Verbessern Sie Ihren E-Mail-Prozess und verbessern Sie die Zusammenarbeit mit der kostenlosen Trello-Vorlage für E-Mail-Workflows von Litmus

Wenn Sie im E-Mail-Marketing arbeiten, wissen Sie, dass es nicht einfach ist, eine großartige E-Mail zu erhalten. Von der Texterstellung über das Designen, Codieren, das Einholen von Feedback von Ihrem Team bis hin zur Analyse der Ergebnisse nach dem Senden umfasst der Prozess eine Vielzahl von Schritten und Beteiligten. Den Überblick zu behalten, kann sich wie eine unmögliche Aufgabe anfühlen.

Wie können Sie also bei der E-Mail-Erstellung den Verstand behalten – und gleichzeitig sicherstellen, dass jede von Ihnen gesendete E-Mail so eingerichtet ist, dass die bestmöglichen Ergebnisse erzielt werden?

Es gibt ein Geheimnis, wie man die beweglichen Teile zusammenhält, um eine gut geölte E-Mail-Marketing-Maschine zu formen: Es baut einen kugelsicheren Workflow mit nahtloser teamübergreifender Zusammenarbeit auf. Wir haben uns mit unseren Freunden bei Trello zusammengetan, um alles, was wir über den perfekten E-Mail-Prozess gelernt haben, in eine Trello-Vorlage zu bringen, die Sie kopieren und selbst erstellen können – und letztendlich Ihren E-Mail-Workflow reibungsloser gestalten.

Holen Sie sich die Vorlage →

Sie sehen, dass die E-Mail-Workflow-Vorlage nach Spalten organisiert ist, die verschiedene Schritte des E-Mail-Workflows darstellen. Während Sie an einer Kampagne arbeiten, bewegt sich Ihr Projekt von links ( Neue Anfragen ) ganz nach rechts in die Phasen Gesendet und Berichterstellung . Schauen wir uns jeden Schritt des Prozesses genauer an.

Neue Anfragen

In dieser Spalte sammeln Sie Kampagnenanfragen von Ihrem Team und behalten den Überblick über alle Projekte, die Sie in Angriff nehmen möchten. Betrachten Sie es als den Rückstand des E-Mail-Teams an Ideen und Aufgaben.

Kampagnenanfragen verwalten + Zusammenarbeit mit Formularen verbessern

Wenn Ihr Team Kampagnen für viele verschiedene Teams und Interessengruppen sendet, kann es schwierig sein, den Überblick über die Anfragen zu behalten. Die Verwendung eines Formulars als zentrale Anlaufstelle zur Verwaltung von Anfragen hilft Ihnen, den Prozess zu rationalisieren und macht es einfacher, wichtige Informationen zu Ziel, Zeitpunkt und Zielgruppe jeder Kampagne zu sammeln.

In dieser Vorlage verwenden wir das Typeform-Power-up , um E-Mail-Anfragen zu sammeln und wichtige Informationen direkt in die Spalte „ Neue Anfragen“ unseres Trello-Boards zu leiten. Es generiert automatisch eine Tabelle mit den wichtigsten Fakten zur Kampagne:

Wir haben uns für dieses Beispiel für Typeform entschieden, aber Sie können gerne Ihr bevorzugtes Umfragetool verwenden, um Anfragen zu bearbeiten.

Nachdem Sie eine neue Anfrage überprüft haben (und Antworten auf eventuelle Fragen erhalten haben), können Sie die Kampagne zum nächsten Schritt des Workflows verschieben.

Akzeptiert/in Warteschlange

Nachdem Sie alle wichtigen Informationen zu den Zielen und Details einer Kampagne gesammelt haben, können Sie diese in die Spalte Akzeptiert verschieben . Sobald eine Kampagne diesen Schritt des Workflows erreicht, geben wir ihr ein Fälligkeitsdatum. Wir empfehlen, Ihr Sendedatum (oder Go-Live-Datum für ausgelöste oder transaktionale E-Mails) als Fälligkeitsdatum festzulegen. Wieso den? Wenn Sie das Kalender-Power-up verwenden , können Sie alle anstehenden (und vergangenen) Kampagnen in einer einzigen Kalenderansicht sehen. Einen E-Mail-Kalender zu erstellen war noch nie so einfach!

Verwenden Sie Labels, um die verschiedenen Arten von Kampagnen zu verfolgen, die Sie senden

Wenn Sie viele verschiedene Arten von E-Mails senden – möglicherweise bedienen Sie verschiedene Kundengruppen, Abteilungen oder Produkte – können Labels eine leistungsstarke Möglichkeit sein, den Überblick darüber zu behalten, welche Kampagnen welchem ​​Geschäftszweck dienen. Passen Sie Ihre Etiketten an die Anforderungen Ihres Teams an .

Hier bei Litmus suchen wir nach einem Gleichgewicht zwischen Inhaltswerbung und Produktaktualisierungen, und die Labels von Trello machen es uns leicht zu erkennen, ob eine Woche zu anstrengend für die eine oder andere ist.

Im Gange

Sobald Ihr Team mit der Arbeit an der Kampagne beginnt, wechselt es in die Spalte In Bearbeitung .

Hier behalten Sie den Überblick über alle Aufgaben, die zum Erstellen einer Kampagne erforderlich sind. In diesem Beispiel teilen wir die Aufgaben in Copywriting, Design, Entwicklung und Testing/QA auf. Wählen Sie eine Logik, die für Ihr Team funktioniert.

Sie können Trello auch verwenden, um alle Dokumente, Links und Dateien zu verfolgen, die zu jeder Kampagne gehören. Sie können beispielsweise ein Google-Dokument mit Ihrem E-Mail-Briefing oder Ihrer E-Mail-Kopie anhängen ( es gibt ein Power-Up, um dabei zu helfen ), einen Link zu einer Live-Vorschau Ihrer E-Mail hinzufügen oder Ihren E-Mail-HTML-Code anhängen.

Erstellen Sie eine Checkliste, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail optimiert ist und Sie Fehler erkennen, bevor Sie sie senden

Von E-Mails, die nicht richtig gerendert werden, bis hin zu defekten Links und Bildern, die einfach nicht geladen werden – mit einer E-Mail kann viel schief gehen – und jeder Fehler wirkt sich auf die Leistung Ihrer Kampagne aus. Aus diesem Grund ist eine gründliche Qualitätssicherung Ihrer E-Mails von entscheidender Bedeutung, und eine Checkliste kann dabei helfen.

Das Durcharbeiten einer umfassenden Checkliste braucht Zeit – aber es ist wichtig, sicherzustellen, dass jede E-Mail, die Sie senden, fehlerfrei ist. Überspringen Sie also niemals diesen Schritt des Prozesses. Unsere Vorlage enthält die wichtigsten E-Mail-QA-Prüfungen, aber Sie können auch andere hinzufügen, die speziell auf Ihr Team und Ihre E-Mails zugeschnitten sind.

Möchten Sie diesen Schritt des E-Mail-Workflows beschleunigen? Tools wie die Litmus Checklist können Ihnen helfen, die zeitaufwendigsten Aufgaben zu automatisieren und die Zustellung und Effektivität Ihrer E-Mail-Nachrichten zu verbessern.

Erfassen Sie Probleme, bevor Sie mit Litmus senden Die Lackmus-Checkliste bietet Ihnen eine geführte Überprüfung der kritischen Elemente, die sich auf die E-Mail-Leistung auswirken. Zeigen Sie Ihre E-Mails in beliebten Apps und Geräten an, überprüfen Sie, ob Links, Bilder und Tracking funktionieren, und schaffen Sie jedes Mal ein unglaubliches E-Mail-Erlebnis. Mehr erfahren →

Warten auf endgültige Genehmigungen

Jetzt ist es an der Zeit, das letzte Feedback und die Zustimmung aller Beteiligten einzuholen. Mit dem Genehmigungs-Power-up von Trello können Sie Prüfer für jedes Projekt festlegen, sodass Marketingfachleute leicht nachverfolgen können, wer eine Kampagne bereits unterschrieben hat und wer nicht.

Haben Ihre Rezensenten in letzter Minute Feedback zu Ihrer Kampagne? Sie können Feedback in Trello verfolgen – bitten Sie einfach die Rezensenten, die Karte zu kommentieren. Oder verwenden Sie Litmus Proof , um allen Beteiligten zu ermöglichen, Kommentare und Vorschläge direkt per E-Mail zu hinterlassen. Mit Litmus Proof war es noch nie so einfach, Ihren Genehmigungsprozess zu beschleunigen und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Optimieren Sie Ihren E-Mail-Überprüfungsprozess mit Lackmus Proof Mit Proof als zentralem Tool zum Sammeln von Feedback können Sie die Zusammenarbeit verbessern, eine bessere Transparenz erhalten und die Überprüfungszyklen verkürzen. Mehr erfahren →

Sobald Ihre E-Mail überprüft und genehmigt wurde, können Sie sie in die Spalte Bereit zum Senden verschieben . Und sobald Sie auf die Schaltfläche zum Senden geklickt haben, können Sie die Kampagne in Gesendet verschieben – eine großartige Möglichkeit, alle E-Mails zu verfolgen, die Ihr Team erledigt hat.

Ihre Arbeit ist noch nicht beendet, wenn Sie auf Senden klicken: Berichterstellung

Wenn Ihr Team beschäftigt ist, Ihr Rückstand voll ist und Sie Schwierigkeiten haben, die nächste Frist einzuhalten, vergessen Sie leicht Ihre E-Mail-Analyse. Aber die einzige Möglichkeit, zukünftige Kampagnen zu verbessern, besteht darin, genau hinzuschauen, was funktioniert und was nicht. Aus diesem Grund müssen Sie die E-Mail-Berichterstellung zu einem wichtigen Bestandteil Ihres E-Mail-Workflows machen – und Erinnerungen in Trello können Ihnen helfen, den Überblick über Ihre Berichtsaufgaben zu behalten.

Benötigen Sie eine Erinnerung, um Ihre monatlichen E-Mail-Berichte abzuschließen? Sie können das Butler-Power-Up verwenden, um automatisch eine wiederkehrende Aufgabe festzulegen. Stellen Sie beispielsweise ein, dass Butler Sie jeden ersten Montag im Monat an diese Aufgabe erinnert.

Benötigen Sie einen Ort, um E-Mail-Inspirationen zu sammeln oder wichtige Dokumente zu verfolgen? Das kannst du auch in Trello tun.

Sie können nicht nur die wichtigsten Schritte Ihres E-Mail-Workflows abdecken, sondern Ihr Trello-Board auch als One-Stop-Shop verwenden, um Ideen zu sammeln ( in unserer Vorlage sehen Sie eine Spalte „ Inspiration“ ) oder wichtige Dokumente wie Ihre E-Mail-Strategie, Ihren Styleguide, interne Best Practices für E-Mail-Marketing und mehr. Benötigen Sie einen Ort, um Ihre wöchentlichen Besprechungsnotizen zu verfolgen? Ein Ort, um die hilfreichsten Branchenressourcen für Ihr Team zu dokumentieren? Dank der Flexibilität von Trello können Sie all das tun. Fügen Sie einfach zusätzliche Spalten hinzu, wie Sie es für richtig halten.

Machen Sie die Vorlage zu Ihrer eigenen

Jedes E-Mail-Team ist anders und jedes E-Mail-Team hat seine eigenen, einzigartigen Prozesse. Diese Vorlage ist ein guter Ausgangspunkt, um einen Workflow für Ihr Team zu erstellen und zu dokumentieren. Passen Sie es an die individuellen Anforderungen Ihres Teams an und senden Sie effektivere E-Mails.

Erstellen Sie Ihren eigenen E-Mail-Workflow in Trello →

Haben Sie Tipps für Trello-Power-User, die Ihnen helfen, Ihren E-Mail-Workflow zu optimieren? Wir würden sie gerne hören! Lass es uns in den Kommentaren unten wissen.