Fundraising für gemeinnützige Organisationen: So gewinnen Sie Sponsoren für eine Veranstaltung

Bevor Sie herausfinden, wie Sie Sponsoren für eine Veranstaltung gewinnen können, müssen Sie sich zunächst die Frage stellen: „Welche Art von Veranstaltung halte ich ab?“

Es gibt zwei Hauptarten von gemeinnützigen Veranstaltungen. Das erste ist das, was als „Friendmaker“ bekannt ist, da das Ziel nicht so sehr darin besteht, Geld zu sammeln – Sie können sogar im Nachhinein feststellen, dass Sie kurzfristig Geld verloren haben. Ein Friendmaker-Event soll Beziehungen innerhalb der Community aufbauen, mit dem langfristigen Ziel, Spender für Ihre gemeinnützige Organisation zu finden oder Beziehungen aufzubauen.

Die zweite Art von Veranstaltung (und an deren Organisation die meisten Entwicklungsteams interessiert sind) ist eine Spendenaktion. Der Zweck dieser Veranstaltungen besteht darin, Kapital zu beschaffen, um die Programme und Verwaltungskosten zu decken, die für die Erfüllung der Mission Ihrer Organisation anfallen.

Damit Spendenaktionen erfolgreich sind, ist es wichtig, dass Sie sich die Finanzierung von Unternehmen und Einzelpersonen aus der Region sichern. Sie benötigen auch einen Plan, bevor Sie bestimmen können, wie Sie Sponsoren für eine Veranstaltung gewinnen können. Die Bitte um Sponsoring für Wohltätigkeitsveranstaltungen kann eine Herausforderung sein, aber Sie können Ihre Chancen verbessern, indem Sie sich an die folgenden Schritte halten:

• Bestimmen Sie Ihren Veranstaltungsplan
• Angebotsoptionen erstellen
• Identifizieren Sie potenzielle Event-Sponsoren
• Ehren Sie Sponsoren bei der Veranstaltung
• Folgen Sie danach

Nachdem wir diese Schritte behandelt haben, gehen wir fünf schnelle Tipps durch, die Sie verwenden können, wenn Sie nach Event-Sponsoring fragen, einschließlich der Frage, wie Sie lokale Unternehmen dazu bringen können, Ihr Event zu sponsern.

Aber zuerst sehen wir uns einige häufig gestellte Fragen an, um Ihnen einen grundlegenden Überblick über Event-Sponsoren zu geben.

Häufig gestellte Fragen zum Gewinnen von Sponsoren für eine Veranstaltung

Bevor wir uns damit befassen, wie man Sponsoren für eine Veranstaltung gewinnt, wollen wir sicherstellen, dass wir uns bezüglich der Rolle des Veranstaltungssponsorings auf einer Seite befinden. Hier sind einige häufig gestellte Fragen zu Sponsoren von gemeinnützigen Veranstaltungen.

Was ist ein Veranstaltungssponsor?

Ein Sponsor ist jede Person oder Firma, die etwas kostenlos zur Verfügung stellt (Geld, Dienstleistungen, Produkte), um den Wert Ihrer Veranstaltung zu steigern.

Sponsoren sind der Schlüssel zu Ihrer Veranstaltung, da sie Anreize hinzufügen, die Menschen zu Ihrer Veranstaltung ziehen.

Warum sind Sponsoren wichtig für den Erfolg Ihrer Spendenaktion?

Zusätzlich zu dem Wert, den sie Ihrer Veranstaltung hinzufügen, bieten Sponsoren auch einen Marketing- und Werbevorteil. Wenn beispielsweise ein lokales Restaurant Essen für Ihre Veranstaltung bereitstellt, sollte es Ihre Veranstaltung auch an seinem Geschäftssitz bewerben.

Spendenaktionen und Sponsoring-Möglichkeiten sind großartige Geschäftspartnerschaften. Die meisten Unternehmen, insbesondere größere lokale Unternehmen, haben dafür jedes Jahr ein Budget. Je früher Sie also anfangen, kostenlose Dinge wie Goodie-Bags und Lebensmittelspenden zu schürfen, desto besser.

Werden Sie kreativ, wen Sie erreichen, und denken Sie daran, dass alles, was Ihrer Veranstaltung einen Mehrwert verleiht, es wert ist.

Wann sollten Sie potenzielle Sponsoren erreichen?

Normalerweise etwa vier Monate später. Planen Sie im Voraus, damit die Sponsoren genügend Zeit haben, alle erforderlichen Genehmigungen durchzugehen.

Sie möchten auch vermeiden, mit anderen lokalen Organisationen um Sponsoren zu konkurrieren. Je früher Sie mit dem Mining nach Sponsoren beginnen können, desto besser sind Sie dran. Wir werden später in diesem Artikel näher auf den Zeitpunkt der Bitte um Sponsoring für Wohltätigkeitsveranstaltungen eingehen.

Wen können Sie gewinnen, um Ihre Veranstaltung zu sponsern?

Die kurze Antwort ist jeder und jeder. Beginnen Sie mit lokalen Unternehmen und fragen Sie Ihre Registranten, ob ihre Unternehmen sich beteiligen möchten. Wenden Sie sich auch an lokale Restaurants, um Geschenkkarten oder Lebensmittelspenden zu erhalten.

Stellen Sie sicher, dass Sie Freunde und Kollegen fragen und sie dann ihre Netzwerke und so weiter fragen lassen.

Wie bringt man Sponsoren dazu, Ja zu sagen?

Sponsoren zu finden kann stressig sein, besonders wenn die Dinge nicht so schnell gehen, wie Sie möchten. Denken Sie daran, Spaß zu haben, kreativ zu sein und Orte anzuvisieren, an denen Sie persönlich gerne teilnehmen. Wenn Sie ein treuer Kunde eines lokalen Unternehmens sind, werden diese Sie eher unterstützen.

Ein Schlüssel zu einem „Ja“ ist es, kreative Wege zu finden, um potenzielle Spender zu erreichen. Dies hilft Ihnen, sich von den anderen Organisationen abzuheben, die Sponsoring beantragen.

Der erste Kontakt ist immer wichtig, also senden Sie nicht einfach eine allgemeine E-Mail an alle „info@“-E-Mail-Adressen, die Sie auf Websites finden. Tauchen Sie tiefer ein und treten Sie persönlich in Kontakt.

Besuchen Sie ein lokales Lieblingsgeschäft, das Sie unterstützen, und fragen Sie, ob es spendet oder lokale Veranstaltungen sponsert. Versuchen Sie, ein Geschäft außerhalb der Geschäftszeiten zu besuchen, damit es Ihnen seine volle Aufmerksamkeit widmen kann.

Stellen Sie sicher, dass Sie sich früh und oft melden. Und seien Sie nicht enttäuscht, wenn die Dinge nicht so schnell gehen, wie Sie möchten. Nehmen Sie sich einfach genügend Zeit, um Ihre Sponsoring-Ziele zu erreichen.

Und darum, Sponsoren dazu zu bringen, „Ja“ zu sagen, darum geht es in diesem Artikel. Lesen Sie also weiter, um weitere Tipps zum Erstellen einer erfolgreichen Event-Sponsoring-Strategie zu erhalten.

Bevor Sie nach Sponsoren fragen, legen Sie Ihren Veranstaltungsplan fest

Gemeinnützige Entwicklungsteams können auf Autopilot operieren, indem sie jährlich dieselben Veranstaltungen ohne Anpassungen organisieren. Dieser Ansatz wird Ihnen jedoch nicht dabei helfen, Ihre Unterstützungsbasis zu vergrößern oder lokale Unternehmen dazu zu bringen, Ihre Veranstaltung zu sponsern. Es ist am besten, jedes Ereignis mit einer neuen Perspektive und einem neuen Plan zu betrachten.

Sie sollten in der Lage sein, die Aktivität und das Thema Ihrer Veranstaltung direkt mit der Mission Ihrer Organisation zu verbinden. Zum Beispiel denken Sie vielleicht, dass Sie viel Geld verdienen, wenn Sie eine Cocktailstunde veranstalten, aber das wird nicht funktionieren, wenn Ihre Organisation Menschen mit Suchtproblemen hilft.

Beginnen Sie damit, eine Nachricht zu erstellen und ein Logo und einen Namen darum herum zu entwerfen. Ihr Veranstaltungsplan sollte auch Zeitpläne für bestimmte Ziele enthalten, damit Sie die Fristen für den Druck von Einladungen, das Hinzufügen von Sponsorennamen zu Postern oder die Anzahlung für Veranstaltungsorte kennen.

Delegieren Sie Aufgaben an Ihr Team aus Mitarbeitern und Freiwilligen, damit klar ist, wer wofür verantwortlich ist. Erwägen Sie, eine Online-Tabelle zu erstellen, die leicht aktualisiert werden kann, damit sich niemand versehentlich an ein Unternehmen wendet, das Sie bereits um eine Spende gebeten haben.

Wenn ein Freiwilliger häufig in einem Geschäft einkauft, bitten Sie ihn, sich direkt an den Eigentümer oder Manager zu wenden. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Nachricht nicht bei einem Mitarbeiter verloren geht, der sie missverstehen oder vergessen könnte.

Während jeder dafür verantwortlich ist, das Wort zu verbreiten und Unterstützung zu sammeln, benötigen sie einen Spielplan, um zu verstehen, wie sie Sponsoren für eine Veranstaltung gewinnen können. Aus diesem Grund erfordert jeder Veranstaltungsplan auch ein Menü mit Spendenstufen.

Spendenstufen für Event-Sponsoren

Sie fragen sich, wie Sie lokale Unternehmen dazu bringen können, Ihre Veranstaltung zu sponsern? Denken Sie darüber nach, Stufen zu schaffen, damit auch kleinere Unternehmen teilnehmen können.

Wenn Sie Geschäftsinhaber in Ihrer Gemeinde bitten, Ihre Mission zu unterstützen, werden sie wahrscheinlich alle die gleiche Frage haben: Was habe ich davon? Stellen Sie sicher, dass Ihr Team darauf vorbereitet ist, eine überzeugende Antwort zu geben.

Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, sogenannte Spendenstufen zu erstellen. Dabei handelt es sich um unterschiedliche Spendenstufen, die bestimmten Vergünstigungen oder Belohnungen entsprechen. Nehmen wir an, Sie organisieren eine Abendgarderobe. Ihre Spendenstufen könnten sein:

• Eine Spende von 500 $ erhält zwei Freikarten für die Veranstaltung und eine Aufnahme in das Programm
• Eine Spende in Höhe von 1.000 USD erhält die oben genannten Punkte sowie eine Dankesansage während der Veranstaltung
• Mit einer Spende von 5.000 US- Dollar erhalten Sie sechs Tickets, eine Ankündigung, eine Auflistung und einen Beitrag in den sozialen Medien
• Eine Spende von 10.000 $ erhält alles, was eine Spende von 5.000 $ erhält, plus eine Auszeichnung während der Veranstaltung
• Eine Spende von 50.000 US-Dollar erhält alles, was eine Spende von 10.000 US-Dollar erhält, plus Namensrechte für die Veranstaltung

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Stufen basierend auf der Spendenhistorie des Spenders, den Möglichkeiten, die Sie anbieten können, und der Art der Veranstaltung anpassen. Wenn Sie beispielsweise ein Freizeitrennen in Ihrem örtlichen Park organisieren, sollten die Spendenstufen erschwinglicher sein.

Versuchen Sie, die Ebenen auf nicht mehr als vier oder fünf Optionen zu beschränken. Es ist leicht für einen potenziellen Unterstützer, sich mit zu vielen Ebenen überfordert zu fühlen – und sich dann zu entscheiden, Sie überhaupt nicht zu unterstützen. Für die größten Spendenstufen können Sie die Anzahl der Sponsoren begrenzen, um ein Gefühl der Exklusivität zu schaffen.

Viele lokale Unternehmen nutzen Spenden für wohltätige Zwecke als Mittel zur Öffentlichkeitsarbeit. Stellen Sie sicher, dass Sie die Reichweite Ihrer Social-Media-Plattformen kennen, damit Sie die Reichweite der Marketingpartnerschaft in der lokalen Community demonstrieren können.

Identifizieren Sie potenzielle Event-Sponsoren

Ein Veranstaltungssponsor ist jeder, ob eine Person oder ein Unternehmen, der bereit ist, Waren, Dienstleistungen oder eine Geldspende bereitzustellen, um Ihre Veranstaltung zu unterstützen. Wenn Sie entscheiden, an wen Sie sich für ein Sponsoring wenden, analysieren Sie zunächst die Einzelposten in Ihrem Eventbudget, das Sie auch in Ihren Eventplan aufnehmen sollten. Sie möchten jedem Teilnehmer eine Goodie Bag füllen?

Oder sparen Sie lieber Ressourcen, indem Sie ein Cateringunternehmen mit der Übernahme der Essenskosten beauftragen? Benötigen Sie Unterstützung bei den Marketingkosten? Vielleicht möchte eine örtliche Anwaltskanzlei die Nutzung einer Werbetafel für einige Monate spenden.

Es ist auch wichtig, darüber nachzudenken, welche Unternehmen in der Vergangenheit ähnliche Anliegen wie Ihres unterstützt haben. Es ist einfacher, sich an einen potenziellen Event-Sponsor zu wenden, wenn Sie wissen, dass ihm Ihre Arbeit wichtig ist, obwohl Sie ihn wahrscheinlich noch überzeugen müssen, indem Sie die Geschichte Ihrer Organisation erzählen.

Ehren Sie Sponsoren bei der Veranstaltung

Während Ihre Spendenstufen dabei helfen zu erklären, was der Veranstaltungssponsor im Austausch für seine Spende erhält, werden Sie bei der Bestimmung, wie Sie Sponsoren für eine Veranstaltung gewinnen können, erfolgreicher sein, wenn Sie kreativ sind. Nur weil es Ihr Ziel ist, Geld zu sammeln, heißt das nicht, dass Sie nicht auch Beziehungen pflegen können, die später zu noch größeren Anfragen führen können.

Wenn Sie beispielsweise vorhaben, Fotos von den Personen zu machen, die Ihre Veranstaltung betreten, können Sie einen Hintergrund mit den Namen und Logos Ihrer Top-Event-Sponsoren erstellen. Wenn Sie vorhaben, eine wiederverwendbare Tasche mit Leckereien zu verschenken, können Sie den Namen Ihres Event-Sponsors auf die Tasche drucken.

Soziale Medien sind eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Event-Sponsoren zu ehren. Veröffentlichen Sie kurze Videos von Ihrem CEO, in denen er neuen Sponsoren dankt, zusammen mit kurzen Interviews mit Ihren Sponsoren, um zu erklären, warum ihnen Ihr Anliegen wichtig ist. Wenn Sie jedem Sponsor öffentlich Ihre Dankbarkeit ausdrücken, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass er Ihre gemeinnützige Organisation auch in Zukunft weiterhin unterstützt.

Folgen Sie danach

Wenn Sie sich nach der Veranstaltung nicht mit Ihren Sponsoren in Verbindung setzen, wird es beim nächsten Mal schwieriger, sie anzusprechen. Planen Sie voraus, indem Sie Ihre E-Mail-Liste segmentieren, damit Sie personalisierte Nachrichten für die Geschäftsinhaber und Einzelpersonen erstellen können, die Ihre Veranstaltung unterstützt haben.

Teilen Sie Ihren Spendern unmittelbar nach der Veranstaltung mit, wie viel Sie gesammelt haben, was dies für die Gemeinschaft bedeutet. Markieren Sie sie auf Fotos in sozialen Medien, damit ihre Freunde die von Ihnen erstellte Partnerschaft sehen können.

Sie können Ihre neuen Unterstützer auch das ganze Jahr über einbeziehen, indem Sie sie bitten, Ihnen in den sozialen Medien zu folgen, und sie zu virtuellen Veranstaltungen einladen. Im Laufe der Zeit wird dies die Bindung an Ihren Spenderpool erhöhen und neue Sponsoren für zukünftige Veranstaltungen gewinnen.

In 5 Schritten Sponsoren für eine Veranstaltung gewinnen

Suchen Sie nach einer schnellen Anleitung, wie Sie Event-Sponsoren finden? Wenn Sie um Sponsoring für wohltätige oder gemeinnützige Veranstaltungen bitten, gibt es fünf schnelle Tipps, die Sie beachten sollten. Befolgen Sie diese, um Ihre Chancen zu erhöhen, einen gemeinnützigen Veranstaltungssponsor zu gewinnen.

1. Fragen Sie frühzeitig nach Event-Sponsoring

Sie sollten mindestens vier Monate vor der Veranstaltung mit der Ausführung Ihres Veranstaltungsplans beginnen. Dies trägt dazu bei, Stress auf Ihrer Seite abzubauen, und gibt Ihren Sponsoren Zeit, ihre Budgets angemessen zu planen.

2. Personalisieren Sie Ihre Anfrage für jeden potenziellen Veranstaltungssponsor

Während anfängliche „Save the Date“-Ankündigungen und Einladungen über eine spezielle E-Mail-Kampagne gesendet werden sollten, ist eine persönliche Note unerlässlich, wenn Sie lokale Unternehmen erreichen. Fragen Sie persönlich oder senden Sie eine personalisierte E-Mail, in der erläutert wird, wie das Unternehmen des Empfängers von der Unterstützung Ihrer Veranstaltung profitieren würde.

3. Nachfassen

Die Leute sind beschäftigt. Fragen Sie weiter, bis sie Ihnen ein klares „Nein“ sagen. Manchmal dauert der Vorgang länger, als Ihnen lieb ist, seien Sie also geduldig!

4. Feiern Sie Ihre Sponsoren

Bleiben Sie organisiert, damit Sie Ihre Versprechen innerhalb Ihrer Spendenstufen erfüllen können, und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Spenderunterstützung rechtzeitig in den sozialen Medien ankündigen.

5. Seien Sie kreativ, wenn Sie nach Event-Sponsoring fragen

Denken Sie über den Tellerrand hinaus nach potenziellen neuen Event-Sponsoren. Nur weil eine Person oder ein Unternehmen Ihre Organisation in der Vergangenheit nicht unterstützt hat, heißt das nicht, dass Sie sich nicht an sie wenden sollten. Brainstormen Sie und delegieren Sie die Person aus Ihrem Team, die Ihrer Meinung nach der beste Ansprechpartner wäre.

Polieren Sie die Online-Präsenz Ihrer gemeinnützigen Organisation auf

Jede Einzelperson oder jeder Geschäftsinhaber, der Event-Sponsoring in Betracht zieht, wird wahrscheinlich online gehen, um seine Due Diligence durchzuführen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation über eine starke Online-Präsenz verfügt, einschließlich einer für Mobilgeräte optimierten Website und aktuellen Einträgen.

Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Grundlagen abgedeckt haben, sehen Sie sich den kostenlosen Leitfaden von Constant Contact zum gemeinnützigen Marketing an, der Ihnen helfen kann, sich für Ihre bisher erfolgreichste Spendenaktion zu positionieren.