schlüssel ist bedeutungslos, wenn Sie nicht diszipliniert genug sind, um sich zu konzentrieren.

Tun Sie also alles, was Sie tun müssen, um sicherzustellen, dass Ihre Aufmerksamkeit in der Richtung konzentriert bleibt, in die sie sich während Ihrer Zeitblöcke bewegen muss.

Wie bereits erwähnt, hilft es mir, mich zuerst zu identifizieren, wenn ich zuerst die spezifische Aktivität identifiziere, an der ich in jedem Zeitblock arbeite.

Hier sind einige andere subtilere Techniken, die ebenfalls geholfen haben:

• Entfernen des Twitter-App-Symbols von meinem Mac-Desktop-Dock
• Ich stelle mein Handy in einen anderen Raum
• Slack ausschalten oder zumindest Benachrichtigungen ausschlafen
• Kopfhörer tragen und Musik abspielen, wenn ich nicht schreibe (da ich nicht mit Musik schreiben kann)
• Verlassen Sie das Haus, wenn die Ablenkungen bei Nacht oder am Wochenende zu groß sind

Das sind nur einige Techniken, die für mich funktioniert haben.

Es hat geholfen, dass ich versucht habe, mir selbst gegenüber brutal ehrlich zu sein. Und obwohl es sich albern anfühlt, das Twitter-Symbol vor mir selbst verstecken zu müssen, weiß ich, dass ich es weniger überprüfen werde, ohne dass dieser visuelle Hinweis mir in den Augenwinkel fällt, wenn ich auf meinen Bildschirm schaue. Es lohnt sich also.

Ich habe momentan keine Minuten oder Sekunden Zeit zu verlieren. Ich muss meinen Fokus schützen.

Wenn Sie sich also jemals in einer Situation befinden, in der der Zeitplan zerstört wird, wie ich es bin, seien Sie brutal ehrlich zu sich selbst.

Welche Änderungen können Sie vornehmen, auch wirklich kleine, die potenzielle Ablenkungen beseitigen und Ihnen helfen, sich zu konzentrieren?

Ohne Fokus werden Sie nie genug erledigen.

7. Sei nett

Vergessen Sie nicht, freundlich zu sein… besonders zu sich selbst.

Verstehe, dass du weder Superman noch Wonder Woman bist. Du kannst nicht alles machen.

Setzen Sie sich realistische Erwartungen, und arbeiten Sie daran, diese zu übertreffen. Das Vertrauen, das Sie dadurch gewinnen, wird Ihre Produktivität in Zukunft steigern.

Verstehen Sie auch, dass Übergänge etwas Zeit in Anspruch nehmen können.

Wenn Sie es gewohnt sind, an Werktagen acht Stunden ununterbrochene Arbeitszeit zu haben und diese über die Woche verteilt wird, haben Sie eine Anpassungsphase. Wenn Sie also unweigerlich ein bisschen stolpern und anfänglich Schwierigkeiten haben, Ihre vorherigen Leistungsniveaus zu erreichen, haben Sie ein wenig Mitgefühl für sich.

Und seien Sie freundlich zu denen, auf die sich auch Ihre Zeitplananpassung auswirkt - was uns direkt zu Nummer 1 oben zurückführt. Kommunikation ist so wichtig und eine wesentliche Form der Freundlichkeit, insbesondere in einer solchen Situation.

Es ist viel besser, im Voraus über eine Änderung Ihrer Arbeitsweise oder sogar über einen Rückgang der Produktivität zu sprechen, damit andere sich darum kümmern und sich auch darauf vorbereiten können. Auf diese Weise können alle Beteiligten und Betroffenen sowohl kurzfristig als auch langfristig bestmöglich damit umgehen.

Haben Sie sich jemals mit einer Situation befasst, die den Zeitplan ändert und der hier beschriebenen ähnelt? Wie bist du damit umgegangen? Welche anderen Schlüssel zum erfolgreichen Navigieren in der Änderung haben Sie entdeckt?

Teilen Sie Ihre Erfahrungen in den Kommentaren unten.