Verwendung der Aufgabenautomatisierung: Beispiele und Tools

Was ist Aufgabenautomatisierung?

Aufgabenautomatisierung ist, wenn Software eine Arbeitsaktivität abschließt. Es ist ein Prozess, bei dem eine Aufgabe durch einen Prozess verschoben wird, um diesen Prozess zu rationalisieren und die Menge an manueller Arbeit zu reduzieren, die für die Erledigung der Arbeit erforderlich ist.

Unternehmen werden Aufgabenautomatisierung anwenden, um Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse zu beschleunigen oder zu vereinfachen. Es nimmt auch den fleißigen Aspekt weg, der zu Burnout und niedriger Moral führen kann. Mit der Aufgabenautomatisierung können sich die Teammitglieder auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Es hat auch einen Mehrwert für ihre Organisation geschaffen, indem es Teams ermöglicht, sich auf Innovationen zu konzentrieren.

Projektmanagement-Software kann geschäftige Arbeit automatisieren, damit Sie mehr Zeit haben, sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren. ProjectManager ist eine cloudbasierte Arbeits- und Projektmanagementsoftware, die Arbeitsabläufe anpasst und über Aufgabengenehmigungen zur Steuerung Ihrer Geschäftsprozesse verfügt. Legen Sie so viele Auslöser fest, wie Sie benötigen, um Aktionen zu erstellen, und stellen Sie sicher, dass ein Aufgabenstatus nur von einer von Ihnen autorisierten Person geändert werden kann.

Was ist Workflow-Automatisierung?

Workflow-Automatisierung ist, wenn Software einen Prozess basierend auf bestimmten Auslösern ausführt, die zu bestimmten Aktionen führen. Dies können Aufgaben, Daten oder Dateien sein, die nach vordefinierten Regeln automatisch von einem Status in den nächsten übernommen werden.

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen ist wichtig, da sie die Effizienz verbessert, die Produktivität erhöht und für mehr Genauigkeit bei der Arbeit sorgt. Es erleichtert die Überprüfung der Arbeit, führt zu einem höheren Maß an Verantwortlichkeit und verbessert die Arbeitszufriedenheit, indem viele der mühsamen Tätigkeiten, die in der eigenen Arbeit erforderlich sind, entfallen.

Beispiele für Aufgabenautomatisierung

Nehmen wir uns einen Moment Zeit, um zu sehen, was Aufgabenautomatisierung in einer realen Situation leisten kann. Hier sind einige Beispiele für die Aufgabenautomatisierung.

• Geschäftsprozessmanagement: Software wie ProjectManager kann Arbeitsabläufe automatisieren und Aufgabengenehmigungen festlegen, sodass nur autorisierte Personen den Status einer Aufgabe von "Erledigt" in "Erledigt" ändern können.
• E- Mail-Marketing: Passen Sie E-Mails an Geburtstage Ihrer Kunden oder andere wichtige Daten an, um stärkere Beziehungen aufzubauen.
• Personalwesen: Sie können die Gehaltsabrechnung automatisieren, um Ihre Personalabteilung für andere Aufgaben zu entlasten.
• Verwaltungsaufgaben: Rechnungszahlungen können über Banking-Apps koordiniert werden, um sicherzustellen, dass Ihre Lieferanten, Versorgungsunternehmen usw. pünktlich bezahlt werden.
• Social-Media-Beiträge: Es gibt Anwendungen, mit denen Sie Ihre Social-Media-Beiträge auf verschiedenen Plattformen planen können.

Dies sind nur einige der Aufgaben, die durch die Aufgabenautomatisierung optimiert werden können. Es gibt viele mehr. Für die Aufgabenautomatisierung sind jedoch Tools zur Aufgabenautomatisierung erforderlich. Werfen wir einen Blick auf einige der besseren auf dem Markt.

Top 3 Tools zur Aufgabenautomatisierung

Aufgabenautomatisierung ist gut fürs Geschäft. Wenn Sie nach einem Tool suchen, das Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen, und es keine Aufgabenautomatisierung hat, dann werden Sie wahrscheinlich weiter suchen. Wir haben einige Nachforschungen für Sie angestellt und haben einige der besseren Tools zur Aufgabenautomatisierung auf dem Markt.

1. Projektmanager

ProjectManager ist eine cloudbasierte Arbeits- und Projektmanagementsoftware, mit der Sie Arbeitsabläufe anpassen und Aufgabengenehmigungen automatisieren können. Sie können automatisierte Workflows für Ihre Aufgaben erstellen und dafür sorgen, dass sie das Projekt voranbringen, anstatt geschäftige Arbeit zu leisten.

Diese intuitive Software erfordert keine Programmiererfahrung. Es ist einfach einzurichten mit Dropdown-Menüs, mit denen Sie so viele Auslöser und Aktionen einrichten können, wie Sie für die Verwaltung des Workflows benötigen. Die Optimierung von Geschäftsprozessen steigert Ihre Produktivität.

Sie können Aufgabengenehmigungen einrichten, sodass nur diejenigen, die Sie entscheiden, berechtigt sind, den Status einer Aufgabe zu ändern. Die Aufgabenautomatisierung von ProjectManager arbeitet nahtlos mit der Echtzeitverfolgung zusammen und hält Sie mit E-Mail-Benachrichtigungen und In-App-Benachrichtigungen auf dem Laufenden.

2. Zapier

Zapier ist eine Software, die Ihre Apps verbindet und Arbeitsabläufe automatisiert. Es ist für kleine und große Unternehmen gleichermaßen einfach zu verwenden.

Die Software eliminiert sich wiederholende Aufgaben, indem sie eine Automatisierung einrichtet. Es verlinkt auf häufig verwendete Apps wie Dropbox, Google Drive, Slack und mehr.

3. Microsoft Power Automatisieren

Microsoft Power Automate ist eine Software, die Aufgaben rationalisiert und nahtlos mit anderen Microsoft-Produkten wie Outlook zusammenarbeitet. Sie können sich wiederholende Aufgaben reduzieren und sichere Arbeitsabläufe aufbauen, um sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Es ist keine Codierung erforderlich. Es gibt auch eine Desktop-Funktion, die ein robotergesteuertes Prozessautomatisierungstool ist. Es zeichnet die Schritte Ihres Workflows auf, die Sie dann bearbeiten oder für einen automatisierten Prozess verwenden können.

So verwenden Sie die Aufgabenautomatisierung im Projektmanagement

Technologie kann eingesetzt werden, um Ihnen zu helfen, mehr zu erledigen. Wenn Sie mit Ihren Aufgaben ins Hintertreffen geraten, zeigt Ihnen Jennifer Bridges, PMP, wie Aufgabenautomatisierung helfen kann.

Hier ist ein Screenshot des Whiteboards als Referenz.

Im Rückblick – So nutzen Sie die Aufgabenautomatisierung, um mehr zu erledigen

Jennifer sagte, sie liebe Technologie und war begeistert zu zeigen, wie Tools dazu beitragen können, das Projektmanagement produktiver zu machen.

Sie konzentrierte sich für dieses Video-Tutorial auf eine Funktion der Technologie, die Aufgabenautomatisierung. Zunächst erklärte sie, dass Automatisierung eine Technik ist, mit der ein Apparat, Prozess oder System automatisch betrieben wird. Mit anderen Worten, Automatisierung ist ein cleverer Weg, um mit weniger Zeit, Geld und Aufwand mehr zu erreichen.

Sie haben wahrscheinlich schon einige dieser Automatisierungen genutzt, wie Software, Apps, künstliche Intelligenz (KI), Gaming-Technologie, mobile Plattformen, Kartenleser oder QR-Codes. Sie können beispielsweise den Kilometerstand verfolgen, Quittungen scannen, Fahrten kartieren, Lebensmittel bestellen und liefern und den Fortschritt eines Projekts verfolgen.

Dies sind also nur einige der Beispiele, und wiederum gibt es so viele davon. Und dies sind nur einige, die Ideen dazu anregen sollen, wie Sie die Aufgabenautomatisierung nutzen können, damit Sie mehr erledigen können. Wenn Sie also ein Tool benötigen, das Sie bei Ihrer Aufgabenautomatisierung unterstützt, dann melden Sie sich jetzt bei ProjectManager für unsere Software an.

ProjectManager rationalisiert Ihre Prozesse durch Automatisierung

ProjectManager ist eine preisgekrönte Arbeits- und Projektmanagementsoftware, die Arbeitsabläufe automatisiert und anpasst, damit Sie mehr Zeit für das Wesentliche haben. Wir haben Ihnen gezeigt, wie Sie Auslöser einrichten können, die zu Aktionen führen, und sogar Aufgabengenehmigungen einrichten. Sie können so viele erstellen, wie Sie möchten, und Ihre Geschäftsprozesse steuern, während Sie Ihrem Team Zeit geben, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Mehrere Projektansichten

Dank unserer vielfältigen Projektansichten können Sie so arbeiten, wie Sie es möchten. Manager planen gerne mit Gantt-Diagrammen, Teams bevorzugen oft Aufgabenlisten oder Kanban-Boards. All diese Daten werden in Echtzeit geteilt, sodass es eine Quelle der Wahrheit gibt und alle immer auf derselben Seite sind.

Verfolgen Sie den Fortschritt in Echtzeit

Automatisierung ist wichtig, aber auch sicherzustellen, dass Sie die Meilensteine ​​erreichen, die Sie in Ihrem Plan festgelegt haben. Unser Echtzeit-Dashboard sammelt Live-Daten und wandelt diese automatisch in leicht lesbare Grafiken und Diagramme um, sodass Sie sechs Projektmetriken überwachen können. Es ist keine Einrichtung erforderlich. Es ist, als hätten Sie einen Statusbericht immer zur Hand.

Berichte können gefiltert und einfach geteilt werden

Tauchen Sie mit unseren One-Click-Berichten noch tiefer in Ihre Daten ein. Alle unsere Berichte können gefiltert werden, sodass Sie sich auf das konzentrieren können, was Sie wissen möchten. Die Berichte sind auch einfach zu teilen, fügen Sie einfach ein PDF zu Ihrer E-Mail hinzu oder drucken Sie sie aus. Sie können an Stakeholder gesendet werden, um sie über Ihre Fortschritte auf dem Laufenden zu halten.

Es gibt so viel mehr, was wir tun können, um Ihre Geschäftsprozesse zu rationalisieren. Unsere E-Mail-Benachrichtigungen und In-App-Benachrichtigungen halten Sie über alle Kommentare auf dem Laufenden oder wenn etwas im Projekt aktualisiert wurde. Lassen Sie ProjectManager die geschäftige Arbeit erledigen, damit Sie Ihre Arbeit besser erledigen können. Beginnen Sie noch heute kostenlos.