Die Macht einer schnellen Antwort: Wie E-Mail-Schnelligkeit den Tag rettet

Was wäre, wenn Sie ein besseres Kundenvertrauen und eine bessere Loyalität direkt zur Hand hätten?

Unternehmen verbringen oft viele Jahre damit, dieses Vertrauen und diese Loyalität aufzubauen. Leider übersehen viele Unternehmen den besten Weg, dieses Ziel zu erreichen: eine schnelle Antwort auf jede Kunden-E-Mail.

E-Mail-Schnelligkeit kann den Tag retten und Ihr Geschäft wirklich auf Vordermann bringen (insbesondere ein lokales Unternehmen) auf der Karte. Immer noch nicht überzeugt? Lesen Sie weiter, um unseren vollständigen Leitfaden zu entdecken, warum eine schnelle E-Mail-Antwort so wichtig ist.

Einfache Höflichkeit

Manchmal ist der beste Grund, etwas zu tun, auch der einfachste Grund. Und wenn es darum geht, warum jede Kunden-E-Mail eine schnelle Antwort braucht, hängt vieles von schlichter Höflichkeit ab.

Wir alle wissen, wie frustrierend es sein kann, wenn jemand auf eine E-Mail nicht antwortet. Und ziemlich bald werden Sie eine Menge Absichten in diesem Mangel an Reaktion lesen. Sie denken vielleicht, dass die andere Partei unhöflich, respektlos und abweisend ist.

Das ist schlimm genug, wenn es um private E-Mails oder unternehmensinterne E-Mails geht. Aber wenn es um Kunden geht, werden sie wahrscheinlich nicht ewig auf eine Antwort warten. Stattdessen werden sie ihr Geschäft wahrscheinlich zu Ihrer Konkurrenz bringen!

Selbst wenn Ihre E-Mail kurz und prägnant ist (dazu später mehr), ist eine schnelle Bestätigung der Kunden eine Möglichkeit, ihnen Höflichkeit und Respekt zu zeigen.

Posteingang bereinigen

Seien wir ehrlich: Manchmal gibt es nichts Stressigeres, als herauszufinden, wie viele ungelesene E-Mails sich in Ihrem Posteingang befinden.

Wenn Sie nicht aufpassen, häufen sich diese E-Mails immer weiter an. Dies wird nicht nur Ihre Produktivität beeinträchtigen, sondern der bloße Anblick Ihrer steigenden Posteingangszahlen wird von Tag zu Tag mehr Stress verursachen.

Um es kurz zu machen? Sie müssen sich angewöhnen, E-Mails (insbesondere von Kunden) sofort nach Eingang zu beantworten. Kunden erwarten im Allgemeinen kürzere Antworten, sodass das Schreiben einer sofortigen Antwort nicht viel Zeit in Anspruch nimmt. Und Sie werden Ihre Kunden glücklich machen und gleichzeitig den Traum eines jeden Mitarbeiters verwirklichen: einen Posteingang ohne neue Nachrichten!

Aussehen der Zuverlässigkeit

Wenn es um Ihr Unternehmen und Ihre Marke geht, ist es nicht übertrieben zu sagen, dass Ihr Ruf alles ist. Aus diesem Grund stecken Unternehmen Millionen von Dollar in komplexe Marketingkampagnen: um ihre Marke aufzubauen und ihren Ruf zu stärken. Aber eine der besten Möglichkeiten, Ihren Ruf aufzubauen, kostet nichts, und das ist eine schnelle Antwort auf jede Kunden-E-Mail.

Ganz gleich, wie Sie antworten und wie viel (oder wie wenig) Sie schreiben, eine schnelle Antwort verrät den Kunden viel über Sie und Ihr Unternehmen. Es zeigt, dass Sie sowohl schnell als auch zuverlässig sind. Schließlich werden Kunden, die Ihren prompten Kundenservice bemerken, Ihr Unternehmen als sehr vertrauenswürdig ansehen.

Und dieses Vertrauen kam nicht von einer teuren Marketingkampagne. Stattdessen kommt es darauf an, rechtzeitig auf die Schaltfläche „Senden“ zu klicken.

Erhöhte Rechenschaftspflicht

Wir haben uns sehr darauf konzentriert, wie eine schnelle E-Mail-Antwort für Ihre Kunden von Vorteil ist. Aber es ist auch vorteilhaft für Sie, weil es hilft, das zu tun, was Sie vielleicht für unmöglich gehalten haben: es beseitigt das Aufschieben.

Das Essenz des Aufschubs meistens auf diese vier kleinen Worte hinaus: „Ich mache es später.“ Aber wenn es um Kunden-E-Mails geht, ist es sehr gefährlich, dies „nachträglich“ zu tun. Zu diesem Zeitpunkt hat Ihr Ruf bereits Schaden genommen und der Kunde hat sein Geschäft möglicherweise woanders aufgenommen.

Stellen Sie sich jedoch vor, was passiert, nachdem Sie eine schnelle Antwort gesendet haben, wie z. B. „Danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben, uns zu schreiben. Ich werde Ihrer Frage nachgehen und sie so schnell wie möglich beantworten.“

Der Kunde wird sich freuen, dass Sie so schnell geantwortet haben. Aber genauso wichtig ist, dass Sie jetzt versprochen haben, sich um ihr Problem zu kümmern. Anstatt die E-Mail oder ihre Bedenken zu vergessen, haben Sie dafür gesorgt, dass die Lösung ihres Problems jetzt eine Ihrer unmittelbaren Prioritäten für den Tag ist.

Und schon hast du das Aufschieben besiegt. Eine schnelle Antwort trägt dazu bei, Ihre Verantwortlichkeit zu erhöhen und Ihre Prioritäten neu auf einen verbesserten Kundenservice auszurichten.

Kaufen Sie sich etwas Zeit

Was ist das Haupthindernis, jedem Kunden eine schnelle Antwort zu schreiben? In einigen Fällen haben Sie vielleicht Bedenken, Kunden zu antworten, die komplexe Fragen oder schwerwiegende Probleme haben. Und der Grund dafür ist, dass es einige Zeit dauern wird, die Antwort zu formulieren, die sie verdienen.

Aber wie wir bereits festgestellt haben, ist eine der besten Eigenschaften einer sofortigen Antwort auf Verbraucher-E-Mails, dass sie kurz sein kann. Und „kurz“ bedeutet nicht „endgültig“. Wie unser Beispiel oben gezeigt hat, können Sie dem Kunden einfach für das Schreiben danken und versprechen, sich so schnell wie möglich bei ihm zu melden.

Solche kurzen Bestätigungs-E-Mails helfen dem Kunden, sich gesehen und gehört zu fühlen. Gleichzeitig verschafft Ihnen die schnelle Antwort effektiv etwas Zeit, um umfassendere Antworten auf Kundenfragen und -bedenken zu prüfen.

Volatile Situationen entschärfen

Apropos Kundenfragen und -bedenken, hier ist eine einfache Wahrheit: Ihre glücklichsten und zufriedensten Kunden senden Ihnen am seltensten eine E-Mail. Stattdessen ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie von Kunden hören, die negative Erfahrungen gemacht haben.

Aus diesem Grund ist einer der Hauptgründe für eine schnelle Antwort an Kunden, eine unbeständige Situation zu entschärfen. Auf einer sehr grundlegenden Ebene funktioniert diese Strategie, denn wenn ein Kunde bereits verärgert ist, wird es ihn nur noch verärgerter machen, wenn er lange auf eine Antwort warten muss.

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre erste Reaktion angemessen neutral und respektvoll klingt, können Sie verwenden eine E-Mail-Vorlage und ändern Sie Ihre Antwort nach Bedarf. Und Vorlage hin oder her, Ihre E-Mail sollte Ihren Respekt vor dem Kunden und Ihren Wunsch, sein Problem zu lösen, unterstreichen.

Letztendlich können Sie es vielleicht nicht allen recht machen. Aber schnell mit Höflichkeit und Respekt auf Kundenanliegen zu reagieren, ist der Eckpfeiler eines qualitativ hochwertigen Kundenservice.

Schnelle Antwort auf E-Mails: Wie geht es weiter?

Jetzt wissen Sie, warum eine schnelle Antwort auf Kunden-E-Mails so wichtig ist. Aber wissen Sie, wer Ihr E-Mail-Marketing auf die nächste Stufe heben kann?

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