9 Tipps für effektive Meetings (mit kostenloser Checkliste)

Meetings können Spaß machen und sehr effektiv sein, aber ein ineffizientes Meeting kann Ihre Zeit belasten, besonders wenn Sie beschäftigt sind. Bei unserer ständigen Suche nach Möglichkeiten, in der hybriden Arbeitswelt produktiv zu sein, ist es wichtig, dass sich jedes Meeting lohnt und sich positiv auf Ihre Rolle auswirkt. Leider ist das oft nicht der Fall.

Ob es sich um ein schnelles Teammeeting handelt oder um eines, das Brainstorming oder strategische Diskussionen erfordert, es gibt einige Regeln, die Sie befolgen können, um es erfolgreich zu machen. Dies gilt insbesondere jetzt, da so viele von uns nur einen Teil der Woche im Büro sind oder remote arbeiten.

Organisationen verbringen etwa 15 Prozent ihrer Zeit mit Meetings, wobei ein Drittel dieser Meetings laut Zippia-Forschung als unproduktiv gilt. Interessanterweise ergab eine Umfrage von Dialpad, dass über 75 Prozent der Menschen es vorziehen, Besprechungen an einem bestimmten Tag oder zu einer bestimmten Uhrzeit zu planen, wobei Montag der beliebteste Tag für die Planung von Besprechungen ist und Mittwoch der längste.

Ein erfolgreiches Meeting durchführen

Es reicht nicht aus, einfach Leute in einem Raum (real oder online) zu versammeln und auf das Beste zu hoffen! Wir haben hier am DMI viel darüber geforscht, wie Meetings funktionieren und wie man sie am besten durchführt. Wir teilen Ihnen hier 9 einfache Tipps mit, die Ihnen helfen, ein effektives Meeting (virtuell oder auf andere Weise) durchzuführen.

1. Legen Sie eine klare Agenda fest

Wenn Sie wenig Zeit haben und viel zu tun haben (wie die meisten Vermarkter), ist ein Meeting ohne Zweck eine Belastung. Senden Sie vor dem Meeting eine Tagesordnung, damit die Teilnehmer wissen, was sie erwartet und ob sie Informationen vorbereiten müssen.

Sie können es auch auf einem Bildschirm anzeigen oder sogar ausdrucken (für ein persönliches Treffen), damit die Dinge reibungslos ablaufen. Dies ist besonders wichtig für Online-Meetings, bei denen die Mitarbeiter remote arbeiten und möglicherweise keinen Kontakt zu einer Kampagne oder einem Projekt haben.

Es hilft, das Meeting wieder auf Kurs zu bringen, wenn es schief geht oder in kleinere Diskussionen ausbricht. Du kannst zum Beispiel sagen: „Das ist eine großartige Idee, aber keine für jetzt. Lassen Sie es uns beim nächsten X-Meeting zur Diskussion hinzufügen.“

„Meetings können allzu oft schief gehen und der Zweck geht verloren, was für die Teilnehmer frustrierend sein kann. Der Moderator sollte im Voraus eine Tagesordnung teilen, damit die Teilnehmer vorbereitet sind und in der zugewiesenen Zeit alles Erforderliche abdecken und vermeiden, dass Meetings überlaufen.“ Orla Stack, Human Resources Director am Digital Marketing Institute

2. Kennen Sie Ihre gewünschten Ergebnisse

Sie sollten von Anfang an wissen, was Sie von dem Meeting erwarten. Suchen Sie nach Ideen? Müssen Sie ein Budget genehmigen lassen? Ist es die Unterstützung von Teammitgliedern bei einem herausfordernden Projekt?

Machen Sie sich klar, was Sie wollen, und arbeiten Sie das Meeting durch, um sicherzustellen, dass Sie Ergebnisse erzielen. Die letzten Minuten des Meetings sollten genutzt werden, um die nächsten Schritte zu besprechen und Personen mit der Durchführung zu beauftragen. Es hilft Ihnen, einen klaren Aktionsplan aufzustellen, der allen bekannt ist.

Sie sollten auch sicherstellen, dass alle eingeladenen Personen eine Rolle spielen oder in das Team oder Projekt involviert sind. Verschwenden Sie nicht die Zeit von jemandem, der andere Dinge tun könnte.

3. Finden Sie die richtige Umgebung

Heute können Meetings dank Remote- und Hybridarbeit überall stattfinden. Der Schlüssel ist, sich für das beste Medium für das Meeting zu entscheiden, ob online ausreicht oder ob Sie es persönlich haben müssen.

Operative Besprechungen können schnell online verwaltet werden. Beispielsweise kann ein täglicher oder wöchentlicher Team-Catch-up oder -Sprint einfach verwaltet werden, indem man einen runden Tisch macht und am Ende Zeit für eventuelle Fragen lässt.

Business Builder-Meetings können auch aus der Ferne verwaltet werden, solange Sie eine klare Agenda haben. Verwenden Sie die Bildschirmfreigabe zum Teilen von Präsentationen, Folien oder Grafiken, um sicherzustellen, dass jeder Zugriff auf die Informationen hat.

Meetings zur strategischen Ausrichtung konzentrieren sich auf Reflexion, neue Ideen und Brainstorming und eignen sich daher wahrscheinlich besser für ein persönliches Meeting. Denken Sie an die Kollegen, die einbezogen werden müssen, und sehen Sie, was für alle funktionieren kann. Es sollte Raum für die Anpassung an die Situation der Mitarbeiter geben (z. B. rechtzeitige Ankündigung, damit Remote-Mitarbeiter ins Büro pendeln können), aber verlieren Sie den Zweck und die gewünschten Ergebnisse nicht aus den Augen.

Lesen Sie : „Wie man ein Remote-Team verwaltet (und die Tools, die Ihnen dabei helfen)“

4. Bereiten Sie Gesprächsthemen vor

Wenn Sie ein Meeting leiten, das Ideen oder Brainstorming erfordert, sollten Sie wichtige Gesprächsthemen auf den Tisch bringen. Diese werden vom Projekt und den Ergebnissen bestimmt, können aber während des Meetings als Spickzettel dienen, wenn Sie feststellen, dass die Dinge vom Thema abweichen.

Sie könnten Fragen auf ein Whiteboard stellen und die Leute nach ihrer Meinung fragen. Wenn es sich beispielsweise um ein Meeting handelt, um eine Marketingkampagne zu besprechen, die unterdurchschnittlich abgeschnitten hat, stellen Sie Fragen wie „Was hat Ihnen an der Kampagne gefallen?“ Oder „Was hätten wir besser machen können?“

Diese Technik kann Ihnen viele Antworten geben, aber Sie haben die Möglichkeit zu sehen, ob es einen Konsens im Raum gibt, den Sie verwenden können, um andere Kampagnen zu unterstützen oder die Leistung zu steigern.

5. Geben Sie jedem die Möglichkeit zu sprechen

Während jeder eine Rolle und eine Berufsbezeichnung hat, können diese für das Meeting beiseite gelegt werden. Es kann einschränkend sein, zu versuchen, innovativ zu sein oder Strategien zu entwickeln, wenn sich jeder an seine eigenen Aufgaben hält, z. B. kann der Marketingmanager nur über Marketing sprechen.

Achten Sie darauf, wer in der Besprechung ist, und lassen Sie die Leute zu Wort kommen. Denken Sie daran, dass jeder anders ist. Einige Leute sind lautstarker, während andere vielleicht Anstoß brauchen, um Meinungen zu äußern. Übernehmen Sie die Führung und stellen Sie Teammitgliedern Fragen, wenn Sie das Gefühl haben, dass sie keine Gelegenheit hatten, einen Beitrag zu leisten.

Es geht oft darum, Persönlichkeiten zu managen. Wenn Sie also das Gefühl haben, dass eine oder zwei Personen das Gespräch dominieren, ändern Sie die Richtung, indem Sie Fragen stellen oder das Wort ergreifen. Denken Sie in einem Online-Meeting daran, die Kamera eingeschaltet zu lassen, da dies sympathischer ist, indem Sie die Stummschaltung verwenden, damit die sprechende Person ununterbrochen sprechen kann, und die „Hände hoch“-Funktion oder eine ähnliche Funktion verwenden, damit Personen Fragen stellen oder sich einschalten können.

„Vorbereitung sorgt für eine bessere Zusammenarbeit in Meetings und Beharrlichkeit bei der Nachbereitung sorgt für bessere Ergebnisse nach Meetings“ , Ken Fitzpatrick, CEO des Digital Marketing Institute

6. Fördern Sie Ideen und Lösungen

Wenn es in Ihrem Meeting darum geht, Lösungen zu finden oder Ideen zu generieren, starten Sie es so. Bitten Sie die Teilnehmer vor dem Treffen, 2 oder 3 Ideen aufzuschreiben.

Gehen Sie dann um den Tisch herum und bitten Sie die Leute, diese Ideen zu teilen. Bitten Sie nach jeder um Meinungen und Feedback und notieren Sie diese dann (oder lassen Sie dies von einem bestimmten Protokollführer tun). Konzentrieren Sie sich nicht auf die Person, die die Idee sagt, sondern auf die Idee selbst.

Sie könnten dasselbe für Lösungen für Herausforderungen tun. Zum Beispiel: „Wir haben Mühe, junge Menschen im Alter von 18 bis 25 Jahren zu engagieren, was können wir tun, um sie zu erreichen?“

Indem Sie die Leute darum bitten, dies im Voraus zu tun, haben Sie ihnen Zeit gegeben, sich vorzubereiten und nicht überrascht zu werden. Es wird auch Menschen, die weniger geneigt sind, sich zu äußern, Gelegenheit geben, sich zu äußern.

7. Achte auf die Zeit

Es ist so einfach, Meetings über die Zeit laufen zu lassen. Wenn Sie ein Zeitfenster in die Agenda der Leute gesetzt haben, denken Sie daran, dass sie andere Dinge darum herum geplant haben, also liegt es in Ihrer Verantwortung, darauf zu achten.

Beginnen Sie pünktlich und enden Sie pünktlich, seien Sie konsequent und andere werden erkennen, dass sie das Zeitfenster des Meetings respektieren müssen. Es geht darum, Einheitlichkeit aufzubauen und sicherzustellen, dass die Leute wissen, was sie bei jedem Meeting erwartet, dh es wird nicht in andere Aufgaben übergehen oder dazu führen, dass jemand den Beginn eines anderen Meetings verpasst!

Wenn Sie ein längeres Meeting haben, planen Sie einige Pausen ein, auch für einen schnellen E-Mail-Check oder das Auffüllen von Kaffee, da dies den Teilnehmern die Möglichkeit gibt, sich zu erfrischen und neu zu gruppieren.

„Ich war noch nie ein Fan von langen Besprechungen in engen Büros. (Während Meetings zu stehen) ist ein viel schnellerer Weg, um zur Sache zu kommen, eine Entscheidung zu treffen und den Deal zu besiegeln.“ Richard Branson

8. Definieren Sie klare nächste Schritte und Aktionen

Das Endergebnis eines erfolgreichen Meetings sind klare Schritte und Aktionen. Nehmen Sie sich am Ende jedes Meetings Zeit, um die nächsten Schritte zu klären. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie mit einer positiven Note enden, damit sich alle voller Energie fühlen.

Dies sollte eine Aufgabe und dann jemanden umfassen, der dieser Aufgabe zugewiesen ist. Lassen Sie jeden in der Besprechung etwas beitragen, oder wenn es offensichtlich ist, dass eine bestimmte Aufgabe Teil der Rolle von jemandem ist, sagen Sie einfach: „Ist es in Ordnung, wenn ich diese Aufgabe Ihnen X zuweise?“

Nach dem Meeting ist es wichtig, Notizen oder Ergebnisse auszutauschen, damit keine Missverständnisse entstehen und jeder weiß, für welche Aktionen er verantwortlich ist. Es kann hilfreich sein, die Notizen in einem freigegebenen Dokument oder Ordner zu haben, damit jeder die neuesten Updates verfolgen kann.

Mit den Worten von Dave Behan von DMI: „Einer meiner Schwerpunkte bei Projektmeetings ist die direkte Erfassung von Aufgaben/Ergebnissen in unserem Projektmanagementsystem, sei es für mich oder jemand anderen. Wir werden diese Aktionen im Projekt aufgreifen Review-Meetings und dies stellt sicher, dass sie nachverfolgt werden und keine Punkte durchs Raster fallen."

Sie sollten auch Fristen angeben, damit die Leute einen Zeitplan haben, auf den sie hinarbeiten können. Wenn dies nicht erreicht wird, kann beim nächsten Treffen besprochen werden, was die Hindernisse waren, und sehen, ob diese Person Unterstützung oder Anleitung benötigt.

9. Bitten Sie um Feedback

Während Sie vielleicht denken, dass ein Meeting gut gelaufen ist oder tägliche Besprechungen sehr produktiv sind, denken andere vielleicht nicht so.

Wählen Sie eine Zeitachse, mit der Sie sich wohlfühlen, und bitten Sie die Leute um Feedback. Ein Monat ist normalerweise eine gute Zeitspanne, um den Leuten die Möglichkeit zu geben, die Effektivität eines Meetings einzuschätzen.

Setzen Sie niemanden unter Druck, seine Meinung zu äußern, sondern öffnen Sie es einfach für alle und geben Sie ihm eine positive Note. Zum Beispiel: „Gibt es irgendetwas, das diese Meetings Ihrer Meinung nach besser oder nützlicher für Sie machen würde?“

Es lohnt sich auch, sich anzusehen, an wie vielen Meetings die Leute teilnehmen – wie bei einem Meeting-Audit. Manche Menschen ziehen es vor, nicht mehr als drei Meetings pro Tag zu haben, um produktiv zu sein. Fragen Sie sich also, finden es die Leute schwer, zu arbeiten und an Meetings teilzunehmen?

Wenn ja, könnte es kontraproduktiv sein und zu einem Ungleichgewicht führen, das Stress oder Burnout verursacht. Bei DMI haben wir eine Richtlinie „mittwochs keine Besprechungen“ eingeführt, um unserem Team dabei zu helfen, die Arbeit während der Besprechungszeit mit der Arbeit am Schreibtisch in Einklang zu bringen.

Lesen Sie : „10 Strategien zum Umgang mit Burnout“ für einige Tipps in diesem Bereich.

Ein erfolgreiches Meeting führen – Checkliste

Meetings sind eine effektive Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu fördern, mit Ihren Teammitgliedern zu kommunizieren und neue Ideen zu generieren. Es kann jedoch leicht sein, vom Kurs abzukommen, und im Laufe der Zeit bedeutet dies, dass ein Meeting nicht so effektiv ist, wie es sein könnte.

Hier ist eine praktische Checkliste, die Sie verwenden können, um erfolgreiche Meetings zu veranstalten.

Leiten Sie Ihre Meetings wie ein Leader

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