Die 9 besten Zeitmanagement-Tools für Webdesigner

Unsere Zeit ist kostbar. Es ist die einzige Ressource, von der wir nicht mehr bekommen können. Wir könnten eine philosophische Debatte zu diesem Thema beginnen und die Vor- und Nachteile dieser Aussage untersuchen, aber wir werden uns auf den professionellen Aspekt der Zeit konzentrieren. Genauer gesagt, wie kostbar die Zeit ist, wenn Sie sie für die Arbeit verwenden.

Wir werden für unsere Arbeit bezahlt – für die Stunden, die wir in verschiedene Projekte investieren. Jede verschwendete Minute hätte man damit verbringen können, mehr Geld zu verdienen. Deshalb ist Zeitmanagement sehr wichtig.

Wenn man sich jedoch mit dem Thema Zeitmanagement-Tools beschäftigt, gibt es einen Trend, sich hauptsächlich auf Zeiterfassungs- und Aufgabenmanagement-Tools zu konzentrieren. Sie sind sicherlich ein wichtiger Teil davon, aber es gibt auch andere Tools, die Ihnen helfen können, Ihre Zeit effizienter zu nutzen. Tools, die Themen wie Kundenkommunikation, Ablenkungsentferner und andere abdecken.

Die folgenden 9 Empfehlungen werden Ihnen dabei helfen, all die Bereiche zu beseitigen, in denen professionelle und insbesondere Webdesigner viel Zeit verlieren.

Mit einem guten Zeitmanagement profitieren Sie von vielen Vorteilen:

• Verbringen Sie mehr Zeit mit Kundenarbeit anstelle von nicht abrechenbaren Verwaltungsaufgaben.
• Machen Sie Schluss mit langen Arbeitszeiten oder Wochenenden, um Aufholjagd zu spielen.
• Erledigen Sie mehr und tun Sie dies in viel kürzerer Zeit als zuvor.
• Hören Sie auf, sich den Alltag zu nehmen und beginnen Sie mit einer langfristigen Denkweise zu arbeiten.
• Optimieren Sie Ihren Workflow und verwalten Sie simultane Projekte einfacher.
• Seien Sie sicherer bei der Aufnahme neuer Kunden, der Planung von Projekten und der Einhaltung von Fristen.
• Fühlen Sie sich weniger gestresst und steigern Sie dadurch Konzentration und Kreativität.

Eine gute Produktivitätsstrategie ist jedoch nur dann sinnvoll, wenn Sie über die richtigen Tools für deren Umsetzung und Verwaltung verfügen. Werfen wir also einen Blick auf die Apps, die Sie benötigen:

Es spielt keine Rolle, ob Sie Webdesigner oder Webentwickler sind. Wenn Sie den ganzen Tag online arbeiten, sind Sie überall Ablenkungen ausgesetzt – E-Mails, soziale Medien, Nachrichtenseiten, mobile Apps und mehr.

Freiheit gibt Ihnen die Möglichkeit zu entscheiden, wann Sie frei im Internet surfen dürfen, welche Websites oder Apps gesperrt sind und auf welchen Geräten Sie Ihren Zugriff einschränken möchten. Im Gegensatz zu einigen anderen Ablenkungsblocker-Apps funktioniert diese auf allen wichtigen Geräten.

Ein potenzieller Nachteil ist, dass es ein wenig Setup erfordert, wenn Sie gute Ergebnisse erzielen möchten. Freedom hat beispielsweise vier verschiedene Browsererweiterungen zu installieren:

• Ein beruhigender Greenscreen
• Eine Pause-Taste
• Ein Zeitlimit-Button
• Ein Insight-Button

Es hat auch ein paar Dinge, die installiert werden müssen, wenn Sie es auf Ihrem Smartphone verwenden. Während es mit einer vorgefertigten Liste der ablenkenden Websites und täglichen Zeitlimits geliefert wird, müssen Sie auch Zeit damit verbringen, Ihre eigene Liste der zu blockierenden Ablenkungen zu erstellen.

Aber wenn Sie dies einmal eingerichtet haben, kann es sehr nützlich sein – und das nicht nur, wenn Sie arbeiten. Wenn Sie beispielsweise einschränken möchten, wie spät oder früh Sie Ihre geschäftlichen E-Mails abrufen oder sich bei sozialen Medien anmelden können, können Sie eingeschränkte Öffnungszeiten festlegen und diese wiederholen.

Natürlich wird ein so gutes Tool nicht kostenlos sein. Freedom kostet 6,99 USD pro Monat im Monatsplan, 2,42 USD pro Monat im Jahresplan oder eine Pauschalgebühr von 129 USD für den ewigen Zugriff.

Wenn es um E-Mails geht, benötigen Sie möglicherweise genauere Kontrollen.

Was tun Sie beispielsweise beim Senden einer E-Mail, wenn Ihr Zugriff auf Gmail vollständig eingeschränkt ist? Mit Freedom können Sie eine eingeschränkte Site „aufheben“, aber Sie möchten sich nicht daran gewöhnen.

Stattdessen können Sie Boomerang für Gmail verwenden. Es handelt sich um eine Browsererweiterung, die Gmail einige einzigartige E-Mail-Verwaltungsfunktionen hinzufügt.

Das Hauptmerkmal dieser Erweiterung ist die Posteingangspause. Alle eingehenden Nachrichten werden in einer Warteschlange zurückgehalten. Erst wenn Sie Ihren Posteingang aufheben, sehen Sie alles, was eingegangen ist.

Darüber hinaus können Sie mit Boomerang Ihre E-Mails für einen späteren Zeitpunkt planen. Sie können auch planen, dass eine E-Mail an Ihren Posteingang zurückkehrt, wenn Sie tatsächlich zur Verfügung stehen, oder Ihnen eine Erinnerung zusendet, wenn Sie das Problem nicht vollständig gelöst haben.

Der größte Nachteil dieses Tools ist, dass es nur für Gmail funktioniert.

Boomerang hat einen kostenlosen Plan, der jedoch nur eingeschränkt genutzt werden kann. Wenn Sie ein Gmail-Nutzer sind, sollten Sie besser auf den Personal-Plan für 4,99 USD pro Monat oder auf den Pro-Plan für 14,99 USD pro Monat aktualisieren, wenn Sie die G Suite verwenden.

Zeiterfassungen sind nützliche Zeitmanagement-Tools, wenn auch nicht aus den Gründen, die Sie vielleicht erwarten.

Ja, eine Zeiterfassung wie Toggl hilft Ihnen dabei, Ihre Arbeitszeiten und Ihre Arbeitszeit im Auge zu behalten. Aber nehmen wir an, Sie erfassen Ihre Zeit einen Monat lang. Sie erhalten mehr als genug Daten, um herauszufinden, wie lange Ihre häufigsten Aufgaben dauern.

Wenn Sie genau wissen, wie lange jede Aufgabe von Auftrag zu Auftrag dauert, können Sie Ihre Projekte genauer planen und vor allem Termine einhalten.

Darüber hinaus können Sie besser sicherstellen, dass Sie für jeden Job, an dem Sie arbeiten, den richtigen Geldbetrag berechnen.

Der einzige Nachteil bei der Verwendung von Toggl Track besteht darin, dass die Analysen nicht verfügbar sind, es sei denn, Sie aktualisieren auf einen der Premium-Pläne, der bei 9 US-Dollar pro Monat beginnt.

Harvest ist eine weitere Zeiterfassungsoption, die jedoch mehr Funktionen bietet als Toggl. Sie können beispielsweise:

• Verbinden Sie sich mit Ihrer Angebots-/Vertragserstellungssoftware und erstellen Sie automatisch Rechnungen für Ihre Projektmeilensteine.
• Integrieren Sie die Aufgabenverwaltungssoftware und verfolgen Sie Ihre Zeit, ohne die App verlassen zu müssen.
• Erstellen Sie Rechnungen aus Ihrer erfassten Zeit und senden Sie sie automatisch über Ihre Zahlungsverarbeitungssoftware.

Während Harvest ein großartiges Tool für die Zeiterfassung ist und einen Teil Ihrer Verwaltungsarbeit vereinfacht, ist es ein besseres Zeitmanagement-Tool für Designagenturen. Wenn Sie also derzeit ein Team haben, das für Sie arbeitet oder Sie in Zukunft einstellen möchten, ist dies das Zeiterfassungstool, das Sie in Betracht ziehen sollten.

Die Preisgestaltung ist einfach. Es kostet 12 US-Dollar pro Monat pro Benutzer.

Wenn Sie potenzielle Kunden finden, mit denen Sie zusammenarbeiten können, und Zeit damit verbringen, mit ihnen über Ihre Webdesign-Dienste zu sprechen, kommen Sie schließlich an einen Punkt, an dem sie nach einem Angebot fragen.

Dies ist nur eines von vielen zeitsparenden Tools, die AND.CO Ihnen zur Verfügung stellen kann.

Im Kern ist AND.CO eine Angebots- und Vertragserstellungssoftware. Es macht den gesamten Prozess auch leicht. Alles, was Sie tun müssen, ist, Angaben zum Kunden und den Vertragsbedingungen einzugeben und zu unterschreiben.

Die Software übernimmt die Vorbereitung der restlichen rechtlichen Dokumentation für Sie. Das ist also nur eine zeitsparende Funktion.

AND.CO kommt auch mit einem eingebauten Timer.

Wenn Sie daran denken, Ihre erfasste Zeit einem offenen Vertrag zuzuordnen, können Sie problemlos Rechnungen für Ihre Kunden erstellen. Das heißt, wenn Sie pro Stunde abrechnen.

Auch wenn Sie diese Rechnungsfunktion nicht nutzen können, ist das in Ordnung. AND.CO kann Rechnungen basierend auf den Meilensteinzahlungen erstellen, die Sie in Ihren Verträgen festlegen – dies umfasst die Vorauszahlung sowie die Abschlusszahlung nach Fertigstellung der Website-Leistungen.

In jedem Fall wird es Ihnen helfen, für Ihre Arbeit bezahlt zu werden.

AND.CO hat einen kostenlosen Plan. Wenn Sie jedoch ein Upgrade durchführen und die $18/Monat bezahlen, können Sie das AND.CO-Branding aus Ihren Verträgen entfernen und auch bearbeiten (falls Sie zusätzliche Klauseln hinzufügen möchten).

Dies ist eine andere Art von Timer als die, die wir auf dieser Liste gesehen haben. Pomofocus ist ein Timer, der speziell entwickelt wurde, um Webdesignern bei der Verwendung der Pomodoro-Technik zu helfen.

Der Timer läuft 25 Minuten. Am Ende machen Sie eine 5-minütige Pause. Sie werden drei Intervalle davon machen. Am vierten erhalten Sie eine längere Pause von 15 Minuten.

Denken Sie daran, dass Sie Ihren Zeitplan erstellen können.

Traditionell verwendet die Pomodoro-Technik 25 Minuten an und 5 Minuten aus. Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass 25 Minuten nicht ausreichen, um eine beträchtliche Menge an Designarbeit zu erledigen, können Sie die Einstellungen ändern.

Dieses Tool ist völlig kostenlos zu verwenden, also probieren Sie es aus und sehen Sie, ob es Ihren Fokus verbessert.

Float ist ein Projektplaner-Tool, also etwas anders als Aufgabenverwaltungssoftware.

Ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal besteht darin, dass Sie Aufgaben mit einer bestimmten Zeit in Ihren Kalender aufnehmen können. Bei vielen Aufgabenverwaltungs-Apps können Sie lediglich ein Start- und Enddatum festlegen, was es schwierig machen kann, jeden Tag den richtigen Arbeitsumfang zu planen.

Mit Float nehmen Ihre Aufgaben in Ihrem Kalender so viel Platz ein, wie sie während Ihres Arbeitstages tatsächlich beanspruchen, sodass Sie Aufgaben stapeln und bei Bedarf auf mehrere Tage verteilen können.

Ein weiteres großartiges Feature ist die Zeitplaneinstellung.

Sie können Ihre Wochenenden ausblenden, damit Sie nicht in Versuchung geraten, dann „Überlauf“-Arbeit zu machen. Sie können auch eine Obergrenze für die tägliche Arbeitszeit festlegen. Wenn Sie versuchen, tagsüber konzentrierter und produktiver zu sein, wird es definitiv helfen, sich ein solches Limit zu setzen.

In Bezug auf die Nachteile wird Float nicht viel in Bezug auf die Verwaltung von Kunden, Prozessen oder Dokumentation tun. Hier geht es ausschließlich darum, Ihren idealen Zeitplan zu erstellen und sich daran zu halten.

Wenn dies etwas ist, bei dem Sie Hilfe benötigen und Ihnen die Art und Weise gefällt, wie Sie Aufgaben planen können, kostet dies 6 US-Dollar pro Monat pro Benutzer oder 10 US-Dollar, wenn Sie eine Zeiterfassung hinzufügen möchten.

Es ist wirklich wichtig, ein Projektmanagement-Tool zu verwenden, um sicherzustellen, dass nichts durch das Raster rutscht und Sie effizienter arbeiten, wenn Sie viele Kunden und Aufträge gleichzeitig verwalten.

Es gibt sicherlich viele tolle Möglichkeiten zur Auswahl. Trello zeichnet sich jedoch durch seine Flexibilität aus. Deshalb ist das wichtig:

Nehmen wir zum Beispiel 2020, wo 82 % der Freiberufler sagten, dass die Pandemie sie gezwungen habe, ihre Arbeitsweise zu ändern. Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool verwenden, das es Ihrem Unternehmen und Ihren Prozessen nicht ermöglicht, schnell zu wechseln, wird es Sie verlangsamen.

Trello ermöglicht es Ihnen, so zu arbeiten, wie es Ihnen am besten passt. Mit Karten können Sie Ihre Dokumentation und Aufgaben organisieren. Sie können auch Vorlagenboards erstellen (aus vorgefertigten Vorlagen oder Ihren eigenen), die Ihnen Zeit sparen, neue Jobs zu starten oder Prozesse vollständig durchzuführen.

Mit einem Premium-Abonnement können Sie Trello-Power-Ups freischalten und Ihre Aufgaben aus verschiedenen Ansichten wie einem Kalender oder einer Zeitleiste verwalten.

Power-ups ermöglichen Ihnen auch die Integration mit Ihrer anderen Unternehmenssoftware wie Google Drive, Dropbox und Slack. Darüber hinaus helfen Ihnen Power-ups, Ihre häufigsten Aufgaben in Trello zu automatisieren.

Da Trello Teil der Atlassian-Produktsuite ist, einschließlich Jira und Confluence, erhalten Sie bei der Anmeldung Zugriff auf eine ganze Reihe nützlicher Webdesigner-Tools.

Trello ist sofort einsatzbereit und mit dem kostenlosen Plan können Sie viel erledigen. Wenn Sie dies jedoch zur Optimierung Ihrer Zeit nutzen möchten, lohnt sich das Upgrade von 5 USD pro Monat für Trello Gold oder 10 USD pro Monat für die Business Class.

Von dem Moment an, als Sie Ihr Webdesign-Geschäft gründeten, dachten Sie wahrscheinlich an die gesamte Software, die Sie für den Betrieb Ihres Unternehmens benötigen würden.

Ihre Werkzeugliste ist seitdem wahrscheinlich um einiges gewachsen. Deshalb denken Sie bei Ihrer Zeitwirtschaftsstrategie vielleicht gar nicht an Ihre Unternehmenssoftware. Sie sind es gewohnt, sie als eigenständige Lösungen für die Buchhaltung oder Terminplanung oder andere alltägliche Verwaltungsaufgaben zu verwenden.

Ich wette jedoch, dass die meisten dieser Tools eine Liste mit Integrationen haben und ich wette auch, dass Zapier auf den meisten dieser Listen steht.

Das liegt daran, dass Zapier Ihnen helfen kann, Prozesse zwischen Ihren am häufigsten verwendeten Tools zu verbinden. Wenn Sie sich beispielsweise das folgende Zapier-Dashboard ansehen, werden Sie feststellen, dass es zwischen meinen am häufigsten verwendeten Apps „Zaps“ (verbundene Workflows) vorinstalliert hat:

Wenn Sie keinen vorgefertigten Workflow finden können, erstellen Sie Ihren eigenen. So können Sie beispielsweise Ihren Toggl-Timer mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbinden:

Hier gibt es viele Möglichkeiten, also gehen Sie Schritt für Schritt vor. Erstellen Sie eine Liste Ihrer zeitaufwendigsten Verwaltungsaufgaben und der Tools, mit denen Sie diese ausführen (falls überhaupt). Beginnen Sie dann mit Zapier, um zu sehen, was es tun kann, um diese zeitaufwändigen Workflows für Sie zu automatisieren.

Zapier kann bis zu 5 Zaps und 50.000 Aufgaben kostenlos nutzen. Alles darüber hinaus erfordert ein Upgrade. Monatspläne beginnen bei 19,99 $.

Wie Sie sehen, gibt es viele Zeitmanagement-Tools für Webdesigner, auch wenn diese nicht explizit für die Zeiterfassung entwickelt wurden.

Viele davon helfen Ihnen, sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren, unnötige zeitraubende Aktionen und Ablenkungen zu vermeiden.

Jetzt, da Sie begonnen haben, kreativer darüber nachzudenken, wie Sie produktiver werden können, ist es an der Zeit, dies zu Ihrer Realität zu machen.