Was ist Aufgabenabhängigkeitszuordnung im Projektmanagement?

Nicht alle Aufgaben sind gleich. Einige können nacheinander ausgeführt werden, während andere erst beginnen können, wenn ein anderer endet oder beginnt. Dies wird als Aufgabenabhängigkeit bezeichnet. Die Zuordnung von Aufgabenabhängigkeiten ist eine Technik, um diese Aufgabenabhängigkeiten deutlich zu machen und so kostspielige Verzögerungen zu vermeiden.

Bevor wir uns mit der Zuordnung von Aufgabenabhängigkeiten befassen, wollen wir zunächst verstehen, was im Projektmanagement unter Abhängigkeit zu verstehen ist, und die vier verschiedenen Arten von Aufgabenabhängigkeiten definieren. Sobald das klar ist, erklären wir eine Abhängigkeitskarte und warum sie für Projekte so wichtig ist.

Was sind Abhängigkeiten im Projektmanagement?

Eine Abhängigkeit liegt vor, wenn etwas etwas anderes erfordert, um erledigt zu werden oder zu gedeihen. Im allgemeinsten Sinne sind wir als Menschen zum Überleben auf Nahrung, Wasser und Luft angewiesen. Wenn wir jedoch im Projektmanagement von Abhängigkeiten sprechen, meinen wir meist Aufgabenabhängigkeiten.

Aufgaben sind kleine Arbeitspakete, die zusammen das Endprodukt oder die Dienstleistung eines Projekts liefern. Sie sind eine Möglichkeit, die größere Arbeit in kleinere, überschaubarere Teile zu zerlegen. Aber wie wir festgestellt haben, sind nicht alle Aufgaben gleich. So wie man für ein Puzzle viele unterschiedlich große Teile braucht, gibt es im Projektmanagement verschiedene Aufgaben, die zusammen das Projekt ergeben.

Manche Projekte folgen einem geradlinigen Weg, eine Aufgabe folgt der anderen. Aufgabenabhängigkeiten treten auf, wenn die Aufgaben nicht so einfach ausgeführt werden können. Beispielsweise können Sie das Haus erst dann streichen, wenn Sie das Fundament ausgehoben, die Wände errichtet usw. haben. Dies ist eine der letzten Aufgaben in einem Bauprojekt und hängt davon ab, dass viele andere zuvor erledigt werden.

Im Hinblick auf die Abhängigkeitszuordnung müssen Sie zunächst alle Aufgabenabhängigkeiten identifizieren. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, mit der Sie alle vier Aufgabenabhängigkeiten in unseren leistungsstarken Gantt-Diagrammen identifizieren und verknüpfen können. Die Abhängigkeitszuordnung ist dann auf der Zeitleiste des Gantt-Diagramms sichtbar. So vermeiden Sie, dass Sie von Aufgabenabhängigkeiten überrascht werden, die Projekte verzögern können. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Arten von Aufgabenabhängigkeiten

Es gibt vier Arten von Aufgabenabhängigkeiten: Ende zu Anfang, Ende zu Ende, Anfang zu Anfang und Anfang zu Ende. Bevor wir diese Aufgabenabhängigkeiten erläutern, müssen jedoch noch andere Abhängigkeiten untersucht werden.

Zu den Aufgabenabhängigkeiten, also Aufgaben, die von anderen Aufgaben abhängen, kommen wir gleich. Zunächst untersuchen wir eine andere Möglichkeit, Aufgabenabhängigkeiten zu definieren. Die andere Möglichkeit, Abhängigkeiten zu betrachten, besteht darin, wie die Aufgaben voneinander abhängig sind.

In diesem Fall definieren wir die Aufgabenabhängigkeit, unabhängig davon, ob es sich um eine Ressource, eine Person, ein Projekt oder ein Team handelt. Eine ressourcenbasierte Abhängigkeit ist beispielsweise eine Aufgabe, die dieselben Ressourcen nutzt. Dabei kann es sich um eine Aufgabe handeln, die das gleiche Gerät erfordert, was bedeutet, dass eine Aufgabe abgeschlossen sein muss, bevor eine andere beginnen kann.

Ähnlich wie bei ressourcenbasierten Abhängigkeiten verhält es sich auch bei einer Abhängigkeit von einer Person dahingehend, dass nur ein Teammitglied die Arbeit erledigen kann und eine Aufgabe aufgrund fehlender Arbeitskräfte warten muss. In solchen Fällen ist das Workload-Management von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Sie über genügend Ressourcen verfügen, die intelligent zugewiesen werden.

Dann gibt es Aufgabenabhängigkeiten zwischen Projekten. Dies tritt auf, wenn ein Portfolio oder Programm verwaltet wird, bei dem Ressourcen über mehrere Projekte verteilt werden. Der Einsatz einer Portfoliomanagement-Software, die alle Ihre Projekte auf einer Zeitleiste anzeigt, ermöglicht es Managern, bei der Ressourcenzuweisung aufschlussreichere Entscheidungen zu treffen.

Aufgabenabhängigkeiten zwischen Teams entstehen, wenn Teams Ressourcen gemeinsam nutzen und das Workload-Management der Schlüssel dazu ist, die Kapazität dieser Teams aufrechtzuerhalten. Diese vier Abhängigkeiten beziehen sich auf das allgemeinere Verständnis von Aufgabenabhängigkeiten, die eine Vorgänger-Nachfolger-Beziehung haben. Schauen wir uns die Abhängigkeiten im Zusammenhang mit Start- und Endterminen genauer an.

1. Von Ende zu Anfang

Dies ist die häufigste Aufgabenabhängigkeit, da sie in der Aufgabenverwaltung am häufigsten verwendet wird. Das bedeutet, dass eine Aufgabe abgeschlossen sein muss, bevor die nächste beginnen kann. Im Baugewerbe können Trockenbauwände beispielsweise erst errichtet werden, wenn der Rahmen fertig ist.

2. Von Ende zu Ende

Ende-zu-Ende-Abhängigkeiten sind etwas komplizierter. Diese Aufgaben können erst abgeschlossen werden, wenn auch eine andere abhängige Aufgabe abgeschlossen ist. Sie finden diese Aufgabenabhängigkeit, wenn zwei Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden, eine jedoch erst dann erledigt werden kann, wenn die andere auch fertig ist. Beispielsweise handelt es sich bei Trockenbauarbeiten und der Installation der elektrischen Anlage in einem Gebäude um Aufgaben, die von Anfang bis Ende erledigt werden müssen.

3. Von Anfang an

Wie der Name schon sagt, müssen diese Aufgaben gemeinsam beginnen. Einer kann nicht beginnen, ohne dass der andere begonnen hat, aber das bedeutet nicht unbedingt gleichzeitig. Bei einem Bauprojekt müssen Sie das Gerüst bauen, um die Außenseite eines Gebäudes zu streichen, und dann dieses Gerüst für die Arbeit verwenden. Es sind zwei Aufgaben, die zusammenarbeiten.

4. Von Anfang bis Ende

Unsere letzte der vier Arten von Aufgabenabhängigkeiten ist wahrscheinlich die schwierigste. „Anfang bis Ende“ bedeutet, dass die nächste Aufgabe erst abgeschlossen werden kann, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Es wird nicht nur durch Kontroversen verkompliziert, viele glauben auch, dass es nicht für die Abhängigkeitszuordnung verwendet werden sollte. Ein Beispiel hierfür wäre der Bau einer neuen Gaspipeline, deren Umsetzung erst nach der Stilllegung der alten erfolgen würde.

Was ist eine Aufgabenabhängigkeitskarte?

Nachdem wir nun die verschiedenen Aufgabenabhängigkeiten verstanden haben, schauen wir uns an, wie sie im Projektmanagement verwendet werden. Unter Aufgabenabhängigkeitszuordnung versteht man die Erstellung einer Aufgabenabhängigkeitskarte, die eine visuelle Darstellung der Abhängigkeitskette von Aufgaben in einem Projekt darstellt. Der Zweck der Identifizierung abhängiger Aufgaben und der Abhängigkeitszuordnung besteht darin, Engpässe zu verhindern, die Projekte verlangsamen und sowohl den Zeitplan als auch das Budget des Projekts gefährden können.

Mithilfe einer Aufgabenabhängigkeitskarte können Projektmanager Abhängigkeitsmuster erkennen und sehen, wie die Arbeit auf verschiedene Teams verteilt werden kann. Die Abhängigkeitszuordnung ist ein wichtiges Instrument zur Vermeidung betrieblicher Ineffizienzen und zur Aufrechterhaltung der Qualität Ihrer Daten und Kommunikation während des gesamten Projekts. Projektmanager verwenden die Aufgabenabhängigkeitszuordnung, um Abhängigkeiten zu verfolgen und zu verwalten

Die Abhängigkeitszuordnung hilft Projektmanagern, genauere Vorhersagen zu treffen, indem Abhängigkeiten identifiziert, visualisiert und verwaltet werden. Dadurch können sie Engpässe erkennen, bevor sie auftreten, und Ressourcen nach Bedarf neu zuweisen, um sie zu vermeiden. Ohne zu wissen, mit welchen Abhängigkeiten Sie es zu tun haben, gibt es keine Möglichkeit, darauf zu reagieren, bis sie auftreten. An diesem Punkt sind Ihr Zeitplan und Ihr Budget gefährdet.

Zu den weiteren Vorteilen der Abhängigkeitszuordnung gehören die Verbesserung des Arbeitsablaufs und die Unterstützung bei der Festlegung realistischerer Ziele für Teams und Erwartungen für Stakeholder. Die Abhängigkeitszuordnung verbessert außerdem die Durchlaufzeiten und trägt zu einer effizienteren Kapazitätsplanung und Priorisierung bei.

So erstellen Sie eine Abhängigkeitskarte

Nachdem Sie nun verstanden haben, was eine Aufgabenabhängigkeit ist, welche verschiedenen Typen es gibt und wie wichtig es ist, dass in Ihrem Projekt eine Abhängigkeitszuordnung vorhanden ist, werfen wir einen Blick darauf, wie man eine solche erstellt. Es ist ein wichtiges Instrument im Change Management. Befolgen Sie diese fünf Schritte.

1. Identifizieren Sie Aufgaben

Zunächst müssen Sie alle Aufgaben in Ihrem Projekt kennen. Sie können einen Projektstrukturplan verwenden, um alle Ihre Leistungen und Aufgaben aufzulisten. Seien Sie gründlich und beziehen Sie das gesamte Projektteam ein, um sicherzustellen, dass Sie nichts auslassen.

2. Weisen Sie den Teammitgliedern Aufgaben zu

Wählen Sie das entsprechende Teammitglied oder Team aus, das für jede der Aufgaben zuständig ist, die Sie im vorherigen Schritt identifiziert haben.

3. Abhängigkeiten beachten

Da Sie nun alle Ihre Aufgaben und die Teammitglieder haben, die für deren Ausführung verantwortlich sind, ist es an der Zeit, die abhängigen Aufgaben zu bestimmen. Dazu gehören alle Aufgabenabhängigkeiten, die Sie oben beschrieben haben. Vor allem aber die Start- und Enddaten, da diese unbedingt erforderlich sind, um einen Zeitplan zu erstellen, der Hindernisse vermeidet und termingerecht liefert.

4. Fügen Sie Einschränkungen hinzu

Das Projekt wird mit Einschränkungen und Risiken verbunden sein. Jetzt ist es an der Zeit, sie in Ihre Abhängigkeitszuordnung einzubeziehen. Denken Sie über die sechs wichtigsten Arten von Einschränkungen nach: Umfang, Zeit, Qualität, Kosten, Ressourcen und Risiko. Beachten Sie, welche Auswirkungen sie auf das Projekt haben könnten, und seien Sie darauf vorbereitet, schnell auf sie zu reagieren, wenn sie auftauchen.

5. Erstellen Sie die Karte

Mit all den Informationen, die Sie gesammelt haben, ist es an der Zeit, sie in die visuelle Form einer Abhängigkeitskarte zu bringen. Dadurch können Sie alle Aufgaben und Abhängigkeiten sowie eventuelle Einschränkungen einsehen. Dies wird dem Team mitgeteilt, um alle auf die Aufgabenabhängigkeiten aufmerksam zu machen, die sich auf das Projekt auswirken.

So ordnen Sie Aufgabenabhängigkeiten mit ProjectManager zu

Der Einsatz von Projektmanagementsoftware ist eine effektivere Möglichkeit zur Abhängigkeitszuordnung. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagementsoftware, die Ihnen hilft, abhängige Aufgaben zu identifizieren und zu verknüpfen, um kostspielige Verzögerungen zu vermeiden und Ihr Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abzuliefern. Wir haben Ihnen gezeigt, wie Sie mit unseren leistungsstarken Gantt-Diagrammen alle Ihre Aufgaben identifizieren und alle vier Arten von Abhängigkeiten verknüpfen können. Dieser Plan kann dann in Ihrem Projektteam geteilt werden.

Weisen Sie Aufgaben mit mehreren Projektplanungstools zu

Sie können Zuweisungen im Gantt-Diagramm vornehmen, dieses Tool ist jedoch eher für Projektmanager gedacht, die mehr Variablen verwalten müssen, um das Projekt besser planen und planen zu können. Teammitglieder verwenden unterschiedliche Tools, um diese Aufgaben auszuführen, weshalb unsere Software über mehrere Projektansichten verfügt. Alle Projektansichten nutzen dieselben Daten und werden gemeinsam in Echtzeit aktualisiert. Teammitglieder können ihre Arbeit auf robusten Aufgabenlisten oder Kanban-Boards erledigen, die den Arbeitsablauf visualisieren. Stakeholder können die Kalenderansicht nutzen, um sicherzustellen, dass Meilensteine ​​erreicht werden. Wir geben jedem das Werkzeug, das er braucht, um seine Arbeit richtig zu erledigen.

Überprüfen Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams mit Echtzeit-Dashboards

Wir haben erwähnt, wie wichtig das Workload-Management ist. Aus diesem Grund verfügen wir über Ressourcenmanagement-Tools, die Ihnen das Onboarding und die Festlegung der Verfügbarkeit Ihres Teams erleichtern. Anschließend können Sie sich auf unseren Echtzeit-Dashboards einen umfassenden Überblick über deren Fortschritt und Leistung verschaffen. Es ist keine zeitaufwändige Einrichtung wie bei leichten Alternativen erforderlich. Es ist bereit, wenn Sie Kosten, Arbeitsaufwand und mehr verfolgen möchten. Apropos Arbeitsbelastung: Sie können die Arbeitsbelastung Ihres Teams ausgleichen und dafür sorgen, dass es voll ausgelastet ist, indem Sie sich unsere farbcodierten Arbeitsbelastungsdiagramme ansehen. Es ist einfach, Ressourcen direkt aus dem Diagramm heraus neu zuzuweisen, um die Produktivität zu steigern.

Wir verfügen außerdem über Risikomanagement- und Aufgabenverwaltungsfunktionen, die Ihnen helfen, kostspielige Verzögerungen zu vermeiden. Unsere Berichtsfunktionen geben Ihnen einen besseren Einblick in den Projekt- und Portfoliostatus sowie in Arbeitszeittabellen, Abweichungen und mehr. Wenn Sie mehrere Projekte verwalten, nutzen Sie außerdem unsere Portfoliofunktionen, einschließlich eines Portfolio-Dashboards und eines Arbeitslastdiagramms, um Abhängigkeitszuordnungen zu erstellen, um Ressourcen effektiv über alle Ihre Projekte hinweg zu teilen.

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, die alle vier Arten von Aufgabenabhängigkeiten verknüpft, damit Sie den Überblick behalten. Unsere kollaborative Plattform verbindet Ihr Team, egal ob es sich im nächsten Büro oder in einer anderen Zeitzone befindet. Sie können Dateien teilen, Kommentare abgeben und mehr. Treten Sie Teams bei Avis, Nestle und Siemens bei, die unser Tool nutzen, um erfolgreich zu sein. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.