Vorlagen, Tools und Techniken zur Aufgabenpriorisierung

Die Aufgabenpriorisierung ist ein mächtiges Werkzeug bei der Durchführung eines Projekts. Es gibt so viele verschiedene Aufgaben, die es sich ansehen kann, wenn Ihre Work-Life-Balance dazu neigt, nie frei zu haben. Projektmanager wissen jedoch, dass die Anwendung von Aufgabenmanagement- und Zeitmanagementmethoden sowohl die Teammoral als auch die Produktivität steigern wird.

Aus diesem Grund ist es wichtig zu verstehen, was Aufgabenpriorisierung ist, warum sie wichtig ist und wie Projektmanagement-Software Teams dabei helfen kann, effizienter zu arbeiten, während sie Projektmanagern Zeiterfassungsfunktionen zur Verfügung stellt, mit denen sie den Zeitplan einhalten können. Sehen wir uns an, wie Sie die Aufgabenliste eines Teams priorisieren, um sicherzustellen, dass nichts Entscheidendes für das Projekt vernachlässigt wird.

Was ist Aufgabenpriorisierung?

Aufgabenpriorisierung ist, wenn ein Projektmanager die seinem Team zugewiesene Arbeit überprüft und sie nach Dringlichkeit aufschlüsselt. Auf diese Weise werden die wichtigsten Aufgaben priorisiert und die Teammitglieder können sich zuerst auf die kritischsten Aufgaben konzentrieren. Der Projektmanager muss bestimmen, welche dieser Aufgaben zuerst erledigt werden sollen.

Beim Aufschlüsseln von Aufgaben haben Projektmanager vier Möglichkeiten. Sie können die Aufgabe entweder mit hoher Priorität markieren, was bedeutet, dass sie sofort erledigt werden muss, da sie an Geschäfts- oder Kundenziele gebunden ist. Als nächstes kommen Aufgaben mit mittlerer Priorität, die wichtige Aufgaben sind, aber mit Fristen, die nicht so fest sind wie Aufgaben mit hoher Priorität. Dann gibt es eine niedrige Priorität. Diese haben flexible Fristen oder sind Daueraufgaben. Schließlich gibt es langfristige Aufgaben, die warten können, bis alles andere erledigt ist.

Projektmanagement-Software ist äußerst nützlich, wenn es um die Priorisierung von Aufgaben geht. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, die Ihnen hilft, Ihr Projekt in überschaubare Aufgaben zu unterteilen, die die Ziele des Projekts erfüllen. Unser robustes Aufgabenlisten-Tool ist eine von mehreren Projektansichten. Sie können die Priorität und das Fälligkeitsdatum festlegen und Tags hinzufügen, um das Auffinden der Aufgabe zu erleichtern. Aber jede Aufgabe kann auch kommentiert und Dateien angehängt werden. Es gibt sogar einen Status, um zu sehen, wie abgeschlossen die Aufgabe ist, an der Sie gerade arbeiten. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Warum ist es wichtig, Aufgaben im Projektmanagement zu priorisieren?

Die Priorisierung von Aufgaben ist wichtig im Geschäft oder bei jeder Arbeit, die man tut, aber besonders beim Projektmanagement. Im Projektmanagement haben Sie es mit knappen Fristen, Budgets und den Erwartungen der Stakeholder zu tun. Die Aufgabenpriorisierung nimmt ein möglicherweise widerspenstiges Projekt und ebnet einen Weg, um das Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern.

Aber es tut dies, während es den Stress Ihres Teams verringert und seine Produktivität erhöht. Bestimmte Aufgaben zu haben, an denen man arbeiten muss, anstatt dass alle schwer auf den Schultern lasten, wirkt Wunder für den psychologischen Zustand eines Teams. Sie haben die Flexibilität, die wichtigen Dinge zuerst zu erledigen und dann mit den nächsten Aufgaben fortzufahren.

Das ist natürlich nicht nur hilfreich für die Stimmung der Teammitglieder. Die Aufgabenpriorisierung bedeutet, dass Projektmanager auch Zeit einplanen können, in der die Arbeit getestet und Fehler frühzeitig erkannt werden können. Es bleibt Zeit, alle erforderlichen Änderungen vorzunehmen und den Zeitplan einzuhalten, anstatt zurückgehen und Probleme beheben zu müssen.

Das Aufgabenmanagement gibt Teams auch die Zeit, die sie brauchen, um sich von ihrer Arbeit zu erholen und sich neuen Aufgaben mit neuem Fokus zu stellen. Wenn Sie nicht ständig Terminen nachjagen und sich und das Team auspowern, bleibt Zeit, um neue Energie zu tanken. Ein ausgeruhtes Team ist produktiver und kann komplexe Probleme lösen.

Das Priorisieren von Aufgaben ist auch ein Gegenmittel gegen Prokrastination. Zeitverschwendung wird Ihre Produktivität zunichte machen. Wenn Aufgaben geplant, priorisiert und weiter verwaltet werden, wird niemand überlastet, aber die Arbeit kann trotzdem termingerecht erledigt werden. Dies bedeutet, dass keine Zeit zum Aufschieben oder gar die Notwendigkeit besteht, sich dem hinzugeben. Das liegt daran, dass die Aufgabenpriorisierung die Motivation der Teams aufrechterhält, indem sie sehen, wie viel sie erreicht haben.

Techniken zur Aufgabenpriorisierung

Es ist klar, dass die Priorisierung von Aufgaben wichtig ist, aber wie kann man sie umsetzen? Es ist nicht immer offensichtlich, Aufgaben mit hoher Priorität von solchen zu unterscheiden, die zurückgestellt werden können. Um diesen Weg durch die scheinbar endlose Abfolge von Aufgaben zu finden, gibt es Techniken zur Aufgabenpriorisierung. Hier sind einige der beliebtesten.

1. Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ist nach Dwight D. Eisenhower benannt, dem 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten und einem Fünf-Sterne-General während des Zweiten Weltkriegs. In zwei Führungspositionen mit hohem Druck zu sein, hat ihm viel über die Entscheidungsfindung und die Priorisierung von Aufgaben beigebracht. Er erfuhr, dass es dringende und wichtige Probleme gibt; Dringende sind nicht wichtig und Wichtige sind nicht dringend.

Aus dieser Idee entstand die Eisenhower-Matrix, die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisiert. Es erstellt eine Box, die in vier Quadranten unterteilt ist. Senkrecht links steht unten „nicht wichtig“ und oben „wichtig“. Am oberen Rand des Kästchens steht links „dringend“ und rechts „nicht dringend“. Ein Projektmanager platziert Aufgaben in einem dieser vier Quadranten.

Aufgaben, die strenge Fristen oder Konsequenzen haben und jetzt erledigt werden müssen, werden oben links angezeigt. Aufgaben, bei denen die Frist unklar, aber dennoch wichtig ist und geplant werden muss, werden oben rechts angezeigt. Unten links werden Aufgaben platziert, die delegiert werden können. Sie müssen erledigt werden, sind aber für andere Fähigkeiten bestimmt. Schließlich befinden sich unten rechts Aufgaben, die Sie entfernen können. Sie sind für das vorliegende Projekt unnötig und lenken das Team nur ab.

2. „Iss-den-Frosch“-Methode

Der „Frosch“ ist eine herausfordernde Aufgabe, und den Frosch zu essen bedeutet, diese herausfordernde Aufgabe als erstes am Tag zu erledigen. Die Eat-the-Frog-Methode ist eine Strategie zur Priorisierung von Aufgaben und Steigerung der Produktivität. Es hilft Projektmanagern, die schwierigen Aufgaben zu erkennen und sie gleich morgens aus dem Weg zu räumen. Dann können Sie zur nächsten Aufgabe übergehen.

Die Philosophie hinter dieser Priorisierungstechnik ist, dass Sie die großen und schwierigen Aufgaben frühzeitig erledigen. Das gibt Ihnen Schwung und stellt sicher, dass Sie die harten Sachen nicht den ganzen Tag in Ihrem Kopf verweilen lassen. Dies ist besonders nützlich für Menschen, die zu Beginn ihres Tages jede Menge Energie haben und dann nachlassen.

Der Beginn des Tages wird normalerweise damit verbracht, E-Mails oder Slack durchzugehen und vielleicht ein tägliches Standup-Meeting zu absolvieren. All diese Aufgaben sind nützlich, aber nicht dringend. Wenn Sie diese administrativen Aufgaben erledigt haben, haben Sie oft viel Energie verbraucht. Wenn Sie zuerst die harten Sachen angehen, können Sie die anstrengende Arbeit nach dem Mittagessen erledigen, wenn Sie vom Essen müde sind. Iss zuerst den Frosch.

3. Moskauer Methode

Die MoSCoW-Methode ist ein Akronym für must-have, should have, could have und will not have. Es wurde bei Oracle vom Softwareentwicklungsexperten Dai Clegg entwickelt, um seinem Team bei der Priorisierung von Aufgaben bei der Arbeit an Produktversionen zu helfen.

Vor der Anwendung der MoSCoW-Methode sollte sich das Team mit Stakeholdern treffen, um die Projektziele zu definieren und sich darauf zu einigen, welche Initiative priorisiert werden soll. Sobald alle auf derselben Seite sind, können Sie Ihre Arbeit in kleinere, überschaubarere Teile aufteilen, indem Sie sie in die vier Kategorien der MoSCoW-Methode unterteilen.

Die Pflichtaufgaben sind nicht verhandelbar und haben höchste Priorität. „Sollte“-Aufgaben sind ebenfalls wichtig, aber nicht unbedingt erforderlich, sie fügen dem Projekt jedoch einen Mehrwert hinzu. „Hätte haben können“ wäre nett einzubeziehen, hat aber einen geringen Einfluss auf das Projekt, wenn sie ausgeschlossen werden. „Will not have“-Aufgaben sind innerhalb des spezifischen Zeitrahmens, in dem Sie arbeiten, nicht wichtig.

4. ABCDE-Methode

ABCDE ist eine Priorisierungsmethode, mit der Sie bestimmen können, welche Aufgaben am wichtigsten und welche am wenigsten wichtig sind, und sogar diejenigen, die gelöscht werden können, weil sie unnötig sind. Es ist wie eine Aufgabenliste, die besser organisiert und konstruktiver ist.

Ein Projektmanager und sein Team weisen jeder Aufgabe je nach Priorität einen anderen Buchstaben zu. „A“-Aufgaben sind diejenigen mit der höchsten Priorität. „B“-Aufgaben sollten Sie erledigen, aber wenn Sie sie nicht erledigen, wird dem Projekt kein ernsthafter Schaden zugefügt. Sie können mit ihnen fortfahren, nachdem die A-Aufgaben erledigt sind.

„C“-Aufgaben sind solche, die nicht direkt mit dem Projekt zusammenhängen, aber wiederum angegangen werden können, nachdem A- und B-Aufgaben abgeschlossen sind. „D“-Aufgaben können delegiert werden. So können Sie sich auf die A-Aufgaben konzentrieren und die D-Aufgaben können an die entsprechenden Teammitglieder gehen. Schließlich gibt es noch die „E“-Aufgaben. E steht für beseitigen. Diese Aufgaben spielen keine Rolle, also können Sie damit aufhören.

Vorlagen für die Aufgabenverwaltung

Es gibt andere Tools, die Ihnen bei der Aufgabenpriorisierung helfen können. Beispielsweise bietet ProjectManager Dutzende kostenloser Projektmanagement-Vorlagen für Word und Excel, die Sie auf unserer Website herunterladen können. Diese Vorlagen decken alle Aspekte des Projektmanagements ab, von der Initiierung bis zum Abschluss, und dazu gehören Tools, die Sie bei der Aufgabenverwaltung unterstützen. Hier sind ein paar.

Task-Tracker-Vorlage

Verwenden Sie unsere kostenlose Aufgabenvorlage für Excel, um Aufgabenlisten zu erstellen, mit der Verwaltung eines Projekts zu beginnen und Ihre Arbeit im Auge zu behalten. Sie haben Felder, um die Aufgabe zu benennen, alle Abhängigkeiten und wem sie zugewiesen ist. Fügen Sie dann die Priorität und das Fälligkeitsdatum hinzu. Außerdem können Sie den Fortschritt verfolgen, indem Sie den Status, die geplanten und tatsächlichen Fälligkeitsdaten notieren.

To-Do-Listenvorlage

Eine To-do-Liste ist ein unverzichtbares Tool zur Aufgabenverwaltung. Unsere kostenlose To-do-Listenvorlage für Excel enthält alles, was Sie zum Priorisieren Ihrer Arbeit benötigen. Es listet die Aufgaben, Start- und Fälligkeitsdaten, den Fortschritt auf und hat sogar eine farbcodierte Spalte, um den Prozentsatz der Fertigstellung Ihrer Arbeit anzuzeigen.

Vorlage zur Aufgabenpriorisierung

Wir haben über die Eisenhower-Matrix gesprochen und unsere kostenlose Projektpriorisierungsmatrix für Excel ist eine davon. Es kann verwendet werden, um Projekte zu priorisieren, wenn Sie ein Portfolio verwalten, aber es ist genauso nützlich, wenn Sie Aufgaben in einem Projekt priorisieren müssen.

ProjectManager verfügt über robuste Tools zur Aufgabenpriorisierung

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Ihnen hilft, Aufgaben besser zu priorisieren, als es eine statische Vorlage kann. Zum einen müssen Sie unsere Software nicht manuell aktualisieren. Es verfügt über Echtzeitdaten, die alle auf dem gleichen Stand halten und funktionsübergreifende Teams verbinden, unabhängig davon, ob sie sich im selben Büro oder in verschiedenen Zeitzonen befinden. Da unsere Software über mehrere Projektansichten verfügt, können Manager Aufgaben in Gantt-Diagrammen planen und terminieren, und Teams können sie in Aufgabenlisten, Kanban-Tafeln, Blatt- oder Kalenderansichten ausführen. Alle Projektansichten aktualisieren sich automatisch in Echtzeit, sodass alle immer mit den aktuellsten Daten arbeiten.

Verfolgen Sie kritische Pfadaufgaben mit Online-Gantt-Diagrammen

Bevor Sie Aufgaben priorisieren können, müssen Sie sie organisieren. Mit unseren leistungsstarken Gantt-Diagrammen können Sie Aufgaben auf einer Zeitachse planen, sodass Sie das gesamte Projekt auf einem Bildschirm sehen können. Sie können auch alle vier Arten von Aufgabenabhängigkeiten verknüpfen, um kostspielige Verzögerungen zu vermeiden, und sogar nach dem kritischen Pfad filtern, um zu sehen, welche Aufgaben priorisiert werden müssen. Speichern Sie dann Ihren Plan, indem Sie eine Baseline festlegen. Jetzt können Sie den kritischen Pfad, den Fortschritt und die Leistung in Echtzeit verfolgen und den tatsächlichen Aufwand mit Ihrem geplanten Aufwand vergleichen. Wenn Sie Meilensteine ​​nicht erreichen, können Sie Ressourcen neu zuweisen, um den Zeitplan wieder einzuhalten.

Messen Sie die Kosten mit Arbeitszeittabellen und Arbeitsbelastungsdiagrammen

Natürlich können Sie alle gewünschten Aufgaben priorisieren. Aber wenn Sie sich nicht mit Fragen des Ressourcenmanagements befassen, wird Ihr Team nicht ausgelastet sein und die Produktivität wird darunter leiden. Unsere Funktionen zur Ressourcenverwaltung helfen Ihnen, Ihre Arbeitskosten und die Arbeitsbelastung Ihres Teams im Auge zu behalten. Sobald Sie Ihr Team hochgeladen haben, können Sie seinen Stundensatz und seine Verfügbarkeit hinzufügen, was die Zuweisung von Aufgaben erleichtert. Wechseln Sie während der Arbeit zum farbcodierten Arbeitsbelastungsdiagramm, um die Aufgaben aller an einem Ort zu sehen. Wenn jemandem zu viel zugewiesen ist, können Sie seine Arbeit direkt aus dem Diagramm neu zuweisen. Sobald ihre Arbeitsbelastung ausgeglichen ist, haben Sie ein produktiveres Team.

Es gibt andere Möglichkeiten, Ihr Team zu überwachen, um sicherzustellen, dass es Aufgaben gemäß dem Zeitplan ausführt. Verwenden Sie für eine Übersicht auf hoher Ebene unser Echtzeit-Dashboard, das Metriken wie Arbeitsbelastung, Aufgaben und mehr in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen anzeigt. Es gibt keine zeitraubende Konfiguration wie bei anderen, leichtgewichtigen Tools. Es ist bereit, wenn Sie es sind. Sie können auch anpassbare Berichte zu Arbeitszeittabellen, Abweichungen und mehr erstellen, um mehr Details zu erhalten. Teilen Sie sie dann mit den Beteiligten, um sie auf dem Laufenden zu halten.

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, mit der Sie Aufgaben priorisieren und in Echtzeit verfolgen können. Stärken Sie Teams und sorgen Sie für die Transparenz, die Manager benötigen, um Engpässe zu beseitigen und dafür zu sorgen, dass alle voll ausgelastet sind. Treten Sie Teams bei Avis, Nestle und Siemens bei, die unsere Software zur erfolgreichen Verwaltung ihrer Projekte einsetzen. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.