Zeit- und Materialvertrag (T&M): Wann Sie One verwenden sollten und Best Practices

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Eigentümer für die an einem Projekt geleistete Arbeit bezahlen können. Einer ist ein Festpreis, bei dem ein Vertrag definiert, was getan wird, und einen bestimmten und endgültigen Preis für diese Arbeit festlegt. Wenn das Team zu lange braucht, um seine Aufgaben zu erledigen, oder mehr Material benötigt als im Vertrag festgelegt, werden diese Kosten aufgebraucht.

Der andere ist ein Zeit- und Materialvertrag. Wie der Name schon sagt, ist dies eine flexiblere Vereinbarung, die dem Kunden die Dauer der Arbeit und die verwendeten Materialien in Rechnung stellt. Ist ein T&M-Vertrag das Richtige für Ihr Projekt? Bevor Sie sich entscheiden, wie Sie die Dienstleistungen für Ihr nächstes Projekt bezahlen möchten, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu prüfen, was ein Zeit- und Materialvertrag ist und wann es ratsam ist, einen zu verwenden.

Was sind Zeit und Material für ein Bauprojekt?

Der Begriff „Zeit und Material“ bezieht sich auf die Menge an Zeit und Baumaterialien, die ein Auftragnehmer oder Subunternehmer benötigt, um das Projekt auszuführen. Zeit und Material werden oft mit der Abkürzung T&M bezeichnet.

Alle Aufgaben in einem Bauprojekt verbrauchen etwas Material und brauchen Zeit für die Ausführung. Wenn der Begriff verwendet wird, bedeutet dies, dass der Auftragnehmer die Zeit in Rechnung stellt, die er für die Ausführung der Aufgabe benötigt, und welche Materialien dabei verwendet werden.

Was ist ein Zeit- und Materialvertrag?

Ein Zeit- und Materialvertrag wird häufig im Bauprojektmanagement verwendet, obwohl er auch in der Produktentwicklung und anderen Arten oder Projekten verwendet wird. Grundsätzlich beschreibt ein Zeit- und Materialvertrag, wie der Arbeitgeber einen Auftragnehmer für die Zeit, die er für das Projekt aufwendet, und die Materialien, die er bei der Ausführung der Arbeit verwendet, bezahlt.

Das bedeutet, dass der Auftragnehmer die Zeit und die Materialien verfolgt, die seine Mitarbeiter oder Subunternehmer verwenden. Diese Daten verwenden sie, um dem Arbeitgeber im Laufe des Projekts angemessen abzurechnen. T&M-Verträge können jedoch einen garantierten Höchstpreis haben, der die Kosten begrenzt.

Ein Zeit- und Materialvertrag wird verwendet, wenn das Projekt unbefristet oder undefiniert ist und eine genaue Schätzung der benötigten Zeit und Materialien nicht berechnet werden kann. In diesem Fall ist von einem Festpreisvertrag abzuraten, da die tatsächlichen Kosten den vereinbarten Vertrag bei weitem übersteigen können.

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Wie unterscheidet sich ein T&M-Vertrag von anderen Verträgen?

Wie oben erwähnt, gibt es in der Vertragsverwaltung zwei Hauptarten von Zahlungsplänen. T&M-Verträge werden verwendet, wenn die Pläne nicht präzise genug sind, um einen Festpreisvertrag zu verwenden (weil es keinen bestimmten Preis für die Arbeit gibt). Stattdessen werden die Auftragnehmer für alle gekauften Materialien erstattet und erhalten einen Tages- oder Stundensatz für ihre Arbeit.

Neben T&M- und Festpreisverträgen gibt es eine dritte Art von Bauverträgen, die als kostenerstattungsfähige Verträge bezeichnet werden. In diesem Fall zahlt der Eigentümer dem Auftragnehmer die tatsächlichen Kosten der Arbeiten. Dazu gehören direkte und indirekte Kosten wie Materialien, Ausrüstung und alles andere, einschließlich Gehalt, das bezahlt werden muss, um die Arbeit zu erledigen. Auftragnehmer fügen eine Klausel hinzu, wie z. B. eine feste Gebühr oder einen Anreiz, um einen Gewinn zu erzielen.

Wann ein Zeit- und Materialvertrag verwendet werden sollte

Auch hier ist ein T&M-Vertrag ideal für ein Projekt ohne eine klare oder genaue Schätzung der damit verbundenen Zeit und Kosten. Es macht keinen Sinn, einen Festpreisvertrag abzuschließen, es sei denn, es gibt eine Möglichkeit, die Kosten zu bestimmen. Und ein kostenerstattungsfähiger Vertrag wäre unmöglich zu bestimmen, ohne den genauen Zeit- und Materialaufwand für die Ausführung der Arbeiten zu kennen.

Ein Zeit- und Materialvertrag ist jedoch ratsam, wenn die Dauer des Projekts unbekannt ist, es jedoch einen festen Stundensatz für die anfallende Arbeit gibt. Bei der Verwendung eines T&M werden Auftragnehmer normalerweise einen Aufschlag zwischen 15 und 35 Prozent hinzufügen.

Daher wäre ein Zeit- und Materialvertrag eine Option für das Bauausschreibungsverfahren, wenn es um unvorhersehbare Szenarien geht. Ein solcher Vertrag kann nur geschlossen werden, wenn sich beide Parteien auf die Bedingungen einigen, was jedoch für alle Verträge gilt. Noch wichtiger ist, dass ein T&M-Vertrag ideal ist, wenn Flexibilität erforderlich ist oder Sie neu in der Branche sind und keine genauen Kosten- und Dauerschätzungen vornehmen können.

Best Practices für T&M-Verträge

Beim Abschluss eines Vertrages ist es wichtig, dass die Vereinbarung schriftlich erfolgt. Beide Seiten müssen sich auf die Bedingungen einigen und sie unterzeichnen. Dies gilt insbesondere für den Zeit- und Materialvertrag, da der Arbeitgeber ohne tägliche Bauberichte Geld verlieren kann. Wie bereits erwähnt, ist ein Höchstpreis eine empfehlenswerte Absicherung.

Wenn Sie mit einem Auftragnehmer zusammenarbeiten, stellen Sie sicher, dass er vom Contractors State License Board lizenziert ist und dass die von ihm ausgeführte Arbeit in den Geltungsbereich dieser Lizenz fällt. Die Zusammenarbeit mit nicht lizenzierten Auftragnehmern führt zu Verbindlichkeiten, die sich auf das Projekt und sogar auf die gesamte Organisation auswirken können. Dies gilt auch für Geschäftslizenzen oder Gewerbesteuerregistrierungen, sofern dies in der Gerichtsbarkeit erforderlich ist, in der das Projekt stattfindet.

Ein Problem bei T&M-Verträgen ist, dass sie zu mehr Gerichtsverfahren führen können als ein Festpreisvertrag. Machen Sie sich daher mit den Risiken und Konsequenzen vertraut, die mit der Beauftragung von Drittarbeitern verbunden sind. Es kann Probleme mit Steuernachzahlungen und anderen IRS-Strafen, Zahlungsrückständen und Rufschädigungen der Organisation geben.

Vor- und Nachteile von Zeit- und Materialverträgen

Nehmen wir uns einen Moment Zeit, um die Vorteile und Probleme von Zeit- und Materialverträgen zu betrachten. Je nach Situation können sie genau die Art von Vertrag sein, die innerhalb eines Bauprojekts funktioniert. Sie können genauso gut ein Nachteil sein und die Nachteile können die Vorteile überwiegen, was eine Organisation dazu veranlasst, eine der anderen Vertragsoptionen zu suchen.

Die Vorteile von T&M-Verträgen

• Es ist einfach, auf Änderungen im Projekt zu reagieren.
• Verzögerungen und Straßensperren können leicht umgangen werden.
• Verhandlungen stehen am Anfang des Jobs.

Die Nachteile von T&M-Verträgen

• Die Nachverfolgung von Zeit und Materialien kann schwierig sein.
• Auftragnehmer haben wenig Anreiz, effizient zu arbeiten.
• Auftragnehmer müssen ihre eigenen Kosten tragen.

Wie ProjectManager bei der Zeit- und Materialerfassung hilft

Zeit- und Materialverträge können für Sie richtig sein. Aber wenn Sie einen verwenden, ist es wichtig, dass Sie die Zeit und die Materialien, die Ihr Auftragnehmer verwendet, genau verfolgen. So zahlen Sie nur für tatsächlich geleistete Arbeit. ProjectManager ist eine preisgekrönte Bauprojektmanagement-Software, die die Zeit überwachen kann, in der Ihre Auftragnehmer an der Arbeit arbeiten, und die von ihnen verwendeten Materialien in Echtzeit verfolgen kann.

Einfaches Zeitmanagement

Es ist einfach, Auftragnehmer in unser Tool einzubinden, und die Sicherheitseinstellungen stellen sicher, dass sie nur auf die Teile der Software zugreifen können, zu deren Verwendung Sie ihnen die Erlaubnis erteilt haben. Eine Funktion, die Ihnen hilft, ihre Arbeit zu verfolgen, sind unsere Arbeitszeittabellen. Die Zeit wird auf der Seite „Meine Arbeit“ oder „Zeit“ unserer Software protokolliert. Wenn Auftragnehmer ihre Stundenzettel einreichen, werden sie an eine autorisierte Person gesendet und gesperrt, um die Daten sicher zu halten.

Planen Sie mit Gantt-Diagrammen

Verwenden Sie unsere Gantt-Diagrammansicht, um Ihr Projekt zu planen und zu terminieren. Sie können die Arbeit von Auftragnehmern zuweisen und nachverfolgen sowie Ausgaben nachverfolgen. Sobald Sie einen Zeitplan und ein Budget haben, legen Sie die Grundlinie fest, und jetzt können Sie den tatsächlichen Fortschritt und die Kosten mit Ihrem Plan vergleichen. Wenn Sie bemerken, dass Auftragnehmer zu viel Zeit oder Geld aufwenden, können Sie das Problem angehen, bevor es zu einem Problem wird.

Verfolgen Sie mit Dashboards

Es gibt auch ein Live-Dashboard, das eine allgemeine Ansicht des Fortschritts und der Leistung des Projekts verfolgt. Es sammelt automatisch Echtzeitdaten und rechnet sie in Projektkosten, Zeit, Varianz und mehr um. Welche Art von Vertrag Sie auch verwenden, unser Tool stellt sicher, dass Ihre Auftragnehmer effizient arbeiten.

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, mit der Sie Aufgaben, Teams und Projekte organisieren können. Planen, überwachen und berichten Sie über Ihr Projekt. Verwalten Sie Ihr Projekt in jeder Phase seines Lebenszyklus und geben Sie Ihren Teams die Tools an die Hand, die sie benötigen, um zusammenzuarbeiten und produktiver zu arbeiten. Schließen Sie sich den Zehntausenden von Teams an, die unser Tool bereits nutzen, und nehmen Sie noch heute an dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion teil.