21 Zeitmanagement-Fähigkeiten, die jeder Profi haben muss

Zeitmanagementfähigkeiten sind entscheidend für den Erfolg.

Wenn Sie lernen, Ihre Zeit effektiv zu verwalten, können Sie jeden Arbeitstag besser erledigen, die Effizienz steigern und letztendlich Ihren Wert für Ihr Unternehmen steigern.

In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen 21 Zeitmanagementfähigkeiten, die Sie haben sollten.

Bereit? Tauchen wir ein!

Die wichtigsten Zeitmanagement-Fähigkeiten

Welche Zeitmanagementfähigkeiten sind also am wichtigsten?

1. Nein sagen.

In erster Linie müssen Sie in der Lage sein, die Bemühungen anderer abzuwehren, Ihre Zeit zu nutzen. Einige Aufgaben und Verantwortlichkeiten in Ihrem Arbeitsleben werden Ihnen nicht (oder fast nichts) helfen, Ihre eigenen Ziele zu erreichen.

Es wird Kunden geben, die Ihr Geschäft nicht voranbringen, und Aufgaben, die Ihnen nicht helfen, zu lernen oder zu wachsen. Wenn Sie lernen, diese potenziellen Quellen für Zeitverschwendung zu erkennen und „nein“ zu ihnen zu sagen, können Sie sie vermeiden und Ihre Aufmerksamkeit stattdessen auf die wichtigen Gelegenheiten lenken.

Dies ist einer der wichtigsten Zeitmanagement-Tipps für die Arbeit, besonders.

2. Zielsetzung.

Sie müssen auch in der Lage sein, Ihre eigenen Ziele zu setzen und zu verstehen. Zeitmanagement kann für verschiedene Menschen unterschiedliche Bedeutungen haben, und wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie wollen, werden Sie keine eindeutige Richtung beweisen können.

Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Hauptziel ist es, das Büro pünktlich zu verlassen und trotzdem die gleiche Menge an Arbeit zu erledigen. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie sich darauf konzentrieren, Ihre Effizienz zu verbessern.

Wenn Ihr Hauptziel jedoch die Verbesserung der Rentabilität Ihres Unternehmens ist, müssen Sie Ihren Ansatz anders optimieren.

Zielsetzung ist auch im kleineren Maßstab wichtig; Sie können sich beispielsweise dazu verpflichten, jede Woche drei Stunden weniger in sozialen Medien zu verbringen, damit Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

3. Stressbewältigung.

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Jeder ist bei der Arbeit gestresst, aber wenn Ihr Stresslevel zu hoch wird, kann dies Ihre Leistung stark beeinträchtigen, Sie unfähig machen, sich zu konzentrieren, und in einigen Fällen dazu führen, dass Sie ganze Tage aufgrund von Krankheit verpassen.

Dementsprechend kann die Bewältigung Ihres Stresses Ihnen helfen, Ihre Zeit zu verwalten.

Es gibt viele Strategien, die Ihren Stress reduzieren können, darunter körperliche Bewegung, zusätzlicher Schlaf, Meditation und mehr Freizeit.

4. Delegation.

Zu lernen, wann man delegiert und wie man delegiert, ist eine der wichtigsten Zeitmanagementfähigkeiten, die Profis beherrschen müssen.

Die Chancen stehen gut, dass Sie jeden Tag Aufgaben erledigen, die jemand mit weniger oder einem anderen Können genauso gut erledigen könnte – und das für weniger Geld, als Sie wert sind. Es kann auch Mitglieder Ihres Teams geben, die weniger auf dem Teller haben und in der Lage sind, die zusätzliche Arbeit zu übernehmen. In diesen Situationen ist es besser, die Aufgabe zu delegieren, als zu versuchen, sie selbst zu erledigen.

Wenn Sie die Aufgabe der bestmöglichen Person zuweisen und Ihre Aufgabenbeschreibung gründlich und klar beschreiben, können Sie sich noch weiter verbessern.

5. Priorisierung.

Das Zeitmanagement zwingt Sie, richtig zu priorisieren. Im Allgemeinen ist der beste Weg, dies zu tun, die Dringlichkeit und Wichtigkeit jeder Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste zu bewerten.

Dringlichkeit bezieht sich darauf, wie dringend eine Angelegenheit ist; Ist dies nur in den nächsten Stunden relevant oder könnte es möglicherweise einen Monat warten? Wichtigkeit bezieht sich darauf, wie wichtig sie für Ihr Endergebnis ist; Wird Ihnen das helfen, Ihre langfristigen Ziele zu erreichen, oder ist es bestenfalls trivial?

Wenn Sie diese Faktoren kombinieren, sollten Sie in der Lage sein, ein Bestellsystem zu entwickeln, mit dem Sie Ihre wichtigsten Aufgaben zuerst angehen können.

6. Terminplanung.

Die Zeitplanung mag unkompliziert erscheinen, aber es gibt zwei Elemente der Zeitplanung, die die Art und Weise, wie Sie Ihre Zeit verbringen, erheblich verbessern können.

Erstens gibt es die Bekämpfung des Parkinson-Gesetzes. Das Parkinson-Gesetz ist ein informelles Sprichwort, das besagt, dass „Arbeit sich ausdehnt, um die für ihre Fertigstellung verfügbare Zeit auszufüllen“. Mit anderen Worten, je mehr Zeit Sie für eine Aufgabe einplanen, desto länger dauert es, sie zu erledigen; Sie können dagegen ankämpfen, indem Sie aggressiv und mit engen Zeitrahmen planen.

Zweitens gilt es, die Balance zwischen Steifigkeit und Flexibilität zu finden. Es ist wichtig, so viele Aufgaben wie möglich zu planen, damit Sie wissen, wie Sie Ihren Tag planen und ausführen, aber es ist auch wichtig, etwas Spielraum zu lassen, falls sich neue Prioritäten ergeben oder einige Aufgaben länger dauern als erwartet.

Dieses Gleichgewicht wird für jeden Job anders sein.

7. Fokus.

Sie arbeiten effektiver und erledigen Aufgaben in kürzerer Zeit, wenn diese Aufgaben Ihre volle Aufmerksamkeit haben.

Wenn Sie auch nur leicht abgelenkt sind, kann es bis zu 23 Minuten dauern, bis Sie sich vollständig erholt haben. Wenn Sie versuchen, Multitasking zu betreiben, verringern Sie in ähnlicher Weise sofort Ihre Effektivität bei jeder Aufgabe, die Sie zu jonglieren versuchen.

Das Erlernen der Konzentration kann schwierig sein, aber mit Hilfe der Achtsamkeitsmeditation wird es viel einfacher – und wenn Sie potenzielle Ablenkungen in Ihrer Arbeitsumgebung beseitigen.

8. Organisation.

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Es sollte kein Geheimnis sein, dass besser organisierte Menschen am Ende weniger Zeit für Aufgaben aufwenden. Sie wissen genau, wo sie jede benötigte Datei finden können, und verlieren nie den Überblick über Dinge wie Besprechungsnotizen.

Es gibt Organisationsmethoden, die für verschiedene Bereiche Ihrer Arbeit gelten; Zum Beispiel haben wir diese praktische Anleitung geschrieben, wie Sie sich in Gmail besser organisieren können. Insgesamt werden jedoch hochrangige organisatorische Fähigkeiten nützlicher sein. Überlegen Sie sich ein System, das zu Ihrem Arbeitsstil passt, und bleiben Sie dabei konsistent.

Eine gute Organisation ist einer der wichtigsten Zeitmanagement-Tipps speziell für Studenten.

9. Entschlossenheit.

Zeitmanagementbemühungen werden oft durch Unentschlossenheit behindert. In manchen Situationen ist es wichtig, sich Zeit zu nehmen, alle Variablen abzuwägen und seine Entscheidung erst dann endgültig zu treffen, wenn man sich absolut sicher ist.

In den meisten Situationen ist es besser, eine allgemeine Bewertung vorzunehmen und dann in eine Richtung voranzugehen und sich dabei anzupassen.

Entschlossenheit spart Zeit, nicht nur, weil sie Ihnen übermäßiges Zögern erspart, sondern auch, weil sie Ihnen die Möglichkeit gibt, zu Beginn Ihrer Hinrichtung mehr Informationen zu sammeln.

10. Geduld (und Opportunismus).

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Die Arbeit an den am besten geeigneten und/oder wirkungsvollsten Aufgaben kann Ihnen helfen, Ihre Zeit klüger zu verbringen; Dies erfordert oft sowohl Geduld als auch Opportunismus. Wenn Sie beispielsweise in Immobilien investieren, müssen Sie wissen, welche Immobiliengeschäfte Sie verpassen sollten, und sich Zeit nehmen, bis Sie die „perfekte“ Gelegenheit ergreifen.

11. Motivation.

Die Produktivität hängt stark von der persönlichen Motivation ab; Menschen, die intrinsisch motiviert sind, werden ihre Arbeit immer schneller (und gründlicher) erledigen als ihre unmotivierten Kollegen. Wenn Sie sich ausreichend motivieren können, können Sie Ihre Zeit auch an einem Tiefpunkt immer effizienter verbringen.

Der Trick besteht darin, zu wissen, wie man sich selbst motiviert. Erinnern Sie sich an Ihre langfristigen Ziele und versuchen Sie, eine Linie zu ziehen, die diese Aufgabe mit diesen Zielen verbindet. Sie können sich auch belohnen, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist.

Experimentieren Sie, um zu sehen, was funktioniert, und sehen Sie sich unbedingt die Liste der Motivationszitate an, um sich inspirieren zu lassen!

12. Dokumentation.

Zeitmanagement erfordert auch, dass Sie Ihre Arbeit und Ideen effizient dokumentieren. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben sich ein Ziel gesetzt; Haben Sie dieses Ziel aufgeschrieben?

Verfolgen Sie es? Oder ist es nur etwas, das sich in Ihrer Vorstellung befindet? Dokumentierte Ziele werden viel eher erreicht. Ebenso sollten Sie Ihre laufende Arbeit effizient dokumentieren, damit Sie bei der Sache bleiben und produktiv arbeiten können.

Sie möchten beispielsweise detaillierte Besprechungsnotizen machen, damit Sie in Zukunft darauf zurückgreifen können.

13. Prägnanz.

Das erste von drei Kennzeichen effizienter Kommunikation ist Prägnanz. Manche Leute versuchen, Zeit zu sparen, indem sie ihre Worte überstürzen. Anstatt Zeit zu „vergeuden“, über ihre Nachricht nachzudenken und sie bis zur Perfektion zu bearbeiten, geben sie instinktiv ihr Herz aus und drücken auf „Senden“.

Dies ist jedoch kontraproduktiv. Prägnantes Schreiben und Sprechen wird etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen, da Sie Ihre Formulierungen bearbeiten müssen, aber die Investition lohnt sich.

Die Empfänger Ihrer Nachrichten verbringen nicht nur weniger Zeit mit Dialogen, Sie vermeiden auch Missverständnisse, die für alle Beteiligten eine große Zeitverschwendung darstellen.

14. Klarheit.

Das zweite von drei Kennzeichen effizienter Kommunikation ist Klarheit. Prägnanz wird Ihnen helfen, Ihre Botschaft in weniger Worten zu formulieren, aber Klarheit wird Zweideutigkeiten beseitigen.

Angenommen, es gibt ein Problem mit einem unzufriedenen Kunden, das Sie mit einem Mitarbeiter zu lösen versuchen. Der Satz „Kümmern Sie sich bitte darum“ ist prägnant, aber auch mehrdeutig; Bedeutet „kümmere dich darum“, dem Kunden einen Rabatt auf seinen nächsten Einkauf zu gewähren? Bestellung zurückerstatten? Oder selbst auf eine Lösung kommen?

Selbst wenn Sie das Gefühl haben, dass die Implikation offensichtlich ist, kann es Ihnen eine Menge Ärger ersparen, wenn Sie sich eine weitere Minute Zeit nehmen, um die Dinge zu buchstabieren.

15. Gründlichkeit.

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Das dritte von drei Kennzeichen effizienter Kommunikation ist Gründlichkeit. Bei der Gründlichkeit geht es darum, Informationen im Voraus bereitzustellen, anstatt sie stückweise zu versenden oder Dinge ungesagt zu lassen.

Dies ist vielleicht am wichtigsten, wenn Sie eine Anfrage stellen oder einem Ihrer Mitarbeiter eine Aufgabe zuweisen. Wenn Ihr Mitarbeiter nicht über alle Materialien verfügt, die er für den Beginn einer Aufgabe benötigt, verzögert sich diese.

Gründlichkeit, ebenso wie Prägnanz, braucht anfangs mehr Zeit, aber es ist eine Investition; Wenn Sie es richtig machen, sparen Sie viel mehr Zeit, als es ursprünglich kostet.

16. Zeitschätzung.

Zeitmanagement bedeutet auch zu lernen, wie man die Zeit, die eine Aufgabe in Anspruch nehmen wird, genau einschätzt. Dies wird Ihnen in mehrfacher Hinsicht helfen.

Erstens können Sie Aufgaben und Besprechungen effektiver planen, indem Sie ihnen ein Zeitfenster zuweisen, das weder zu kurz noch zu lang ist. Dies kann Ihnen helfen, mehr Aufgaben in Ihren Arbeitstag zu packen, ohne Sie zu überfordern.

Zweitens hilft es Ihnen zu lernen, wenn Sie ineffizient arbeiten; Wenn Sie Ihre Zeitschätzung erheblich überschreiten, wissen Sie, dass etwas schief gelaufen ist. Die Zeitschätzung kann Ihnen auch dabei helfen, Prioritäten zu setzen oder zu lernen, wann Sie delegieren sollten. Wenn eine Aufgabe lange dauern wird, Ihnen aber nicht hilft, Ihre Ziele zu erreichen, können Sie einen Weg finden, sie zu überwinden.

Die Zeitschätzung ist eine der am schwierigsten zu beherrschenden Zeitmanagementfähigkeiten, da wir von Natur aus dazu neigen, die für die Erledigung einer Aufgabe erforderliche Zeit zu unterschätzen.

Es ist eigentlich eine kognitive Verzerrung, die als Planungsfehlschluss bekannt ist, und sie betrifft uns alle.

17. Ressourcenzuweisung.

Die Ressourcenzuweisung kann Ihnen auch dabei helfen, Aufgaben effizienter zu erledigen und weniger Zeit zu verschwenden. Die Arten von Ressourcen, die Sie zuweisen, hängen von Ihrer Rolle ab.

Beispielsweise können Sie Mitarbeitern verschiedene Aufgaben zuweisen; Wenn Sie die Stärken Ihrer Mitarbeiter ausspielen, können Sie (als Team) schneller mehr erledigen und weniger Zeit mit Korrekturen verbringen.

Es ist auch wichtig, Ressourcen nicht zu übermäßig zuzuweisen, da Sie sonst Zeit verschwenden oder andere Aufgaben erschweren.

18. Gliederung.

Es gibt viele Situationen, die Ihre Gliederungsfähigkeiten erfordern. In jedem von ihnen dient die Gliederung als Grundgerüst, das den Rest Ihrer Arbeit leiten wird. Wenn Sie ein eBook schreiben, können Sie es schneller fertigstellen, wenn Sie mit einer groben Gliederung der Abschnitte und Unterabschnitte beginnen.

Wenn Sie ein Meeting veranstalten, hilft es Ihnen, den Verlauf des Meetings zu skizzieren, um auf Kurs zu bleiben und weniger Zeit zu verschwenden. Wie bei vielen Punkten auf dieser Liste mag es wie ein erhöhter Zeitaufwand erscheinen, aber letztendlich ist es eine Investition, die Ihnen auf lange Sicht Zeit spart.

19. Offenheit für Veränderungen.

Die meisten Menschen haben Dinge, die sie an ihrem Job gerne ändern würden, wie eine überwältigende Anzahl von E-Mails oder immer das Gefühl, im Rückstand zu sein, aber sie zögern, ihre Gewohnheiten zu ändern, um etwas zu bewirken.

Veränderungen erzeugen Veränderungen. Wenn Sie also Ihre Zeitmanagementfähigkeiten (und Ihre Arbeitserfahrung insgesamt) verbessern möchten, müssen Sie bereit sein, sich anzupassen. Seien Sie offen für neue Techniken und neue Ansätze und haben Sie keine Angst, Ihre Kernroutine zu ändern.

Nur durch diese Anpassungen werden Sie lernen, was wirklich funktioniert.

20. Zusammenarbeit.

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Zusammenarbeit ist eine vage zu erlernende Fähigkeit, da Sie auf viele verschiedene Arten und an vielen verschiedenen Aufgaben zusammenarbeiten können. Aber wenn Sie Ihre Zeit sinnvoll verbringen möchten, müssen Sie lernen, wie man gut mit anderen zusammenarbeitet.

Gute Kommunikation kann Ihnen hier enorm helfen, aber die wichtigste Grundlage für eine bessere Zusammenarbeit ist Anpassungsfähigkeit; verschiedene Menschen haben unterschiedliche Vorlieben, Stile und Gewohnheiten, und Sie müssen Ihre eigenen anpassen, um effizient mit anderen zusammenzuarbeiten. Erfahren Sie, wie Ihre Partner arbeiten, und kümmern Sie sich nach Möglichkeit um sie.

Hilfe finden Sie in meinem Leitfaden zur Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern.

21. Reflexion und Analyse.

Das beste Werkzeug in Ihrem Zeitmanagement-Arsenal ist Reflexion. Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Zeit verbringen, und sehen Sie sich die Daten an, um zu analysieren, was richtig und was falsch läuft. Die meisten Menschen wissen nicht, wie sie täglich Zeit verschwenden, und verstehen nicht, wie es möglich ist, effizienter zu arbeiten.

Indem Sie Ihre eigenen Gewohnheiten genau studieren und nach Gelegenheiten suchen, werden Sie viel besser in der Lage sein, neue Wege für Wachstum zu finden. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie ein gutes Tool haben, mit dem Sie Ihren Fortschritt verfolgen können.

Messung Ihres Zeitmanagement-Fortschritts

Wenn Sie diese Zeitmanagementfähigkeiten verbessern, können Sie Ihre Zeit besser einteilen und verbringen, aber wie können Sie sicher sein, dass Sie Fortschritte machen? Verbringen Sie wirklich weniger Stunden mit den anspruchsvollen Aufgaben, die Ihren Tag einnehmen?

Wenn nicht, was hält dich wirklich zurück?

Die einzige Möglichkeit, dies mit Sicherheit zu sagen, besteht darin, Ihren Fortschritt zu messen und zu analysieren. Es ist wichtig zu verfolgen, wie Sie Ihre Zeit verbringen, wie Sie Ihre Arbeit verwalten und wie Sie sich im Laufe der Zeit verbessern.

Es gibt viele Zeitmanagement-Apps, die Ihnen bei diesem Unterfangen helfen können, aber eine der effektivsten (und am einfachsten zu erlernenden) ist EmailAnalytics.

EmailAnalytics hilft Ihnen, zu verfolgen, wie viele E-Mails Sie senden und empfangen, Ihre durchschnittlichen Antwortzeiten und Dutzende anderer Variablen – alles mit hilfreichen visuellen Daten, damit Sie intuitiv neue Erkenntnisse gewinnen können.

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