10 Tipps für Zeitmanagement und Produktivität für Webdesigner

Webdesigner arbeiten oft an mehreren Projekten gleichzeitig. Sie stehen vor vielen Herausforderungen wie der Verwaltung mehrerer Websites, der Verwaltung schwieriger Kunden, der Suche nach neuen Kunden, der korrekten Preisgestaltung ihrer Arbeit und der Einhaltung von Branchentrends. Darüber hinaus versuchen sie auch, ein glückliches und gesundes Privatleben zu führen.

Dies stellt ein Problem dar, wenn es um die Priorisierung von Aufgaben und das Einhalten von Fristen geht, und laut einer Studie ist Zeitmanagement ein häufiges Problem bei Webdesignern.

Damit Sie die richtige Balance zwischen Beruf und Privatleben finden und Termine einhalten, zeigen wir Ihnen 10 effektive Zeitmanagement-Tipps.

Es gibt eine Vielzahl von Dingen, die sich auf Ihre Zeit, Ihren Fokus und Ihre Energie auswirken können – und Ihre Zeitmanagementstrategie muss jeden von ihnen berücksichtigen. Lass uns anfangen.

Es spielt keine Rolle, wie klar Sie die Bedingungen des Auftrags buchstabieren, einen Zeitplan angeben, die zu erbringenden Leistungen der Website erklären oder den Kunden daran erinnern, wie viele Überarbeitungen er erhält. Wenn Sie nicht alles schriftlich festhalten, was wird Ihr Kunde Ihrer Meinung nach tun, wenn die Arbeit beginnt?

Entweder werden Sie mit einer Flut von Anrufen und E-Mails konfrontiert, die Sie überprüfen, oder Sie werden einen Kunden haben, der die Grenzen der Vereinbarung überschreiten möchte, weil es keine offizielle Vereinbarung gibt. Beide Ergebnisse erfordern, dass Sie Ihre Aufmerksamkeit auf andere Dinge als Ihre Projekte lenken.

Aber ein Vertrag und eine Leistungsbeschreibung (SOW), die der Kunde unterschrieben hat und in seinem Besitz hat, werden Ihnen helfen, die Erwartungen zu erfüllen und seine Ängste bezüglich des Projekts abzubauen.

Wenn Sie schon immer neugierig waren, wie lange Sie tatsächlich brauchen, um eine Website zu erstellen, wird ein Zeit-Tracker das Rätselraten aus dem Weg räumen. Es gibt eine Reihe von Gründen, warum Sie sich darum kümmern sollten.

Zum einen können Sie Projekte sicher planen und Kunden Liefertermine mitteilen, wenn Sie wissen, wie lange jede Aufgabe und Phase dauert.

Zweitens müssen Sie die Arbeit nicht von Tag zu Tag übertragen, indem Sie Zeit für die tatsächliche Dauer einer Aufgabe und nicht für eine Schätzung vorsehen. Wenn Sie alles zum vereinbarten Termin erledigen können, werden Sie nicht das Gefühl haben, zu spät oder am Wochenende arbeiten zu müssen, um die ganze Zeit aufzuholen.

Außerdem kann Ihnen die Zeiterfassung helfen, die Preise für Ihr Webdesign zu ermitteln. Obwohl Sie nach Wert und nicht nach Stunden abrechnen sollten, möchten Sie dennoch sicherstellen, dass Ihre Preise einen ausreichend hohen Aufschlag enthalten, damit Sie nicht nur die Gewinnschwelle erreichen oder, noch schlimmer, Geld für Ihre Jobs verlieren.

Haben Sie schon einmal im Internet Geschichten darüber gesehen, wie „erfolgreiche“ Menschen wie Richard Branson und Tim Cook aufwachen, wenn es noch dunkel ist, und sich dachten: „Ich schlafe lieber aus, als erfolgreich zu sein“?

Das Problem mit dieser Logik, dass frühes Aufstehen Erfolg bedeutet, ist, dass sie nicht wirklich logisch ist.

Jeder Mensch ist anders, was bedeutet, dass Sie aufstehen sollten, wenn Sie sich ausgeruht fühlen, Ihre Arbeitszeiten planen, wenn Sie sich im Höchstkonzentrationsmodus befinden, und nur so viele Stunden arbeiten, wie Sie es vernünftigerweise bewältigen können.

Solange es Ihre Fähigkeit, mit Kunden oder Interessenten in Echtzeit zu sprechen, nicht behindert, ist nichts falsch daran, während des idealen Zeitplans für Körper und Geist zu arbeiten. Vergessen Sie nur nicht, Pausen einzuplanen.

Dies ist ein großer Teil der Pomodoro-Technik. Es geht so:

• Stellen Sie einen Timer für 25 Minuten ein.
• Starten Sie den Timer und arbeiten Sie an einer einzigen Aufgabe, ohne Ihre Konzentration zu beeinträchtigen.
• Wenn der Timer klingelt, halten Sie an und machen Sie eine kurze Pause.

Dieser Zyklus wird viermal wiederholt. Am Ende dieser Zeit können Sie eine längere Pause einlegen. Dann fängt alles wieder von vorne an.

Während 25 Minuten die Zeit dieser speziellen Technik sind, ist es auch hier wichtig, Ihr ideales Tempo und die Anzahl der Pausen zu finden. Sie werden feststellen, dass 25 Minuten zu kurz sind, um Ihre Website-Aufgaben zu erledigen, und es wäre besser, den Timer auf 60 Minuten einzustellen. Solange du die Konzentration nicht verlierst, ist das in Ordnung.

Ein fester Plan für jeden Tag ist ein nützlicher Trick, um Ihre Zeit zu verwalten.

Planen Sie Ihre Aufgaben jedoch im Voraus, anstatt Ihre wachsende Liste von Projekten zu verwenden und auszuwählen, woran Sie einen Tag nach dem anderen arbeiten werden. Das gilt für die Projektarbeit genauso wie für alles andere, was während Ihres Arbeitstages passiert.

Hier sind einige Tipps für die Gestaltung Ihres Zeitplans:

• Legen Sie Regeln basierend auf Ihrem idealen Zeitplan fest – die Wochentage, an denen Sie arbeiten werden, sowie die Dauer der einzelnen Tage.
• Planen Sie Ihre schwierigsten Aufgaben als Erstes am Tag, wenn Sie sich fit und bereit fühlen, eine Herausforderung anzunehmen. Das nennt man den Frosch essen.
• Tragen Sie Ihre Business-Admin-Aufgaben in den Kalender ein und legen Sie einen vorhersehbaren Zeitplan für sie fest, damit es zur Gewohnheit wird, sie an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Uhrzeit zu erledigen.
• Legen Sie bestimmte Tage und Zeitrahmen fest, an denen Sie mit Interessenten telefonieren oder Projektmeilensteine ​​​​mit bestehenden Kunden besprechen möchten.
• Fügen Sie Ihrem Zeitplan persönliche Termine oder Aktivitäten hinzu, die während des Arbeitstages stattfinden.

Wenn Sie alles planen und die angemessene Zeit für alles einplanen, verlieren Sie keine Zeit damit, zurückzuverfolgen oder gestresst zu sein, weil Sie etwas vergessen haben.

Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen, wäre es unglaublich vorteilhaft, Prozessvorlagen in Ihrer Aufgabenverwaltungssoftware zu speichern.

Auf diese Weise müssen Sie in der Sekunde, in der ein neues Projekt beginnt, nur die Prozessvorlage duplizieren, die To-Dos basierend auf dem Job anpassen und mit der Erledigung der Aufgaben beginnen.

Dies ist praktisch für alle Bereiche Ihres Workflows, von der Suche nach neuen Webdesign-Kunden über das Onboarding bis hin zu Webdesign-Aufgaben bis hin zu Aktivitäten nach dem Start. Sie können auch Vorlagen für nicht projektbezogene Arbeiten erstellen.

Einer der größten Vorteile davon ist das Vertrautheitsstück. Je strukturierter und vorhersehbarer Ihr Prozess wird, desto einfacher ist es, sich auf den kreativen Aspekt Ihres Jobs statt auf die Logistik der Aufgabenverwaltung zu konzentrieren.

Ein weiterer Vorteil der Vorlagen für Ihre Workflows besteht darin, dass Sie größere und längere Prozesse in kleinere, überschaubarere Aufgaben aufteilen können. Das nimmt jede Überforderung oder Einschüchterung aus Ihrer Arbeit.

Wenn Ihre Zeiterfassung Ihnen sagt, dass mehr als 50 % Ihres Arbeitstages der Verwaltungsarbeit gewidmet ist, ist es an der Zeit, Ihre Tätigkeit neu zu bewerten.

Jetzt haben Sie zwei Möglichkeiten. Diese notwendigen betriebswirtschaftlichen Aufgaben können Sie an einen Assistenten und andere professionelle Dienstleister auslagern oder mit Software automatisieren. Wenn Ihr Unternehmen relativ klein ist und Sie Geld sparen möchten, beginnen Sie mit der Automatisierung.

Es gibt unzählige Tools – viele davon kostenlos –, die Ihnen helfen, langweilige, lästige und oft zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren:

• Buchhaltung und Steuerverwaltung
• Besprechungen planen
• Perspektiven prüfen
• Vertragserstellung
• Fakturierung
• Kundenkommunikation und Nachverfolgung
• Social-Media-Marketing
• Und mehr

Sie werden nie 100% frei von der Verwaltung Ihres Unternehmens sein, aber Sie können es mit automatisierten Prozessen viel weniger zeitaufwändig machen.

Unabhängig davon, ob Sie Webdesigner oder Webentwickler sind, haben Sie wahrscheinlich eine Reihe von Tools, die Sie für jeden Job verwenden.

Wenn Sie ein Designer sind, könnte diese Toolbox Folgendes umfassen:

• Ein Wireframing-Tool
• Skizze oder Photoshop
• Ein paar flexible und leistungsstarke WordPress-Themes, die gut für Ihren Kundenstamm funktionieren
• Eine Sammlung von WordPress-Plugins, die für die Website jedes Kunden unerlässlich sind
• Ein browserübergreifendes Testtool

Wenn Sie ein Entwickler sind, könnte Ihre Toolbox Folgendes umfassen:

• Frameworks und Bibliotheken
• Eine IDE
• Eine Inszenierungsumgebung
• Github
• Browser-Testtools

Durch den Aufbau einer Toolbox, die Sie für jeden Job verwenden können, können Sie schneller arbeiten und bessere Ergebnisse erzielen, da Sie keine Zeit damit verbringen, Werkzeuge zu finden, die Sie verwenden möchten. Stattdessen können Sie tun, was Sie lieben, und einfach erstellen.

Der durchschnittliche Mensch verbringt jeden Tag 7 Stunden online. Leider warten das Internet und die Vielzahl von Geräten, von denen aus Sie arbeiten, nur darauf, Sie abzulenken oder Ihnen während dieser Zeit ein Hindernis in den Weg zu stellen.

Je nachdem, woher Ihre Ablenkungen kommen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, damit umzugehen.

Als Erstes verwenden Sie die Bildschirmzeiteinstellungen Ihrer Geräte, um bestimmte App- und Kommunikationslimits festzulegen. Auf diese Weise erhalten Sie nur zu bestimmten Zeiten (dh wenn Sie gerade nicht arbeiten) neue E-Mails, SMS oder Anrufe oder Push-Benachrichtigungen.

Sie können auch leistungsfähigere Ablenkungsblocker-Tools für Ihren E-Mail-Posteingang, soziale Medien und Apps verwenden.

Vergessen Sie nicht die Ablenkungen zu Hause. Wenn Sie andere Leute um sich haben, lassen Sie sie wissen, dass eine geschlossene Tür oder ein anderes Signal bedeutet, dass Sie in der Spur sind und nicht unterbrochen werden können.

Während Sie die Häufigkeit oder Dringlichkeit der Kundenkontakte minimieren können, indem Sie alles in einem Vertrag und einer SOW klar darlegen, wird es Zeiten geben, in denen sie sich im Laufe eines Projekts mit Ihnen in Verbindung setzen müssen.

Wenn Sie wissen, dass dies der Fall sein wird, richten Sie einen einzigen Kontaktkanal ein, den sie verwenden können.

Wie bei den anderen Zeitmanagement-Tipps auf dieser Liste sollten Sie sich die Zeit nehmen, einmal täglich auf diesem Kanal einzuchecken. Wenn Sie am Ende Ihres Arbeitstages 30 Minuten einplanen, können Sie diese Nachrichten problemlos im Auge behalten und alle zeitnah beantworten.

Vergessen Sie nicht, proaktiv mit diesen Mitteilungen umzugehen. Durch die Planung von Check-ins mit Ihren Kunden zu verschiedenen Meilensteinen während des gesamten Projekts werden wahrscheinlich nicht so viele Nachrichten täglich bearbeitet.

Dies ist immer eine schwierig zu beherrschende Zeitmanagement-Technik. Als YouTuber möchten Sie „Ja“ sagen können. für jeden Interessenten und Kunden.

Die Realität ist jedoch, dass Sie ihnen wirklich nur einen schlechten Dienst erweisen, indem Sie „Ja“ sagen, wenn Sie nicht die Kapazität haben, das anzunehmen, was sie verlangen.

Dies kann der Fall sein, wenn es sich um ein Projekt oder eine Anfrage handelt:

• Für einen Kunden, von dem Sie wissen, dass die Verwaltung zeitaufwändig sein wird
• Das übersteigt Ihre derzeitigen Möglichkeiten oder liegt außerhalb Ihres Steuerhauses
• Das übersteigt den Arbeitsumfang und du wirst nicht extra bezahlt
• Du müsstest es zusätzlich zu deinem regulären Arbeitspensum machen
• Sie haben kein Interesse daran, fühlen sich aber schlecht, weil Sie ihnen nicht helfen können

Fazit: Wenn Ihnen ein potenzieller, aktueller oder ehemaliger Kunde eine Gelegenheit bietet, sollten Sie sich genau ansehen, was das Projekt mit sich bringt, und realistisch sein, wie Sie es annehmen können.

Wenn es eine Art von Verhandlung gibt – dh Sie verlieren Geld, Ihre Freizeit oder Ihren Verstand – sagen Sie einfach „Nein“. Und wenn sie nicht bereit sind, ein „Nein“ als Antwort zu akzeptieren, dann wissen Sie, dass Sie das Richtige getan haben.

Kunden, die möchten, dass Sie gute Arbeit für sie leisten, verstehen die Bedeutung von Zeitmanagement und Produktivität und möchten keine Kompromisse eingehen.

Sie haben kein Webdesign-Unternehmen gegründet, damit Sie von der Verwaltung und dem Management Ihres Unternehmens, Ihrer Projekte und Ihrer Kunden belastet werden könnten. Sie haben es getan, um großartige Websites für Leute zu erstellen, die sie brauchen.

Mit diesen Zeitmanagement-Tipps und Produktivitäts-Hacks befreien Sie sich von einem Teil dieser Last und optimieren gleichzeitig so viel wie möglich vom Rest. Wenn Sie bereit sind, diese Strategien umzusetzen, ist unsere Liste der 9 besten Zeitmanagement-Tipps für Webdesigner Ihre nächste Station.