Lenkungsausschuss: Definition, Rollen & Meeting-Tipps

Sie wurden beauftragt, ein Projekt zu leiten und einen Projektplan zu erstellen, nur um zu erfahren, dass dieser von einem Lenkungsausschuss überprüft wird. Oder vielleicht haben Sie derzeit keinen Lenkungsausschuss für Ihr Unternehmen, sind aber daran interessiert, einen zusammenzustellen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was ein Lenkungsausschuss ist oder was er tut, geraten Sie nicht in Panik.

Lassen Sie uns untersuchen, was ein Lenkungsausschuss ist, wie er sich auf das Projektmanagement bezieht und was Lenkungsausschüsse tun. Sie erfahren auch etwas über die Rollen in einem Lenkungsausschuss, wie man eine Sitzung des Lenkungsausschusses durchführt und wie Projektmanagement-Software helfen kann.

Was ist ein Lenkungsausschuss?

Ein Lenkungsausschuss ist ein Beirat, der ein Unternehmen, eine Kampagne oder irgendetwas dazwischen leitet. Was auch immer der Ausschuss zu steuern hat, bestimmt, wer seine Mitglieder sind. Mit anderen Worten, Lenkungsausschüsse setzen sich aus Experten, Autoritätspersonen und hochrangigen Interessenvertretern zusammen.

Das Hauptanliegen eines Lenkungsausschusses konzentriert sich auf die Richtung, den Umfang, das Budget, den Zeitplan und die Methoden, die von einer Organisation verwendet werden. Lenkungsausschüsse werden sich von Zeit zu Zeit treffen und diese Themen diskutieren, um zu sehen, wo sie stehen und wo sie in Zukunft sein wollen. Sie setzen auch alle Themen neu, wenn es nötig ist, um auf Kurs zu bleiben.

Projektmanagement-Software verbindet Projekte und Lenkungsausschüsse für eine bessere Analyse und bessere Ergebnisse. ProjectManager ist eine cloudbasierte Projektmanagementsoftware mit Echtzeit-Dashboards, die Live-Daten zu Projektkennzahlen liefern. Es erfordert keine Einrichtung und verfolgt alles von den Kosten über die Arbeitsbelastung und den Zustand bis hin zu den Aufgaben und bietet einen Überblick über den Fortschritt und die Leistung des Projekts. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Definition des Projektlenkungsausschusses

Die Definition eines Projektlenkungsausschusses unterscheidet sich nicht wesentlich von der eines Lenkungsausschusses, besteht jedoch aus Managern, die mit der Überwachung und Unterstützung eines Projekts beauftragt sind. Dies geschieht auf einer höheren Ebene als die täglichen Aktivitäten dieses Projekts, sondern aus einer Managementperspektive.

Wer für das Komitee ausgewählt wird, hängt normalerweise von seinem Anteil am Projekt ab. Zu diesen Stakeholdern können Kunden, Auftragnehmer oder sogar andere Abteilungen in der Organisation gehören, die am stärksten von dem Projekt betroffen sind.

Die Leute im Lenkungsausschuss arbeiten nicht immer am Projekt; Diese Rolle gehört dem Projektmanager und seinem Team. Der Lenkungsausschuss besteht aus mehr C-Level-Führungskräften, aber da sie mit den Details eines Projekts nicht vertraut sind, benötigen sie eine klare Kommunikation, damit sie ihre Arbeit erledigen können.

Was macht ein Lenkungsausschuss?

Wie der Name schon sagt, hat der Lenkungsausschuss eine Aufgabe: ein Projekt zu steuern. So wie Sie Ihr Auto steuern, ist ein Lenkungsausschuss ein Werkzeug, das Sie auf der Straße und in die richtige Richtung hält. Sie sind für die großen Entscheidungen da, wie zum Beispiel, wie ein Unternehmen seine Prozesse betreibt oder wie Teams zusammenarbeiten.

Gehen wir einen Schritt zurück und denken wir über die Funktionen eines Lenkungsausschusses nach. Wozu ist sie befugt und wie übt sie ihre Governance über ein Projekt aus? Das führt uns dazu, den Zweck eines Lenkungsausschusses zu definieren.

1. Unterstützen Sie das Projekt

Es ist schwierig, ein Team zu leiten, und noch schwieriger, wenn Sie funktionsübergreifende Projektteams leiten. Natürlich ist der Projektmanager die Person, die für das tägliche Management des Teams verantwortlich ist, aber wenn sie Hilfe brauchen, ist der Lenkungsausschuss da. Oft kommen die Mitglieder des Lenkungsausschusses aus den Leitern der verschiedenen Abteilungen, die Teams haben, die sich an dem Projekt beteiligen und möglicherweise mehr Zugkraft oder eine bessere Beziehung zu ihnen haben.

2. Treffen Sie Entscheidungen

Wir haben kurz angesprochen, wie ein Lenkungsausschuss helfen kann, das Projekt zu lenken und wichtige Entscheidungen zu treffen. Manchmal beinhalten diese Entscheidungen die Konfliktlösung oder die Lösung von Problemen, aber oft gibt es Entscheidungen, die größer sind als das einzelne Projekt. Es gibt Zeiten, in denen eine Entscheidung über neue Geschäftsmodelle oder den Umgang mit Geschäftsprozessen getroffen werden muss. Diese sind nicht Teil der Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers und der Lenkungsausschuss ist darauf ausgelegt, angemessener auf diese Entscheidungen zu reagieren.

3. Probleme lösen

Projektmanager sind normalerweise diejenigen, die einspringen, wenn es einen Konflikt oder Engpass gibt. Sie können die Differenzen zwischen den Parteien ausgleichen oder Ressourcen entsprechend umverteilen. Es können jedoch Probleme auftreten, die der Projektmanager und sein Team nicht alleine lösen können. Der Lenkungsausschuss unterstützt das Projekt und kann bei Bedarf hinzugezogen werden, um diese Probleme zu lösen.

Verwandt: Kostenlose Vorlage zur Problemverfolgung für Excel

4. Genehmigen Sie das Projektbudget

Der Projektmanager erstellt das Budget und spricht mit Experten und ihren Teams, um die Anzahl der Mittel zu bestimmen, die erforderlich sind, um alle Aufgaben innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens abzuschließen. Der Projektmanager legt dann das Projektbudget dem Lenkungsausschuss vor, der die endgültige Genehmigung erhält. Wenn ein Projektmanager das Budget während der Ausführung des Projekts erhöhen möchte, ist der Lenkungsausschuss für die Genehmigung verantwortlich.

5. Erhalten Sie Statusaktualisierungen

Um seinen Zweck zu erfüllen, muss der Lenkungsausschuss wissen, was in einem Projekt vor sich geht. Das bedeutet nicht, dass sie die Details des Projekts kennen müssen, aber sie müssen regelmäßig über den Status informiert werden. Der Projektmanager ist normalerweise derjenige im Projektteam, der den Stakeholdern das Status-Update präsentiert.

6. Ermutigen Sie den Projektmanager

Der Projektmanager ist das wahrscheinlichste Teammitglied, das mit dem Lenkungsausschuss zusammenarbeitet, da er eine gute Beziehung haben muss, um den Erfolg des Projekts sicherzustellen. Das bedeutet, dass der Lenkungsausschuss manchmal den Projektleiter unterstützt, wenn er Ermutigung braucht oder wenn der Projektleiter ein offenes Ohr braucht, um Luft zu machen.

Rollen in einem Lenkungsausschuss

Ein Lenkungsausschuss lebt oder stirbt von der produktiven Beteiligung seiner Mitglieder – jeder ist wichtig und muss sich beteiligen. Die Rollen können je nach Lenkungsausschuss, Organisation und Projekt variieren, aber im Allgemeinen gibt es einige gemeinsame Rollen aller Lenkungsausschüsse.

• Business Manager: Diese Person ist verantwortlich für den Projektmanager und den Eigentümer des Business Case. Sie betrachten das Projekt aus der Sicht des Unternehmens und stellen fest, ob es den Geschäftszielen und -interessen entspricht und ob die Kosten gegenüber dem Nutzen des Projekts gerechtfertigt sind.
• Ältere Benutzer: Dieser Teil des Lenkungsausschusses repräsentiert die Gruppe, für die das Projekt durchgeführt wird. Betrachten Sie sie als Endnutzer eines Produkts oder einer Dienstleistung. Dadurch wird sichergestellt, dass die Projektergebnisse mit den Benutzeranforderungen übereinstimmen.
• Senior Supplier: Diese Rolle stellt das Personal, das Budget und die Dienstleistungen für das Projekt bereit. Sie stellen sicher, dass Design-, Produkt- und andere Standards eingehalten werden. Die Machbarkeit des Produkts oder der Dienstleistung unter den Einschränkungen des Budgets und des Projektplans liegt in ihrer Verantwortung. Diese Rolle kann jemand aus der IT oder sogar ein externer Stakeholder sein.

So führen Sie eine Sitzung des Lenkungsausschusses durch

Eine Sitzung des Lenkungsausschusses deckt im Vergleich zu anderen Arten von Sitzungen andere Besonderheiten ab, aber in Bezug auf die Art und Weise, wie sie durchgeführt werden, sind die Regeln ähnlich. Sie möchten in kein Meeting ohne Tagesordnung hineingehen, da eine Tagesordnung bedeutet, dass Sie niemandes Zeit verschwenden.

In diesem Sinne möchten Sie sich nicht in Details verlieren. Der Lenkungsausschuss hat eine andere Sicht auf das Projekt als das Projektteam und muss nicht von jeder Aufgabe wissen, ob sie im Zeitplan liegt. Auch diese Verantwortung liegt beim Projektmanager. Stattdessen ist der Lenkungsausschuss für das große Ganze da und hilft dem Projektleiter bei Entscheidungen, die über seine Stellenbeschreibung hinausgehen.

Jemand sollte während des Meetings Notizen machen, die grobe Züge dessen abdecken, was besprochen wurde und alle Entscheidungen, die während des Meetings getroffen wurden. Lesen Sie diese Notizen vor der Vertagung durch und stellen Sie sicher, dass alle Anwesenden sie abzeichnen, um spätere Probleme zu vermeiden.

Wenn Sie das Meeting leiten, ein letzter Gedanke: Kennen Sie die Leute, mit denen Sie zusammenarbeiten. Wenn Sie die Persönlichkeit jedes Ausschussmitglieds verstehen, können Sie besser mit ihnen kommunizieren und sie während des Meetings verwalten. Zu wissen, mit wem Sie zusammenarbeiten, ist immer der Weg, produktiver zu arbeiten.

Wie ProjectManager Lenkungsausschüsse unterstützt

Unabhängig davon, ob Sie die Zusage steuern oder einem solchen Bericht erstatten, benötigen Sie Tools, die Echtzeitdaten liefern können, um zu wissen, was im Projekt vor sich geht, und aufschlussreichere Entscheidungen zu treffen, um seinen Erfolg sicherzustellen. ProjectManager ist eine Arbeits- und Projektmanagementsoftware mit Funktionen, mit denen Sie Projekte verwalten und den Lenkungsausschuss auf dem Laufenden halten können.

Erhalten Sie detaillierte Berichte mit einem Klick

Bei der Präsentation vor dem Lenkungsausschuss müssen Sie sich Projektmetriken einfallen lassen, ohne sich im Unkraut zu verlieren. Mit unseren Ein-Klick-Berichtsfunktionen können Sie Projektstatus- und Portfoliostatusberichte oder detailliertere Berichte zu Zeit, Kosten und mehr erstellen. Alle Berichte können gefiltert werden, um nur das anzuzeigen, was der Lenkungsausschuss sehen möchte. Außerdem lassen sie sich einfach als PDFs teilen oder ausdrucken, wenn das bevorzugt wird.

Teilen Sie Pläne in interaktiven Gantt-Diagrammen

Der Lenkungsausschuss will sich zwar nicht in Details verzetteln, aber den Projektplan sehen. Sie können Aufgaben organisieren, Abhängigkeiten verknüpfen und Meilensteine ​​im Gantt-Diagramm erstellen, während Sie nach dem kritischen Pfad filtern und eine Baseline festlegen, um Projektabweichungen zu verfolgen. Teilen Sie Gantt-Diagramme mit dem Projektteam und dem Lenkungsausschuss, um alle über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten. Wenn der Lenkungsausschuss für mehr als ein Projekt verantwortlich ist, gibt es eine Roadmap, die ihm einen Überblick über das gesamte Portfolio geben kann.

Natürlich möchte der Lenkungsausschuss, dass das Projekt erfolgreich ist, und der Projektmanager auch. Aus diesem Grund gibt es Aufgabenverwaltungs- und Ressourcenverwaltungsfunktionen, damit Teams ausgelastet bleiben. Unsere durch und durch kollaborative Software verbindet hybride Teams und ermöglicht ihnen die gemeinsame Nutzung von Dateien und die Zusammenarbeit, um eine produktivere Arbeitsumgebung zu fördern. Das wird dem Lenkungsausschuss gefallen.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Arbeits- und Projektmanagement-Software, die hybride Teams verbindet, egal wo, wie oder wann sie arbeiten. Echtzeitdaten stellen eine einzige Quelle der Wahrheit sicher, sodass alle immer an den aktuellsten Informationen arbeiten. Unsere Software basiert auf einer kollaborativen bis zum Kern Plattform und hilft Ihnen, Fortschritte und Leistung in Echtzeit zu planen, zu überwachen und zu verfolgen. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.